직장에서 Mac을 사용한다면 아마도 메일(Mail) 앱으로 이메일을 주고받고 있을 것입니다. macOS에 기본으로 탑재된 이 앱은 유연한 기능을 갖추고 있어 전문가들에게 유용한 도구가 됩니다.
기능을 살펴볼 시간이 없었거나, 막 Mac을 사용하기 시작한 신규 사용자일 수도 있습니다. 어떤 경우든, Mac 메일 앱의 전문가용 생산성 팁이 업무 환경을 한 단계 끌어올리는 데 도움이 될 것입니다.
1. 상사나 클라이언트를 VIP로 등록하기
메일 앱의 VIP 기능(Mac과 iOS 모두에서 사용 가능)은 가장 중요한 연락처에서 온 이메일을 손쉽게 확인할 수 있는 훌륭한 방법입니다. 전용 사서함이 제공되기 때문에 상사나 클라이언트의 메시지를 항상 빠르게 놓치지 않고 확인할 수 있습니다.
VIP를 설정한 후에는 맞춤 알림음을 지정할 수도 있습니다. 이렇게 해두면 화면을 보고 있지 않아도 수신 이메일이 VIP에게서 온 것임을 소리만으로 알 수 있습니다.
메일에서 VIP 설정하기
연락처나 발신자를 VIP로 지정하는 것은 몇 번의 클릭만으로 가능합니다.
- 메일 앱에서 VIP로 지정하고 싶은 발신자의 이메일을 선택합니다.
- 이메일 헤더에서 해당 발신자의 이름을 클릭합니다.
- 바로 가기 메뉴에서 VIP에 추가를 선택합니다.
설정이 완료되면 몇 가지 변화가 즉시 나타납니다. 첫째, 이메일 헤더의 이름 옆에 별표가 표시됩니다. 둘째, 해당 인물의 이름과 이메일이 VIP 사서함에 나타납니다.
VIP 맞춤 알림 설정하기
이 단계는 선택 사항이지만 매우 유용합니다. VIP 목록에 있는 사람에게서 이메일이 도착하면 맞춤 알림음이 울리도록 설정할 수 있습니다.
- 메뉴 막대에서 Mail > 환경설정을 클릭하고 규칙 탭으로 이동합니다.
- 규칙 추가를 클릭합니다.
- 규칙에 이름을 지정하고, [다음 중] 조건을 만족하는 경우는 any(하나라도)로 둡니다.
- 조건에서 발신자가 VIP임을 선택합니다.
- 동작에서 소리 재생을 선택하고, 오른쪽 상자에서 원하는 소리를 고릅니다.
- 확인을 클릭합니다. 수신함의 메시지에 규칙을 적용할지 묻는 창이 나타나면 적용 안 함을 선택해도 됩니다.
이제 서류 검토에 집중하고 있어도 VIP 이메일이 도착하면 소리만으로 바로 알 수 있습니다.
2. 팀이나 직원을 위한 이메일 그룹 만들기
프로젝트 팀과 매일 협업하거나 직원들에게 자주 이메일을 보내는 경우, 그룹을 활용하면 한 번에 여러 사람에게 메일을 보낼 수 있습니다. 그룹 생성은 연락처 앱에서 진행해야 하지만, 실제 이메일 발송은 메일 앱에서 할 수 있습니다.
그룹 만들기
먼저 Mac에서 연락처 앱을 엽니다. 그룹을 만드는 방법은 크게 두 가지입니다.
- 메뉴 막대에서 파일 > 새로운 그룹을 클릭하거나, iCloud 또는 Gmail 같은 연락처 카테고리 옆에 나타나는 플러스(+) 버튼을 클릭합니다. 새 그룹의 이름을 정하고 Return 키를 누른 뒤, 여러 위치에 흩어져 있는 연락처를 새 그룹으로 드래그합니다.
- 그룹에 넣고 싶은 모든 연락처를 선택합니다. 첫 번째 연락처를 클릭한 후 Command 키를 누른 채로 나머지 연락처를 하나씩 클릭합니다. 그런 다음 메뉴 막대에서 파일 > 선택 항목으로 새로운 그룹을 선택하고 그룹 이름을 지정합니다.
그룹 이메일 보내기
연락처 앱에서 그룹을 만들었다면, 이메일 주소 입력은 아주 간단합니다. 연락처 앱과 메일 앱 어느 쪽에서든 가능합니다.
연락처 앱에서 이메일 그룹을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 [그룹 이름]에게 이메일 보내기를 선택합니다. 그러면 메일 앱의 새 메시지 창이 열리고 받는 사람 필드에 해당 그룹이 자동으로 입력됩니다.
메일 앱에서는 받는 사람 필드에 그룹 이름을 입력하기 시작하면 제안 목록에 그룹이 표시되므로, 이를 클릭하면 됩니다.
어떤 방법을 사용하든, 이 팁 덕분에 여러 사람에게 동시에 이메일을 보내는 일이 훨씬 편리해집니다. 특히 같은 대상에게 자주 메일을 보내는 경우 더욱 그렇습니다.
3. 프로젝트 이메일을 위한 메일 규칙 설정하기
앞서 설명한 VIP 맞춤 알림음을 설정했다면 이미 메일 앱의 규칙 기능을 접해본 것입니다. 하지만 메일 규칙은 알림음 설정 외에도 훨씬 다양하게 활용할 수 있습니다.
특정 프로젝트나 주제와 관련된 이메일에 규칙을 설정하면, 앱이 자동으로 작업을 수행하도록 만들 수 있습니다. 비슷한 메시지를 한곳에 모으거나 특정 방식으로 표시해 빠르게 식별할 수 있게 해주는 훌륭한 받은편지함 정리 방법입니다.
이메일을 폴더로 이동하기
첫 번째 예시로, Project X 관련 모든 이메일을 Project X 사서함으로 이동해 보겠습니다. 여기에는 제목에 "Project X"라는 문구가 포함된 메시지와 Project X 그룹 팀원들이 보낸 메시지가 모두 포함됩니다.
- 메뉴 막대에서 Mail > 환경설정을 클릭하고 규칙 탭으로 이동합니다.
- 규칙 추가를 클릭합니다.
- 규칙에 이름을 지정합니다. 예시에서는 Project X 이메일이라고 하겠습니다.
- [다음 중] 조건을 만족하는 경우는 any(하나라도)로 두어 설정한 조건 중 하나라도 충족되면 적용되도록 합니다.
- 첫 번째 조건에서는 첫 번째 드롭다운에서 제목, 두 번째 드롭다운에서 포함을 선택하고 텍스트 상자에 "Project X"를 입력합니다.
- 오른쪽의 플러스(+) 버튼을 클릭해 조건을 추가합니다.
- 두 번째 조건에서는 첫 번째 드롭다운에서 발신자가 그룹 구성원임을, 두 번째 드롭다운에서 Project X Group(앞서 만든 그룹)을 선택합니다.
- 동작에서는 첫 번째 드롭다운에서 메시지 이동을, 두 번째 드롭다운에서 Project X를 선택합니다.
- 확인을 클릭한 후, 새 규칙을 기존 수신함에 적용할지 여부를 적용 안 함 또는 적용으로 결정합니다.
색상이나 깃발로 이메일 표시하기
이메일을 특정 폴더로 옮기고 싶지 않고, 받은편지함에서 빠르게 식별하고 싶은 경우가 있을 수 있습니다. 이럴 때는 메일 규칙과 함께 색상, 깃발(flag), 또는 둘 다를 활용할 수 있습니다.
위의 Project X 예시를 사용해 1~7단계까지 조건을 설정합니다. 8단계 동작 설정에서 다음 중 하나 또는 둘 다를 선택합니다.
- 색상 설정: 첫 번째 드롭다운에서 색상 설정을 선택하고, 다음 드롭다운에서 배경 또는 텍스트를 고른 뒤 세 번째에서 색상을 선택합니다.
- 깃발 표시: 첫 번째 드롭다운에서 깃발 표시를 선택하고 다음 드롭다운에서 깃발 색상을 고릅니다.
마지막으로 확인을 클릭하고 규칙을 수신함에 적용할지 여부를 선택하면 완료됩니다.
이런 종류의 규칙을 설정해 두면 메시지가 자동으로 이동하거나, 받은편지함에서 프로젝트 관련 이메일을 한눈에 파악할 수 있습니다.
4. 답장하지 않은 이메일을 위한 스마트 사서함 만들기
메일 앱의 스마트 사서함(Smart Mailbox)은 일종의 규칙과 비슷합니다. 수신 이메일에 조건을 추가하지만, 이동하거나 표시하거나 소리를 내는 대신 해당 이메일들을 한곳에 모아 보여줍니다.
이메일은 원래 수신함에 그대로 남아 있으므로 실제로 계정에서 이동하지 않습니다. 다만 스마트 사서함 영역에 별도의 사서함으로 함께 표시됩니다.
스마트 사서함에 적용할 수 있는 조건들을 살펴보면 자신에게 유용한 조건을 찾을 수 있을 것입니다. 그중에서도 특히 유용한 예가 '답장하지 않은 이메일'용 사서함입니다. 매일 답장이 필요한 이메일을 많이 받는다면, 스마트 사서함으로 한곳에서 모두 확인할 수 있습니다.
설정 방법은 다음과 같습니다.
- 메뉴 막대에서 사서함 > 새로운 스마트 사서함을 클릭하고 사서함 이름을 지정합니다.
- [다음 중] 조건을 만족하는 메시지 포함에서 all(모두)을 선택합니다. (스마트 사서함을 다르게 활용하는 경우에는 달라질 수 있습니다.)
- 조건에서 드롭다운 상자에서 답장하지 않은 메시지를 선택합니다.
- 오른쪽의 플러스(+) 버튼을 클릭해 조건을 추가합니다.
- 두 번째 조건에서는 첫 번째 드롭다운에서 받은 날짜를, 두 번째 드롭다운에서 오늘을 선택합니다. (선호에 따라 어제, 이번 주, 지난주 등의 옵션도 선택할 수 있습니다.)
- 확인을 클릭합니다.
이렇게 스마트 사서함을 설정해 두면, 하루를 마무리하면서 답장하지 못한 이메일을 손쉽게 확인할 수 있어 응답 기회를 놓치는 일이 없습니다.
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Mac 메일 앱의 생산성 팁은 효율적으로 활용하는 방법의 시작일 뿐입니다. 메일을 더 나은 데스크톱 이메일 클라이언트로 만드는 다양한 방법도 함께 살펴보시기 바랍니다.
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