오늘날 개인과 기업 간에 이메일이 끊임없이 오가면서 사서함에는 방대한 양의 메일이 쌓이고 있습니다. 매번 수많은 이메일을 관리하고 찾아내는 일이 점점 어려워지죠. 이러한 문제를 해결하기 위해 이메일 보관(Archiving)이라는 개념이 등장했습니다. 이번 글에서는 이메일 보관이 정확히 무엇인지, 그리고 Microsoft Outlook 2019/2016에서 이메일을 보관하는 방법까지 자세히 알아보겠습니다.
이메일 보관(Archiving)이란?
이메일 보관은 이메일을 체계적으로 관리하고 정리하는 프로세스입니다. 데이터 손실 없이 메일을 영구적으로 저장하고 안전하게 보호해 줍니다. 기본적으로 이메일을 보관하면 해당 메일은 삭제되지 않은 채 받은 편지함에서 사라지며 보관 폴더(Archive)에 저장됩니다. 나중에 필요할 수 있어 삭제하기 아까운 이메일들을 보관해 두면 좋습니다. 보관 폴더의 모든 이메일은 필요할 때 언제든 복원할 수 있어 중요한 내용이 사라질 걱정이 없습니다. 또한 보관 기능을 사용하면 네트워크 메일 서버에 있던 이메일이 로컬 컴퓨터로 옮겨지기 때문에 서버 용량 관리에도 도움이 됩니다.
Outlook에서 이메일 보관하는 방법
먼저 시작 버튼을 클릭하고 앱 목록에서 Outlook을 찾아 실행합니다.
받은 편지함으로 이동하여 보관할 이메일을 엽니다. 메일이 열리면 사서함 상단 메뉴 모음에서 보관(Archive) 옵션을 확인할 수 있습니다.
보관을 클릭하면 해당 이메일이 받은 편지함에서 사라진 것을 확인할 수 있습니다. 이렇게 보관된 이메일들은 왼쪽 창에서 볼 수 있는 보관 폴더에 모두 저장됩니다. 보관 폴더를 클릭하면 내용을 확인할 수 있습니다.
상단의 검색 상자를 이용하면 원하는 특정 메일을 빠르게 찾을 수 있습니다. 필요에 따라 이메일을 필터링하거나 최신순·오래된 순으로 정렬할 수도 있습니다. 날짜, 크기, 제목, 중요도, 범주 등 다양한 기준으로 이메일을 정렬하는 것도 가능합니다.
이처럼 Outlook에서 이메일을 보관하는 방법은 매우 간단하며, 누구나 효율적으로 활용할 수 있습니다.
Outlook에서 대량으로 이메일 보관하기
여러 이메일을 한 번에 보관하려면 파일 > 정보 > 도구로 이동한 후 오래된 항목 정리(Clean up old items)를 선택합니다.
이 폴더와 모든 하위 폴더 보관을 선택하고 보관할 폴더를 지정합니다.
다음으로 '다음보다 오래된 항목 보관' 항목 아래에 기준이 될 날짜를 입력합니다.
'자동 보관하지 않음'으로 설정된 항목 포함 옵션에 체크합니다.
확인을 클릭한 후 종료하면 설정이 완료됩니다.
참고: Microsoft Outlook에서 오래된 항목을 자동으로 보관하는 방법도 함께 확인해 보시길 권장합니다.
Outlook에서 보관된 이메일 불러오는 방법
Microsoft Outlook에서 보관된 이메일에 접근하는 방법은 다음과 같습니다.
- Outlook을 실행합니다.
- 사용 중인 이메일 계정을 선택합니다.
- 보관 폴더를 클릭합니다.
- 여기에서 보관된 모든 이메일을 확인할 수 있습니다.
이 글이 이메일 관리에 도움이 되었기를 바랍니다.