엑셀에서 데이터를 알파벳순으로 정렬하는 작업은 하나의 열이나 행을 정렬할 때는 비교적 간단합니다. 하지만 여러 행이나 열을 한 번에 정렬하거나, 문자와 숫자가 섞여 있는 데이터를 다룰 때는 몇 가지 추가 단계가 필요할 수 있습니다.
이 글에서는 엑셀 스프레드시트의 데이터를 알파벳순으로 정렬하는 데 필요한 모든 방법을 단계별로 소개합니다.
정렬(Sort) 기능으로 알파벳순 정렬하기
어떤 정렬 방법을 사용할지는 정리하려는 데이터가 몇 개의 열이나 행에 걸쳐 있는지에 따라 달라집니다.
단일 열의 데이터를 알파벳순으로 정렬하는 것이 가장 간단합니다. 여러 열이 있고, 알파벳순으로 정렬된 열과 나머지 데이터의 줄이 맞도록 유지하고 싶다면 몇 가지 추가 단계가 필요합니다.
또한 여러 열을 정렬할 때나 데이터에 제목 행이 있는지 여부에 따라 고려해야 할 사항들도 있습니다.
기본 정렬: 단일 열 정렬
엑셀에서 알파벳순으로 정렬하는 가장 간단한 방법은 데이터가 한 열에만 있는 경우입니다. 예를 들어 이름 목록이 담긴 열이 있다고 가정해 보겠습니다.
1. 데이터가 있는 열을 선택합니다.
2. 홈(Home) 메뉴를 선택하고, 리본 메뉴의 편집 그룹에서 정렬 및 필터(Sort & Filter) 드롭다운을 클릭합니다.
3. 원하는 정렬 방식에 따라 A~Z 정렬(Sort A to Z) 또는 Z~A 정렬(Sort Z to A)을 선택합니다.
이제 선택했던 열을 다시 보면, 선택한 방식대로 데이터가 알파벳순으로 정렬되어 있는 것을 확인할 수 있습니다.
데이터에 숫자가 포함되어 있다면 어떻게 될까요? 예를 들어 각 사람의 나이가 담긴 두 번째 열이 있다고 해봅시다.
이 열을 정렬하려면 위와 동일한 절차를 따라 해당 데이터 열을 선택합니다.
이번에는 리본 메뉴에서 정렬 및 필터를 선택하면 정렬 옵션이 달라진 것을 볼 수 있습니다.
이 옵션들은 숫자를 가장 작은 값부터 큰 값 순으로, 또는 그 반대로 정렬합니다.
여러 열 동시 정렬
여러 열로 구성된 표에서 열을 개별적으로 정렬하면 문제가 발생합니다.
한 열만 선택해서 정렬하면 다른 열은 그대로 유지됩니다. 이렇게 되면 스프레드시트 전체가 뒤섞여 데이터가 더 이상 의미가 없어집니다. 해결책은 모든 열을 한 번에 정렬하는 것입니다.
이름과 나이 예시 스프레드시트로 다시 살펴보겠습니다.
1. 이번에는 단일 열 대신 표 전체를 선택합니다.
2. 홈 메뉴에서 정렬 및 필터를 선택하고, 앞서와 마찬가지로 원하는 정렬 방식을 고릅니다.
이제 이름이 알파벳순으로 정렬되었을 뿐만 아니라, 두 번째 열의 나이 데이터도 함께 정렬되어 올바른 이름과 매칭된 것을 확인할 수 있습니다.
이 방법은 두 열짜리 스프레드시트뿐 아니라, 정렬 전에 시트의 모든 데이터를 선택하기만 하면 아무리 큰 스프레드시트에도 적용됩니다.
원한다면 여러 열을 하나로 합친 후 그 단일 열을 기준으로 정렬하는 방법도 가능합니다.
사용자 지정 정렬(Custom Sort)
정렬 및 필터 드롭다운 메뉴에는 사용자 지정 정렬(Custom Sort) 옵션도 있습니다.
작동 방식을 살펴보기 위해 훨씬 큰 스프레드시트를 예로 들어 보겠습니다. 이 예시의 스프레드시트는 뉴욕주 고등학교들의 SAT 점수 목록입니다.
- 스프레드시트에서 데이터 표 전체를 선택하고, 홈 메뉴 → 정렬 및 필터 → 사용자 지정 정렬을 차례로 선택합니다.
2. 새 팝업 창이 나타나며, 각 열을 구체적으로 어떻게 정렬할지 설정할 수 있습니다. 정렬 기준으로 할 열을 선택하고, 정렬 방식과 순서(A~Z, Z~A 또는 사용자 지정)를 지정합니다.
정렬 기준(Sort On) 항목에는 다양한 선택지가 있습니다:
- 셀 값(Cell Values): 알파벳순으로, 숫자의 경우 오름차순 또는 내림차순으로 정렬
- 셀 색(Cell Color): 셀 색상별로 데이터 그룹화
- 글꼴 색(Font Color): 글꼴 색상별로 데이터 그룹화
- 조건부 서식 아이콘(Conditional Formatting Icon): 조건부 서식 로직에 따라 셀에 표시된 아이콘 기준으로 데이터 정렬
이렇게 하면 처음 선택한 열을 기준으로 표 전체가 정렬됩니다. 또한 첫 번째 열이 정렬된 상태에서 2차 정렬(보조 정렬)을 추가할 수도 있습니다.
수준 추가(Add Level)를 선택하기만 하면 됩니다. 새로 나타난 필드에서 원하는 대로 열, 정렬 기준, 순서 드롭다운을 다시 설정합니다.
확인(OK)을 누르면 표 전체가 여러 열을 기준으로 정렬된 것을 확인할 수 있습니다.
먼저 선택한 첫 번째 열을 기준으로 정렬된 다음, 두 번째, 세 번째 열 순으로 차례차례 적용됩니다.
참고: 위 드롭다운의 열 정렬 옵션에 열 문자(A, B, C...) 대신 제목 이름이 표시된 것을 눈치채셨을 겁니다. 이는 정렬 창에서 데이터에 제목 행 포함(My data has headers) 확인란이 선택되어 있기 때문입니다. 스프레드시트에 제목 행이 있다면 반드시 이 옵션을 선택하세요.
필터(Filter) 기능으로 알파벳순 정렬하기
홈 메뉴의 정렬 및 필터 드롭다운을 사용하다 보면 필터(Filter) 옵션도 있다는 것을 알아차렸을 겁니다.
이 옵션을 선택하면 각 열 상단에 드롭다운 화살표가 나타납니다. 열 상단의 화살표 중 하나를 클릭하면 긴 옵션 목록이 표시됩니다.
각 옵션의 작동 방식은 다음과 같습니다:
- A~Z 정렬 / Z~A 정렬: 해당 열을 기준으로 시트를 알파벳순(오름차순 또는 내림차순)으로 정렬합니다.
- 색 기준 정렬(Sort by Color): 앞서 설명한 여러 열 정렬 창과 동일한 창이 열립니다.
하단의 필터링 옵션들은 알파벳순 정렬과는 직접적인 관련이 없지만, 불필요한 데이터를 걸러내는 데 유용한 다양한 옵션을 제공합니다. 텍스트 필터(Text Filters)를 선택하면 시트에 다음 조건에 맞는 데이터만 표시하도록 설정할 수 있습니다:
- 같음(Equals): 특정 값과 일치하는 데이터
- 같지 않음(Does Not Equal): 특정 값과 일치하지 않는 데이터
- 시작하는 문자(Begins With): 특정 단어나 숫자로 시작하는 데이터
- 끝나는 문자(Ends With): 특정 단어나 숫자로 끝나는 데이터
- 포함(Contains): 특정 단어나 숫자를 포함하는 데이터
- 포함하지 않음(Does Not Contain): 특정 단어나 숫자를 포함하지 않는 데이터
- 사용자 지정 필터(Custom Filter): 위 필터들을 조합하여 여러 필터를 동시에 사용
이처럼 엑셀에서 알파벳순(또는 숫자 순서대로) 정렬하는 방법은 매우 다양합니다. 어떤 옵션을 선택할지는 정렬하려는 데이터의 양, 표의 크기, 그리고 하나의 열/행만 정렬할 것인지 여러 개를 정렬할 것인지에 따라 달라집니다.
엑셀의 다양한 팁과 요령을 더 알아보고, 행과 열을 정렬하는 나만의 노하우도 함께 공유해 보세요.