직장에서 Mac을 사용하는 경우 이메일 통신에 Mail 앱을 사용할 가능성이 큽니다. 이 내장 macOS 유틸리티는 전문가에게 유용한 도구가 되는 유연한 기능을 제공합니다.
단순히 이러한 기능을 탐색할 시간이 없었거나 새로운 Mac 사용자일 수 있습니다. 어느 쪽이든, 이 Mac용 Mail용 전문 생산성 팁 목록은 앱을 성공적으로 설정하는 데 도움이 될 수 있습니다.
1. 상사 또는 고객을 위해 VIP 사용
Mail의 VIP 기능(Mac 및 iOS에서 사용 가능)을 사용하면 가장 중요한 연락처의 이메일을 쉽게 찾을 수 있습니다. 전용 사서함 덕분에 상사나 클라이언트의 메시지를 항상 빠르게 확인할 수 있는 편리한 방법입니다.
VIP를 설정한 다음 맞춤형 알림 소리를 제공할 수 있습니다. 이렇게 하면 눈이 화면이 아닌 다른 곳에 있더라도 수신 이메일이 VIP로부터 온 것임을 알 수 있습니다.
Mail에서 VIP 설정
연락처 또는 이메일 발신자를 VIP로 지정하는 것은 클릭 몇 번으로 간단합니다.
- VIP로 만들고 싶은 발신자의 메일 앱에서 이메일을 선택합니다.
- 이름을 클릭합니다. 이메일 헤더에서.
- VIP에 추가 선택 바로 가기 메뉴에서.
이렇게 하면 몇 가지 변경 사항이 즉시 발생하는 것을 볼 수 있습니다. 먼저 이메일 헤더에 있는 사람의 이름 옆에 별표가 표시됩니다. 둘째, 그들의 이름과 이메일이 VIP에 표시됩니다. 우편함.
맞춤형 VIP 알림 설정
이 부분은 선택 사항이지만 매우 편리할 수 있습니다. 다음 단계에 따라 VIP 목록에 있는 이메일에 대해 맞춤 알림 소리를 설정할 수 있습니다.
- 메일을 클릭합니다.> 환경설정 메뉴 표시줄에서 규칙으로 이동합니다. 탭.
- 규칙 추가를 클릭합니다. .
- 규칙에 이름 지정 다음 조건 중 [하나/모두]가 충족되는 경우 모든으로 설정 .
- 조건에서 발신자가 VIP임을 선택합니다. .
- 작업의 경우 사운드 재생을 선택합니다. . 그런 다음 오른쪽 상자에서 사용하려는 사운드를 선택합니다.
- 확인을 클릭합니다. . 받은편지함의 메시지에 규칙을 적용할지 묻는 다음 상자에서 적용 안 함을 선택할 수 있습니다. .
이제 머리를 숙여 문서를 검토할 때 소리만 들어도 VIP 이메일이 언제 도착하는지 알 수 있습니다.
2. 팀 또는 직원을 위한 이메일 그룹 생성
프로젝트 팀과 매일 작업하거나 직원에게 자주 이메일을 보내는 경우 해당 연락처에 그룹을 사용하면 한 번에 모두에게 쉽게 이메일을 보낼 수 있습니다. 그룹을 만들려면 연락처 앱을 사용해야 하지만 메일 앱을 사용하여 그룹에 이메일을 보낼 수 있습니다.
그룹 만들기
시작하려면 Mac에서 연락처 앱을 여십시오. 그런 다음 몇 가지 빠른 방법으로 그룹을 만들 수 있습니다.
- 파일 클릭> 새 그룹 메뉴 표시줄에서 또는 더하기 기호를 클릭합니다. iCloud 또는 Gmail과 같은 연락처 범주 중 하나 옆에 표시됩니다. 새 그룹의 이름을 지정하고 Return 키를 누릅니다. . 그런 다음 다양한 위치에서 새 그룹으로 연락처를 끌어다 놓을 수 있습니다.
- 그룹에서 원하는 모든 연락처를 선택합니다. 첫 번째를 클릭한 다음 Command를 누른 상태에서 클릭할 수 있습니다. 각 추가. 그런 다음 파일을 선택합니다.> 선택 항목의 새 그룹 메뉴 표시줄에서 그룹 이름을 지정합니다.
그룹 이메일 만들기
연락처 앱에서 그룹을 설정하고 나면 그룹에 이메일 주소를 지정하기가 쉽습니다. 또한 연락처나 메일 앱에서 할 수 있습니다.
연락처에서 앱에서 이메일 그룹을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 [그룹 이름]에게 이메일 보내기를 선택합니다. . 그러면 메일 앱의 새 메시지 창이 받는 사람에 해당 그룹과 함께 열립니다. 필드.
메일에서 앱에서 T에 그룹 이름을 입력하기 시작합니다. 오 필드. 그룹이 제안 목록에 표시되면 클릭합니다.
그룹 이메일을 만드는 방법에 관계없이 이 팁을 사용하면 한 번에 여러 사람에게 이메일을 보내는 것이 편리합니다. 특히 같은 사람들에게 자주 메시지를 보내는 경우에는 더욱 그렇습니다.
3. 프로젝트 이메일에 대한 메일 규칙 설정
위에서 언급한 대로 VIP에 대한 사용자 지정 알림 소리를 설정했다면 이미 메일 앱에서 규칙을 사용하는 방법을 탐구한 것입니다. 하지만 알림 소리를 설정하는 것보다 이메일에 대한 메일 규칙을 사용하여 훨씬 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다.
프로젝트 또는 특정 주제와 관련된 이메일에 대한 메일 규칙을 설정하여 앱이 자동으로 작업을 수행하도록 할 수 있습니다. 이것은 유사한 메시지를 함께 보관하거나 이메일을 특정 방식으로 표시하여 신속하게 찾을 수 있도록 하여 받은편지함을 정리하는 훌륭한 방법입니다.
이메일을 폴더로 이동
이 첫 번째 예에서는 Project X의 모든 전자 메일을 Project X 사서함으로 이동합니다. 여기에는 제목에 "Project X"라는 문구가 포함된 메시지와 Project X Group 팀원의 메시지가 포함됩니다.
- 메일을 클릭합니다.> 환경설정 메뉴 표시줄에서 규칙으로 이동 탭.
- 규칙 추가를 클릭합니다. .
- 규칙에 이름을 지정합니다. 이 예에서는 프로젝트 X 이메일이라고 합니다. .
- 나가기 다음 조건 중 [하나/모두]가 충족되는 경우 모든 으로 설정 설정한 조건을 캡처할 수 있습니다.
- 조건으로 제목을 선택합니다. 첫 번째 드롭다운 상자에 포함 두 번째 항목에 입력하고 텍스트 상자에 "Project X"를 입력합니다.
- 더하기 기호를 클릭합니다. 다른 조건을 추가하려면 오른쪽으로 이동합니다.
- 다음 조건에 대해 발신자가 그룹의 구성원임을 선택합니다. 첫 번째 드롭다운 상자와 Project X Group에서 (우리가 이전에 만든 그룹) 두 번째.
- 작업에 대해 메시지 이동을 선택합니다. 첫 번째 드롭다운 상자와 프로젝트 X에서 두 번째에서.
- 확인을 클릭합니다. 을 클릭한 다음 적용 안함을 선택하여 받은편지함에 새 규칙을 적용할지 결정합니다. 또는 신청 .
색상 또는 플래그로 이메일 표시
이메일을 특정 폴더로 옮기고 싶지 않고 받은 편지함에서 빠르게 찾을 수 있기를 원할 수도 있습니다. 이를 위해 메일 규칙에 색상, 플래그 또는 둘 다를 사용할 수 있습니다.
위의 Project X 예제를 사용하여 1~7단계에 따라 조건을 설정합니다. 작업의 8단계에 도달하면 다음 중 하나 또는 둘 다를 선택합니다.
- 색상 설정 :첫 번째 드롭다운 상자에서 색상 설정을 선택합니다. , 다음 항목에서 배경을 선택합니다. 또는 텍스트 을 클릭한 다음 색상을 선택합니다. 세 번째에서.
- 신고된 것으로 표시 :첫 번째 드롭다운 상자에서 표시된 것으로 표시를 선택합니다. 다음 항목에서 깃발 색상을 선택합니다. .
확인을 클릭하여 마지막 단계를 계속합니다. 받은 편지함에 규칙을 적용할지 여부를 지정합니다.
이러한 유형의 규칙을 설정하면 메시지를 자동으로 이동하거나 받은 편지함에서 해당 프로젝트 이메일을 한 눈에 찾을 수 있습니다.
4. 응답하지 않은 이메일을 위한 스마트 사서함 만들기
메일 앱의 스마트 메일박스는 어떤 면에서 규칙과 같습니다. 수신 이메일에 적용되는 조건을 추가하지만 소리를 이동, 표시 또는 재생하는 대신 Smart Mailbox는 해당 이메일을 보관합니다.
이메일은 원래 받은 편지함에 남아 있으므로 실제로 해당 이메일 계정을 떠나지 않습니다. 그러나 자신의 사서함에 있는 스마트 사서함 영역에도 표시됩니다.
Smart Mailbox에 적용할 수 있는 조건을 살펴보면 유용한 조건을 찾을 수 있습니다. 그러나 한 가지 훌륭한 예는 응답하지 않은 이메일의 사서함입니다. 응답이 필요한 이메일을 매일 수신하는 경우 Smart Mailbox를 사용하여 한 곳에서 모두 볼 수 있습니다.
이것을 설정하려면:
- 사서함을 클릭합니다.> 새로운 스마트 메일함 메뉴 표시줄에서 사서함 이름을 지정합니다.
- 다음 조건 중 [하나/모두]와 일치하는 메시지 포함 , 모두 선택 . (스마트 메일박스를 다르게 사용한다면 다를 수 있습니다.)
- 조건에 대해 메시지에 응답하지 않음을 선택합니다. 드롭다운 상자에서
- 더하기 기호를 클릭합니다. 다른 조건을 추가하려면 오른쪽으로 이동합니다.
- 다음 조건의 경우 수신 날짜를 선택합니다. 첫 번째 드롭다운 상자에서 오늘입니다를 선택합니다. 두 번째에서. (어제, 이번 주 또는 지난 주와 같은 옵션 중에서 원하는 대로 선택할 수도 있습니다.)
- 확인을 클릭합니다. .
이 Smart Mailbox 설정을 사용하면 하루 일과가 끝날 때 어떤 이메일에 회신하지 않았는지 확인할 수 있으므로 회신 기회를 절대 놓치지 않습니다.
Mac Mail로 더 많은 작업 수행
Mac용 Mail 앱에 대한 이러한 생산성 팁은 더 효율적으로 사용하는 방법의 시작에 불과합니다. 또한 Mail을 전반적으로 더 나은 데스크톱 이메일 클라이언트로 만드는 몇 가지 방법을 살펴볼 수도 있습니다.
하지만 여전히 확신이 서지 않고 다른 이메일 옵션을 살펴보고 싶다면 Mac 및 iOS 메일 관리에 Spark를 사용해야 하는 이유를 확인하세요.