누구나 한 번쯤 겪어본 상황입니다. 중요한 업무에 몰입하고 있는데 동료에게서 이메일이 도착하고, 호기심에 클릭해서 내용을 확인하지만 정작 즉각적인 답장이 필요한 일은 아닌 경우가 많습니다.
그럼에도 지금 바로 답장을 해야 할지, 아니면 다시 집중력을 되찾아야 할지 고민하게 됩니다. 특히 하루 종일 이런 일이 반복된다면 업무 흐름을 유지하는 것이 더욱 어려워집니다.
이 글에서는 이메일을 확인하면서도 생산성을 유지할 수 있도록 돕는 실질적인 방법들을 소개합니다.
1. 하루에 받은 편지함을 확인하는 횟수를 제한하세요
이메일이 올 때마다, 혹은 올 것을 예상하며 계속 받은 편지함을 열어본다면 집중력은 끊임없이 깨지게 됩니다. 또한 방해를 받은 후 원래 업무로 복귀하는 데 걸리는 시간도 생각해야 합니다. 모든 이메일에 즉시 답장하는 습관이라면 그 손실은 더욱 커집니다.
바쁘게 느껴질 수 있지만, 이런 왕복 작업이 가장 생산적인 업무 방식은 아닙니다. 받은 편지함을 열 때는 '메일 목록을 비우겠다'는 명확한 의도를 가지고 접근하는 것이 좋습니다.
업무상 모든 메일에 즉시 답변이 필요한 경우가 아니라면, 하루에 확인하는 횟수를 제한해 보세요. 예를 들어 출근 직후, 점심시간 직후, 그리고 퇴근 약 1시간 전 등 하루 2~3회 확인하고 우선순위를 정하는 방식이 효과적입니다.
다만 자신의 업무 일정과 함께 일하는 사람들의 상황에 맞는 루틴을 만드는 것이 가장 중요합니다. 즉시 답장할 수 있다고 해서 항상 그래야 하는 것은 아니며, 중요한 과제나 마감 기한에 집중하고 있다면 답장을 미뤄도 괜찮습니다.
물론 상사, 고객, 핵심 동료처럼 빠르게 회신해야 하는 대상도 있습니다. 받은 편지함을 확인할 때 이들에 대한 답장을 최우선으로 처리하고, 해당 인물의 메일이 오면 알림을 받도록 설정하거나 새 메일 수신 확인 주기를 조정하는 것도 좋은 방법입니다.
알림 설정을 조정해 특정 이메일을 완전히 음소거할지 여부는 본인의 선택입니다. 다만 중요한 메일을 놓치지 않으려면, 알림에서 수신자와 제목만 살짝 확인하고 나중에 처리해도 되는 메일이라면 곧바로 업무로 복귀하는 전략이 현실적입니다.
2. 같은 이메일을 두 번 처리하지 마세요
행동하기 전에 같은 이메일을 여러 번 열어 읽으며 내용을 다시 상기해 본 적이 있나요? 이는 시간과 집중력의 낭비입니다.
이를 방지하려면 이메일을 열 때마다 반드시 어떤 조치를 취하는 습관을 들이세요. 답장이 필요한지, 파일로 정리하거나 보관할지, 아니면 단순히 삭제할 스팸인지 판단하면 됩니다.
답장하기로 결정했다고 해서 당장 해야 하는 것은 아닙니다. 대신 플래그나 알림을 설정해 다음에 이메일을 처리할 때 잊지 않도록 하세요.
대부분의 메일 서비스에는 리마인더 기능이 있습니다. 예를 들어 Spark는 메시지를 일정 기간 스누즈할 수 있고, 지정한 날짜와 시간에 다시 알려줍니다. 또한 보낸 메일에 대한 답장이 없을 경우 후속 연락용 알림을 설정할 수도 있습니다.
답장, 정리, 삭제 중 어느 것도 필요 없는 메일은 즉시 처리하세요. 대부분의 이메일 서비스가 이 과정을 매우 간편하게 만들어 두었으니, 미루지 말고 바로 끝내는 것이 좋습니다.
또한 받는 메일의 양을 기준으로 나만의 규칙을 세우는 것도 도움이 됩니다. 누구에게 우선순위를 둘지, 답변까지 걸리는 시간은 얼마로 할지 정하는 것이죠. 주변 사람들도 점차 이에 익숙해져 즉각적인 답장은 아니더라도 좋은 답변을 받을 수 있다는 것을 알게 됩니다.
계속 미루고 있는 이메일이 발견된다면 '개구리 먹기(Eat the Frog)' 기법을 활용해 가장 하기 싫은 일부터 해결해 보세요.
3. 불필요한 뉴스레터와 마케팅 이메일은 구독을 취소하세요
하루에도 이미 충분한 알림을 받고 있는데, 뉴스레터와 마케팅 이메일까지 더해지면 소음만 가중됩니다. 바쁘다는 이유로 방치하다 보면 받은 편지함에 계속 쌓이기 쉽습니다.
하지만 이런 메일을 일일이 걸러내는 것 자체가 집중력과 생산성을 뺏는 또 하나의 작업이 됩니다. 특히 발신자가 잘 쓴 문구로 인해 이유도 모른 채 클릭하고 읽게 되는 경우라면 더욱 그렇습니다.
작성자의 콘텐츠를 실제로 읽거나 회사의 프로모션을 이용할 계획처럼 실질적으로 활용할 메일이 아니라면 과감하게 구독을 취소하세요. 이런 메일에 쓰게 될 시간과 에너지를 더 의미 있는 일이나 휴식에 투자하는 것이 현명합니다.
그래도 읽고 싶은 뉴스레터나 마케팅 메일이 있다면 Smart Inbox 기능을 제공하는 Spark 같은 이메일 서비스를 활용해 보세요.
Smart Inbox 기능은 뉴스레터와 서비스 알림 메일을 개인 이메일과 분리해 보여주고, 모르는 사람이 보낸 메일이나 자동 발송 메시지의 알림은 음소거해 줍니다.
4. 스팸 이메일의 주소와 도메인을 차단하세요
스팸 메일 필터링 성능은 이메일 서비스마다 차이가 있습니다. 널리 사용되는 Outlook조차 완벽하지 않아 일부 스팸이 그대로 들어오곤 합니다.
특정인이 계속 스팸을 보낸다면 해당 이메일 주소를 차단할 수 있습니다. 사용자 이름은 다르지만 같은 웹 주소(도메인)에서 메일이 계속 온다면 도메인 전체를 차단하는 방법도 있습니다.
Outlook을 사용한다면 설정에서 모든 Outlook 설정 보기 → 메일 탭 → 정크 메일 섹션에서 이 기능을 찾을 수 있습니다. Gmail 역시 이메일 주소와 발신 업체를 손쉽게 차단할 수 있는 서비스입니다.
다른 이메일 서비스를 사용한다면 '이메일 도메인 차단'과 함께 사용 중인 서비스 이름을 검색해 해당 기능이 있는지 확인해 보세요.
주의할 점은 스팸 메일 안의 '수신 거부' 버튼을 누르지 않는 것입니다. 개인 정보를 탈취하려는 의심스러운 사이트로 연결될 수 있기 때문입니다. 스팸으로 신고하거나 삭제하는 경우를 제외하고는 스팸 메일과 어떤 형태로든 상호작용하지 않는 것이 안전합니다.
이메일 관리만 잘해도 생산성이 달라집니다
이메일은 소통에 유용한 도구이지만, 주의를 기울이지 않으면 큰 방해 요소가 되기도 합니다.
받은 편지함에 너무 많은 시간을 쓰고 있다고 느낀다면, 오늘 소개한 팁 중 하나 이상을 실천해 보세요. 생각보다 빠르게 변화를 체감할 수 있을 것입니다.