Microsoft Outlook에서는 이메일을 보낼 때 읽음 확인(Read Receipt)을 요청할 수 있습니다. 이를 통해 상대방이 메일을 실제로 받았고 열어봤는지 확인할 수 있죠. 반대로 다른 사람이 보낸 메일에 대한 읽음 확인을 받는 것도 가능합니다. WhatsApp 같은 메신저 앱에서 체크 표시로 메시지의 읽음 여부를 알려주는 것과 비슷한 기능입니다.
흥미로운 점은 Outlook에서 읽음 확인 기능을 두 가지 방향으로 모두 제어할 수 있다는 것입니다. 즉, 내가 보내는 읽음 확인 요청과 내가 받는 읽음 확인 요청은 서로 별개의 설정으로 관리됩니다. 이 글에서는 두 가지 모두 해제하는 방법을 자세히 안내해 드립니다.
Outlook에서 읽음 확인 요청을 보내지 않도록 설정하는 방법
이메일을 보낼 때마다 읽음 확인이나 배달 확인을 요청하고 싶지 않다면 아래 단계를 따라 하세요.
먼저 파일 > 옵션 > 메일로 이동한 뒤, 화면을 아래로 스크롤하여 추적(Tracking) 섹션을 찾습니다.
'보내는 모든 메시지에 대해 다음 확인 요청' 항목 아래에 두 가지 옵션이 있습니다.
- 배달 확인: 메시지가 받는 사람의 메일 서버에 전달되었음을 확인하는 영수증
- 읽음 확인: 받는 사람이 메시지를 열어봤음을 확인하는 영수증
첫 번째 옵션은 Gmail이나 Yahoo 같은 받는 사람의 메일 서비스가 이메일을 수신했을 때 알려주는 기능입니다. 다만 이것은 메일이 서버에 도착했다는 뜻일 뿐, 받는 사람이 실제로 받은편지함에서 메일을 확인했다는 의미는 아닙니다.
두 번째 옵션은 받는 사람이 메시지를 직접 열었을 때 작동합니다. 받는 사람이 메일이 도착한 것을 눈치챘더라도, 실제로 메일을 열기 전까지는 읽음 확인 요청이 발생하지 않습니다. 그리고 메일을 열었더라도 상대방의 설정에 따라 응답이 전송되지 않을 수 있습니다.
두 옵션 모두 체크를 해제하면 내가 보내는 메시지에 대한 배달 확인 및 읽음 확인 요청이 비활성화됩니다.
참고로 이 기능을 활성화해 두더라도 모든 메일 서버와 메일 앱이 읽음 확인을 지원하는 것은 아니기 때문에, 요청에 대한 응답이 오지 않을 수도 있습니다.
설정을 마쳤다면 확인 버튼을 클릭하여 저장하세요.
Outlook에서 읽음 확인 응답을 보내지 않도록 설정하는 방법
내가 어떤 이메일을 열어봤는지 다른 사람이 알지 못하게 하고 싶다면, 읽음 확인 요청에 대한 응답을 자동으로 거부하도록 설정할 수 있습니다.
파일 > 옵션 > 메일로 이동한 후 추적(Tracking) 섹션까지 스크롤합니다.
'읽음 확인 요청이 포함된 메시지를 받은 경우' 항목에서 '읽음 확인을 보내지 않음(Never send a read receipt)'을 선택합니다.
반대로 메일마다 일일이 판단하고 싶다면 '읽음 확인 보낼지 매번 묻기(Ask each time whether to send a read receipt)' 옵션을 선택하세요. 이렇게 하면 읽음 확인 요청이 포함된 메일을 열 때마다 응답 여부를 물어봅니다.
변경 사항을 저장하려면 확인을 클릭하면 됩니다.
Outlook을 더 스마트하게 활용하는 팁
읽음 확인은 Outlook의 숨겨진 기능 중 하나일 뿐입니다. Outlook은 강력한 프로그램으로, 다양한 기능을 잘 활용하면 받은편지함 처리가 한결 수월해집니다.
업무 효율을 높이고 싶다면 Outlook의 숨겨진 기능들을 하나씩 익혀 워크플로우를 개선해 보세요. 사소한 설정 하나가 매일의 메일 관리 시간을 크게 줄여줄 수 있습니다.