효과적인 의사 소통은 직장에서 중요하지만 때로는 집중하려고 할 때 주의가 산만해질 수 있습니다. 모든 이메일이나 메시지에 즉각적인 응답을 제공해야 한다고 생각하기 쉽습니다. 때로는 시간이 없는 완전한 대화로 바뀌기도 합니다.
이 기사에서는 당면한 작업에 계속 집중할 수 있도록 의사 소통을 시간 차단하는 방법을 안내합니다.
1. 받은 편지함 차단 시간
이메일을 받을 때마다 받은 편지함을 계속 클릭하면 많은 작업을 수행할 수 없습니다. 당면한 작업에서 시간을 내어 이메일을 읽고 답장을 보낼 수 있을 뿐만 아니라 다시 집중하는 데도 시간이 걸립니다.
차단을 시도해 볼 수 있습니다.
받은 편지함을 차단하는 시간 뒤에 숨겨진 아이디어는 하루 종일 지정된 시간 내에만 이메일을 확인하는 것입니다. 그렇게 하면 방해를 최소화하면서 오랫동안 당면한 작업에 집중할 수 있습니다.
중요한 정보를 놓치지 않기 위해 알림의 보낸 사람과 제목을 한 눈에 보고 싶을 수도 있지만 조치를 취하지 않고 받은 편지함으로 바로 건너뛰는 것입니다. 물론 급하고 주의를 기울여야 하는 경우가 아니라면 나중에 이메일을 받게 될 것이라는 것을 알기 때문에 당면한 작업에 마음이 집중됩니다.
문을 열지 않고 즉시 응답하지 않는 일상에 익숙해지면 고객이나 동료도 이에 익숙해질 것입니다. 실제로 작업 중인 항목으로 서두르지 않고 의사 소통에 초점을 맞추므로 더 나은 응답을 제공할 수도 있습니다.
제안 사항으로 먼저 오래된 메시지를 확인하여 받은 편지함을 방문할 때마다 시작할 수 있습니다. 쓰레기나 쓰레기는 무엇이든 즉시 처리하십시오. 응답이 필요하지 않은 경우 조치 항목을 적어서 제출하십시오.
발신자가 빠른 응답만 필요로 하는 경우 거기에 있는 동안 응답할 수도 있지만, 귀하가 따로 설정한 시간보다 더 오래 걸리는 응답이 필요한 경우 이메일에 플래그를 지정하거나 다시 돌아가도록 알림을 생성하십시오. 나중에. 명심해야 할 목표는 받은편지함을 읽지 않은 메시지를 0으로 유지하고 동일한 이메일을 두 번 처리하지 않도록 하는 것입니다.
받은 편지함을 차단할 때 시간과 빈도도 고려해야 합니다. 이메일 양, 역할, 일정에 따라 개인마다 다릅니다.
2. 보낼 편지함 차단 시간
더 긴 회신이 필요한 이메일이나 자신에게 보내야 하는 이메일의 경우 보낼 편지함에서 생산적인 시간을 보내는 것보다 시간을 차단하십시오. 약간의 연습이 필요하지만 이메일을 정확하게 작성하면 작성하는 시간도 줄어들 것입니다.
가장 중요한 메시지를 처리하여 각 보낼 편지함 세션을 시작하고 시간이 다되면 다른 작업에 집중하십시오. 누군가에게 바로 답장을 보낼 수 있다고 해서 항상 답장을 해야 하는 것은 아닙니다. 물론 예외가 있지만 긴급하지 않은 메시지에 응답하기 위해 집중을 흐트러뜨리는 것은 합산됩니다.
메시지에 응답이 필요한지 여부도 고려합니다. 답장을 해야 한다는 의무감을 느끼기는 쉽지만 보낸 사람이 정말로 당신에게 아무것도 묻지 않거나 당신의 입력을 요구하지 않는다면 보낸 사람에 따라 간단한 감사가 트릭을 할 수 있습니다.
수신하는 모든 이메일에 응답할지 여부는 직장 에티켓 및 발신자와의 관계에 달려 있습니다. 어떤 사람들은 두 단어로 된 감사 메시지를 여는 것보다 응답을 받지 않기를 원하고 다른 사람들은 메모를 감사히 여길 수 있습니다.
3. 메시지를 시간 초과로 설정
메시지는 읽고 응답하는 데 이메일만큼 많은 시간이 걸리지 않습니다. 특히 한 단어나 전략적 이모티콘 또는 GIF로 응답하는 것이 더 수용 가능하기 때문입니다. 그러나 그것들은 합산됩니다.
메신저를 일정에 맞추면 방해를 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다. 메시지를 시간 차단하는 것은 응답하는 데 시간이 오래 걸리는 것이 아니기 때문에 이메일과 약간 다릅니다. 대신 작업에 집중하기 위해 시간을 차단하고 세션이 종료될 때까지 수신 메시지를 기다리도록 할 수 있습니다.
Slack을 사용하는 경우 알림을 계속 확인하고 싶다면 다시 알림 대신 Slack 상태를 사용하는 데 집중하고 있음을 보여줄 수 있습니다. 하지만 다시 알림을 사용하게 되면 긴급한 상황임을 알리는 메시지를 보낼 수 있습니다.
동료에게 메시지를 보내고 있는데 대화가 끊긴 경우 전화로 말하는 것이 더 빠를 수 있으므로 동료를 초대하여 설명을 요청하는 것이 좋습니다.
4. 전자 통신의 경계 설정
무엇보다도 모든 사람이 가장 좋아하는 알림은 아니지만 휴식을 취하거나 다운타임을 가질 때까지 개인 메시지 확인을 저장하지 않으면 생산성이 향상되는 것을 느낄 수 있습니다.
Apple 및 Android 휴대전화에는 모두 사용자 지정이 가능한 초점 설정이 있어 이를 지원하여 방해 금지 모드를 켤 때 특정 앱을 무음으로 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 방해가 될 수 있는 앱과 문자를 무음으로 설정할 수 있지만 누군가 연락이 필요한 경우 통화는 계속할 수 있습니다.
컴퓨터에서도 유사한 설정을 찾을 수 있습니다. 예를 들어, 알림 iOS 시스템 환경설정 패널 방해 금지 모드를 예약하고 앱을 켜고 끌 수 있습니다.
물론 어떤 사람과 상황에는 즉각적인 주의가 필요하지만 특정 사항은 생산성 세션이 끝날 때까지 기다릴 수 있습니다. 이는 사람마다 다르지만 초점을 깰 수 있는 사람과 대상에 대한 자신만의 규칙을 만들어 보세요.
산만함을 제한하십시오
하루에 받는 이메일과 알림의 수로 인해 집중하려고 할 때 산만해지기 쉽습니다. 이것이 일반적이라고 생각되면 다음 팁 중 하나 이상을 제공하여 자신에게 효과적인 방법을 확인하십시오.