팀과 함께 업무를 진행할 때 다양한 협업 도구를 활용할 수 있지만, 여전히 많은 사람들은 하루 대부분을 이메일 받은편지함에서 보냅니다. 그렇다면 굳이 별도의 프로그램을 열어가며 협업할 필요는 없습니다. 수신한 이메일에 대한 논의, 작성 중인 메일에 대한 검토, 심지어 간단한 대화까지 모두 Gmail 계정 안에서 처리할 수 있습니다.
다행히도 Gmail을 협업 도구로 활용하는 데 도움이 되는 훌륭한 도구와 팁들이 많이 있습니다. 지금부터 Gmail 협업 받은편지함을 위한 최고의 방법들을 살펴보겠습니다.
이메일 협업에 도움이 되는 도구
1. Hiver
Hiver Gmail 확장 프로그램을 사용하면 라벨 관리, 업무 할당, 메시지 위임, 진행 상황 추적 등 비즈니스 운영 전반을 Gmail 계정에서 바로 처리할 수 있습니다.
공유 라벨(Shared Labels)을 활용하면 새로운 업무가 생겼을 때 팀원 모두가 빠르게 알림을 받을 수 있습니다. 공유 연락처로 메시징이 한결 수월해지고, 이메일 리마인더와 스누즈 기능으로 후속 조치를 챙길 수 있으며, 노트 기능으로 대화를 남길 수 있고, 재사용 가능한 템플릿으로 비즈니스 커뮤니케이션에 통일성을 부여할 수 있습니다.
특히 Hiver에는 충돌 감지(Collision Detection) 기능이 있어, 조직 내 다른 누군가가 이미 공유된 메시지에 답변 중이라면 즉시 확인할 수 있어 중복 답변을 방지할 수 있습니다.
Hiver는 무료 체험판을 제공하므로 기능을 직접 경험해 볼 수 있습니다. 체험 기간 이후에는 사용자 수, 이메일 건수, 템플릿 수 등에 따라 월 단위 요금제 가격이 달라집니다.
2. Missive
Missive는 받은편지함 안에 스레드형 채팅을 직접 통합한 웹 기반 협업 도구입니다. 채팅 스누즈 및 보관 기능은 물론, 팀원들과 함께 이메일을 작성하는 기능까지 갖춘 강력한 이메일 애플리케이션이기도 합니다.
무료 계정에 가입한 후 회사 이름만 입력하면 그룹을 손쉽게 만들 수 있습니다. 팀원을 초대하고 기존 Gmail 계정을 연결해 이메일을 가져오면 바로 시작할 준비가 완료됩니다.
협업 방식도 매우 간단합니다. 특정 메시지에 팀원을 멘션(@)하여 주의를 환기시키고, 익숙한 문자 채팅 인터페이스로 해당 이메일에 대해 대화를 나눌 수 있습니다. 필요하다면 팀원과 개별적으로 비밀 채팅을 하거나 메시지를 수정하고 파일과 사진을 첨부하는 것도 가능합니다.
강력한 기능과 쉬운 협업, 깔끔한 인터페이스를 갖춘 완전한 이메일 애플리케이션을 찾고 있다면 Missive가 훌륭한 선택입니다. 더 많은 팀원과 고급 기능이 필요하면 유료 플랜도 살펴보세요.
3. Todoist
Todoist는 가장 인기 있는 할 일 관리 앱 중 하나로, Gmail과 연동하면 그 힘이 배가됩니다. 받은편지함에서 바로 메시지를 작업으로 변환하고, 공유 프로젝트에서 협업하고, 할 일 목록을 확인할 수 있습니다.
앱은 편리한 알림 기능, 워크플로우에 맞춘 라벨 시스템, 첨부 파일이 가능한 댓글, iCalendar 내보내기, 실시간 기기 동기화, 색상으로 구분되는 우선순위 레벨 등 다양한 기능을 제공합니다. 덕분에 Gmail 받은편지함에서 바로 협업하는 일이 아주 쉬워집니다.
Todoist의 돋보이는 장점은 접근성입니다. 웹, 모바일 기기, 브라우저 확장 프로그램 어디서든 사용할 수 있으며, 무료 버전 외에 프리미엄 및 비즈니스 요금제가 연간 구독 방식으로 마련되어 있습니다.
4. Keeping
팀원 모두가 구글 크롬 사용자라면 Keeping이라는 앱과 크롬 확장 프로그램을 Gmail 협업 도구로 고려해 볼 만합니다. 이메일 고객 지원을 제공하는 비즈니스를 위해 설계된 이 앱에는 사내 티켓 시스템이 내장되어 있습니다.
Keeping은 Gmail 계정 상단에 '열림·미배정', '나에게 배정됨', '종료됨' 같은 정렬 가능한 라벨이 붙은 공용 헬프데스크 메일함을 제공합니다. 메시지 상태를 열림에서 종료로 변경하고, 미리 설정한 사용자에게 이메일을 배정하며, 필터를 사용해 각 사용자에게 배정된 건수를 확인할 수 있습니다.
또한 메시지마다 팀 전체가 볼 수 있는 내부 메모를 남길 수 있어, 이메일 지원 협업에 있어 편리할 뿐만 아니라 꼭 필요한 기능입니다.
Keeping 역시 무료 체험이 가능하며, 이후에는 필요한 사용자 수와 공유 메일함 수에 따라 요금이 결정됩니다. 참고로 Keeping은 구글 크롬에서만 사용할 수 있다는 점을 기억하세요.
5. Google Groups
구글 그룹(Google Groups)을 설정하면 아이디어, 주제, 이메일을 하나의 협업 받은편지함에서 함께 다룰 수 있습니다.
새 그룹을 만들고 기본 권한 설정을 조정한 뒤 팀원을 초대하기만 하면 됩니다. 주제를 할당하고 해결하며, 유용한 태그를 관리하고, 필터를 활용해 최신 소식을 놓치지 않을 수 있습니다. 메시지와 답글 작성도 간단하고, 클릭 한 번으로 대화를 완료 처리할 수 있으며, 활동 내역 조회와 스트림 링크 공유도 매우 쉽습니다.
복잡한 도구 없이 심플하게 업무를 처리하고 싶거나 팀 규모가 작다면 Google Groups가 좋은 선택이 될 수 있습니다.
Gmail과 함께 연동할 수 있는 추가 도구
1. Trello
Trello 자체적으로도 프로젝트 관리 도구를 활용한 협업 방식을 제공하지만, 구글 크롬 사용자라면 'Gmail-to-Trello' 확장 프로그램이 유용합니다. 이를 설치하고 Gmail에서 이메일을 열면 상단에 Add Card(카드 추가) 버튼이 나타납니다. 버튼을 누르고 팝업 창에 세부 정보를 입력한 뒤 초록색 +Trello 버튼을 클릭하면 보드에 카드가 추가됩니다.
2. Dropbox
구글 크롬 사용자라면 'Dropbox for Gmail' 확장 프로그램을 사용할 수 있습니다. 설치하면 이메일 작성 창 하단에 Dropbox 버튼이 표시되는데, 해당 버튼을 클릭해 팝업 창에서 파일이나 사진을 탐색 또는 검색한 후 Choose(선택)를 누르면 됩니다. 그러면 받은편지함을 벗어나지 않고도 해당 항목의 링크를 수신자에게 전송할 수 있습니다.
3. Google Drive
Gmail에 접속하는 어떤 브라우저를 사용하든 Google Drive는 기본 옵션입니다. Dropbox 확장 프로그램과 마찬가지로 이메일 작성 창 하단에 Google Drive 버튼이 표시됩니다. Google Drive를 사용하면 파일 링크를 보내거나 메시지에 직접 첨부할 수 있어 받은편지함 안에서 유연하게 파일을 공유할 수 있습니다.
알아두면 유용한 Gmail 협업 팁과 요령
Gmail로 팀과 협업한다고 해서 반드시 서드파티 앱이나 확장 프로그램이 필요한 것은 아닙니다. 앞서 소개한 도구들도 훌륭하지만, 팀 규모가 아주 작다면 Gmail에 이미 내장된 간단한 기능만으로도 충분히 협업할 수 있습니다.
라벨로 업무 할당하기. Gmail의 라벨은 받은편지함과 폴더를 정리하는 데 유용하지만, 업무 할당이나 특정 메시지에 주의를 끌 때도 활용할 수 있습니다. 예를 들어 팀원마다 색상으로 구분된 라벨을 설정하면, 나와 팀원 모두 주의가 필요한 이메일을 한눈에 파악할 수 있습니다.
필터 적극 활용하기. Gmail의 필터는 강력하고 유연하게 설정할 수 있습니다. 예를 들어 Sue에게서 오는 모든 이메일에 특정 라벨을 적용하고 Phil에게 자동 전달하도록 설정할 수 있습니다. 또 다른 예로, 제목에 'Project'라는 단어가 포함된 모든 이메일에 별표를 붙이고 중요 표시를 하도록 설정할 수도 있습니다.
채팅 기능 사용하기. Gmail에는 Google 채팅(구 Google Hangouts)이 기본 내장되어 있어, 팀원 모두가 Gmail을 사용한다면 별도의 메신저 앱을 설치할 필요가 없습니다. 개인 또는 그룹과 텍스트로 대화하거나 화상 통화, 음성 통화를 쉽게 시작할 수 있습니다. 원격 근무 팀에게 특히 유용한 기능으로, Gmail을 벗어나지 않고도 하루 종일 협업할 수 있습니다.
추가 팁:
- 제목 줄을 명확하게 작성하고, 할 일 지정 시 키워드와 일관된 형식을 사용하세요.
- 중요한 메시지에는 팀원을 참조(Cc)에 넣어 모두가 흐름을 파악하도록 하세요.
- 사용할 키워드와 제목 형식에 대한 규칙을 팀원 모두와 공유하고 최신 상태로 유지하세요.
여러분의 Gmail 협업 받은편지함
협업은 성공적인 비즈니스의 핵심입니다. Gmail처럼 친숙하고 간단한 도구를 이런 이메일 협업 도구들과 함께 활용하면 회사에 장기적으로 큰 도움이 될 것입니다.