Outlook을 사용하는 데 상당한 시간을 할애하는 경우 워크플로를 조사해야 합니다. 소프트웨어를 가장 잘 사용하는 방법을 고려하면 항상 시간을 절약할 수 있습니다.
다음은 Outlook에서 구성, 관리 및 시간 절약을 위한 모범 사례입니다!
이메일 정리 모범 사례
Outlook에는 전자 메일 관리를 위한 많은 기본 제공 기능이 있습니다. 가장 좋은 방법은 3단계 전략을 사용하는 것입니다.
- 작업 폴더로 받은편지함 정리 .
- 색상 카테고리로 받은편지함 정의 .
- 정크 메일 방지 받은 편지함을 막히지 않습니다.
1. 작업 폴더 만들기
강력한 Outlook 폴더 구조를 사용하는 것이 성공의 열쇠입니다. 작업 폴더는 이메일 배치의 두 번째 계층을 형성합니다. 낮은 수준에서 중간 수준의 이메일에서 가장 잘 작동합니다.
특정 카테고리에서 이메일을 많이 받는 경우 다른 팁과 함께 이 방법을 사용하세요.
사이드바에서 폴더나 계정을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 새 폴더를 선택하여 폴더를 만들 수 있습니다. . 클라이언트, 주제 및 개인 이메일에 대한 폴더를 만들 수 있으므로 상사의 이메일을 놓치지 마세요.
대부분의 폴더에 대해 세 가지 작업 하위 폴더를 만들 수 있습니다. 할 일 , 대기 중 , 완료 . 새 이메일이 기본 폴더에 들어가면 적절하게 응답하고 어디로 갈지 결정하십시오.
- 해야 할 일: 커뮤니케이션/상황 진행 중, 즉각적인 조치 없음
- 대기 중: 응답함, 응답 또는 추가 조치를 기다리는 중
- 완료: 통신/상황 종료, 이메일 삭제 또는 보관 대기
2. 색상 카테고리로 구성
폴더 관리 외에도 색상으로 구분된 범주를 사용하여 받은 편지함을 훨씬 쉽게 유지 관리할 수 있습니다. 색상은 받은 편지함을 즉시 정의할 수 있지만 적당히 사용하십시오. 받은편지함이 너무 복잡하면 탐색하기 어려워집니다.
색상 범주에는 IMAP 계정에서 지원되지 않는 한 가지 주요 문제가 있습니다. 즉, 사용할 별도의 POP3 이메일 계정을 만들어야 합니다. 또는 "이 컴퓨터 전용" 폴더를 만드십시오.
색상 분류 시스템을 시작하려면 홈으로 이동하세요. 탭에서 태그 를 찾습니다. 부분. 표시되지 않으면 맨 오른쪽에 있는 작은 화살표를 눌러 리본이 확장되었는지 확인하세요.
여기에서 분류로 이동합니다.> 모든 카테고리 . 활성 카테고리의 현재 목록이 열립니다. 이제 해당 카테고리의 색상, 이름 및 키보드 단축키를 편집할 수 있습니다.
POP3 계정이 있지만 색상 범주를 사용할 수 없는 경우 켜야 할 수 있습니다. 사이드바에서 이메일 주소를 찾습니다. 계정 이름을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 데이터 파일 속성을 선택합니다. . 속성 패널 하단에 색상 카테고리로 업그레이드 옵션이 있어야 합니다. .
기존 받은 편지함의 크기에 따라 다소 시간이 걸릴 수 있습니다. 그러나 완료되면 전체 색상 범주에 액세스할 수 있습니다.
IMAP 계정을 사용하여 색상 카테고리가 필요하다면 자동 서식 시스템을 사용할 수 있습니다.
3. 정크 메일 필터 수준 변경
Outlook에는 자체 스팸 필터가 있습니다. 감사합니다. 그러나 받은 편지함으로 오는 모든 명백한 쓰레기를 항상 포착하는 것은 아닙니다. 이 쓰레기를 처리하는 것은 말 그대로 인생의 몇 분을 앗아갑니다.
기본적으로 정크 메일 필터 켜져 있지만 낮음으로 설정됨 . 높이면 효과를 높일 수 있습니다.
정크 이메일 보호 수준을 변경하려면 홈 살펴보기 탭에서 삭제를 찾을 수 있습니다. 옵션. 정크 선택 , 뒤에 정크 메일 옵션 . 이제 받은 편지함의 필터링 수준을 선택할 수 있습니다. 필요한 경우 계정별로 설정할 수 있습니다.
Outlook에서 언급한 대로 정크 메일 필터를 높음으로 설정 위험을 내포하고 있습니다. 필터는 일부 일반 메일을 정크로 이동할 수 있으므로 정기적으로 정크 메일을 확인하십시오!
정크로 이동하는 것만으로는 충분하지 않은 경우 다른 옵션이 있습니다. 확인란을 선택하여 정크 메일 폴더로 이동하는 대신 의심되는 스팸 메일을 영구적으로 삭제할 수 있습니다. .
높음으로 이 옵션을 활성화하면 필터 수준, 정크로 플래그가 지정된 모든 합법적인 메일은 복구할 수 없습니다. .
최신 이메일 확인을 위한 모범 사례
이메일 응답에 뒤처지기 쉽습니다. 그러나 살아남는 데 도움이 될 수 있는 간과된 기능과 기술이 있습니다. 다시는 읽지 않은 메시지에 빠져드는 일이 없도록 하려면 다음 세 부분으로 된 전략을 사용하십시오.
- 규칙 사용 작업 폴더로 이메일을 보냅니다.
- 후속 조치 플래그로 명확한 우선순위 설정 .
- 일정 자동으로 보낼 시간에 민감한 이메일.
4. Outlook 규칙으로 자동화
규칙은 받은 편지함에서 작업 폴더로의 전자 메일 흐름을 유지하는 데 중요합니다. 규칙을 찾을 수 있습니다. 이동 의 홈 탭에서 Outlook 365 섹션.
규칙은 작은 if/then 논리문입니다. Outlook은 프로그램이 열려 있는 동안 이러한 문을 주기적으로 실행합니다. 예를 들어 "만약 보낸 사람은 할머니입니다. 그런 다음 가족 폴더로 보내십시오."
규칙을 만들려면 오른쪽 클릭 이메일을 보내고 규칙으로 이동합니다. , 또는 규칙 을 선택하십시오. 홈 탭의 이동 섹션에서 정기적으로 단일 주소에서 특정 폴더로 이메일을 이동하는 경우 빠른 옵션이 있습니다. 항상 다음으로 이동을 선택할 수 있습니다. , 적절한 폴더를 선택하십시오.
이메일 필터링 기준이 여러 개인 경우 규칙 만들기를 선택합니다. . 더 많은 옵션을 보려면 고급 옵션을 선택하세요. . 규칙을 사용하면 성가신 이메일 체인도 피할 수 있습니다. 대규모 조직에서 일하는 경우 주제가 나와 관련이 없더라도 긴 이메일 체인에 포함될 수 있습니다.
성가신 그룹 메시지를 선택 해제하려면 고급 옵션을 엽니다. 참조 상자에 내 이름이 있는 위치 옆에 체크 표시 , 다음을 선택합니다. 그런 다음 특정 폴더로 이동할 수 있습니다. 또는 읽은 것으로 표시 . 그러나 이것이 유일한 옵션은 아닙니다.
또한 규칙이 트리거될 때 발생하는 작업에 대한 많은 옵션이 있습니다. 규칙에서 범주를 추가하고, 메시지에 플래그를 지정하고, 전달하고, 자동 회신을 보내는 등의 작업을 수행하도록 할 수 있습니다.
5. 플래그로 후속 조치
플래그는 우선 순위 시스템으로 작동합니다. 이메일이 도착하면 우선 순위 수준을 지정할 수 있습니다. 이렇게 하면 작업하면서 선별할 수 있는 동적 할 일 목록에 추가됩니다.
플래그를 설정하려면 홈 으로 이동하십시오. 태그 탭 섹션을 클릭하고 후속 조치를 클릭합니다. . 우선순위 범위는 오늘 날짜 없음까지 , 맞춤 옵션 포함 날짜를 선택할 수 있는 플래그입니다. 알림 추가를 사용할 수도 있습니다. 시간 알림을 설정합니다.
플래그가 지정된 이메일, 작업, 약속 및 회의는 할 일에 표시됩니다. 목록. 캘린더 및 연락처 보기가 있는 사이드바에서 할 일 목록을 찾으십시오. 마우스를 가져가서 빠르게 볼 수도 있습니다.
할 일 목록은 우선 순위 또는 일정별로 구성할 수 있습니다. 항목을 완료로 표시하거나 여기에서 조정할 수도 있습니다.
6. 스케줄러로 나중에 이메일 보내기
스케줄러는 또 다른 뛰어난 기능입니다. 이메일을 작성하여 나중에 특정 시간에 보내도록 할 수 있습니다. 병가, 바쁜 날 및 타이밍이 중요한 모든 경우에 매우 편리합니다. 반면에 이메일을 너무 일찍 보낸 경우 Outlook에서 이메일 보내기를 취소하는 방법에 대한 기사를 확인하세요.
이메일을 작성한 다음 옵션으로 전환합니다. 탭. 배송 지연을 클릭합니다. . 게재 옵션 아래 , 전 배달 안함을 확인하세요. , 세부 정보를 입력합니다. 날짜, 시간, 우선순위를 선택하고 답장을 어떻게 할지 선택할 수도 있습니다. 완료되면 닫기를 클릭합니다. .
이제 Exchange 서버를 사용하는 경우 Outlook을 닫을 수 있습니다. 그러나 IMAP 또는 POP3 계정을 사용하는 경우 Outlook은 이메일의 예약된 전송 시간까지 계속 실행되어야 합니다.
이메일 효율성을 위한 모범 사례
좋은 정리 방법과 자동화된 이메일 관리를 통해 이미 받은 편지함의 행복을 만끽하고 계십니다. 하지만 몇 가지만 더 마무리하면 업무 시간과 지루함을 줄일 수 있습니다.
- 이메일 응답 시간 집중 예정된 기간에.
- 검색 폴더에 자주 검색하는 항목 저장 .
- 빠른 파트 사용 콘텐츠를 생성합니다.
- 백업 생성 Outlook 데이터의.
7. 이메일 관리 기간 예약
하루 중 몇 가지 시간을 선택하여 이메일 주소를 지정하십시오. 예를 들어, 아침에 일을 멈추기 전에. 이를 통해 언제, 누가, 무엇에 먼저 대응해야 하는지 분석하는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다.
먼저 할 일 을 엽니다. 보다. 그런 다음 새 항목 을 클릭하십시오. 드롭다운을 클릭하고 약속을 선택합니다. 원하는 시간을 설정하고 매주 반복되도록 합니다. 체크인할 때마다 이와 같은 이벤트를 하나 만드세요.
이메일 시간을 분리하는 것은 배치 파일 프로세스와 비슷합니다. 모든 것이 한 번에 처리되며 아무것도 남기지 않습니다. 낮 시간에 일괄 처리를 다시 완료하고 받은편지함을 계속 확인합니다.
8. 검색 폴더 만들기
Outlook 검색 창을 사용하여 동일한 검색어를 계속 입력하는 대신 검색 폴더를 만들 수 있습니다. . 이렇게 하면 검색이 자동으로 수행되고 결과가 검토용 폴더에 저장됩니다.
폴더로 이동 탭을 누르고 새 검색 폴더를 선택합니다. . 그러면 새 검색 폴더 기준 패널이 열립니다. Outlook 템플릿은 플래그가 지정된 메일 또는 특정 사람이 보낸 메일과 같은 일반 검색을 위해 정렬됩니다.
더 많은 제어를 원하시면 맞춤 검색 폴더 많은 옵션을 제공합니다. 기준을 완전히 사용자 정의할 수 있습니다. 기준은 규칙과 같습니다. 항목을 새 검색 폴더로 구체적으로 정렬합니다.
9. 빠른 파트 설정
Outlook에 같은 내용을 자주 입력하는 경우 정신이 멍해지는 반복 작업에서 벗어날 수 있습니다. 빠른 부분을 사용할 수 있습니다. 긴 이름 자동 완성, 빠른 목록 추가 또는 기타 일반 텍스트 항목에 사용합니다.
먼저 새 이메일을 클릭하여 이메일 작성기를 열어야 합니다. 홈 탭에서 자주 입력하는 구문을 빠른 부분으로 저장하려면 추가하려는 텍스트를 강조 표시하고 삽입 탭을 클릭한 다음 빠른 부분으로 이동합니다.> 빠른 파트 갤러리에 선택 항목 저장 .
앞으로 문구를 입력하기 시작하면 자동 완성 제안으로 팝업됩니다. 사용자 정의 폴더를 추가하여 빠른 파트를 더 잘 구성할 수도 있습니다.
10. 백업 생성
Outlook에는 생각보다 많은 데이터가 포함되어 있습니다. 귀하의 계정에 몇 가지 중요한 이메일이 숨어 있을 가능성이 있습니다. 당신은 안전한 위치에 백업해야 한다는 의미를 갖고 있지만 아직 제대로 관리하지 못하고 있습니다. 글쎄요, 지금 하십시오!
Outlook에서는 내보내기가 쉽습니다. 백업하려는 계정을 선택하고 파일> 열기 및 내보내기> 가져오기/내보내기로 이동합니다. . 파일로 내보내기를 선택합니다. . 다음 단계에서 Outlook 데이터 파일(.pst)을 선택합니다. .
다음으로 백업할 폴더를 선택하거나 이메일 디렉토리의 전체 루트를 백업할 수 있습니다. 마지막으로 백업을 저장할 위치를 선택합니다. 계정의 특정 부분만 백업하려면 고급 옵션을 사용하세요.
오래된 백업 위에 저장할 수 있습니다. 중복 덮어쓰기 를 선택하기만 하면 됩니다. 목적지를 선택할 때. 이미 별도의 백업이 있는 경우 Outlook PST 파일을 결합하는 방법을 알고 있으면 편리합니다.
모두의 모범 사례
가장 좋은 방법은 위의 모든 작업을 수행하는 것입니다! 물론 마일리지는 개인의 필요에 따라 다를 수 있습니다.
하지만 효율적이고 스트레스 없는 받은편지함을 관리하고 유지하면 산만하지 않은 하루를 보내는 데 도움이 될 수 있습니다.