매일 쏟아지는 이메일에 파묻혀 본 적이 있으신가요? 광고, 업무 보고서, 뉴스레터, 각종 메시지가 지메일 계정에 끊임없이 쌓이면 정리하는 데만 몇 시간이 걸리기도 합니다.
이메일을 관리하는 방법은 사람마다 다르지만, '이메일의 왕'이라 불리는 지메일(Gmail)을 제대로 활용할 줄 아는 것만으로도 큰 차이를 만들 수 있습니다. 사실 지메일에는 잘 알려지지 않은 숨겨진 기능이 다양하게 포함되어 있고, 새로운 기능도 끊임없이 추가되다 보니 무엇부터 익혀야 할지 고민될 때가 많습니다.
이 글에서는 놓치기 쉬운 지메일의 유용한 숨겨진 기능들을 엄선해 소개합니다. 이 기능들을 활용하면 이메일 커뮤니케이션에 체계를 더하고 생산성을 크게 높일 수 있습니다. 먼저 지메일에서 그룹 이메일을 만드는 방법부터 살펴보겠습니다.
지메일에서 그룹 이메일 만들기
같은 대상에게 자주 이메일을 보내는 분이라면 이 팁 하나만 익혀도 시간과 노력을 크게 절약할 수 있습니다.
지메일에서 단체 메일을 보내려면 먼저 받는 사람들을 한데 묶은 메일링 리스트(연락처 그룹)를 만들어야 합니다. 그룹은 언제든 편집할 수 있어 나중에 연락처를 추가하거나 삭제하기도 쉽습니다.
이메일 리스트(라벨) 설정 방법
구글은 지메일 연락처를 관리하는 별도 앱인 'Google 주소록'을 제공합니다. 따라서 지메일에서 메일링 리스트를 만들려면 먼저 Google 주소록에서 리스트를 생성해야 합니다.
- Google 주소록 웹 앱에 접속합니다.
- 같은 그룹으로 묶고 싶은 연락처를 목록에서 선택합니다.
- 연락처를 선택한 후 화면 상단의 라벨 관리 아이콘을 클릭합니다.
- 드롭다운 메뉴에서 라벨 만들기를 선택합니다.
- 라벨 이름을 입력합니다. 나중에 이 이름으로 메일 리스트를 불러오므로 기억하기 쉬운 이름으로 정하는 것이 좋습니다.
- 저장을 클릭하면 리스트가 완성됩니다.
리스트를 관리하려면 화면 왼쪽의 라벨 메뉴에서 해당 리스트를 선택하면 됩니다. 여기서 기존 연락처를 제거할 수 있습니다. 반대로 기존 리스트에 연락처를 추가하려면 주소록으로 돌아가 해당 연락처를 선택한 뒤, 라벨 관리 아이콘을 클릭하고 이미 만들어 둔 리스트 이름을 선택하면 됩니다.
가족, 직장 동료, 거래처 등 서로 다른 그룹별로 원하는 만큼 여러 개의 리스트(라벨)를 자유롭게 만들 수 있습니다.
그룹 이메일 보내는 방법
이제 메일링 리스트가 준비되었으니 첫 번째 그룹 이메일을 보내보세요. 일일이 주소를 복사해 붙여넣는 것보다 얼마나 편한지 바로 실감할 수 있을 겁니다.
- 지메일을 엽니다.
- + 작성 버튼을 클릭해 새 이메일을 시작합니다.
- 새 메시지 창의 받는 사람 필드에 리스트 이름을 입력하기 시작합니다. 지메일이 이를 인식해 자동으로 완성해 줍니다.
- 추천 항목을 클릭하면 리스트에 등록된 모든 연락처가 받는 사람 필드에 한꺼번에 표시됩니다.
- 제목과 본문을 작성한 후 보내기를 누르면 지메일에서 첫 그룹 이메일 발송이 완료됩니다.
생산성을 높여 주는 지메일 추가 꿀팁
다른 소프트웨어와 마찬가지로 지메일에도 커뮤니케이션 효율을 높여 주는 다양한 요령과 단축 기능이 있습니다. 잘 알려지지 않은 기능도 많은데, 아래 기능들을 익혀 두면 생산성 향상과 이메일 정리에 큰 도움이 됩니다.
예약 전송(Schedule Send)
미리 이메일을 작성해 두고 원하는 미래의 특정 시간에 자동으로 발송되도록 예약할 수 있는 기능입니다.
이메일 작성을 마친 뒤 보내기 대신 옆의 아래쪽 화살표를 클릭하세요. 예약 전송 메뉴에서 날짜와 시간을 지정하면 됩니다.
스마트 작성(Smart Compose)
메일을 작성할 때 지메일의 도움을 받고 싶다면 스마트 작성 기능이 딱입니다. 다음에 쓸 문장이나 문구를 예측해 추천해 주므로 타이핑 시간을 크게 줄여 줍니다.
사용하려면 지메일 설정으로 이동한 뒤 일반 탭에서 스마트 작성과 스마트 작성 맞춤 설정을 찾아 두 가지 모두 켜세요. 그러면 개인화된 문장 추천을 받을 수 있습니다.
보내기 취소(Undo Send)
실수로 보낸 메시지를 회수하는 기능은 이미 주요 메신저 앱에서 익숙하지만, 이제 지메일에서도 가능합니다. 단, 지메일에서는 보내기를 누른 후 최대 30초 안에만 취소할 수 있습니다.
설정하려면 지메일 설정 → 일반 탭에서 보내기 취소 항목을 찾으세요. 메일 발송 후 5초에서 30초 사이의 취소 가능 시간을 선택할 수 있습니다.
기밀 모드(Confidential Mode)
한 단계 더 강력한 보안이 필요하다면 기밀 모드를 활용해 보세요. 페이스북에서 일정 시간이 지나면 자동으로 사라지는 메시지를 보낼 수 있었던 것처럼, 지메일에서도 같은 방식의 이메일을 보낼 수 있습니다.
이메일을 보내기 전에 보내기 버튼 오른쪽의 자물쇠 아이콘을 클릭하세요. 이후 만료 기간을 설정하면 받는 사람이 해당 메일을 전달, 복사, 인쇄 또는 다운로드할 수 없게 됩니다.
여기에 추가 보안 장치도 가능합니다. 받는 사람이 휴대폰으로 받은 SMS 인증 코드를 입력해야만 이메일을 열어볼 수 있도록 설정할 수 있습니다.
누지(Nudges)
하루에 받는 이메일이 많다 보면 답장을 잊어버리는 경우가 종종 있습니다. 그런 분들께 지메일의 누지(Nudges) 기능이 유용합니다. 오래된 이메일을 자동으로 받은편지함에 다시 올려 답장이나 후속 조치를 하도록 알려 줍니다.
사용하려면 지메일 설정 → 일반 탭에서 누지 항목을 찾아 제안 옵션 중 하나 또는 둘 다 체크하면 됩니다.
지메일 프로 사용자 되기
지메일을 능숙하게 다루는 고급 사용자든 이제 막 시작한 초보자든, 플랫폼을 최대한 활용하려면 필수 팁을 익혀 두는 것이 좋습니다. 받은편지함 정리 방법이나 지메일에서 특정 사람을 차단하는 방법부터 배워 보는 것도 이메일 관리에 큰 도움이 됩니다.
그 외에 지메일을 사용하면서 발견한 유용한 기능이 있다면 아래 댓글로 여러분의 경험을 공유해 주세요.