고객과 동료에게 긴 이메일을 보내는 것은 일반적으로 눈살을 찌푸리게 합니다. 하지만 긴 업데이트나 개요를 보내야 하는 경우가 있습니다.
이 경우 요점을 정확하게 파악하고 정보를 얻기 위해 긴 단락을 파헤칠 필요가 없도록 하여 자신과 받는 사람 모두에게 도움이 될 것입니다.
이 문서에서는 더 긴 이메일을 더 읽기 쉽고 응답하기 쉽게 만드는 데 사용할 수 있는 경우에 대해 설명합니다.
1. 글머리 기호를 사용하여 요약
긴 이메일을 작성할 때 기억해야 할 가장 중요한 것 중 하나는 받는 사람이 훑어볼 가능성이 높다는 것입니다. 그렇게 하면 읽을 내용이 너무 많아 중요한 정보나 질문을 놓칠 수 있습니다.
긴 이메일을 작성할 때 받는 사람이 쉽게 살펴보고 핵심 내용을 찾을 수 있도록 하고 싶습니다. 즉, 이메일을 정확하게 작성해야 합니다. 그렇게 하면 필요한 정보를 얻을 수 있고 귀하는 보다 신중한 답변을 얻을 수 있습니다.
이 기사의 각 팁은 특히 글머리 기호를 사용하여 보다 간결하고 핵심적인 이메일을 작성하는 데 도움이 됩니다.
정보를 요점 형식으로 작성한다고 해서 대화가 불가능한 것은 아닙니다. 인사말 및 승인과 같은 이메일의 다른 부분에 있을 수 있습니다. 그러나 정보를 요점으로 요약하면 메시지를 빠르고 효과적으로 전달할 수 있습니다.
모든 세부 사항을 포함하는 대신 메시지에서 핵심 정보를 식별하고 장황한 말을 피하십시오. 받는 사람은 각 주제의 실황이 필요하지 않으며 요점만 있으면 됩니다.
2. 중요한 사항은 굵게 표시
이메일에 모두 대문자를 사용하는 것은 전문적이지 않습니다. 그러나 약간의 굵게 표시하면 독자가 올바른 방향으로 고개를 끄덕일 수 있습니다. 물론 모든 항목에 대해 이렇게 하고 싶지는 않지만 날짜, 알림 또는 작업과 같이 확인하고 싶은 특정 정보가 있는 경우 굵게 표시합니다.
이 예에서는 제목과 두 개의 구에만 굵게 표시합니다. 두 가지 모두 보낸 사람은 독자가 회의록에서 추가 정보를 찾고 회의를 잊지 않기 위해 조치를 취하기를 바랍니다. 그가 이메일을 훑어보고 있다면 이러한 내용이 그의 주의를 끌 가능성이 높고 나머지 내용은 맥락을 위해 읽을 수 있습니다.
텍스트의 미묘한 변화일 뿐이므로 받는 사람이 모두 대문자로 표시되는 것처럼 귀하가 외치는 것처럼 느낄 가능성이 적습니다.
3. 이메일을 제목이 있는 주제로 나누기
이메일에 제목을 추가하는 것은 받는 사람에게 소설을 보내는 것처럼 들릴 수 있지만 각 항목 아래에 수많은 정보가 있어야 한다는 의미는 아닙니다. 이렇게 하면 찾고 있는 특정 정보가 있거나 나중에 참조해야 하는 경우 이메일을 더 빨리 확인하는 데 도움이 됩니다.
제목을 굵게 표시하고 각 섹션 사이에 줄 바꿈을 사용하면 다른 문서와 마찬가지로 각 섹션 사이에 공백을 넣어 쉽게 읽을 수 있습니다.
일일 개요 또는 진행 상황 업데이트와 같이 별도의 이메일이 필요하지 않은 여러 주제를 다루고자 하는 경우 제목을 사용하면 도움이 됩니다.
4. 따옴표에 다른 형식 사용
다른 사람이 작성한 그대로 정보를 전달해야 하는 경우 서식을 약간 변경하여 자신의 설명과 구분할 수 있도록 합니다. 이렇게 하면 메시지가 끝나는 위치와 다른 메시지가 시작되는 위치에 혼동이 없습니다.
물론 따옴표로 속임수를 쓸 수 있지만 앞뒤에 이미 많은 텍스트가 있는 경우 읽기에 덜 바람직하고 한 눈에 정보를 끌어내기가 더 어려운 긴 단락을 만들 수 있습니다.
이메일의 텍스트 서식을 지정할 때 명심해야 할 또 다른 사항은 여러 글꼴과 색상을 사용하면 이메일이 비전문적으로 보일 수 있다는 점입니다.
5. 질문을 끝까지 저장
이메일로 여러 질문을 하고 절반 정도의 답변을 받은 적이 있습니까? 이것은 가장 짧은 이메일이나 메시지에서도 발생할 수 있습니다.
질문을 끝까지 저장하고 짧고 요점으로 유지하십시오. 이것은 독자가 그것을 보는 데 도움이 될 뿐만 아니라 나중에 더 이상 정보를 제공하지 않기 때문에 도중에 질문한 내용을 잊지 않을 것입니다.
또한 질문한 순서대로 명확하게 답변하는 답변을 보낼 수도 있습니다.
어리석게 들릴지 모르지만 매일 제공되는 모든 이메일, 문자, 메시지 및 디지털 미디어를 생각해 보십시오. 이메일 과부하로 인해 주의가 산만해지거나 한 정보가 다른 정보보다 두드러지기 쉽습니다.
추가 팁—제목에 구체적이어야 합니다.
이 추가 팁은 일반적으로 모든 이메일에 적용됩니다. 제목을 구체적으로 지정하면 받는 사람을 여러 면에서 도울 수 있습니다. 받는 사람은 내용을 정확히 알고 우선 순위를 지정할 수 있으며 나중에 참조해야 할 경우 다시 찾을 수 있습니다.
예를 들어 후속과 같은 단어를 사용할 수 있습니다. ,질문 , 알림 , 업데이트 , 또는 보고 이메일 유형을 알려줍니다. 특정 회의나 프로젝트에 관한 것이라면 이름을 말하십시오. 반복되는 이메일인 경우 날짜를 포함하세요.
후속 조치 라는 제목의 이메일 보내기 특히 받는 사람의 받은 편지함에 같은 제목의 다른 이메일이 몇 개 있을 때 클릭하기 어렵거나 중요하게 들리지 않습니다.
메시지가 긴급한 경우 제목 줄에 사람들에게 알릴 수도 있지만 실제로 중요한 문제를 위해 남겨 두십시오.
커뮤니케이션이 핵심
어떤 사람들은 긴 이메일을 보내지 말라고 조언할 수 있지만 때로는 그렇게 해야 합니다. 받는 사람을 위해 할 수 있는 가장 좋은 일은 요점에 충실하고 그들이 훑어볼 수 있도록 하는 것입니다. 처음에 필요한 정보를 찾는 데 도움이 될 뿐만 아니라 나중에 다시 참조하는 데에도 도움이 됩니다.
다음에 긴 이메일을 보내야 할 때 이 팁 중 하나 이상을 시도하고 어떻게 되는지 확인하십시오.