끝없이 쏟아지는 이메일이 소중한 업무 시간을 모두 잠식하고 있다고 느끼시나요? 결코 혼자만의 고민이 아닙니다. 마이크로소프트(Microsoft)의 연구에 따르면 우리는 평균적으로 주당 업무 시간 중 11시간을 이메일 확인과 회신에 소비하고 있습니다.
마이크로소프트가 밝힌 이메일 습관의 실태
이번 마이크로소프트의 연구 결과는 이스라엘 경제 매체 칼칼리스트 테크(Calcalist Tech)를 통해 공개되었습니다. 보고서에 따르면 이메일을 읽고 답장하는 데만 직원 업무 시간의 무려 28%가 소요되는 것으로 나타났습니다.
주목할 점은 이 상당한 시간조차 팀즈(Teams)나 슬랙(Slack) 같은 다른 협업 커뮤니케이션 도구는 포함되지 않은 수치라는 사실입니다. 즉, 우리는 업무 시간의 상당 부분을 메시지를 주고받는 데 쓰고 있는 셈입니다.
마이크로소프트 이스라엘의 국가 최고기술책임자(CTO)인 토머 사이먼(Dr. Tomer Simon) 박사는 이 문제에 대해 다음과 같이 말했습니다.
"이메일 홍수와 관련해 직원 1인이 주당 평균 620통의 이메일을 수신하며, 각 이메일에 약 1분씩 소요되는 것을 확인했습니다. 이는 생산성을 해치는데, 실제로는 별도의 조치가 필요 없이 단순히 참조(CC)로 받는 이메일이 많기 때문입니다. 저희는 직원 생산성을 높이기 위해 이런 데이터에 대한 연구를 지속적으로 수행하고 있습니다."
직장인에게 이메일은 '필요한 악'인가?
사이먼 박사는 이메일이 직원들에게 큰 시간 낭비가 되는 것은 사실이지만, 그렇다고 회사 수신함을 아예 닫아버리는 것이 해결책은 아니라고 설명합니다. 지난 10년간 소비자와 기업 간 소통에서 소셜 미디어가 크게 자리 잡았지만, 기밀 정보를 주고받는 용도로는 여전히 이메일이 필수적이기 때문입니다.
따라서 중요한 것은 이메일을 더 효율적으로 관리하는 방법입니다. 사이먼 박사는 이메일 처리를 미루는 것은 문제를 계속 쌓이게 할 뿐이라며, 대신 긴급한 문의에 우선 답변할 수 있도록 덜 중요한 이메일을 과감히 걸러내는 이른바 '이메일 트리아지(email triage)'를 실행할 것을 권장합니다.
이 기법은 적극적인 라벨링과 분류를 통해 수신함을 체계적으로 정리하고 관리하는 방식입니다. 이렇게 하면 어떤 이메일은 과감히 버려도 되는지, 어떤 이메일은 수신 즉시 답변이 필요한지 명확하게 구분할 수 있습니다.
이메일이 당신의 '전자 감옥'이 되지 않도록
마이크로소프트는 이메일이 우리의 생산성을 어떻게 마비시키는지 밝혀냈지만, 모든 것이 늦은 것은 아닙니다. 이메일 트리아지를 활용해 덜 중요한 이메일을 과감히 정리하고 중요한 메일에 집중한다면, 불어난 수신함을 통제하고 하루의 소중한 시간을 되찾을 수 있습니다.
만약 수신함이 트리아지 수준을 넘어 대대적인 정리가 필요하다면 걱정하지 마세요. 무려 2만 통에 달하는 수신함도 단 30초 만에 깔끔하게 정리할 수 있는 방법이 있습니다.