Outlook의 임시 보관함(Drafts) 폴더와 이메일 본문을 병합하여(이메일 병합) 각 임시 메일마다 개인화된 첨부 파일을 추가한 뒤 하나씩 발송하고 싶으신가요? 이 글에서는 그 방법을 단계별로 자세히 안내해 드립니다.
개인화된 첨부 파일이 필요한 이유
200명에게 동일한 내용의 이메일을 보내야 하는 상황이 종종 발생합니다. 이럴 때 Outlook의 '이메일 병합' 기능이 매우 유용합니다. 하지만 수신자마다 개인화된 첨부 파일을 추가해야 한다면 문제가 생기기 마련입니다. 다행히 이 문제 역시 해결할 수 있는 우회 방법이 존재합니다.
Outlook 이메일 병합에 개인화된 첨부 파일 추가하기
먼저 이메일 병합을 생성해야 합니다. 기본적인 병합 방법을 모르신다면 '메일 병합으로 Outlook에서 대량 이메일 보내기' 관련 가이드를 먼저 참고하시기 바랍니다.
이메일 병합 준비가 완료되었다면 다음 두 단계를 순서대로 진행합니다.
- 메일 병합 마무리(Finish and Merge)
- 발송되지 않은 각 메일에 개인화된 첨부 파일 추가
이메일 병합은 여러 이메일에 동일한 메시지 본문을 유지하면서도, 수신자의 이름과 주소 같은 세부 정보는 각 수신자별로 고유하게 맞춰줍니다.
1단계: 메일 병합 마무리(Finish and Merge)
병합 작업을 마친 후 Microsoft Outlook을 열고 '보내기/받기(Send/Receive)' 탭을 선택합니다.
해당 탭의 '기본 설정(Preferences)' 섹션에서 '오프라인 작업(Work Offline)'을 클릭합니다. 이렇게 하면 서버와의 연결이 일시적으로 끊어져, 새 메일을 받지 않은 상태로 오프라인에서 작업을 진행할 수 있습니다.
이제 앞서 만들어 둔 병합 이메일로 이동한 뒤, Microsoft Word에서 '편지 병합(Mailings)' 탭을 선택합니다.
'미리 보기 결과(Preview Results)' 섹션 바로 옆에 있는 '마침(Finish)' 섹션에서 '마치고 병합(Finish & Merge)' 옵션을 클릭합니다.
팝업으로 나타나는 '전자 메일에 병합(Merge to E-mail)' 창에서 '전자 메일 메시지 보내기(Send Email Messages)'를 선택합니다. 참고로 '현재 레코드(Current record)' 또는 '보낸 사람(From)', '받는 사람(To)' 항목은 선택 사항이므로 필요에 따라 설정하면 됩니다.
2단계: 발송되지 않은 각 메일에 개인화된 첨부 파일 추가
'전자 메일에 병합' 창에서 '확인(OK)' 버튼을 누르면, 실제 전송이 아직 완료되지 않았기 때문에 해당 이메일들이 Outlook의 보낼 편지함(Outbox)에 저장됩니다.
이제 발송 대기 중인 각 메일을 열어 수신자에게 맞는 개인화된 첨부 파일을 하나씩 추가합니다. 모든 첨부 파일 추가가 끝났다면 '오프라인 작업(Work Offline)'을 다시 한 번 클릭하여 오프라인 모드를 해제하고, 대기 중인 이메일들을 일괄 발송합니다.
이 글이 여러분의 업무에 도움이 되기를 바랍니다.