Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail 등 무엇을 사용하든 이메일은 이메일이며 조만간 받은 편지함이 넘쳐납니다. 그러나 단일한 정렬 시스템 손에 잡히지 않고 항상 메시지 상단에 있다는 느낌을 받지 않도록 합니다.
이메일 받은 편지함에 할 일 목록 트릭을 적용해 본 적이 있습니까? 나는 했다. 대부분의 경우 작동하지 않습니다. 이메일과 할 일 목록의 차이점에 대해 우리가 이해하지 못하는 것은 작업에는 사용자의 조치만 필요하지만 이메일은 사람들과 의사소통하는 데 관한 것이라는 점입니다.
그러나 인기 있는 생산성 시스템 하나를 수정하는 것이 끊임없이 쏟아지는 이메일을 길들이는 해답입니다. Dwight Eisenhower 미국 대통령의 작업 정렬 매트릭스는 올바르게 조정하면 이메일 정렬에도 매우 효과적입니다.
이메일용 수정된 Eisenhower 매트릭스
아이젠하워 매트릭스(Eisenhower Matrix)는 그가 다음에 해야 할 일을 파악하는 데 도움이 된 그의 할 일 목록을 4개의 사분면으로 분류한 방법입니다. 기본 매트릭스는 다음과 같으며 그대로 유지합니다.
각 이메일을 이 네 가지 사분면 중 하나로 분류합니다. 사분면은 해당 이메일로 무엇을 하고 언제 조치를 취하는지를 결정합니다. "받은 편지함 제로"는 잊어버리세요. 우리는 일을 처리하는 데 집중할 것입니다.
매트릭스를 Outlook의 폴더와 결합하거나 Gmail 라벨을 사용하여 받은 편지함을 길들이는 것이 가장 좋습니다. 따라서 각 사분면에는 고유한 레이블/폴더 이름과 고유한 색상이 있을 수 있습니다.
무엇을 하든지 이 사분면의 이름을 변경하지 마십시오. 따라서 폴더 또는 레이블에는 다음 네 가지 범주만 있습니다.
- 중요하고 긴급한
- 중요(긴급하지 않음)
- 긴급(중요하지 않음)
- 중요하지도 긴급하지도 않음
"긴급"이란 무엇입니까?
"중요한" 것이 무엇인지 쉽게 식별할 수 있습니다. 우선 순위에 따라 쉽게 취할 수 있는 주관적인 요청입니다. 그러나 "긴급"은 시간 기반 계산의 이미지를 제시하여 사람들을 실망시킵니다.
긴장을 풀고 당황하지 마십시오. 여기서 "긴급하다"는 의미가 무엇이든 의미합니다. 바쁜 하루를 보낼 틈도 없이 바쁘다면 '긴급'은 새로운 의미로 다가옵니다. 하루가 회의로 가득 차 있다면 "긴급"은 또 다른 의미를 갖습니다. 유연하게 하십시오. 사실 유연성이 중요합니다.
여러 생산성 전문가들은 실제로 아이젠하워 매트릭스의 "긴급" 칼럼에 시간 제한을 두는 것을 좋아하지만, 삶과 일의 시간 기반 요구 사항이 계속 변화한다는 점을 감안할 때 실행 가능하지 않습니다.
"긴급"을 정의하는 마법의 공식이나 정해진 시간 제한은 없습니다. 보시면 아실겁니다. 이해하기 어려운 단어는 아니니 너무 생각하지 마세요.
"사분면 규칙" 없이 단순하게 유지
행동을 사분면과 연관시키고 싶은 유혹을 받을 것입니다. 예를 들어 Tutum의 Bryan Lee는 시스템을 사용하고 "중요하지만 긴급하지 않은"에 대해 "언제 할 것인지 결정", "긴급하지만 중요하지 않은"에 대해 "위임"과 같이 각 사분면에 대해 특정 조치를 취했습니다.
거부하세요. 여기에는 두 가지 문제가 있습니다.
첫째, 이러한 "작업 규칙"은 결국 이메일에 태그를 지정하는 방법을 편향시킵니다. 지금 당장 이메일에 대한 조치를 취해야 한다는 것을 알고 있지만 이를 수행할 시간이 없다면 뇌가 속여서 이메일을 잘못 분류하게 될 것입니다.
둘째, 사분면이 항상 같은 동작을 하는 것은 아닙니다. 작업 위임이 항상 옵션이 되는 것은 아닙니다. "긴급하지 않거나 중요하지 않음"은 삭제해야 한다는 의미가 아니며 나중에 해당 이메일이 필요할 수도 있습니다.
대신 아이젠하워의 매트릭스를 신뢰하고 일을 완수하는 자신의 능력을 믿으십시오. 지나치게 복잡하고 지나치게 구체적인 생산성 시스템은 결국 3진법 생산성 규칙을 무시하게 되는 시스템입니다. 이 사분면의 이름은 실제로 이메일이 무엇에 관한 것인지에 대한 좋은 아이디어를 제공하며 그에 따라 올바른 결정을 내릴 수 있습니다.
하나의 황금률:라벨링 없이는 전진할 수 없음
아이디어는 무자비하게 이메일을 분류하는 것이며 한 가지 자제력이 필요합니다. 읽고 있는 이메일에 라벨을 지정하지 않고는 다음 이메일로 이동할 수 없습니다.
이것은 매우 중요합니다. 이메일을 열 때마다 반드시 정렬해야 합니다. 이 메일을 사분면으로 분류하지 않은 경우 다음 메일을 확인하지 마십시오.
이전에 논의한 바와 같이 정렬을 잘못하거나 잘못 정렬하는 것은 생산성 앱이 작동하지 않는 이유입니다. 정렬 단계를 올바르게 수행하면 다른 모든 것이 제자리에 맞춰집니다.
이메일을 공격하는 방법
장점은 다음과 같습니다. 받은 편지함이 정렬되면 실제로 이메일을 언제 어떻게 처리해야 하는지에 대한 많은 조언이 필요하지 않습니다. 긴급하고 중요한 일에 대해서는 시간이 있을 때 처리하게 됩니다.
다른 모든 경우 ActiveInbox의 Andy Mitchell이 MakeUseOf에 말한 것처럼
<블록 인용>하루 중 에너지가 부족한 지점(점심 후 30분 후 졸음)을 선택하고 받은편지함에 드롭하여 확대합니다.
이미 우선 순위가 지정되어 있으면 필수 항목을 놓치지 않고 쉽게 완료할 수 있습니다.
하루 일과가 끝나면 스마트폰 앱에서라도 정렬된 모든 이메일에 대해 조치를 취하십시오. 저를 믿으세요. 이미 우선 순위가 정해지면 다른 시간의 절반으로 처리할 수 있습니다.
이것은 쉽습니까, 어렵습니까?
개인적으로 저는 Eisenhower Matrix 방식의 이메일 정렬 방식이 제가 사용한 가장 쉬운 방식이라고 생각합니다. 덕분에 받은편지함을 훨씬 더 쉽게 관리할 수 있게 되었고 덕분에 놓친 것이 하나도 없었습니다.
이 시스템을 구현하기 쉽거나 어렵다고 생각하십니까? 이유를 알려주세요!