Outlook을 업무에서 본격적으로 사용하고 있다면, 지금 사용 중인 작업 방식을 한번 점검해볼 필요가 있습니다. 소프트웨어의 기능을 제대로 활용하는 것만으로도 매일 상당한 시간을 절약할 수 있기 때문입니다.
이 글에서는 Outlook에서 이메일을 정리하고, 관리하며, 시간을 절약할 수 있는 핵심 모범 사례 10가지를 소개합니다.
이메일 정리를 위한 모범 사례
Outlook에는 이메일 관리를 위한 다양한 내장 기능이 있습니다. 가장 효과적인 방법은 다음 세 가지 전략을 함께 사용하는 것입니다.
- 액션 폴더로 받은 편지함 체계화하기
- 색상 범주로 이메일 분류 기준 만들기
- 정크 메일이 받은 편지함을 막지 않도록 차단하기
1. 액션 폴더 만들기
탄탄한 폴더 구조는 Outlook 활용의 성공 열쇠입니다. 액션 폴더는 이메일을 배치하는 두 번째 단계 역할을 하며, 이메일 수량이 적거나 중간 정도일 때 가장 효과적입니다.
특정 카테고리의 이메일을 많이 받는다면, 이 방식을 아래의 다른 팁들과 함께 조합해서 사용하는 것이 좋습니다.
폴더를 만들려면 사이드바에서 폴더나 계정을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 새 폴더를 선택하세요. 고객별, 주제별, 개인 이메일별로 폴더를 나누면 상사에게서 온 중요한 메일을 놓치는 일도 없습니다.
대부분의 폴더에는 할 일(To Do), 보류(Pending), 완료(Finalized)라는 세 가지 하위 폴더를 만드는 것이 좋습니다. 새 이메일이 메인 폴더에 도착하면 적절히 대응한 뒤 어디로 보낼지 결정하면 됩니다:
- 할 일(To Do): 진행 중인 커뮤니케이션이나 상황이며, 즉각적인 조치는 필요하지 않음
- 보류(Pending): 이미 답장했으며, 상대방의 회신이나 추가 조치를 기다리는 중
- 완료(Finalized): 커뮤니케이션이 종료되었으며, 삭제 또는 보관만 남은 상태
2. 색상 범주로 정리하기
폴더 관리 외에도 색상 코드가 적용된 범주를 활용하면 받은 편지함을 훨씬 쉽게 관리할 수 있습니다. 색상은 이메일에 즉각적인 구분점을 부여해주지만, 과유불급입니다. 너무 화려하면 오히려 눈으로 찾아내기 어려워집니다.
단, 색상 범주에는 한 가지 큰 제약이 있습니다. IMAP 계정에서는 지원되지 않는다는 점입니다. 따라서 별도의 POP3 계정을 만들어 사용하거나, '이 컴퓨터 전용' 폴더를 생성해야 합니다.
색상 분류 시스템을 시작하려면 홈 탭으로 이동해 태그 섹션을 찾으세요. 해당 섹션이 보이지 않으면 리본 메뉴 오른쪽 끝의 작은 화살표를 눌러 리본이 펼쳐져 있는지 확인하세요.
여기서 분류 > 모든 범주로 이동하면 현재 활성화된 범주 목록이 열립니다. 이제 각 범주의 색상, 이름, 키보드 단축키를 편집할 수 있습니다.
POP3 계정인데도 색상 범주를 사용할 수 없다면, 기능을 직접 활성화해야 할 수 있습니다. 사이드바에서 해당 이메일 주소를 찾은 후 계정 이름을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 데이터 파일 속성을 선택하세요. 속성 패널 하단에 색상 범주로 업그레이드 옵션이 있습니다.
기존 받은 편지함의 용량에 따라 업그레이드에 시간이 다소 걸릴 수 있지만, 완료되면 모든 색상 범주 기능을 사용할 수 있게 됩니다.
IMAP 계정에서도 꼭 색상 분류가 필요하다면, 자동 서식(Automatic Formatting) 시스템을 활용하는 방법이 있습니다.
3. 정크 메일 필터 수준 변경하기
다행히도 Outlook에는 자체 스팸 필터가 내장되어 있습니다. 하지만 기본 설정으로는 받은 편지함으로 들어오는 명백한 스팸까지 걸러내지 못하는 경우가 많습니다. 이런 쓰레기 메일을 일일이 처리하다 보면 소중한 시간이 낭비됩니다.
기본적으로 정크 메일 필터는 켜져 있지만 낮음(Low)으로 설정되어 있습니다. 수준을 올리면 필터링 효과를 높일 수 있습니다.
정크 메일 보호 수준을 변경하려면 홈 탭에서 삭제 옵션을 찾으세요. 정크를 선택한 다음 정크 메일 옵션으로 들어가면 받은 편지함의 필터링 수준을 선택할 수 있습니다. 필요하다면 계정별로 다르게 설정하는 것도 가능합니다.
Outlook 안내에도 나와 있듯이, 필터를 높음(High)으로 설정하면 위험이 따릅니다. 정상적인 메일까지 정크로 분류될 수 있으므로, 정크 메일함을 주기적으로 확인하는 습관이 필요합니다.
정크 메일함으로 이동시키는 것만으로는 부족하다면, 또 다른 옵션이 있습니다. 의심되는 정크 전자 메일을 정크 메일 폴더로 이동하지 않고 영구적으로 삭제 체크박스를 선택하면 됩니다.
단, 이 옵션을 높음 필터 수준과 함께 사용하면 정크로 잘못 분류된 정상 메일은 복구가 불가능하다는 점을 반드시 유의하세요.
이메일 처리 속도를 높이는 모범 사례
답장을 미루다 보면 어느새 이메일에 밀려나기 쉽습니다. 하지만 잘 알려지지 않은 기능과 기법을 활용하면 충분히 따라잡을 수 있습니다. 읽지 않은 메일에 파묻히는 일이 없도록, 다음 세 가지 전략을 사용해보세요:
- 규칙(Rules)을 사용해 이메일을 액션 폴더로 자동 분류하기
- 후속 플래그(Flags)로 우선순위를 명확하게 설정하기
- 시간에 민감한 이메일은 예약 발송 기능으로 자동 전송하기
4. Outlook 규칙으로 자동화하기
규칙은 받은 편지함에서 액션 폴더로 이메일이 원활하게 흘러가도록 유지하는 데 필수적인 기능입니다. Outlook 365에서는 홈 탭의 이동 섹션에서 규칙을 찾을 수 있습니다.
규칙은 간단한 if/then 논리 문입니다. Outlook은 프로그램이 실행되는 동안 주기적으로 이 문들을 검토합니다. 예를 들어, "만약(if) 보낸 사람이 할머니라면, 그렇다면(then) 가족 폴더로 보낸다"와 같은 식입니다.
규칙을 만들려면 해당 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 규칙으로 이동하거나, 홈 탭의 이동 섹션에서 규칙을 선택하세요. 특정 주소의 메일을 특정 폴더로 자주 옮긴다면 더 빠른 방법도 있습니다. 항상 다음 위치로 이동을 선택한 후 적절한 폴더를 지정하면 됩니다.
필터링 조건이 여러 개라면 규칙 만들기를 선택하고, 더 많은 옵션이 필요하면 고급 옵션을 선택하세요. 규칙은 성가신 메일 스레드에서 벗어나는 데도 유용합니다. 규모가 큰 조직에서 일하다 보면 내용과 무관한 긴 메일 참조 목록에 자주 포함되곤 하는데요.
불필요한 그룹 메일에서 탈퇴하려면 고급 옵션을 열고 Cc 상자에 내 이름이 있는 경우에 체크한 뒤 다음을 선택하세요. 이후 해당 메일을 특정 폴더로 이동하거나 읽은 것으로 표시할 수 있습니다. 물론 이것이 전부는 아닙니다.
규칙이 실행될 때 수행할 동작도 매우 다양합니다. 범주 추가, 메시지 플래그 지정, 전달, 자동 답장 발송 등 원하는 동작을 자유롭게 설정할 수 있습니다!
5. 플래그로 후속 조직 관리하기
플래그는 우선순위 시스템 역할을 합니다. 이메일이 도착하면 우선순위 수준을 지정할 수 있고, 이를 통해 업무 흐름에 맞춰 관리할 수 있는 동적 할 일 목록에 자동으로 추가됩니다.
플래그를 설정하려면 홈 탭의 태그 섹션으로 이동한 후 후속 작업을 클릭하세요. 우선순위는 오늘부터 날짜 없음까지 다양하며, 직접 날짜를 지정할 수 있는 사용자 지정 플래그 옵션도 있습니다. 미리 알림 추가를 사용하면 시간 알림도 설정할 수 있습니다.
플래그가 지정된 이메일, 작업, 약속, 회의는 모두 할 일(To-Do) 목록에 표시됩니다. 할 일 목록은 사이드바의 일정 및 연락처 보기 옆에서 찾을 수 있으며, 항목에 마우스를 올리면 간단한 미리보기도 가능합니다.
할 일 목록은 우선순위별로도, 일정 순서별로도 정렬할 수 있습니다. 여기에서 바로 항목을 완료로 표시하거나 수정할 수도 있습니다.
6. 예약 발송으로 나중에 이메일 보내기
예약 발송 기능도 훌륭한 도구입니다. 이메일을 작성해두고 지정한 시간에 자동으로 발송되도록 설정할 수 있습니다. 병가, 바쁜 날, 타이밍이 중요한 상황에서 특히 유용합니다. 반대로 실수로 이메일을 너무 일찍 보냈다면, Outlook에서 이메일 전송을 취소하는 방법에 대한 가이드를 참고해보세요.
이메일을 작성한 후 옵션 탭으로 전환하고 지연 배달을 클릭하세요. 배달 옵션에서 다음 시간 이전에 배달하지 않음에 체크하고 원하는 정보를 입력합니다. 날짜, 시간, 우선순위를 선택할 수 있고, 답장 처리 방식까지 지정할 수 있습니다. 설정이 끝나면 닫기를 클릭하세요.
Exchange 서버를 사용 중이라면 이후 Outlook을 종료해도 괜찮습니다. 하지만 IMAP이나 POP3 계정을 사용한다면, 예약된 발송 시간이 될 때까지 Outlook이 실행 상태를 유지해야 합니다.
이메일 효율을 극대화하는 모범 사례
체계적인 정리 방법과 자동화된 이메일 관리만으로도 이미 받은 편지함 관리의 달인에 한 발짝 다가선 것입니다. 여기에 몇 가지 마무리 팁을 더하면 업무 시간의 시간 낭비와 번거로움까지 줄일 수 있습니다.
- 이메일 응답 시간을 정해진 시간대에 집중하기
- 자주 쓰는 검색을 검색 폴더에 저장하기
- 빠른 요소(Quick Parts)로 콘텐츠 입력 속도 높이기
- Outlook 데이터 백업 만들기
7. 이메일 관리 시간대 정해두기
하루 중 이메일을 처리할 시간대를 몇 군데 정해두세요. 예를 들어, 아침 출근 직후와 퇴근 전 등이 좋습니다. 언제, 누구에게, 무엇부터 먼저 답해야 할지 고민하는 데 드는 시간을 크게 줄일 수 있습니다.
먼저 할 일(To Do) 보기를 연 다음, 새 항목 드롭다운을 클릭하고 약속을 선택하세요. 원하는 시간을 설정하고 평일마다 반복되도록 지정합니다. 이런 식으로 이메일 확인 시간마다 하나씩 일정을 만들어두면 됩니다.
이메일 처리 시간을 분리해두는 것은 일종의 일괄(batch) 프로세싱과 비슷합니다. 모든 메일을 한꺼번에 처리하고 아무것도 놓치지 않게 되며, 이후 하루 중 같은 방식으로 다시 일괄 처리하면서 받은 편지함을 항상 최신 상태로 유지할 수 있습니다.
8. 검색 폴더 만들기
매번 Outlook 검색창에 똑같은 검색어를 입력하는 대신 검색 폴더를 만들어보세요. 검색이 자동으로 수행되며 결과가 폴더에 담겨 바로 확인할 수 있습니다.
폴더 탭으로 이동해 새 검색 폴더를 선택하면 새 검색 폴더 조건 패널이 열립니다. Outlook 기본 템플릿에는 플래그가 지정된 메일이나 특정 사람이 보낸 메일처럼 자주 쓰이는 검색이 미리 정리되어 있습니다.
더 세밀한 제어가 필요하다면 사용자 지정 검색 폴더를 활용하세요. 조건을 완전히 자유롭게 구성할 수 있으며, 이 조건들은 새 검색 폴더로 항목을 분류하는 규칙과 유사하게 작동합니다.
9. 빠른 요소(Quick Parts) 설정하기
Outlook에서 같은 내용을 반복해서 입력하는 일이 많다면, 이 기능이 지루한 반복 작업에서 해방시켜줄 것입니다. 빠른 요소를 활용하면 긴 이름 자동 완성, 간편한 목록 삽입, 기타 일반 텍스트 항목 저장 등이 가능합니다.
먼저 홈 탭에서 새 전자 메일을 클릭해 메일 작성 창을 여세요. 자주 입력하는 문구를 빠른 요소로 저장하려면 해당 텍스트를 드래그하여 선택한 후, 삽입 탭으로 이동해 빠른 요소 > 선택 영역을 빠른 요소 갤러리에 저장을 선택합니다.
이후에는 해당 문구를 입력하기 시작하면 자동 완성 제안으로 팝업이 뜹니다. 빠른 요소를 더 체계적으로 관리하고 싶다면 사용자 지정 폴더를 추가하는 것도 가능합니다.
10. 백업 만들기
Outlook에는 생각보다 많은 데이터가 담겨 있습니다. 계정 어딘가에 중요한 이메일들이 잠들어 있을 가능성이 높습니다. 안전한 곳에 백업해야 한다고 늘 생각하면서도 아직 실행하지 못했다면, 지금 당장 해보세요!
Outlook에서 내보내기는 간단합니다. 백업할 계정을 선택한 후 파일 > 열기 및 내보내기 > 가져오기/내보내기로 이동하세요. 파일로 내보내기를 선택하고, 다음 단계에서 Outlook 데이터 파일(.pst)을 선택합니다.
그다음 백업할 폴더를 선택하거나, 이메일 디렉터리의 전체 루트를 통째로 백업할 수도 있습니다. 마지막으로 백업 파일을 저장할 위치를 지정하세요. 계정의 특정 부분만 백업하고 싶다면 고급 옵션을 활용하면 됩니다.
기존 백업 위에 덮어쓰기도 가능합니다. 저장 위치를 선택할 때 중복 항목 덮어쓰기를 선택하면 됩니다. 이미 개별 백업 파일이 여러 개 있다면 Outlook PST 파일을 병합하는 방법을 알아두면 유용합니다.
가장 중요한 모범 사례
궁극의 모범 사례는 바로 위의 모든 방법을 실천하는 것입니다! 물론 개인의 필요에 따라 효과는 다를 수 있습니다.
하지만 효율적이고 스트레스 없는 받은 편지함을 관리하고 유지하는 것만으로도 방해 요소 없는 하루를 보내는 데 큰 도움이 될 것입니다.