현대인에게 이메일은 피할 수 없는 필수 소통 수단입니다. 업무용 메일을 보내든 취업 준비 중 지원 메일을 보내든, 매일 혹은 몇 시간에 한 번씩 이메일을 다뤄야 하는 것은 변하지 않는 사실입니다.
그렇기 때문에 이메일을 보내는 방식에 세심한 주의를 기울여야 하며, 어떻게 마무리할지도 신중하게 고민해야 합니다.
이 글에서는 커뮤니케이션을 전문적으로 유지하는 데 활용할 수 있는 최고의 이메일 맺음말을 소개합니다. 또한 비즈니스 이메일을 보낼 때 이메일 서명이 왜 그렇게 중요한지도 함께 살펴보겠습니다.
1. 좋은 이메일 마무리가 필요한 이유
적절한 이메일 마무리가 필요한 이유는 크게 세 가지입니다.
- 제대로 된 맺음말이 없으면 무례하거나 지나치게 캐주얼해 보일 수 있습니다.
- 비즈니스 목적으로 이메일을 보낸다면, 자신이 전문가라는 인상을 심어주고 싶을 것입니다.
- 채용 공고 관련으로 회사에 이메일을 보낸다면, 그 메일이 담당 채용 담당자에게 전달될 가능성이 높습니다. 제3자에게도 전문적인 인상을 남겨야 합니다.
좋은 이메일 맺음말은 회신을 받을 확률도 높여줍니다. "소중한 시간 내어 제 이력서를 읽어 주셔서 감사합니다. 회신 기다리겠습니다"와 같은 행동 유도 문구(Call to Action)는 자연스러운 알림 역할을 합니다.
맺음말을 작성할 때 이상적인 이메일 형식은 다음과 같이 구성됩니다.
- 마무리 문장: 보통 감사 표현이나 행동 유도 문구로 마무리합니다.
- 맺음말 인사말: "Best Wishes", "Sincerely", "Regards" 등이 대표적입니다. 어떤 표현을 쓸지는 이메일의 맥락과 대화 스레드의 길이에 따라 달라집니다.
- 성명: 맺음말 아래에 실명을 적어 발신자가 누구인지 명확하게 합니다.
- 이메일 서명: 마지막에 연락처 정보, 웹사이트 링크, SNS 계정(해당되는 경우)을 포함한 서명을 넣어 받는 사람이 추가 연락 방법을 알 수 있도록 합니다.
참고: 자신의 커뮤니케이션 스타일에 맞는 이메일 서명이 무엇인지 먼저 생각해 보세요. 맺음말은 상황에 걸맞은 격식과 어조를 반영해야 하며, 동시에 본인의 '목소리'처럼 진정성 있게 들려야 합니다.
2. 이메일 맺음말의 종류와 활용 시점
이메일 마무리를 결정하기 전에, 맥락 단서를 활용해 어떤 어조를 설정해야 할지 파악하세요.
- 처음 연락하는 새로운 비즈니스 대상인가요?
- 그 스타트업은 캐주얼한 소통 방식을 사용하나요?
- 캐주얼하지 않다면, 정부 기관처럼 오래되고 격식 있는 조직인가요?
- 직접 연락하는 상대를 알고 있나요?
- 이전에 이메일을 주고받은 적이 있나요?
업종과 조직에 따라 요구되는 이메일 스타일이 다릅니다. 항상 격식 있게 행동하는 것이 안전하지만, 반대로 너무 딱딱하거나 유행에 뒤떨어져 보일 위험도 피해야 합니다.
이메일 마무리의 길이도 정해야 합니다. 예를 들어 첫인사를 위한 소개 이메일에는 더 구체적인 행동 유도 문구가 필요합니다. 반면 동료들과 주고받는 이메일 스레드는 캐주얼해도 괜찮습니다.
그럼 상황별로 이메일을 어떻게 마무리해야 하는지 구체적으로 살펴보겠습니다.
잘 통하는 일반적인 이메일 맺음말
Best / Best Wishes (좋은 결과를 기원하며)
- "Best" 계열의 표현은 대체로 안전한 선택입니다. 흔히 쓰이는 맺음말로 캐주얼한 상황과 격식 있는 상황 모두에 적합합니다.
- 다만 Boomerang의 연구에 따르면 이 표현의 평균 회신율은 다소 낮은 편입니다. "Best Wishes"를 사용할 때 이 점을 염두에 두세요.
실제 적용하면 다음과 같습니다.
Best Wishes,
홍길동 드림
Sincerely (진심을 담아)
- "Sincerely" 역시 널리 쓰이는 맺음말로, 격식 있는 비즈니스 상황에 잘 어울립니다.
- 새 회사에 입사 지원 메일을 보낼 때 특히 좋은 선택입니다. 연락하고자 하는 진심을 재확인시켜 줍니다.
- 회신을 바라는 마음까지 진심으로 전달되므로 진정성 있게 느껴집니다.
Regards (안부를 전하며)
- "Regards"는 다소 딱딱하게 느껴질 위험이 있습니다. 하지만 격식 있는 비즈니스 상황이라면 충분히 괜찮은 선택입니다.
그 외 잘 통하는 맺음말
- Respectfully (공손히)
- Many Thanks (깊은 감사를)
- Warm Wishes (따뜻한 마음을)
다시 강조하지만, 가장 적합한 맺음말을 고를 때는 해당 커뮤니케이션의 분위기와 어조에 맞추는 것이 중요합니다. 이러한 외부 요인들이 회신 성공률에 직접적인 영향을 미칩니다.
"Cheers"에 대한 참고 사항
"Cheers"는 회신을 받을 가능성이 높은 표현이지만, 전반적인 효과에 대해서는 상충하는 평가도 있습니다. 기본적으로 "Cheers"는 특히 첫 소개 이메일에서는 지나치게 캐주얼하게 느껴질 수 있습니다. 자신의 평소 말투와 소통 스타일에 맞출 때만 진정성 있게 읽힌다는 점도 기억하세요.
피해야 할 이메일 맺음말
절대 사용해서는 안 되는 몇 가지 맺음말도 짚고 넘어가겠습니다.
Your Friend / Yours Truly (당신의 친구)
- 개인적인 이메일이고 상대방이 실제 친구인 경우가 아니라면 어색하고 진정성 없어 보입니다. "Yours Truly"는 대부분의 비즈니스 환경에서 지나치게 비격식적입니다.
Sent from my iPhone (아이폰에서 보냄)
- 온라인 농담의 단골 소재로 쓰이는 이 문구는 냉장고에 대충 붙인 포스트잇과 같습니다. 촌스럽고 즉흥적인 인상을 줍니다.
Take Care (건강 잘 챙기세요)
- Business Insider에 따르면 "Take care"는 받는 사람에게 불안감을 줄 수 있습니다. 건강 문제 등 상대에게 무슨 문제가 있다는 인상을 줄 수도 있어 회신율이 낮아질 수 있습니다.
3. 이메일 서명의 중요성
글 초반에 언급했듯이, 전문적인 이메일의 끝에는 반드시 이메일 서명이 붙어야 합니다.
서명에 무엇을 포함해야 하는지는 이미 살펴봤지만, 서명이 중요한 이유는 본질적으로 여러분의 '공개 얼굴'이기 때문임을 다시 강조하고 싶습니다. 특히 원격 근무 환경에서는 이메일 서명이 곧 다른 사람들이 여러분에 대해 첫인상을 형성하는 창구가 됩니다.
좋은 이메일 서명을 '원하는 직장에 맞춰 차려입는 것'에 비유해 보세요. 면접에서 최선의 모습을 보여야 하듯, 외모나 태도에서 허술해 보이는 것이 최악입니다.
자신 있게 이메일을 마무리하세요
이메일은 우리 직장 생활의 큰 부분을 차지합니다. 아쉽게도 앞으로도 계속 다뤄야 할 숙제이기도 하죠. 하지만 나만의 이메일 템플릿을 미리 만들어 두면 훨씬 빠르고 일관성 있게 작성할 수 있습니다.
효율적인 이메일 작성에 대해 더 알고 싶다면, 완벽한 비즈니스 이메일을 작성하는 추가 팁도 함께 확인해 보시기 바랍니다.