매일 고객, 친구, 가족으로부터 수많은 이메일을 받고 계신가요? 모든 메일을 남겨두는 습관이 있다면 받은 편지함을 정리하는 일 자체가 부담스럽게 느껴질 수 있습니다.
다행히 몇 가지 간단한 습관과 유용한 도구만 활용해도 받은 편지함을 깔끔하게 관리하고, 정작 중요한 할 일에 더 많은 시간을 쓸 수 있습니다.
받은 편지함 정리를 위한 핵심 팁
- 매일 몇 분씩 시간을 내어 불필요한 이메일을 삭제하세요.
- 더 이상 필요하지 않은 뉴스레터나 구독은 과감히 해지하세요.
- 업무용과 개인용 등 용도별 폴더를 만들고, 메일이 도착하는 즉시 분류하세요.
- 라벨을 활용해 재무, 여행 등 주제별로 메일을 정리하세요.
- 나중에 참고할 중요한 메일은 삭제하지 말고 보관(Archive)하세요.
- Gmail에 외부 이메일 주소가 연결되어 있다면 알림 설정을 조정해 불필요한 업데이트로 인한 혼잡을 줄이세요.
- 중요한 메일용 기본 주소와, 뉴스레터 구독 등 덜 중요한 용도의 별도 계정을 나눠 사용하세요.
이러한 습관만으로도 생산성이 크게 향상됩니다. 그래도 추가적인 도움이 필요하다면 아래 도구들을 활용해 보세요.
이메일 관리에 효과적인 디지털 도구 7가지
1. Shift
Shift는 여러 개의 받은 편지함을 한곳에서 관리할 수 있게 해주는 도구입니다.
Gmail이나 Microsoft Outlook처럼 서로 다른 이메일 클라이언트로 메일을 보내면 자동으로 필터가 생성되며, 이를 통해 발신자, 목록, 주제별로 이메일을 정리할 수 있습니다. 필터 기준이 적용된 메일은 지정된 폴더에 라벨과 함께 분류됩니다.
또한 Shift는 모든 계정은 물론 Slack, Facebook Messenger 같은 다른 앱까지 아우르는 강력한 검색 기능을 제공하므로, 필요한 대화를 빠르게 찾아낼 수 있습니다.
Shift의 가장 큰 장점은 모든 워크플로를 한곳에 모아준다는 점입니다. 앱과 이메일 계정 사이를 오가며 시간을 낭비할 필요가 없어 생산성이 자연스럽게 올라갑니다.
2. MailDrop
앱을 다운로드하거나 사이트에 가입하기 꺼려지는 이유 중 하나는 스팸 메일이 쏟아질까 두렵기 때문일 것입니다. 임시·일회용 이메일 주소를 활용하면 받은 편지함을 깔끔하게 유지하고 스팸을 효과적으로 피할 수 있습니다.
MailDrop을 사용하면 기본 이메일 주소를 노출하지 않고도, 보안이 취약한 앱이나 웹사이트 가입 또는 성가신 광고 회피를 위해 무료 임시 주소를 만들 수 있습니다.
3. Google Inbox
Inbox by Gmail은 사용자 지정 카테고리를 제공하여 특정 주제의 메일을 받은 편지함 상단에 고정해 보여줍니다. '스누즈' 기능을 활용하면 특정 날짜나 시간까지 이메일을 숨겨둘 수 있고, '작업에 추가' 기능으로 중요한 메일을 Google Tasks 목록에 연결해 메모와 마감일을 설정할 수도 있습니다.
'번들(Bundles)' 기능은 뉴스레터나 소셜 미디어 알림처럼 비슷한 성격의 메일을 자동으로 묶어 관리하기 쉬운 카테고리로 정리해 줍니다. 참고로 Google Inbox는 2019년에 서비스가 종료되었지만, 스누즈·번들 같은 핵심 기능은 지금의 Gmail에 그대로 통합되어 있으니 Gmail 설정에서 해당 기능을 활성화해 활용해 보세요.
4. Unroll.me
Unroll.me는 뉴스레터 구독 해지와 받은 편지함 정리를 동시에 도와주는 무료 도구입니다.
뉴스레터 하나를 구독 해지하는 일은 어렵지 않지만, 수십~수백 개의 구독을 일일이 처리해야 한다면 이야기가 달라집니다.
Unroll.me를 사용하면 수백 통의 메일도 손쉽게 관리할 수 있습니다. 클릭 몇 번으로 뉴스레터를 한꺼번에 구독 해지하고, 원한다면 라벨로 정리하거나 키워드로 특정 메일을 검색할 수도 있습니다.
쏟아지는 뉴스레터에 지쳤다면 '롤업(Rollup)' 기능이 특히 유용합니다. 즐겨 찾는 이메일 구독을 하루 한 번 요약된 목록으로 모아 보여줍니다.
덕분에 프로모션 메일이 올 때마다 받은 편지함을 뒤지느라 시간을 낭비하지 않고, 한 번에 모든 구독 메일을 확인할 수 있습니다.
5. The Email Game
스스로 문제를 해결하는 걸 좋아하는 승부욕 있는 사람이라면, 대량 구독 해지 작업을 재미있는 게임으로 바꿔보세요. The Email Game은 받은 편지함 정리를 게임처럼 만들어주는 무료 도구입니다.
이메일 주소를 입력하고 게임을 시작하면, 주어진 시간 안에 최대한 많은 메일을 정리하는 것이 목표입니다. 처리가 늦으면 감점되지만, 빠르게 정리하면 더 많은 점수를 얻습니다.
The Email Game은 한 번에 한 통씩 메일에 집중하는 습관을 길러주고, 내장 타이머가 생산성 향상을 도와줍니다.
6. InMoat
InMoat는 금융, 업무 생산성, 건강 등 이메일 유형별로 메일을 분류해주는 도구입니다. 중요한 유형의 메일을 받은 편지함 상단에 우선 배치해 생산성 향상을 돕습니다.
계정에 로그인하면 업종과 직업을 선택하도록 안내되며, 이를 통해 워크플로를 최적화하고 우선순위를 설정합니다. '스마트 필터(Smart Filters)' 옵션으로 받은 편지함에 남길 메일 카테고리를 고르면, 상대적으로 덜 중요한 메일은 InMoat 폴더로 이동해 나중에 편할 때 확인할 수 있습니다.
또한 InMoat는 네트워크를 분석해 신뢰할 수 있는 연락처를 지정하도록 하며, 이들의 메일은 우선 표시하고 출처 불명의 메일은 별도 폴더로 옮깁니다.
7. FollowUpThen
FollowUpThen은 특정 이메일에 대한 후속 조치를 잊지 않도록 알려주는 개인 비서 역할을 하는 도구입니다. 바쁜 직장인이나 중요한 메일을 자주 놓치는 사람에게는 필수품입니다.
FollowUpThen으로 이메일을 보내면, 지정한 날짜와 시간에 정확히 받은 편지함으로 되돌아옵니다. 중요한 비즈니스 거래나 친구와의 약속을 잊어버릴 걱정은 이제 끝입니다.
도구를 활용해 받은 편지함을 정리하고 시간을 되찾으세요
잠재 고객, 친구, 동료에게서 오는 수많은 메일에다가 요청한 적도 없는 뉴스레터와 프로모션까지 쏟아지면, 받은 편지함은 순식간에 생산성의 적이 됩니다.
다음에 받은 편지함이 벅차게 느껴진다면, 깊게 숨을 들이쉬고 위의 팁과 도구를 활용해 모든 것을 통제하고 생산성을 한 단계 끌어올려 보세요.