누구나 Gmail을 사랑하죠? 최고의 이메일 서비스 중 하나일 뿐 아니라 완전히 무료이고, 쓰다 보면 꿈처럼 매끄럽게 작동합니다. 하지만 Gmail이 제공하는 수많은 기능 중 실제로 우리가 사용하는 기능이 얼마나 적은지 알면 깜짝 놀랄 겁니다.
최근 Gmail에는 새로운 기능이 여러 개 추가됐지만, 그것은 빙산의 일각에 불과합니다. 오랫동안 존재해 왔으면서도 아무도 제대로 활용하지 않는 멋진 기능들이 여럿 있거든요. 오늘 그 관습을 바꿔보겠습니다.
※ 일부 기능은 Gmail 업데이트에 따라 메뉴의 위치나 이름이 조금씩 다를 수 있습니다.
그룹 이메일 음소거로 집중력 지키기
누구나 한 번쯤 겪어본 상황입니다. 단체 메일이 발송되면 모두가 '전체 회신'을 누르는 바람에 받은 편지함에 알림이 끊이지 않죠. 알림으로 인한 디지털 방해 요소를 줄여야 할 때, Gmail이 도움을 줍니다.
대화 내용은 나중에 읽고 싶지만 계속되는 알림은 받고 싶지 않다면 해당 스레드를 음소거하세요. 메시지를 연 뒤 상단의 '더보기'(점 세 개 아이콘) 버튼을 클릭하고 '음소거'를 선택하면 끝입니다. 정말 간단하죠?
이렇게 하면 대화의 모든 새 메일은 계속 받아볼 수 있지만, 알림은 오지 않습니다. 아, 이런 평온함!
우클릭 하나로 보관·삭제·읽음 처리
받은 편지함은 순식간에 복잡해질 수 있습니다. 생산성 전문가들은 모두 이메일을 분류하고 '받은 편지함 0개'라는 전설적인 경지에 도달하라고 조언합니다. 빠르게 정리하려면 이메일을 삭제하거나 보관하거나, 안 읽은 메일을 읽음으로 표시할 수 있어야 하죠.
Gmail에서 매번 이메일을 선택한 후 상단 버튼까지 마우스를 옮기는 건 번거롭습니다. 하지만 그럴 필요가 없습니다. 마우스 우클릭만으로 보관, 삭제, 읽음 처리를 바로 실행할 수 있습니다. 만약 '읽음으로 표시' 옵션이 보이지 않는다면 설정 > 모든 설정 > 고급(Labs)에서 관련 기능을 사용 설정해 보세요.
이 습관에 익숙해지면 이메일 정리 속도가 예전의 두 배가 될 겁니다!
Gmail에도 미리보기 창이 있습니다!
"Outlook처럼 메일 목록과 미리보기가 한 화면에 나오니 좋겠다. Gmail은 왔다 갔다 해야 해서 불편하다." 이 말을 들을 때마다 동전 한 닢씩 받았다면 나도 주크버그만큼 부자가 됐을 겁니다. 물론 읽기 창 덕분에 Microsoft Outlook에서는 이메일을 빠르게 훑어볼 수 있지만, 사실 Gmail에도 똑같은 기능이 있습니다!
받은 편지함 화면 오른쪽 위, 설정(톱니바퀴) 아이콘 옆에 있는 네 줄 모양의 '읽기 창' 아이콘을 찾으세요. 드롭다운 화살표를 클릭한 뒤 '분할 없음'(미리보기 없음), '세로 분할'(왼쪽에 목록, 오른쪽에 미리보기), '가로 분할'(위에 목록, 아래에 미리보기) 중에서 선택하면 됩니다.
이제 이메일을 하나씩 열어 보지 않고도 목록에서 바로 내용을 훑으며 처리할 수 있습니다.
빠른 링크(Quick Links)로 이메일과 검색 북마크하기
빠른 링크가 더 유명해지지 않은 이유는 저도 이해할 수 없습니다. 이미 '제대로 활용되지 않는 Gmail 기능 10가지'에서 소개된 바 있지만, 다시 언급할 가치가 충분합니다.
설정 > 모든 설정 > 고급(Labs)에서 '빠른 링크'를 사용 설정하면 사이드바에 이 기능이 나타납니다. 무엇을 할 수 있냐고요?
첫째, 어떤 이메일이든 저장해 둘 수 있습니다. 이메일을 열어 둔 상태에서 '빠른 링크 추가' 버튼을 클릭하고 고유한 이름을 붙여 저장하세요. 다음에 그 링크를 클릭하면 해당 이메일로 바로 이동합니다.
마찬가지로 특정 검색어로 검색한 결과 페이지도 같은 방법으로 즐겨찾기에 추가할 수 있습니다. 자주 찾는 메일이나 검색이 있다면 클릭 한 번으로 다시 열 수 있는 셈이죠.
단, 미리보기 창이 켜져 있으면 빠른 링크를 추가할 수 없으니, 추가할 때는 잠시 읽기 창을 꺼두세요.
URL 트릭으로 계정 전환하기
Gmail 계정이 두 개 이상이라면 여러 계정에 동시에 로그인할 수 있습니다. 전환하려면 오른쪽 위의 프로필 사진을 클릭해 다른 계정을 선택하면 되죠. 간단하지만, Gmail 단축키를 사랑하는 사람이라면 키보드 친화적인 트릭이 더 마음에 들 겁니다.
주소창의 URL에서 숫자만 "0", "1", "2"로 바꾸면 원하는 계정으로 바로 전환됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다.
계정 1: https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox
계정 2: https://mail.google.com/mail/u/1/#inbox
계정 3: https://mail.google.com/mail/u/2/#inbox
빠르고 쉽죠?
개인 수준 표시 기능 켜기
Gmail로 누구의 실제 이메일 주소든 찾아낼 수 있는 만큼, 원치 않는 메일에 노출되기도 쉽습니다. 개인 수준 표시(Personal Level Indicators)는 내 주의가 필요한 메일을 골라내는 훌륭한 방법입니다. 설정 > 모든 설정 > 일반 > 개인 수준 표시기에서 활성화할 수 있습니다.
이 기능을 켜면 쌍 화살표(>>)는 나에게만 발송된 메일을, 단일 화살표(>)는 메일링 리스트가 아닌 내 주소로 직접 보낸 메일을 의미합니다. 어떤 메일을 먼저 열어볼지 판단하기 좋은 방법이죠?
원격 로그아웃으로 안전 지키기
오늘 회사 컴퓨터에서 Gmail 로그아웃을 했는지 확실합니까? 친구 노트북을 빌려 썼을 때 그 친구가 여전히 내 Gmail에 접근할 수 있지는 않나요? 안전을 지키는 쉬운 방법은 다른 세션을 원격으로 로그아웃하는 것입니다. 어디서 쓰느냐도 중요하니까요.
받은 편지함 맨 아래로 스크롤하면 '마지막 계정 활동: x분 전' 문구가 보입니다. 그 아래의 '세부정보'를 클릭하세요.
팝업 창에 현재 Gmail에 로그인되어 있는 다른 컴퓨터와 위치가 모두 표시됩니다. 클릭 한 번으로 모든 세션에서 로그아웃할 수 있습니다. 그러면 누군가 그 기기에서 내 이메일을 사용하려 할 때 비밀번호를 입력해야 합니다.
대형 서비스의 진짜 이메일인지 확인하기
PayPal 등 사기꾼들이 받은 편지함을 노린다는 경고를 자주 접하지만, 우리도 그런 서비스를 평소에 사용하죠. 그럼 이메일이 진짜인지 어떻게 알 수 있을까요? '인증된 발신자(Verified Senders)' 기능은 정상 서비스에서 온 메일인지, 사기범이 보낸 것인지 구별해 줍니다.
설정 > 모든 설정 > 고급(Labs)에서 '인증된 발신자 인증 아이콘(Authentication icon for verified senders)'을 사용 설정하고 변경사항을 저장하세요.
이제 PayPal 등 공식 서비스에서 온 이메일에는 작은 열쇠 아이콘이 표시되어 진짜임을 알려줍니다. 반대로 이 아이콘이 보이지 않는다면 조심하는 것이 좋습니다. 그 이메일에서는 아무것도 다운로드하지 말고, 중요하거나 민감한 정보로 회신하지 마세요.
사이드바에 보이는 항목 바꾸기
Gmail 왼쪽 사이드바에서 '받은편지함'과 '중요'는 보고 싶지만 '채팅'이나 '보낸편지함'은 보고 싶지 않으세요? 물론 가능합니다!
설정 > 라벨로 이동하면 시스템 라벨 목록이 나타납니다. 보고 싶은 항목은 '표시', 숨기고 싶은 항목은 '숨기기'를 클릭하세요. 간단하고, 사이드바의 복잡함도 한결 줄여줍니다.
카테고리와 일반 Gmail 라벨에도 똑같은 방식을 적용할 수 있습니다!
몇 가지를 사용하고 계신가요?
자, 이상으로 대부분의 사람들이 모르는 Gmail의 멋진 기능 아홉 가지였습니다. 이중에서 평소 몇 가지를 사용하고 계신가요?
그리고 네, 여기 언급되지 않았지만 당신이 매일 애용하는 숨은 기능 하나로 이 목록의 10번째를 채워주세요!