이메일을 작성할 시간이 있다고 해서 그것이 곧바로 보내기 좋은 타이밍이라는 뜻은 아닙니다. 특정 이벤트가 일어나거나 뉴스가 공개된 이후에 이메일이 전달되기를 원할 수도 있습니다.
이유가 무엇이든, 정해진 시간에 이메일이 발송되도록 예약하는 기능은 매우 유용한 도구입니다.
이 글에서는 Gmail, Yahoo, Outlook에서 이메일 발송 시간을 예약하는 방법을 소개합니다. 웹 버전은 물론 데스크톱과 모바일 클라이언트에서 각각 어떻게 설정하는지 하나씩 살펴보겠습니다.
Gmail에서 이메일 발송 예약하기
2019년 구글은 드디어 Gmail의 웹 및 모바일 클라이언트에 이메일 예약 발송 기능을 추가했습니다. '예약 전송' 기능은 사용법도 아주 간단합니다.
Gmail 웹 버전에서 예약하기
- 이메일 작성 창에서 보내기 버튼 옆의 아래쪽 화살표를 선택하면 예약 전송(Schedule Send) 옵션이 나타납니다.
- 이 옵션을 선택하면 자주 쓰이는 세 가지 사전 설정 날짜가 표시되며, 날짜 및 시간 직접 지정(Pick date & time)을 선택해 원하는 발송 시점을 직접 설정할 수도 있습니다.
- 사전 설정이 마음에 들지 않으면 날짜 및 시간 직접 지정을 선택하고 달력 위젯으로 원하는 날짜와 시간을 지정하세요.
- 설정이 끝나면 예약 전송을 선택하면 완료됩니다.
예약해 둔 이메일은 왼쪽 내비게이션 메뉴에서 예약됨(Scheduled) 폴더를 선택하면 한눈에 확인할 수 있습니다.
Gmail 모바일 앱에서 예약하기
모바일 앱에서도 기본적인 절차는 거의 동일합니다.
- Gmail 모바일 앱에서 이메일을 작성할 때 보내기 아이콘 옆의 점 세 개(⋮)를 누르면 예약 전송 옵션이 표시됩니다.
- 옵션을 누르면 웹 버전과 같은 사전 설정 항목이 나타나며, 날짜 및 시간 직접 지정으로 발송 시점을 자유롭게 조정할 수 있습니다.
- 날짜와 시간을 지정한 뒤 예약 전송을 선택하면 끝입니다.
Yahoo 메일에서 이메일 발송 예약하기
Gmail과 달리 Yahoo 메일에는 자체 예약 전송 기능이 없습니다. 따라서 Yahoo 메일로 예약 발송을 하려면 서드파티 서비스를 활용해야 합니다.
예전에는 Boomerang 브라우저 확장 프로그램이 Yahoo용 대표 솔루션이었지만, 현재는 Yahoo 지원이 중단된 상태입니다.
다행히 Later.io라는 대안 서비스를 이용할 수 있습니다. 무료 계정으로는 한 달 최대 10통까지 발송할 수 있으며, 더 많이 보내야 한다면 부담 없는 가격의 유료 플랜 중 하나를 선택하면 됩니다.
Later.io에 가입할 때는 반드시 실제 발송에 사용할 이메일 주소로 등록해야 합니다. 인증 이메일의 링크를 클릭하면 가입 절차가 완료됩니다.
- Emails 대시보드에서 Compose를 선택해 새 예약 이메일을 작성합니다.
- Commit을 선택하면 해당 이메일이 예약 목록에 표시됩니다.
Yahoo 메일 외부의 서비스를 통해 예약해야 한다는 점은 아쉽지만, Yahoo에 자체 예약 기능이 없는 상황에서는 이것이 사실상 유일한 방법입니다.
Outlook에서 이메일 발송 예약하기
Boomerang은 여전히 Outlook.com 사용자를 위한 예약 발송 서비스를 제공합니다.
- Boomerang for Outlook에 처음 가입할 때는 Microsoft 계정으로 로그인한 뒤 서비스의 계정 접근 권한을 승인해야 합니다.
- 승인이 끝나면 Outlook.com 계정에 로그인하여 왼쪽 내비게이션 창의 일반(General)에서 추가 기능 관리(Manage add-ins)를 선택합니다.
- 설치(Install)를 선택하면 설정이 완료됩니다.
- Outlook.com에서 이메일을 작성할 때 보내기 버튼 오른쪽의 점 세 개를 선택합니다.
- 메뉴 목록에서 Boomerang을 선택하면 다양한 옵션이 표시됩니다.
- Remind Me(알림 받기): 지정한 시간 안에 회신이 없으면 알림을 받습니다.
- Suggest Times(시간 제안): 이메일에 회의 가능 시간을 삽입합니다.
- Share Availability(일정 공유): 수신자에게 미팅 가능 시간을 알려줍니다.
- Read Receipt(읽음 확인): 수신자가 이메일을 열면 알림을 받습니다.
- Send Later(나중에 보내기): 이메일 발송을 예약합니다.
- Send Later 옵션으로 발송 지연 시간을 설정할 수 있습니다. 다양한 사전 설정 지연 시간 중 고르거나, 앞서 설명한 Gmail처럼 날짜를 직접 지정하는 것도 가능합니다.
선택을 마치면 이메일 상단에 예약된 발송 날짜가 잠깐 표시됩니다.
Outlook 데스크톱에서 이메일 발송 예약하기
Outlook 데스크톱 버전에는 배달 지연(Delay Delivery)이라는 예약 발송 기능이 기본으로 내장되어 있습니다.
- 새 메시지를 작성하는 화면에서 이 기능을 사용할 수 있습니다.
- 메뉴에서 옵션(Options)을 선택한 뒤 리본 메뉴의 추가 옵션(More Options) 섹션에서 배달 지연을 클릭합니다.
- 배달 지연을 선택하면 새 창이 열립니다. 배달 옵션(Delivery options)에서 다음 이후 배달 안 함(Do not deliver before)을 체크하고 원하는 발송 날짜와 시간을 입력합니다.
- 닫기(Close)를 선택해 설정을 마칩니다. 이후 보내기를 누르면 메시지는 지정한 날짜와 시간에만 전송됩니다.
Google Sheets로 대량 이메일 예약 발송하기
매월 여러 담당자나 동료들에게 보고서 등 정보를 담은 이메일을 일괄 발송해야 한다면 Google Sheets가 완벽한 해결책이 됩니다.
수신자, 제목, 본문을 포함한 스프레드시트를 만들어 두면 대량 이메일을 손쉽게 관리할 수 있습니다.
- 메뉴에서 도구(Tools) → 스크립트 편집기(Script editor)를 선택해 예약 발송 스크립트를 만듭니다.
- 프로젝트 이름을 클릭하고 적절한 이름을 입력합니다.
- 편집기에 다음 스크립트를 붙여넣습니다:
function sendEmails() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
//var startRow = 1; // 처리할 데이터의 첫 번째 행
var dataRange = sheet.getDataRange();
var last_row = dataRange.getLastRow();
// 범위 내 각 행의 값을 가져옵니다.
var data = dataRange.getValues();
for (var i=1; i < last_row; i++) {
var row = data[i];
var emailAddress = row[0];
var subject = row[1];
var message = row[2];
MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);
}
dataRange.clearContent();
}
- 이 스크립트는 스프레드시트에 접근해 데이터가 있는 마지막 행을 확인한 뒤, 해당 범위의 모든 값을 가져와 각 행을 순회합니다.
- 반복될 때마다 이메일 주소, 제목, 본문을 읽어 해당 주소로 메일을 발송합니다.
- 모든 이메일 발송이 끝나면 시트 내용을 지워 다음 배치 발송을 준비합니다.
- 이 스크립트를 매월 실행되도록 예약하려면 메뉴에서 Edit → 현재 프로젝트의 트리거(Current project's triggers)를 선택합니다.
- 트리거 페이지에서 Add Trigger(트리거 추가) 버튼을 선택합니다.
- Event Source(이벤트 소스)를 Time-driven(시간 기반)으로 변경합니다.
- 시간 기반 트리거 유형 선택을 Month timer(월 타이머)로 설정합니다.
- 실행 날짜 선택에서 이메일을 발송할 날짜를 지정합니다.
- 설정이 끝나면 Save(저장)를 선택합니다. 이제 스크립트가 매월 자동으로 실행됩니다.
이후에는 매월 예약한 날짜에 발송할 이메일 목록만 채워 넣으면 됩니다. 구글의 스크립트 트리거 기능 덕분에 대량 이메일을 발송하는 가장 쉬운 방법 중 하나입니다.