이메일은 대표적인 생산성 도구지만, 동시에 업무 시간 중 가장 큰 방해 요소이기도 합니다. 알림이 뜰 때마다 습관적으로 메일함을 열어 확인하다 보면, 정작 중요한 일에 쏟아야 할 시간과 집중력을 잃어버리기 쉽습니다.
이런 습관은 업무 수행 능력을 떨어뜨리고 목표 달성에 걸림돌이 됩니다. 생산성을 극대화하려면 아래에서 소개하는 10가지 방법으로 이메일 사용 습관을 점검하고 개선해 보세요.
1. 하루를 메일함 확인으로 시작하지 마세요
아침에는 그날의 우선순위를 정하고 할 일 목록을 작성한 뒤, 다른 사람의 요청은 잠시 잊고 가장 중요한 업무부터 집중하는 것이 좋습니다. 눈을 뜨자마자 이메일을 확인하고 싶은 유혹이 클 수 있지만, 이는 주의력을 산만하게 만드는 지름길입니다.
메일에 어떻게 답장할지 고민하느라 머릿속이 복잡해지면 정작 해야 할 일의 완성도가 떨어집니다. 게다가 이른 아침에 답장하면 '나는 이미 업무 가능한 상태'라는 인상을 주게 되어 메일은 더욱 쏟아집니다. 하루의 시작은 이메일이 아니라 핵심 업무에 집중하는 것으로 여세요.
2. 메일함을 정기적으로 비우기
받은 모든 이메일에 답장할 필요는 없습니다. 하지만 모든 메일을 '처리'해서 읽지 않은 메일이 쌓이지 않도록 관리해야 합니다. 그렇지 않으면 정작 필요한 메일을 찾기 어려워집니다. 다음 네 가지 원칙으로 메일함을 깔끔하게 유지할 수 있습니다.
- Do(즉시 실행): 2분 안에 처리할 수 있는 간단한 요청이라면 바로 실행합니다.
- Delegate(위임): 직접 처리할 일이 아니라면 적임자에게 메일을 전달합니다.
- Defer(보류): 급하지 않은 메일이라면 답변할 적절한 시간을 정해 두고 미룹니다.
- Delete(삭제): 위임했거나 중요하지 않은 메일은 즉시 삭제해 혼란과 잔여물을 줄입니다.
3. 참조(CC) 남발은 자제하기
참조가 꼭 필요한 경우도 있지만, 대부분은 나와 무관한 답장 세례에 시달리게 만듭니다. 이메일을 보낼 때는 참조 필드에 두 명 이상 추가하지 않는 것이 좋습니다.
반대로 동료들이 불필요한 정보를 담은 메일에 나를 참조한다면 쓸데없는 메일이 계속 쌓입니다. 이럴 때는 팀원들에게 '전체 회신' 대신 개별 회신을 하도록 요청하세요. 단, 모두가 알아야 하는 공유 사항이라면 예외로 둡니다.
4. 이메일은 정해진 시간에 일괄 확인하기
이메일 사용자는 두 유형으로 나뉩니다. 첫 번째 유형은 알림에 의존해 메일이 도착하면 즉시 확인하는 사람이고, 두 번째 유형은 정해진 시간에 메일을 한꺼번에 확인한 뒤 나머지 시간에는 잊고 지내는 사람입니다.
업무를 효과적으로 끝내려면 반드시 두 번째 유형이 되어야 합니다. 언제, 몇 번 메일을 확인할지 스스로 규칙을 정하고 지키세요.
5. 이메일 관리 도구 활용하기
메일함이 통제 불능 상태로 흘러가는 것을 막고 소중한 시간을 절약하는 가장 확실한 방법 중 하나는 외부 도구의 도움을 받아 메일을 선별하는 것입니다. SaneBox나 Unroll.me 같은 도구를 활용하면 효율적인 이메일 관리가 가능합니다.
SaneBox는 메일함을 자동으로 분류·정리해 중요한 메일만 남기고, 나머지는 휴지통이나 보관함으로 이동시켜 줍니다. Unroll.me는 불필요한 뉴스레터 구독을 한꺼번에 취소할 수 있게 도와줍니다.
6. 새로운 커뮤니케이션 방식 도입하기
팀 내에 새로운 소통 방식을 도입하면 이메일 의존도를 크게 낮출 수 있습니다. 예를 들어 그룹 커뮤니케이션에는 프로젝트 관리 도구를 활용하거나 짧은 회의를 진행하는 방법이 있습니다. 프로젝트 관리 도구를 쓰면 프로젝트별로 필요한 정보를 한곳에 모아 관리할 수 있습니다.
또한 길어지는 메일 스레드 대신 간단한 전화 통화나 1:1 대화를 일정에 넣는 것도 좋습니다. 실시간 협업이 필요하다면 Slack, Flock, Yammer 같은 메신저 서비스를 활용하면 팀원들과 빠르게 소통할 수 있습니다.
7. 이메일 에티켓 다듬기
방해받지 않고 더 많은 일을 해내려면 다음 팁으로 이메일 에티켓을 점검해 보세요.
- 명확한 제목 쓰기: 메일의 핵심 내용이 드러나는 제목을 작성하면 수신자가 메일을 놓치지 않고, 답장을 재촉하는 추가 메일을 보낼 필요도 없습니다.
- 발송 전 교정: Send 버튼을 누르기 전 반드시 오탈자를 확인하세요. 사소한 오류로 인한 오해를 막을 수 있습니다.
- 서명에 연락처 포함: 전화번호 등 연락처를 서명에 넣어두면 필요할 때 수신자가 직접 연락할 수 있어 소통이 빨라집니다.
8. 답장은 과감히 미루기
메일이 도착하면 즉시 답장하게 되는 경우가 많지만, 이는 핵심 업무에 대한 집중력을 빼앗길 뿐입니다. 답장에 서두르지 말고 한 시간, 혹은 그 이상 시간을 두고 자신의 일정에 맞춰 답변하세요.
긴급한 메일을 놓칠까 걱정된다면 안심해도 됩니다. 정말 급한 상황에서는 이메일이 아니라 전화가 옵니다.
9. '예스터박스(Yesterbox)' 방법 시도하기
전직 Zappos CEO 토니 시에(Tony Hsieh)가 만든 이 방법은 긴급한 메일을 제외하고 어제 받은 메일에만 답장하는 방식입니다. 기본 규칙은 오늘의 메일함이 아니라 어제의 메일함을 처리하는 것입니다. 물론 즉각적인 조치가 필요한 긴급 메일은 바로 읽겠지만, 해당되는 메일은 생각보다 많지 않습니다.
10. 뉴스레터 구독 정리하기
메일함에 도착하는 모든 이메일은 곧 한 번의 주의 분산과 같습니다. 매일 받는 메일 중 상당 부분이 뉴스레터인데, 정작 언제 왜 구독했는지 기억나지 않는 경우가 대부분입니다.
메일함을 깨끗하게 유지하고 이른 아침이나 심야의 불필요한 알림을 피하려면 필요 없는 뉴스레터는 과감히 구독 취소하세요. 정리에 시간이 좀 걸리더라도 한 번만 해두면 원치 않는 메일에서 영원히 벗어날 수 있습니다. 놓치기 싫은 콘텐츠가 있다면 이메일 대신 RSS 피드를 활용하는 것도 좋은 대안입니다.
당신의 생산성이 이메일보다 중요합니다
끝없이 쌓이는 이메일만으로도 스트레스와 주의 분산은 충분합니다. 위에서 소개한 방법들로 이메일 습관을 바꾸면 이메일이 주는 방해에서 벗어나 높은 생산성을 꾸준히 유지할 수 있습니다.