Gmail, Outlook, Yahoo Mail 등 어떤 이메일 서비스를 사용하든, 받은함은 어느새 수많은 메일로 가득 차기 마련입니다. 하지만 단 하나의 간단한 분류 시스템만 익히면 메일이 통제 불가능해지는 느낌 없이 항상 모든 메시지를 완벽하게 관리할 수 있습니다.
할 일 목록(투두 리스트) 관리 요령을 이메일에 적용해 본 적이 있으신가요? 저도 시도해 봤지만 대부분 실패했습니다. 그 이유는 이메일과 할 일 목록의 본질적인 차이를 간과하기 때문인데요. 할 일은 나 자신의 '행동'만 필요하지만, 이메일은 사람과의 '소통'이라는 점에서 근본적으로 다릅니다.
그렇다면 끊임없이 쏟아지는 이메일을 길들이는 답은 무엇일까요? 바로 검증된 생산성 시스템 하나를 이메일에 맞게 변형하는 것입니다. 미국 대통령 드와이트 아이젠하워가 업무 우선순위를 정하기 위해 사용한 '아이젠하워 매트릭스'는 약간의 수정만 거치면 이메일 정리에도 놀랍도록 효과적입니다.
이메일을 위한 변형된 아이젠하워 매트릭스
아이젠하워 매트릭스는 할 일을 4개의 사분면으로 나누어 다음에 무엇을 해야 할지 판단하도록 돕는 도구입니다. 기본 구조는 아래와 같으며, 우리는 이 구조를 그대로 유지할 것입니다.
모든 이메일을 이 네 개의 사분면 중 하나로 분류합니다. 사분면은 해당 이메일을 '언제', '어떻게' 처리할지 결정하는 기준이 됩니다. '받은함 제로(Inbox Zero)' 같은 목표는 잊어버리세요. 우리의 목표는 단지 일을 해내는 것뿐입니다.
매트릭스는 Outlook의 폴더 기능이나 Gmail의 라벨 기능과 함께 사용하는 것이 가장 좋습니다. 각 사분면마다 고유한 라벨/폴더 이름을 지정하고, 가능하다면 색상까지 구분해 주면 더욱 직관적입니다.
무엇보다 중요한 것은 사분면의 이름을 절대 바꾸지 않는 것입니다. 폴더나 라벨에는 반드시 아래 네 가지 카테고리만 사용하세요.
- 중요하고 긴급한 일
- 중요하지만 긴급하지 않은 일
- 긴급하지만 중요하지 않은 일
- 중요하지도 긴급하지도 않은 일
그래서 '긴급'이란 무엇일까?
'중요' 여부는 자신의 우선순위에 따라 쉽게 판단할 수 있는 주관적 기준이라 크게 어렵지 않습니다. 문제는 '긴급'입니다. 많은 사람들이 긴급을 시간 계산과 연결 짓다 보니 오히려 혼란스러워합니다.
걱정하지 마세요. 여기서 말하는 '긴급'은 여러분이 원하는 대로 정의하면 됩니다. 한 순간도 쉴 틈 없이 바쁜 날이라면 '긴급'의 의미가 달라집니다. 회의로 가득 찬 하루라면 또 다른 의미가 됩니다. 유연하게 두는 것이 중요하며, 실제로 유연성이야말로 이 시스템이 작동하는 핵심입니다.
일부 생산성 전문가들은 아이젠하워 매트릭스의 '긴급' 항목에 구체적인 시간 제한을 두기를 권하기도 하지만, 삶과 업무의 시간적 요구는 끊임없이 변하기 때문에 현실적으로 맞지 않습니다.
'긴급'을 정의하는 마법의 공식이나 정해진 시간은 없습니다. 눈으로 보면 알 수 있고, 어려운 개념이 아니니 깊게 생각하지 않아도 됩니다.
단순하게 유지하세요, '사분면 규칙'은 만들지 마세요
각 사분면에 특정 행동을 연결하고 싶은 유혹이 들 것입니다. 예를 들어 Tutum의 브라이언 리(Bryan Lee)는 이 시스템을 사용하면서 '중요하지만 긴급하지 않음'에는 "실행 시점을 정한다", '긴급하지만 중요하지 않음'에는 "위임한다"처럼 각 사분면마다 구체적인 행동을 지정했습니다.
하지만 그 유혹을 참으세요. 여기에는 두 가지 문제가 있습니다.
첫째, 이런 '행동 규칙'은 이메일 분류 자체에 편향을 일으킵니다. 지금 당장 처리해야 하는 메일인데 시간이 없다면, 뇌는 그 메일을 잘못된 사분면으로 분류하도록 부추기기 시작합니다.
둘째, 사분면마다 항상 동일한 행동이 적용되는 것은 아닙니다. 업무 위임이 항상 가능한 선택지는 아니며, '긴급하지도 중요하지도 않음'이라고 해서 반드시 삭제해야 하는 것도 아닙니다. 나중에 필요해질 수도 있으니까요.
대신 아이젠하워 매트릭스 자체와 스스로 일을 해내는 능력을 믿으세요. 지나치게 복잡하고 세세한 생산성 시스템은 결국 몇 번 실패하면 흥미를 잃고 내려놓게 되기 마련입니다. 사분면의 이름만 잘 활용해도 각 이메일의 성격을 충분히 파악할 수 있고, 그에 맞는 올바른 결정을 내릴 수 있습니다.
황금 규칙 하나: 분류 없이는 다음 메일로 넘어가지 않는다
핵심은 이메일을 철저하게 분류하는 것이며, 여기에는 단 하나의 자기 절제가 필요합니다. 읽고 있는 이메일을 분류하지 않으면 다음 이메일로 넘어갈 수 없다는 것입니다.
이것이 정말 중요합니다. 이메일을 열 때마다 반드시 분류해야 합니다. 현재 메일을 사분면 중 하나로 분류하기 전까지는 절대 다음 메일을 확인하지 마세요.
앞서 이야기했듯이, 분류하지 않거나 잘못 분류하는 것이야말로 생산성 앱이 효과를 내지 못하는 이유입니다. 분류 단계만 제대로 잡으면 나머지는 자연스럽게 따라옵니다.
분류된 이메일, 이제 어떻게 처리할까?
여기서부터가 이 시스템의 묘미입니다. 받은함이 한 번 정리되고 나면, 언제 어떻게 메일을 처리해야 하는지에 대한 조언은 사실 거의 필요하지 않습니다. 긴급하고 중요한 일이라면 시간이 조금이라도 난 즉시 처리하게 됩니다.
나머지 메일에 대해서는 ActiveInbox의 앤디 미첼(Andy Mitchell)이 MakeUseOf에 말한 방식을 참고해 보세요.
하루 중 에너지가 낮은 시간대(예: 점심 식사 후 졸린 30분)를 골라 받은함에 들러 빠르게 훑어보세요.
우선순위가 이미 매겨져 있다면, 꼭 해야 할 일을 놓치지 않고도 쉽게 처리할 수 있습니다.
그리고 하루를 마무리할 때는 정리해 둔 모든 이메일을 처리하세요. 스마트폰 앱으로라도 괜찮습니다. 이미 우선순위가 정해져 있으면 평소 걸리는 시간의 절반 만에 끝낼 수 있다는 것, 직접 경험해 보면 알게 될 겁니다.
이 방법, 쉬울까요 어려울까요?
개인적으로 아이젠하워 매트릭스를 활용한 이메일 분류는 지금까지 사용해 본 방법 중 가장 쉬웠습니다. 실제로 받은함이 훨씬 관리하기 쉬워졌고, 덕분에 중요한 메일을 놓친 적도 없습니다.
여러분은 이 시스템이 쉽게 적용될 것이라고 생각하시나요, 아니면 어렵게 느껴지시나요? 이유와 함께 의견을 들려주세요!