Microsoft Outlook(PC)을 사용하면서 연락처 그룹(Contact Group)을 만들고 싶다면, 별도의 추가 기능이나 외부 서비스 없이 Outlook 자체 기능만으로 연락처 그룹 또는 배포 목록을 생성해 여러 사람에게 한 번에 이메일이나 초대장을 보낼 수 있습니다.
PC용 Outlook의 연락처 그룹이란?
연락처 그룹(구 배포 목록, Distribution List)은 여러 사람에게 동시에 이메일을 보낼 때 활용할 수 있는 수신자 목록입니다. 연락처 그룹을 미리 만들어 두면 이메일을 보낼 때마다 받는 사람의 주소를 일일이 입력할 필요가 없습니다. 특히 같은 대상에게 반복적으로 이메일을 발송해야 하는 경우 매우 유용한 기능입니다.
이 기능은 Office 365용 Outlook은 물론 Outlook 2019, 2016 등 구버전에서도 사용할 수 있습니다. 이 글에서는 Office 365 버전을 기준으로 설명합니다.
Office 365용 Outlook에서 연락처 그룹 만들기
Office 365용 Outlook에서 연락처 그룹을 만들려면 다음 단계를 따르세요.
- 탐색 모음에서 사람(People) 아이콘을 클릭하여 연락처 화면으로 이동합니다.
- 리본 메뉴에서 새 연락처 그룹(New Contact Group) 옵션을 클릭합니다.
- 연락처 그룹의 이름을 지정합니다.
- 구성원 추가(Add Members) 버튼을 클릭하고 연락처 소스를 선택합니다.
- 그룹에 추가할 연락처를 선택합니다.
- 저장 후 닫기(Save & Close) 버튼을 클릭합니다.
1단계: 사람(People) 메뉴 열기
Windows 컴퓨터에서 Outlook을 실행한 뒤 탐색 모음 하단의 사람 아이콘을 클릭합니다. 탐색 모음이 확장된 형태로 표시되어 있다면 아이콘 대신 '사람'이라는 텍스트를 클릭하면 됩니다.
화면에 전환되면 지금까지 저장해 둔 모든 연락처가 표시됩니다.
2단계: 새 연락처 그룹 생성
홈(Home) 탭에 있는지 확인한 후, 리본 메뉴에 나타난 새 연락처 그룹 아이콘을 클릭합니다.
새 창이 열리면 연락처 그룹의 이름을 입력합니다. 나중에 쉽게 식별할 수 있는 이름이라면 어떤 것이든 좋습니다.
3단계: 구성원 추가하기
그룹 이름을 정했다면 이제 연락처를 추가할 차례입니다. 구성원 추가 버튼을 클릭하면 세 가지 옵션이 나타납니다.
- Outlook 연락처에서(From Outlook Contacts)
- 주소록에서(From Address Book)
- 새 전자 메일 연락처(New E-mail Contact)
이미 저장해 둔 연락처를 추가하려면 앞의 두 옵션 중 하나를 선택하면 됩니다. 반대로 지금 새 이메일 주소를 직접 입력해 추가하려면 세 번째 옵션을 이용하세요. 모든 연락처를 그룹에 추가한 뒤 저장 후 닫기 버튼을 누르면 완료됩니다.
참고: 중첩 그룹 만들기
이 방법의 장점 중 하나는 기존에 만들어 둔 이메일 목록이나 연락처 그룹을 새 그룹에 통째로 추가할 수 있다는 점입니다. 즉, 그룹 안에 그룹을 넣는 '중첩 그룹' 형태로 관리할 수 있어 대규모 수신자 목록을 체계적으로 운영하는 데 유용합니다.
마무리
연락처 그룹을 활용하면 부서 공지, 뉴스레터, 행사 초대 등 반복적인 대량 메일 발송 작업을 몇 번의 클릭만으로 처리할 수 있습니다. 자주 사용하는 수신자 집합이 있다면 지금 바로 그룹을 만들어 업무 효율을 높여보세요.