우리는 모두 거기에 있었다. 동료로부터 당면한 작업에 집중하지 못하게 하는 이메일을 받으면 당면한 작업에 집중하고 있는 것입니다. 궁금해서 클릭하여 어떻게 도울 수 있는지 확인하지만 실제로 즉각적인 응답이 필요한 것은 아닙니다.
하지만 지금 다시 시작해야 하는지 아니면 다시 초점을 맞춰야 하는지 궁금할 수 있습니다. 하루 종일 이러한 문제가 자주 발생하면 특히 어려울 수 있습니다.
이 문서에서는 이메일을 확인할 때 생산성을 유지하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁을 안내합니다.
1. 매일 받은 편지함을 확인하는 횟수 제한
이메일을 받을 때마다 받은 편지함으로 클릭하거나 이메일을 받을 것으로 예상하고 있다면 계속해서 집중하고 있는 것입니다. 또한 특히 각 이메일에 즉시 회신하는 경우 방해를 받은 후 업무에 복귀하는 데 걸리는 시간을 고려하고 싶습니다.
바쁘게 느껴질 수 있지만 이 앞뒤로 움직이는 것이 가장 생산적인 작업 방식은 아닐 수 있습니다. 이메일 목록을 비울 의도로 받은 편지함을 확인하고 싶습니다.
업무상 모든 이메일에 대한 즉각적인 응답이 필요한 경우가 아니라면 매일 받은 편지함을 확인하는 횟수를 제한하십시오. 제안 사항으로 이메일을 매일 2~3회 확인하고 우선 순위를 지정할 수 있습니다. 한 번은 출근할 때, 한 번은 점심 시간 후, 하루 일과를 마치기 한 시간 전에 할 수 있습니다.
그러나 당신의 일정과 함께 일하는 사람들과 맞는 루틴을 찾는 것이 가장 좋습니다. 즉각적인 응답을 제공할 수 있지만 항상 응답해야 하는 것은 아닙니다. 특히 중요한 작업이나 마감일에 집중하는 경우에는 더욱 그렇습니다.
물론 상사, 고객 또는 우선순위 동료와 같이 조만간 다시 만나야 하는 사람들이 생길 것입니다. 받은 편지함을 확인할 때 우선적으로 답장을 보내십시오. 그 사람이 방해 금지로 이메일을 보낼 때 알림을 켜거나 받은 편지함에서 새 메일을 확인하는 횟수를 조정할 수도 있습니다.
특정 이메일을 완전히 무음으로 설정하려면 알림 설정을 조정해야 합니다. 그러나 매우 중요한 것을 놓치는 것을 방지하기 위해 알림의 수신자와 제목을 한 눈에 보고 기다릴 수 있는 경우 신속하게 정상 궤도로 돌아갈 수 있습니다.
2. 같은 이메일을 두 번 다루지 않기
조치를 취하기 전에 자신을 새로 고치기 위해 동일한 이메일을 여러 번 열고 읽은 적이 있습니까? 시간과 집중력을 낭비할 수 있습니다.
열 때마다 조치를 취하여 이를 방지할 수 있습니다. 응답이 필요한지, 파일을 제출하거나 보관할 수 있는지, 아니면 정크인지 아니면 간단히 삭제할 수 있는지 결정하세요.
답장을 하기로 결정했다고 해서 즉시 답장을 보내야 하는 것은 아니지만 다음에 이메일을 처리할 때 답장을 해야 한다는 것을 알 수 있도록 플래그나 일종의 알림을 추가하세요.
받은 편지함에 이메일 미리 알림 기능이 있을 수도 있습니다. 예를 들어 Spark를 사용하면 일정 기간 동안 메시지를 일시 중지할 수 있으며 특정 날짜와 시간에 알림을 받을 수 있습니다. 또한 수신자로부터 아직 응답을 받지 못한 경우 보낸 이메일에 대한 후속 조치에 대한 알림을 설정할 수 있습니다.
받은편지함의 응답, 파일, 정크 또는 휴지통이 필요하지 않은 모든 항목은 즉시 삭제합니다. 대부분의 이메일 제공업체에서는 이 작업을 매우 쉽게 수행하므로 그냥 수행하는 것이 가장 좋습니다.
또한 수신하는 이메일의 양에 따라 몇 가지 규칙을 정하는 것도 도움이 됩니다. 예를 들어, 우선 순위와 응답 시간은 누구입니까? 다른 사람들도 이것에 익숙해지고 바로가 아니라 당신이 그들에게 좋은 반응을 줄 것이라는 것을 알게 될 것입니다.
미루고 있던 이메일이 발견되면 개구리 먹기 방법을 사용하여 완료하세요.
3. 쓸모없는 뉴스레터 및 마케팅 이메일 수신 거부
뉴스레터 및 마케팅 이메일의 추가 소음 없이 하루에 충분한 알림을 받을 수 있습니다. 바쁘기 때문에 쉽게 밀어서 받은편지함에 쌓이게 할 수 있습니다.
그러나 그것들을 살펴보는 것은 집중력과 생산성을 앗아가는 또 다른 작업입니다. 보낸 사람이 이메일을 충분히 잘 작성하여 귀하가 이유를 알지 못한 채 클릭하여 읽을 수 있는 경우 특히 그렇습니다.
제작자의 콘텐츠를 읽거나 회사의 판매를 이용하는 것과 같이 진정으로 조치를 취하려는 것이 아니라면 구독을 취소하세요. 이 이메일에 들이는 시간과 에너지를 절약하고 더 의미 있고 편안한 시간에 보내십시오.
읽고 싶은 뉴스레터와 마케팅 이메일이 있다면 Smart Inbox를 제공하는 Spark와 같은 이메일 제공업체를 사용해 보십시오.
Smart Inbox 기능은 뉴스레터 및 메시지를 서비스의 개인 이메일과 분리합니다. 또한 낯선 사람의 알림과 자동 메시지를 음소거합니다.
4. 정크 이메일 차단 - 주소 및 도메인
정크 메일을 걸러낼 때 일부 이메일 제공업체는 다른 업체보다 더 잘합니다. Outlook과 같은 인기 있는 선택도 완벽하지 않아 일부 정크 메일이 통과할 수 있습니다.
그러나 누군가 스팸을 보내는 경우 해당 이메일 주소를 차단할 수 있습니다. 사용자 이름은 다르지만 웹 주소는 동일한 이메일을 받는 경우 전체 도메인을 차단할 수도 있습니다.
Outlook을 사용하는 경우 정크 메일 에서 이 기능을 찾을 수 있습니다. 메일 섹션 설정 및 모든 Outlook 설정 보기 아래의 탭. Gmail은 이메일 주소와 회사를 쉽게 차단할 수 있는 또 다른 제공업체입니다.
다른 이메일 제공업체를 사용하는 경우 이메일 도메인 차단을 검색하여 이 기능을 확인하세요. 및 귀하가 사용하는 제공업체의 이름입니다.
스팸 이메일 내에서 수신 거부를 클릭하지 않는 것이 가장 좋습니다. 개인 정보를 얻으려는 대략적인 사이트로 이동할 수 있기 때문입니다. 사실, 스팸으로 표시하거나 삭제하지 않는 한 그들과 상호 작용하지 마십시오.
이메일을 제한하여 생산성 향상
이메일은 커뮤니케이션에 유용한 도구입니다. 그러나 주의를 기울이지 않을 때 주의가 산만해질 수도 있습니다.
받은편지함에서 많은 시간을 보내는 경우 도움이 되는지 알아보기 위해 다음 팁 중 하나 이상을 시도해 보십시오.