Gmail은 전 세계에서 가장 널리 쓰이는 이메일 서비스 중 하나로 사용법도 간편하지만, 아쉬운 점이 전혀 없는 것은 아닙니다. 그래서 많은 사용자가 Boomerang 같은 앱을 활용해 이메일 예약 발송 기능 등으로 Gmail 경험을 보완하곤 합니다.
하지만 의외로 간과하기 쉬운 또 다른 방법이 있습니다. 바로 구글 드라이브 애드온(Google Drive Add-ons)입니다.
구글 드라이브 애드온은 지난 3월 공개된 기능으로, Google Docs와 Google Sheets의 활용도를 한층 높여 주기 위해 만들어졌습니다. 구글 드라이브는 오프라인에서도 작동하며, Google Sheets는 이미 인기 있는 Excel 대안으로 자리 잡았습니다.
따라서 이러한 애드온을 잘 활용하면 Gmail을 훨씬 더 스마트하게 사용할 수 있습니다. 지금부터 가장 유용한 애드온들을 하나씩 살펴보겠습니다.
Yet Another Mail Merge
메일 머지(개인화된 대량 메일 발송)는 이메일에서 가장 필요한 기능 중 하나입니다.
그래서 이번에 소개할 애드온 중 가장 강력한 것이 바로 'Yet Another Mail Merge'일 것입니다. 이 애드온을 사용하면 개인화된 대량 메일을 보낼 수 있어, 받는 사람 입장에서는 오직 자신에게만 보낸 메일처럼 느껴집니다. 다양한 부가 기능 덕분에 시간 절약 효과도 상당합니다.
다만 설치하려면 꽤 많은 권한 승인에 동의해야 합니다. 내 이메일 조회 및 관리 권한, 구글 드라이브 데이터 열람 및 관리 권한, 심지어 내 명의로 이메일을 보낼 수 있는 권한까지 포함됩니다.
신뢰할 수 있는 애플리케이션이라 큰 문제는 없지만, 보안에 극도로 민감한 사용자라면 설치를 망설일 수도 있습니다.
설치 후에는 Google 스프레드시트 상단의 '애드온' 메뉴에서 찾을 수 있습니다. Google 주소록의 특정 그룹이나 전체 연락처를 가져올 수 있으며, 가져오면 이름과 연락처 정보로 채워진 열이 자동으로 생성됩니다.
무료 버전은 한 번에 최대 50통까지만 발송할 수 있으므로, 대규모 수신자 목록에 개인화 메일을 보내려면 유료 결제가 필요합니다.
각 열은 자유롭게 편집하여 이름, 성, 제품 이미지, 제품명 등 추가 개인화 정보를 입력할 수 있습니다. 이후 이메일 본문에서 부등호 두 개(<< >>)로 감싸 해당 열의 값을 삽입하면 됩니다.
예를 들어 이메일을 다음과 같이 작성할 수 있습니다.
Hello <<First Name>>, Would you be interested in <<Product Name>>? Thanks, Justin Dennis
그러면 각 행의 데이터에 맞춰 필드가 자동으로 채워집니다.
Hello Taylor, Would you be interested in the new Fry Pan 3000? Thanks, Justin Dennis
첨부 파일 추가, CC·BCC 지정, 별칭 이메일 주소로 발송하는 것도 Yet Another Mail Merge의 방대한 공식 문서를 참고하면 손쉽게 설정할 수 있습니다.
Save Emails and Attachments
이름 그대로 이메일과 첨부 파일을 자동으로 저장해 주는 애드온입니다.
설치 후 Google 스프레드시트에서 애드온 > 새 규칙 만들기(Create New Rule)로 이동하면 됩니다. 화면 구성은 Gmail에서 라벨을 만들 때와 비슷하게 느껴질 것입니다.
예를 들어 영수증이 담긴 메일이 도착할 때마다 해당 이메일을 PDF로 변환해 구글 드라이브에 저장하도록 설정할 수 있습니다. 협업 중인 사람들이 보낸 첨부 파일을 자동으로 저장하게 할 수도 있습니다.
활용 방법은 전적으로 사용자의 몫이지만, 이메일을 자동으로 백업할 수 있다는 점만으로도 충분히 매력적인 기능입니다.
Email Forwarder
앞서 소개한 애드온과 같은 개발사가 만든 이 도구는 말 그대로 이메일 전달에 특화되어 있습니다. Gmail 기본 전달 기능과 비교했을 때 가장 큰 장점은 전달받을 주소의 사전 인증이 필요 없다는 것과, 이미 받아둔 기존 메일도 한꺼번에 전달할 수 있다는 점입니다.
앞선 애드온과 마찬가지로 '특정 조건이 충족되면' '다음 동작을 실행한다'는 방식으로 규칙을 설정합니다. 어떤 종류의 이메일을 전달할지만 정해 두면 나머지는 자동으로 처리됩니다.
기존에 받은 메일을 전달하려면 새 라벨을 만들고, 그 라벨을 조건으로 하는 전달 규칙을 생성하면 됩니다. 스프레드시트 규칙은 기본적으로 매시간 자동 실행되지만, 즉시 실행하도록 지정할 수도 있습니다. 헷갈릴 경우를 대비해 사용 설명서와 지원 정보도 애드온에 포함되어 있습니다.
예를 들어 함께 재산을 관리하는 가족에게 영수증 메일을 일괄 전달하거나, 은행 거래 내역서를 특정 계정으로 자동 전송하는 데 유용할 수 있습니다. 물론 실제 활용 방식은 여러분의 필요에 따라 달라집니다.
Email Autoresponder
마지막 애드온은 이름에서 짐작할 수 있듯 이메일 자동 응답 전용 도구입니다.
Gmail의 '미리 쓴 답장(Canned Responses)' 기능을 한 단계 발전시킨 버전이라고 볼 수 있습니다. 미리 쓴 답장은 모바일 버전에서 기본 제공되지 않기 때문에, Email Autoresponder는 훌륭한 대안이 됩니다. Google 스프레드시트를 연 뒤 애드온 > Email Autoresponder > 새 규칙 만들기를 선택하세요.
앞선 두 가지와 마찬가지로 규칙을 설정해 두면 스크립트가 알아서 실행합니다.
자동 응답으로 사용할 Gmail 임시보관함 초안을 몇 개 만들어 두고, 스프레드시트에서 애드온을 실행해 조건을 지정하면 끝입니다. 성가신 홍보 메일이나 특정 업무 메일에 손쉽게 자동 회신할 수 있으며, Gmail의 고급 검색 연산자를 활용해 규칙을 만들 수도 있습니다. 게다가 Gmail 기본 기능과 달리 답장이 자동 응답임을 드러내지 않는다는 점도 큰 장점입니다.
이제 반복적인 이메일 답장에 낭비하던 시간을 아낄 수 있습니다.
이 애드온은 프리미엄 버전도 제공하며, 프리미엄에서는 무제한 자동응답 규칙 생성과 더 높은 메일 발송 한도를 이용할 수 있습니다.
당신은 Gmail을 어떻게 활용하고 있나요?
새로운 Gmail 기능만으로 부족했다면, 위의 구글 드라이브 애드온들이 Gmail 사용 경험을 한층 개선해 줄 것입니다. 더 많은 기능이 필요하다면 Gmail용 Firefox 확장 프로그램이나 구글 드라이브로 Gmail 서명을 만드는 방법도 함께 살펴보세요.
그렇다면 당신은 어떤가요? Gmail을 어떻게 개선해서 사용하고 있나요? 애드온을 활용하시나요, 아니면 다른 방법이 있나요? 댓글로 알려주세요!