이메일은 생산성 도구임에도 불구하고 업무 시간에 방해가 되어 더 중요한 작업을 수행하는 데 방해가 됩니다. 알림이 올 때마다 이메일을 확인하는 습관이 있을 수도 있습니다.
그러한 관행은 성과를 저해하고 목표를 달성하는 데 방해가 됩니다. 생산성을 최대화하려면 다음 접근 방식을 사용하여 이메일 사용을 제어할 수 있습니다.
1. 받은 편지함으로 하루를 시작하지 마십시오
아침에는 우선순위를 생각하고, 하루의 할일 목록을 작성하고, 다른 사람의 요구에 신경 쓰지 않고 가장 중요한 일에 집중해야 합니다. 아침에 가장 먼저 이메일을 확인하는 것은 유혹적일 수 있지만 주의를 분산시킵니다.
당신의 마음은 이메일에 대한 가능한 답장으로 어수선해지며 결과적으로 실제 업무에 어려움을 겪습니다. 이른 아침에 이메일에 응답하면 사람들이 당신이 이미 통화 가능하다는 것을 알 수 있습니다. 따라서 이메일이 아닌 업무에 집중하여 하루를 시작해야 합니다.
2. 정기적으로 받은 편지함 비우기
수신하는 각 이메일에 답장할 필요는 없습니다. 그러나 받은 편지함을 읽지 않은 이메일로 가득 채우려면 각 이메일을 처리해야 합니다. 그렇지 않으면 필요한 이메일을 찾을 수 없습니다. 다음 방법을 사용하여 받은 편지함을 읽지 않은 대량 메시지로부터 보호할 수 있습니다.
- 해야 할 일: 이메일에서 2분 미만이 소요되는 실행 가능한 작업을 요청하는 경우 즉시 수행하십시오.
- 대리인: 이것은 반드시 다른 사람에게 책임을 넘기는 것이 아닙니다. 따라서 적절한 사람에게 작업을 전달할 수 있습니다.
- 지연: 이메일에 긴급한 응답이 필요하지 않은 경우 더 나은 시간으로 응답을 연기할 수 있습니다.
- 삭제: 혼란과 혼란을 피하기 위해 다른 사람에게 위임된 이메일이나 중요하지 않은 이메일은 즉시 삭제해야 합니다.
3. 모든 사람에게 각 이메일을 참조하지 마십시오.
이메일을 참조하는 것이 때때로 필요할 수 있지만 일반적으로 당신과 관련이 없는 답장을 받는 것을 의미합니다. 이메일을 보내는 동안 참조 필드에 2명 이상을 추가하지 마십시오.
당신이 알 필요가 없는 정보가 포함된 이메일에서 동료가 당신을 참조하는 경우, 당신도 불필요한 이메일을 받을 수 있습니다. 이 경우 모든 사람이 알아야 하는 정보를 공유하지 않는 한 모든 사람에게 답장하지 않고 개별적으로 답장하도록 팀에 알려야 합니다.
4. 이메일 일괄 확인
이메일 사용자에는 두 가지 유형이 있습니다. 첫 번째 유형은 알림에 의존하고 이메일이 도착하는 즉시 확인합니다. 두 번째 유형의 발신자는 하루 종일 잊어버릴 수 있도록 모든 이메일을 일괄적으로 확인하는 고정된 시간이 있습니다.
업무를 효과적으로 수행하려면 두 번째 유형이 되어야 합니다. 시간을 확인할 때 자신만의 규칙을 설정하세요.
5. 이메일 관리 도구 활용
이메일 받은 편지함이 통제 불능 상태가 되지 않도록 하고 소중한 시간을 절약하는 가장 좋은 방법 중 하나는 메시지를 선별하기 위해 외부 지원을 받는 것입니다. 이메일을 관리하는 현명한 옵션은 Sanebox 또는 Unroll.me와 같은 도구를 사용하는 것입니다.
Sanebox는 이메일 받은 편지함을 분류 및 정리하고 중요한 이메일만 보낼 수 있도록 도와줍니다. 귀하의 이메일 주소에 도달하는 다른 모든 이메일은 휴지통 또는 아카이브로 이동합니다. Unroll.Me를 사용하면 필요하지 않은 이메일 구독을 취소할 수 있습니다.
6. 커뮤니케이션을 위한 새로운 운영 모델 선택
팀 구성원 간에 새로운 커뮤니케이션 모델을 도입하면 이메일에 덜 의존할 수 있습니다. 예를 들어, 그룹 커뮤니케이션을 위해 프로젝트 관리 도구를 활용하거나 간단한 회의를 주선할 수 있습니다. 프로젝트 관리 도구를 사용하면 프로젝트에 필요한 모든 포인터를 나열할 수 있습니다.
마찬가지로 긴 이메일 스레드를 피하기 위해 전화로 일대일 대화를 예약할 수 있습니다. 협업 및 실시간 커뮤니케이션을 위해 Slack, Flock, Yammer 등과 같은 메시징 서비스를 사용하여 필요에 따라 팀과 빠르게 연결할 수 있습니다.
7. 이메일 에티켓 강화
중단 없이 더 많은 일을 성공적으로 수행하려면 다음 팁을 사용하여 이메일 에티켓을 미세 조정하십시오.
- 항상 이메일의 주제를 지정하는 명확한 제목 줄을 작성하십시오. 따라서 수신자는 이메일을 간과하지 않으며 답장을 요청하는 추가 이메일을 보낼 필요가 없습니다.
- 보내기를 누르기 전에 이메일 교정을 건너뛰지 마십시오. 단추. 오타로 인한 오해의 소지가 없도록 하겠습니다.
- 이메일 서명에 전화번호와 같은 연락처 정보가 포함되어 있는지 확인하십시오. 따라서 필요한 경우 수신자가 귀하에게 직접 연락할 수 있습니다.
8. 지연된 응답으로 이동
이메일이 도착하는 즉시 답장을 보내는 경우가 많습니다. 그러나 이것은 주요 작업에서 집중력을 떨어뜨릴 뿐입니다. 이메일에 답장을 서두르지 마십시오. 대신 한 시간 이상 시간을 내어 일정에 따라 회신하여 받은편지함을 관리하세요.
긴급 이메일을 놓치는 것이 걱정된다면 그 경우 이메일을 받지 못할 것입니다. 긴급 상황의 경우 이메일이 아닌 전화로 안내해 드립니다.
9. "Yesterbox" 방법 시도
Tony Hsieh가 만든 이 방법은 긴급하지 않은 한 어제 온 이메일에만 응답하도록 권장합니다. 이 기술의 기본 규칙은 오늘 받은 편지함 대신 어제 받은 편지함을 처리하는 것입니다. 물론 즉각적인 조치가 필요한 긴급 이메일을 읽게 되지만 해당 범주에 속하는 이메일은 많지 않을 것입니다.
10. 뉴스레터에 작별 인사
받은 편지함으로 들어오는 모든 이메일은 한순간의 주의를 산만하게 하는 것과 같습니다. 매일 받는 이메일의 상당 부분이 뉴스레터입니다. 대부분의 경우 뉴스레터를 구독한 시기와 구독한 이유조차 기억하지 못할 것입니다.
받은 편지함을 깨끗하게 유지하고 이상한 시간에 불필요한 알림을 받지 않으려면 필요하지 않은 뉴스레터 구독을 취소하세요. 이 구독 취소에는 시간이 걸릴 수 있지만 원치 않는 이메일에서 영원히 벗어날 수 있습니다. 게시물을 놓치고 싶지 않다면 언제든지 이메일 대신 RSS 피드를 사용할 수 있습니다.
생산성이 이메일보다 더 중요합니다
끝없이 쌓이는 이메일은 스트레스와 주의를 산만하게 만들기에 충분합니다. 이러한 방법으로 이메일 습관을 바꾸면 이메일이 주의를 산만하게 하는 것을 막고 생산성을 높일 수 있습니다.