중요한 메일을 전달할 때마다 여러 단계를 반복해서 수행해야 하는 경험이 있으신가요? 마이크로소프트 아웃룩(Microsoft Outlook)에는 이런 번거로움을 줄여주는 유용한 기능인 빠른 단계(Quick Steps)가 있습니다. 이 기능을 활용하면 여러 동작을 한 번의 클릭으로 빠르고 간편하게 처리할 수 있습니다.
빠른 단계(Quick Steps)란 무엇인가?
빠른 단계는 아웃룩에서 사용자 지정 동작을 만들어 저장할 수 있는 기능입니다. 답장 후 삭제, 특정 폴더로 이동, 지정된 그룹에 새 메일 보내기 같은 여러 단계로 이루어진 작업을 미리 정의해 두면 클릭 한 번으로 실행할 수 있어 시간을 크게 절약할 수 있습니다.
예를 들어 '보내기 및 보관(Send & Archive)'처럼 일련의 명령을 하나의 시퀀스로 묶어두면, 어떤 아웃룩 항목에든 클릭 한 번으로 적용할 수 있습니다.
아웃룩에서 빠른 단계 만드는 방법
1단계: 새 빠른 단계 시작하기
아웃룩을 열고 [홈] 탭을 선택합니다. 그다음 드롭다운 메뉴를 클릭하고 [새 빠른 단계(New Quick Step)]를 선택합니다. 여기서는 예시로 '폴더로 이동(Move to Folder)'을 선택했습니다.
2단계: 이름과 동작 지정하기
빠른 단계의 이름을 입력하고 실행할 동작을 선택합니다. 이 단계에서 대상 폴더를 지정하고, 해당 항목을 읽음 상태로 표시할지 여부도 설정할 수 있습니다.
3단계: 옵션 추가하기
같은 창에서 [옵션(Options)] 버튼을 클릭하면 더 많은 설정을 추가할 수 있습니다. '읽음으로 표시' 대신 다른 동작을 선택하거나 동작을 추가할 수도 있습니다. 또한 바로 가기 키와 도구 설명(tooltip) 텍스트를 지정할 수도 있습니다.
4단계: 저장하고 사용하기
마지막으로 변경 사항을 저장합니다. 저장 후 하나 또는 여러 개의 메일을 선택하고 방금 만든 '폴더로 이동'을 클릭하면 됩니다. 목록에 보이지 않으면 드롭다운을 클릭한 후 해당 항목을 찾아 선택하세요.
각 빠른 단계에 서로 다른 올바른 바로 가기 키를 적용하는 것이 좋습니다. 아웃룩은 최대 9개까지의 바로 가기 키를 지원합니다.
아웃룩에서 빠른 단계 관리하는 방법
아웃룩의 [홈] 탭에서 빠른 단계 섹션을 클릭한 뒤, 드롭다운에서 [빠른 단계 관리(Manage Quick Steps)]를 선택합니다. 그러면 빠른 단계 관리 창이 열립니다. 목록에서 항목을 선택하면 편집, 복제 또는 삭제를 할 수 있으며, 이곳에서 새로운 빠른 단계를 만드는 것도 가능합니다.
아웃룩 빠른 단계는 어디에 저장되나?
모든 빠른 단계는 PST 파일, 즉 사서함(Mailbox)에 저장됩니다. POP3를 사용하는 경우 빠른 단계를 함께 가져올 수 있지만, IMAP을 사용한다면 새 컴퓨터로 마이그레이션하기가 어렵습니다. 이 경우 새로운 빠른 단계를 직접 다시 만들어야 합니다. 따라서 빠른 단계를 내보내고 싶어도 현재 아웃룩에서는 아직 불가능합니다.