업무 시간의 상당 부분을 커뮤니케이션에 소모하는 것은 대부분의 경우 가장 생산적인 시간 활용이 아닙니다. 이메일과 같은 커뮤니케이션 도구는 여러분이 최고의 성과를 낼 수 있도록 돕는 존재여야지, 그 반대가 되어서는 안 됩니다.
그러나 안타깝게도 이메일은 모든 커뮤니케이션을 집어삼키는 형태로 변질되어 하루 종일을 쉽게 잠식하고, 소중한 시간과 생산성을 빼앗아 가곤 합니다.
이 글에서는 이메일 과부하를 해결하기 위한 실용적인 전략과 도구를 소개합니다.
이메일 과부하란 무엇이며, 생산성에 어떤 영향을 미칠까?
이메일 과부하란 받거나 보내야 하는 이메일의 양을 감당하지 못하는 상태를 말합니다. 수신함에 현실적으로 처리 가능한 수준을 넘어서는 메시지가 쌓여 있을 때 발생합니다.
그렇다면 이메일 과부하로 어려움을 겪고 있다는 신호에는 어떤 것들이 있을까요?
- 이메일 처리에 항상 뒤처져 있는 느낌이 들고, 좀처럼 따라잡지 못한다.
- 확인해야 할 메시지가 너무 많아 이메일을 열 때마다 스트레스를 받는다.
- 메시지를 제대로 챙기지 못해 후속 확인 요청 이메일이 계속 쌓인다.
- 다른 업무로 바쁘거나 집에서 휴식 중일 때조차 이메일을 수시로 확인하고 싶은 충동을 느낀다.
이러한 증상을 겪고 있다면 혼자만이 아닙니다. 이메일 과부하는 많은 사람이 겪는 흔한 문제입니다. 그렇다면 우리는 어떻게 이 지경에 이르게 된 걸까요? 이메일 과부하가 심각한 문제로 대두된 데에는 여러 가지 이유가 있지만, 가장 큰 요인은 직장 내부 커뮤니케이션의 주요 수단으로 이메일이 광범위하게 채택된 점입니다.
원격 근무가 확산되면서 대면 소통이 이메일 커뮤니케이션으로 대체되면서 상황은 더욱 악화되었습니다. 마지막으로, 실시간이자 상시 연결되는 업무 문화는 사람들이 근무 시간 외에도 언제든 이메일에 응답할 수 있어야 한다는 기대를 낳았습니다.
이 모든 요인이 결합되면서 사람들은 점점 더 많은 시간을 이메일에 소비하게 되었고, 그 결과 다음과 같은 부정적인 영향이 나타납니다.
- 스트레스 수준 증가
- 집중력 저하
- 마감 기한 준수의 어려움
- 압도당하는 느낌의 심화
- 컨텍스트 전환(작업 간 전환)으로 인한 생산성 저하
이러한 결과는 개인에 국한되지 않고 팀이나 회사 전체에 파급 효과를 일으킬 수 있습니다. 그렇다면 이메일 과부하를 극복하고 시간과 생산성에 대한 통제권을 되찾으려면 어떻게 해야 할까요?
이메일 과부하 극복을 위한 최고의 팁
1. 이메일 활동을 묶어서 처리하기
태스크 배칭(작업 일괄 처리)은 유사한 작업들을 하나로 묶어 지정된 시간대에 몰아서 처리하는 효과적인 생산성 기법입니다. 이 방식을 이메일에 적용하면 이메일 관련 활동을 특정 시간대에 모아 처리할 수 있습니다.
이메일을 읽고 답장하는 일은 반드시 높은 집중력을 요구하는 작업은 아니므로, 본인의 신체 리듬(크로노타입)에 따라 이른 아침이나 늦은 오후처럼 집중 업무 시간대를 피해 시간을 따로 두면 됩니다. 이 전략은 이메일을 수시로 확인하고 싶은 유혹을 피하고 '이메일 소용돌이'에 빨려 들어가는 것을 막아줍니다.
Google Calendar 같은 시간 블로킹 앱을 활용해 이메일 관련 활동 시간을 미리 차단해 두세요. 또한 이메일 알림을 조정하여 이메일 처리 시간대에만 알림이 오도록 설정할 수도 있습니다.
2. 불필요한 이메일 구독 취소하기
몇 년 전에 구독한 뒤 한 번도 읽지 않는 뉴스레터와 광고성 이메일은 이메일 과부하의 주요 원인이 됩니다. 이런 이메일의 구독을 취소하면 수신함을 깔끔하게 정리할 수 있습니다.
구독을 취소하는 방법은 여러 가지지만, 가장 일반적인 방법은 이메일 하단의 '수신 거부(Unsubscribe)' 링크를 찾아 클릭하는 것입니다. 하지만 수백 개의 이메일을 구독 중이라면 하나씩 취소하는 일은 만만치 않은 작업입니다. 이런 경우 Unroll.me처럼 클릭 몇 번으로 대량 구독 취소를 할 수 있게 도와주는 도구를 활용하면 됩니다.
마지막으로, 프로모션성 메시지를 받을 별도의 이메일 계정을 만들어 기본 수신함을 정리하는 방법도 있습니다. 이렇게 하면 기본/업무용 이메일 주소에는 중요한 메시지만 들어오도록 제한할 수 있습니다.
3. 이메일 필터 설정하기
필터는 특정 기준에 따라 메시지를 자동으로 지정된 폴더로 분류하여 이메일을 효과적으로 관리할 수 있게 해주는 기능입니다. 예를 들어, 특정 발신자가 보낸 이메일이 수신함에 도달하기 전에 자동으로 삭제되도록 필터를 설정할 수 있습니다.
필터를 활용하면 다음과 같은 방식으로 이메일을 더 효율적으로 관리할 수 있습니다.
- 체계적으로 정리된 상태를 유지할 수 있다.
- 불필요한 이메일이 수신함을 어지럽히는 것을 막을 수 있다.
- 특정 기준에 따라 필요한 이메일을 빠르게 찾을 수 있다.
필터는 이메일 클라이언트에서 바로 설정할 수 있습니다. 예를 들어 Gmail의 스마트 필터를 활용하거나 SaneBox 같은 이메일 필터링 서비스를 사용하는 것도 좋은 방법입니다.
4. 다른 커뮤니케이션 도구 활용하기
이상적으로 이메일이 직장에서 유일한 커뮤니케이션 수단이 되어서는 안 됩니다. 이메일은 프로젝트 진행 상황을 고객에게 알리거나 긴 분량의 콘텐츠를 전달하는 등 특정 용도로 사용하는 것이 좋습니다.
많은 경우 다음과 같은 사내 커뮤니케이션 도구를 활용할 수 있습니다.
- Slack: 동료 및 팀과 소통할 수 있는 업무용 메신저 앱입니다. 파일 공유, 그룹 대화, 프로젝트별 채널 생성 등 다양한 용도로 활용할 수 있습니다.
- Twist: 동료들이 즉각적인 답변에 대한 부담이나 기대 없이 메시지를 주고받을 수 있는 비동기 커뮤니케이션 도구입니다. 끊임없는 알림 방해에서 벗어나 자신의 시간을 스스로 통제하고 싶은 팀에 적합합니다.
- Asana: 작업 진행 상황 추적, 파일 공유, 팀원 간 소통이 가능한 프로젝트 관리 도구입니다. 프로젝트 기반 업무나 긴밀한 협업이 필요한 팀에 탁월한 선택입니다.
- Spike: 이메일 과부하를 극복하고 생산성을 높이는 데 도움이 되는 올인원 이메일 솔루션입니다. Spike를 사용하면 기존의 모든 이메일 계정을 통합하고, 수신함을 정리하고, 동료와 협업하는 등 다양한 작업을 할 수 있습니다.
이메일 수신함을 장악하고 생산성 높이기
이메일 과부하는 생산성을 크게 떨어뜨리는 주범입니다. 하지만 이 글에서 소개한 전략과 도구를 활용하면 수신함의 어수선함을 줄이고 이메일 커뮤니케이션에 대한 통제권을 되찾을 수 있으며, 그 과정에서 생산성도 함께 높일 수 있습니다.