콘텐츠 작가, 마케팅 담당자, 개발자 또는 프리랜서로 일하는 모든 사람에게 이메일은 현대 사회에서 없어서는 안될 부분입니다.
사실 프리랜서들 사이에서 가장 표준적인 커뮤니케이션 형태입니다. 이 때문에 고객을 유치하고 유지하려면 이메일 전송에 대한 모범 사례와 에티켓을 배우는 것이 중요합니다.
1. 빠른 답장 연습
프리랜서 비즈니스는 이메일 통신에 크게 의존하기 때문에 신속한 응답이 기대되는 표준이 되었습니다.
가족 및 친구와 시간을 보내지 않는 한 항상 한 시간 이내에 모든 이메일에 답장하는 것을 목표로 해야 합니다. 불가능한 경우 당일 고객의 업무시간에 회신해 주십시오.
2. 시작점을 명확히 하기
당신의 클라이언트는 당신이 말하려는 요점을 이해하기 위해 끝까지 당신의 이메일을 읽을 필요가 없습니다. 더 심하게는 여러 번 읽을 필요도 없습니다. 이메일을 작성하는 경우 제목이나 본문의 시작 부분에 메시지를 명확하게 명시해야 합니다.
주제는 짧고 구체적이어야 합니다. 이메일 본문에 글머리 기호를 사용하여 가장 중요한 세부 정보를 강조하세요.
3. 문법 및 맞춤법 다시 확인
귀하의 이메일은 귀하가 누구인지를 반영합니다. 클라이언트가 작업 품질 측면에서 당신에게 기대하는 것을 보여줄 것입니다. 가장 숙련된 전문가라도 특히 스마트폰에서 타이핑할 때 오타를 냅니다. 그러나 고객은 그러한 실수로 좋은 첫인상을 얻지 못할 것입니다.
작문을 마친 후에는 문법 오류를 찾을 수 있도록 이메일을 소리 내어 읽으십시오. 추가 지원을 위해 온라인 도구를 사용할 수도 있습니다.
4. 간결하게 유지
문학적 배경을 가진 작가라면 꽃말을 쓰는 것을 거부하기 어려울 수 있습니다. 하지만 일반인에게는 해독 불가능한 암호일 뿐!
항상 이메일을 짧고 간단하게 유지하십시오. 작은 문장으로 작성하고 모두가 아는 단어를 사용하십시오. 몇 단락에 다 담을 수 없는 정보를 전달해야 하는 경우 가상 회의나 전화 통화를 예약하는 것이 좋습니다.
5. 모든 쿼리에 응답
이 점은 이메일을 짧게 유지하도록 요청한 이전 포인터와 모순되는 것처럼 보일 수 있습니다. 간결함을 위해 고객의 질문을 건너뛰는 것은 무례한 행동이 될 것입니다.
별도의 섹션에서 이메일의 각 섹션에 대해 묻는 질문을 처리합니다. 따라서 클라이언트는 귀하가 이메일을 주의 깊게 읽는다는 것을 알고 있습니다. 질문에 바로 대답할 수 없는 경우 가능한 한 언급하세요.
6. 단일 및 표준 형식 준수
고객에게 이메일을 쓰는 동안 모든 이메일에 단일 형식을 사용하십시오. 각 이메일에 동일한 서체, 글꼴 크기, 글꼴 색상 및 텍스트 구조를 사용해야 합니다. 표준 형식이 없으면 단일 이메일 스레드가 이상하게 보일 것입니다.
비즈니스 커뮤니케이션의 경우 Arial, Calibri 및 Verdana와 같은 글꼴을 사용할 수 있습니다. 크기는 12가 안전합니다. 이런 종류의 전문적인 상호 작용에는 다채로운 글꼴을 사용하는 것이 바람직하지 않습니다. 검은색을 고수합시다.
7. 서명으로 종료
귀하의 직업적 지위에 관계없이 이메일 하단에 연락처 정보가 포함된 이메일 서명이 있는 것이 항상 좋은 생각입니다. 이렇게 하면 사람들이 귀하를 기억할 수 있으므로 필요할 때마다 즉시 귀하에게 연락할 수 있습니다.
이메일 끝에 개인 서명을 추가하는 것은 쉽고 전문가처럼 보일 수 있습니다. 서명에 연락처 정보를 추가하세요.
8. 부재중 이메일 템플릿 사용
당신은 휴가를 갈 수 있지만 프리랜서 동안 클라이언트가 그것을 알고 있는지 확인하십시오. 이메일을 통해 개인적으로 알림을 보내는 것 외에도 부재중 응답자가 있으면 좋습니다.
여러 클라이언트와 작업하는 동안 마감일을 관리해야 합니다. 마찬가지로, 고객은 언제 응답을 기대할 수 있는지 알아야 합니다.
9. 항상 후속 조치
응답을 기대했지만 응답을 받지 못한 경우 고객에게 후속 조치를 취하는 것이 중요합니다. 후속 이메일에서 고객이 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있도록 관련 정보를 복사하고 중요한 파일을 다시 첨부할 수 있습니다.
10. 올바른 언어 사용
고객과 의사 소통하는 동안 표준 전문 언어를 사용하십시오. 그러한 형식적인 대화에서 이모티콘을 사용하지 마십시오. 정중한 인사말로 이메일을 시작하고 고객의 이름을 직접 적습니다.
ALL 대문자 또는 ASAP 또는 RSVP와 같은 약어를 사용하지 마십시오. 또한 고객의 이름은 약식으로 사용하지 않는 것이 좋습니다.
11. 화가 나거나 화났을 때 답장하지 않기
당신이 프리랜서 사업에 얼마나 오래 있든 상관없이 일에 대해 좌절감과 분노를 느끼기 마련입니다. 고객의 이메일 중 일부가 당신을 화나게 하면 본능적으로 즉시 답장을 보내게 될 것입니다.
단, 감정에 휩싸인 상태에서는 답장을 자제해 주세요. 전문적인 태도를 유지하고 진정되면 세련된 답장을 작성하세요.
12. 다른 방법으로 의사소통하기
프리랜서로 성장하면서 토론을 오프라인으로 전환해야 할 때를 알게 될 것입니다. 시간에 민감한 정보를 공유하는 동안 이메일에만 의존하지 마십시오. 항상 전화 통화나 Slack 메시지와 같은 실시간 커뮤니케이션 형식과 페어링하세요.
13. 친구를 만들려고 하지 마십시오
당신은 당신의 고객과 비즈니스 관계를 구축하기 위해 여기에 온 것이지, 그들과 친구가 되기 위해서가 아닙니다. 고객에게 재미나 영리함을 주지 않는 것이 항상 안전합니다. 정보와 메시지의 의도에 충실하십시오. 당신이 직업적인 관계를 가질 동안 그들에게 당신의 성격을 보여주려고 서두르지 마십시오.
14. 회신을 건너뛰지 마십시오.
이메일에 답장을 늦게 보내거나 아예 건너뛰면 프로젝트 비용이 발생할 수 있습니다. 받은 편지함이 판매 이메일과 불필요한 뉴스레터로 가득 차 있으면 고객의 중요한 이메일을 놓칠 수 있습니다.
기존 고객의 이메일을 즐겨찾기로 표시하여 받은 편지함 맨 위에 표시되도록 합니다. 모든 업무 관련 이메일에 빠르게 액세스하려면 이메일을 깔끔하게 정리하세요.
스마트 이메일 에티켓은 고객에게 깊은 인상을 줄 것입니다.
비즈니스를 효과적으로 관리하기 위해 이메일을 보내는 것은 프로세스의 필수적인 부분입니다. 이 빠른 해킹을 시도하여 전문적인 이메일을 만들고 잠재 고객과 기존 고객에게 더 똑똑하고 더 나은 방법으로 자신을 소개하세요.