불필요한 이메일이 쌓이면 컴퓨터의 저장 공간을 상당 부분 차지하게 됩니다. 이를 방지하기 위해 Microsoft는 Microsoft Outlook에 로컬 PC에 다운로드하여 보관할 메일의 양을 결정하는 설정 옵션을 제공합니다. 따라서 메일 계정이 Office 365나 Hotmail 같은 Microsoft Exchange Server에 연결되어 있다면, 기본 구성값에 따라 컴퓨터에 동기화되는 메일의 양이 자동으로 제한됩니다. 하지만 필요하다면 이 설정을 직접 변경하여 Outlook이 서버의 모든 이메일을 다운로드하도록 만들 수 있습니다.
Outlook에서 모든 이메일 다운로드하기
참고로 Google처럼 Microsoft Exchange Server가 아닌 다른 메일 서비스 공급자를 사용하는 경우에는 Outlook이 해당 설정을 무시하고 모든 메일을 자동으로 다운로드합니다.
Exchange Server에서 모든 이메일을 다운로드하는 방법은 크게 두 가지입니다.
- 링크를 통해 Microsoft Exchange에 연결하기
- Exchange 계정 설정 변경하기
1] 링크를 통해 Microsoft Exchange에 연결하기
Exchange 서버의 모든 이메일을 다운로드하는 가장 간단한 방법은 폴더 맨 아래까지 스크롤하는 것입니다. 해당 폴더에 더 많은 항목이 서버에 남아 있다면 'Microsoft Exchange에서 더 보기를 클릭하세요(Click here to view more on Microsoft Exchange)'라는 링크가 표시됩니다.
이 링크를 클릭하면 몇 초 안에 Outlook이 나머지 모든 이메일을 컴퓨터로 다운로드하기 시작합니다.
2] Exchange 계정 설정 변경하기
먼저 Microsoft Outlook을 실행한 뒤 '파일(File)' 메뉴로 이동하여 '계정 설정(Account Settings)'을 선택합니다.
이어서 드롭다운 메뉴에서 '계정 설정(Account Settings)'을 한 번 더 선택합니다.
'계정 설정' 창이 열리면 해당 계정을 선택하고 '변경(Change)' 버튼을 클릭합니다.
그러면 '오프라인 설정(Offline Settings)' 창이 나타납니다. 여기서 '캐시된 Exchange 모드 사용(Use Cached Exchange Mode)' 옵션이 활성화되어 있는지 확인합니다. 활성화되어 있다면 '오프라인 유지 메일(Mail to keep offline)' 슬라이더를 원하는 보관 기간으로 조정하면 됩니다.
기본적으로 3일부터 5년까지의 옵션과 함께 '모두(All)' 항목이 제공됩니다. Outlook이 모든 메일을 컴퓨터에 다운로드하도록 하려면 '모두'를 선택하십시오. 단, '모두' 옵션을 적용하기 전에 컴퓨터에 충분한 디스크 공간이 확보되어 있는지 반드시 확인해야 합니다.
설정을 마쳤으면 '다음(Next)'을 클릭하고, 안내 메시지가 표시되면 Outlook을 재시작합니다.
동기화 과정이 완료되면 Outlook 하단에 '모든 폴더가 최신 상태입니다(All folders are up to date)'라는 메시지가 표시됩니다. 이 메시지가 확인되면 Microsoft Exchange Server의 모든 이메일이 Outlook 계정으로 성공적으로 다운로드된 것입니다.
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오늘 소개해 드린 팁이 도움이 되기를 바랍니다.