Microsoft Outlook의 빠른 단계(Quick Step) 기능을 활용하면 클릭 한 번만으로 하나 또는 여러 개의 이메일 메시지에 대해 여러 작업을 동시에 처리할 수 있습니다. Outlook에는 기본적으로 '이동(Move To)', '팀 이메일(Team Email)', '상사에게 보내기(To Manager)', '회신 후 삭제(Reply & Delete)', '완료(Done)' 같은 빠른 단계가 포함되어 있으며, 갤러리에서 이를 편집하거나 삭제하고 이름을 변경할 수 있습니다. 물론 새로운 빠른 단계를 직접 추가하는 것도 가능합니다.
Outlook 빠른 단계 사용 방법
Outlook에 기본으로 제공되는 빠른 단계는 다음과 같습니다.
- 이동(Move to): 선택한 이메일을 읽음 상태로 표시한 뒤 지정된 폴더로 이동시킵니다.
- 상사에게 보내기(To Manager): 선택한 이메일을 상사에게 전달합니다.
- 팀 이메일(Team Email): 팀원들에게 보낼 새 이메일을 작성합니다.
- 완료(Done): 선택한 이메일을 완료로 표시하고 폴더로 이동한 후 읽음 상태로 변경합니다.
- 회신 후 삭제(Reply and Delete): 보낸 사람에게 회신한 뒤 원본 이메일을 삭제합니다.
Outlook에서 빠른 단계 만들기
Outlook을 실행합니다.
홈 탭의 빠른 단계 그룹에 있는 갤러리에서 새로 만들기(Create New)를 클릭합니다.
빠른 단계 편집(Edit Quick Step) 대화 상자가 열립니다.
대화 상자 안에서 이름(Name) 입력란을 클릭해 빠른 단계의 이름을 지정합니다.
작업 선택(Choose an Action) 드롭다운 화살표를 클릭하고 원하는 옵션을 선택하면, 해당 빠른 단계가 수행할 작업을 지정할 수 있습니다.
작업 추가(Add Action) 버튼을 누르면 다른 작업을 추가할 수 있습니다.
작업을 제거하려면 휴지통(Bin) 아이콘을 클릭합니다.
바로 가기 키(Shortcut Key) 목록 상자에서 기본 제공 단축키를 선택하면 방금 만든 빠른 단계에 키보드 단축키를 지정할 수 있습니다.
도구 설명 텍스트(Tooltip Text)를 추가하면 만든 빠른 단계 위에 마우스를 올렸을 때 해당 내용이 표시됩니다.
모든 설정을 마친 후 마침(Finish)을 클릭합니다.
생성한 빠른 단계는 갤러리에 표시됩니다.
Outlook 빠른 단계 편집하기
빠른 단계를 편집하는 방법은 두 가지입니다.
첫 번째 방법: 생성한 빠른 단계 아이콘을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 편집(Edit)을 선택합니다.
빠른 단계 편집 대화 상자가 열리면 변경할 내용을 수정한 뒤 저장(Save)을 클릭합니다.
두 번째 방법: 빠른 단계 그룹 오른쪽 하단의 작은 화살표를 클릭합니다.
빠른 단계 관리(Manage Quick Steps) 대화 상자가 열립니다.
편집하려는 빠른 단계를 선택한 뒤 편집 버튼을 클릭합니다.
빠른 단계 편집 대화 상자가 나타나면 변경 사항을 적용하고 저장을 클릭합니다.
그런 다음 확인(Ok)을 눌러 창을 닫습니다.
Outlook에서 빠른 단계 삭제하기
빠른 단계를 삭제하는 방법 역시 두 가지입니다.
첫 번째 방법: 생성한 빠른 단계 아이콘을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 삭제(Delete)를 선택합니다.
빠른 단계를 영구 삭제할 것인지 묻는 확인 창이 나타나면 예(Yes)를 클릭합니다.
두 번째 방법: 빠른 단계 그룹 오른쪽 하단의 작은 화살표를 클릭합니다.
빠른 단계 관리 대화 상자가 열리면 삭제할 빠른 단계를 선택하고 삭제 버튼을 클릭합니다.
그런 다음 확인을 클릭하면 해당 빠른 단계가 갤러리에서 삭제됩니다.
이 튜토리얼이 Outlook의 빠른 단계 기능을 이해하는 데 도움이 되기를 바랍니다.
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