이메일은 현대 생활에서 피할 수 없는 부분입니다. 비즈니스를 위한 이메일이든 구직 활동을 위한 이메일이든 매일 또는 시간 단위로 이메일을 처리해야 한다는 사실은 변함이 없습니다.
이 때문에 이메일을 보내는 방식에 주의와 시간을 투자해야 합니다. 그런 다음 이메일을 종료하는 방법도 생각해야 합니다.
다음은 커뮤니케이션 전문가를 유지하는 데 사용할 수 있는 최고의 이메일 승인입니다. 또한 업무용으로 이메일 서명을 보내는 경우 이메일 서명을 받는 것이 왜 중요한지 설명합니다.
1. 좋은 이메일 엔딩이 필요한 이유
좋은 이메일 마무리가 필요한 몇 가지 이유가 있습니다.
- 적절한 사인오프가 없으면 무례하거나 지나치게 캐주얼하게 보일 수 있습니다.
- 업무상 누군가에게 이메일을 보내는 경우 그 사람에게 당신이 전문가라는 인상을 주고 싶을 것입니다.
- 채용 정보에 대해 회사에 이메일을 보내는 경우 해당 이메일이 해당 채용 관리자에게 전달될 가능성이 높습니다. 당신도 전문가라는 사실을 제3자에게 알리고 싶을 것입니다.
이메일 서명을 잘하면 해당 이메일에 대한 응답을 받을 가능성도 높아집니다. "시간을 내어 이력서를 읽어주셔서 감사합니다. 귀하의 의견을 기다리겠습니다."와 같은 행동 촉구는 프롬프트 역할을 할 수 있습니다.
승인서를 작성할 때 좋은 이메일 형식은 다음과 같이 구성되어야 합니다.
- 일반적으로 일종의 감사 또는 행동 촉구를 표현하는 마무리 줄입니다.
- "Best Wishes", "Sincerely" 또는 "Regards"와 같은 닫는 인사말입니다. 사용하는 이메일 승인 유형은 이메일 컨텍스트와 이메일 스레드의 길이에 따라 다릅니다.
- 닫는 인사말 아래에 귀하의 성명을 기재하십시오. 이렇게 하면 이메일을 보내는 사람이 명확해집니다.
- 마지막에 연락처 정보, 웹사이트 링크 및 소셜(해당되는 경우)이 포함된 이메일 서명을 입력해야 합니다. 그래야 이메일을 읽는 사람이 연락할 수 있는 추가 방법을 알 수 있습니다.
참고: 어떤 종류의 이메일 서명이 당신의 커뮤니케이션 스타일에 맞는지 생각해보세요. 마무리 발언은 전문성과 어조 면에서 상황을 반영해야 합니다. 또한 귀하와 귀하의 "목소리"에 진정성 있게 들려야 합니다.
2. 다양한 유형의 이메일 승인 및 적절한 시기
이메일을 더 자세히 결정하기 전에 문맥 단서를 사용하여 이메일에 어떤 종류의 어조를 설정해야 하는지 알아내십시오.
- 연락하려는 새로운 비즈니스입니까?
- 스타트업은 캐주얼한 커뮤니케이션 방식을 가지고 있나요?
- 캐주얼이 아니라면 관공서와 같은 오래되고 잘 정립된 사업이나 서비스인가?
- 직접 연락하는 사람을 알고 있습니까?
- 전에 이메일을 보낸 적이 있습니까?
다른 종류의 비즈니스에는 다른 종류의 이메일이 필요합니다. 전문적으로 행동하는 것이 항상 더 안전하지만 반대로 너무 딱딱하거나 둔탁하게 들릴 위험을 감수하고 싶지는 않습니다.
또한 이메일 끝의 길이를 결정해야 합니다. 예를 들어 소개 이메일에는 보다 심층적인 클릭 유도문안이 필요합니다. 동료와의 이메일 스레드는 캐주얼할 수 있습니다.
이메일 승인에 대해 이야기하고 상황에 따라 이메일을 종료하는 방법에 대해 알아보겠습니다.
잘 작동하는 이메일을 종료하는 일반적인 방법
최고 또는 안녕하세요
- "Best"라는 단어의 변형은 일반적으로 안전한 베팅입니다. 일반적인 이메일 승인이며 캐주얼 또는 공식 설정 모두에 적합합니다.
- 그러나 Boomerang의 연구에 따르면 이 응답은 평균 응답률보다 낮습니다. 따라서 "Best Wishes"를 사용할 때 이를 염두에 두십시오.
컨텍스트에서 이러한 종류의 이메일 마감은 다음과 유사합니다.
<블록 인용>최고의 소원, 성명
진심으로
- "Sincerely는 이메일을 종료하는 또 다른 일반적인 방법입니다. 공식적인 비즈니스 상황에서 잘 작동합니다.
- "진심으로"는 회사의 새 직장에 지원할 때 이메일을 끝내는 좋은 방법입니다. 그것은 당신이 다가가고자 하는 당신의 열망이 진실하다는 것을 반복합니다.
- 당신은 또한 상대방에게서 답을 들을 수 있기를 바라는 마음에서 진심을 다하고 있습니다. 따라서 정품으로 인식됩니다.
문맥상 이 이메일 클로저는 다음과 유사합니다.
<블록 인용>감사합니다.이름
안부
- "안부"는 너무 딱딱하게 느껴질 위험이 있습니다. 그러나 공식적인 비즈니스 상황에서 누군가에게 이메일을 보내는 경우 "안부"가 제대로 작동합니다.
문맥상 이 이메일 클로저는 다음과 같습니다.
<블록 인용>감사합니다.이름
잘 작동하는 이메일을 종료하는 다른 일반적인 방법:
- 정중하게
- 많은 감사
- 따뜻한 소원
다시 한 번, 가장 효과적인 이메일 승인을 선택할 때 서신의 분위기와 어조를 일치시키는 것을 잊지 마십시오. 이러한 외부 요인이 성공률에 영향을 미칩니다.
"건배"에 대한 메모
"건배"가 응답을 얻을 수 있는 방법이지만 전반적인 효과에 대해 상충되는 보고서도 있는 것 같습니다.
기본적으로 "Cheers"는 특히 소개 이메일에서 너무 캐주얼하게 느껴질 수 있습니다. 또한 자신의 말투와 의사소통 스타일에 맞춰 실제처럼 읽히도록 하는 것이 가장 좋습니다.
작동하지 않는 이메일을 종료하는 일반적인 방법
또한 이메일을 끝내지 말아야 하는 몇 가지 방법을 지적해야 합니다.
친구 또는 당신의 것
- 이것이 개인 이메일이 아니고 상대방이 말 그대로 당신의 친구가 아닌 한 이것은 사실이 아닙니다. "Your Truly"는 대부분의 비즈니스 환경에서 너무 비공식적입니다.
내 iPhone에서 전송됨
- 종종 온라인 농담의 끝으로 사용되는 "Sent from my iPhone"은 냉장고에 붙은 포스트잇과 같은 현대식 표현입니다. 그것은 끈적 거리고 마지막 순간에 보입니다.
조심하세요
- Business Insider에 따르면 "조심하세요"는 이메일 수신자에게 불안을 유발할 수 있습니다. 또한 받는 사람에게 잠재적으로 건강과 관련된 문제가 있음을 암시할 수도 있습니다. 그러면 응답률이 낮아집니다.
3. 이메일 서명의 중요성
이 기사의 시작 부분에서 언급했듯이 업무용 이메일의 끝에는 이메일 서명이 첨부되어 있어야 합니다.
우리는 이미 에 포함해야 하는 내용에 대해 이야기했습니다. 이 서명은 기본적으로 귀하의 공개 얼굴이기 때문에 서명이 중요하다는 점을 강조하고 싶습니다. 특히 원격으로 작업하는 경우 다른 사람들이 귀하에 대한 첫인상을 결정짓습니다.
원하는 직업에 어울리는 옷을 입는 것과 같은 좋은 이메일 서명을 생각해 보세요. 면접을 보는 동안 최선을 다해야 합니다. 당신이 할 수 있는 최악의 행동은 외모나 행동이 엉성하게 보이는 것입니다.
자신 있게 이메일을 마무리하세요
이메일은 우리의 직업 생활에서 많은 부분을 차지합니다. 불행히도, 그것들은 우리가 항상 다루어야 할 것입니다. 그러나 이메일에 대한 일반적인 템플릿을 알고 있다면 더 빨리 작성할 수 있습니다.
효율적인 이메일 전송에 대해 자세히 알아보려면 완벽한 전문 이메일을 작성하는 방법에 대한 몇 가지 팁을 참조하세요.