대부분의 경우 의사 소통에 근무 시간을 보내는 것은 시간을 가장 생산적으로 사용하는 것이 아닙니다. 이상적으로는 이메일과 같은 커뮤니케이션 도구를 사용하여 그 반대가 아니라 최선을 다할 수 있어야 합니다.
유감스럽게도 이메일은 모든 것을 포괄하는 커뮤니케이션 형식이 되어 하루를 쉽게 낭비하고 시간과 생산성을 앗아갈 수 있습니다.
이 기사에서는 이메일 과부하를 방지하기 위한 몇 가지 실용적인 전략과 도구를 소개합니다.
이메일 과부하란 무엇이며 생산성에 어떤 영향을 미칩니까?
이메일 과부하는 당신이 받거나 보내는 이메일의 수를 따라잡을 수 없는 것입니다. 받은 편지함에 합리적으로 처리할 수 있는 것보다 더 많은 메시지가 있을 때 발생합니다.
그렇다면 이메일 과부하로 어려움을 겪고 있다는 신호는 무엇입니까?
- 이메일에 항상 뒤쳐져 있고 결코 따라잡을 수 없는 것처럼 느껴집니다.
- 처리해야 할 메시지가 많아서 이메일을 확인할 때마다 스트레스를 받습니다.
- 메시지를 따라잡기 어려워 너무 많은 후속 이메일을 받고 있습니다.
- 다른 일로 바쁠 때나 집에서 휴식을 취하려고 할 때에도 이메일을 계속 확인하고 싶은 강한 욕구가 있습니다.
이러한 증상 중 일부가 발생하는 경우 혼자가 아닙니다. 이메일 과부하는 많은 사람들이 직면하는 일반적인 문제이지만 우리는 어떻게 여기까지 왔습니까? 이메일 과부하가 문제가 된 데는 여러 가지 이유가 있습니다. 특히 직장 내 내부 커뮤니케이션의 주요 수단으로 이메일이 광범위하게 채택되고 있습니다.
대면 상호 작용이 이메일 커뮤니케이션으로 바뀌면서 원격 인력이 확대되면서 상황은 더욱 악화되었습니다. 마지막으로 중요한 것은 상시 가동되는 실시간 업무 문화를 통해 사람들이 근무 시간 외에도 항상 이메일에 답장할 수 있어야 한다는 것을 의미합니다.
이러한 모든 요인으로 인해 사람들이 이메일에 점점 더 많은 시간을 할애하는 상황이 발생하여 다음과 같은 몇 가지 부정적인 결과가 초래되었습니다.
- 스트레스 수준 증가
- 집중하기 어려움
- 마감 기한 준수의 어려움
- 압도감 증가
- 컨텍스트 전환으로 인한 생산성 저하.
이러한 결과는 팀이나 회사에 파급 효과를 줄 수 있으므로 개인에 국한되지 않습니다. 그렇다면 이메일 과부하를 방지하고 시간과 생산성을 다시 제어할 수 있는 방법은 무엇입니까?
이메일 과부하를 해결하기 위한 최고의 팁
1. 일괄 이메일 활동
작업 일괄 처리는 유사한 작업을 그룹화하여 지정된 시간 내에 완료하는 효과적인 생산성 기술입니다. 모든 이메일 관련 활동을 특정 시간대에 일괄 처리하여 이 접근 방식을 이메일에 적용할 수 있습니다.
이메일을 읽거나 응답하는 것이 반드시 정신적으로 힘든 작업은 아니기 때문에 작업 시간 외에 시간을 정할 수 있습니다(예:크로노타입에 따라 이른 아침이나 늦은 오후). 이 전략은 이메일을 지속적으로 확인하고 이메일 소용돌이에 빠지고 싶은 유혹을 피하는 데 도움이 될 수 있습니다.
Google 캘린더와 같은 시간 일괄 처리 앱을 사용하여 이메일 관련 활동에 대한 시간을 차단할 수 있습니다. 또한 이메일 활동 시간 슬롯에만 수신되도록 이메일 알림을 사용자 정의할 수 있습니다.
2. 불필요한 이메일 수신 거부
몇 년 전에 구독했지만 한 번도 읽지 않은 성가신 뉴스레터와 홍보 이메일은 이메일 과부하의 중요한 원인이 될 수 있습니다. 이 이메일을 수신 거부하면 받은편지함을 깔끔하게 정리할 수 있습니다.
이메일 수신을 취소하는 방법은 여러 가지가 있지만 가장 일반적인 방법은 이메일 하단에서 "구독 취소" 링크를 찾는 것입니다. 그러나 수백 개의 이메일을 구독했다면 한 번에 하나씩 구독 취소하는 것이 힘든 작업이 될 수 있습니다. 이 경우 클릭 몇 번으로 이메일을 대량으로 수신 거부할 수 있는 Unroll.me를 포함하여 이메일을 정리하는 데 도움이 되는 많은 도구가 있습니다.
마지막으로 프로모션 메시지에 대해 별도의 이메일 계정을 설정하여 기본 받은 편지함을 깔끔하게 정리할 수도 있습니다. 이렇게 하면 기본/직장 이메일 주소에 대한 액세스를 중요한 메시지로만 제한할 수 있습니다.
3. 이메일 필터 설정
필터는 특정 기준에 따라 메시지를 특정 폴더로 자동 정렬하여 이메일을 효과적으로 관리합니다. 예를 들어 특정 발신자의 이메일이 받은편지함에 도달하기 전에 자동으로 삭제하도록 필터를 설정할 수 있습니다.
필터는 다음을 통해 이메일을 보다 효과적으로 관리하는 데 도움이 됩니다.
- 정리를 도와줍니다.
- 관련 없는 이메일이 받은 편지함을 복잡하게 만드는 것을 방지합니다.
- 특정 기준에 따라 이메일을 빠르게 찾을 수 있습니다.
이메일 클라이언트에서 필터를 설정할 수 있습니다. 예를 들어 이러한 스마트 Gmail 필터를 활용하거나 SaneBox와 같은 이메일 필터링 서비스를 사용할 수 있습니다.
4. 다른 커뮤니케이션 도구 사용
이상적으로는 이메일이 직장에서 유일한 커뮤니케이션 수단이 되어서는 안 됩니다. 예를 들어 프로젝트에서 클라이언트를 업데이트하거나 긴 형식의 콘텐츠를 전달하는 등의 특정 목적으로 이메일을 사용할 수 있습니다.
대부분의 경우 다음과 같은 다른 내부 커뮤니케이션 도구를 사용할 수 있습니다.
- Slack은 동료 및 팀과 소통할 수 있는 업무용 메시징 앱입니다. 파일 공유, 그룹 대화, 특정 프로젝트의 채널 생성 등 다양한 용도로 사용할 수 있습니다.
- Twist는 동료들이 즉각적인 응답에 대한 압박이나 기대 없이 메시지를 교환할 수 있도록 하는 비동기식 커뮤니케이션 도구입니다. 알림으로 인한 지속적인 중단을 극복하고 시간을 더 잘 제어하려는 팀에 이상적입니다.
- Asana는 작업 진행 상황을 추적하고, 파일을 공유하고, 팀원들과 소통할 수 있는 프로젝트 관리 도구입니다. 프로젝트 기반 작업이나 작업에 대해 협업해야 하는 팀을 위한 훌륭한 도구입니다.
- Spike는 이메일 과부하를 극복하고 생산성을 높이는 데 도움이 되는 올인원 이메일 솔루션입니다. Spike를 사용하여 기존의 모든 이메일 계정을 통합하고, 받은 편지함을 정리하고, 동료와 공동 작업하는 등의 작업을 할 수 있습니다.
이메일 받은 편지함을 다시 제어하여 생산성 향상
이메일 과부하는 주요 생산성 킬러가 될 수 있습니다. 그러나 이 문서에 설명된 전략과 도구를 활용하면 받은 편지함의 혼란을 줄이고 이메일 통신을 다시 제어하여 프로세스의 생산성을 높일 수 있습니다.