안녕하세요, 라이언 듀브(Ryan Dube)입니다. 저는 '받은 편지함 수집가'라고 불러도 좋을 만큼 이메일을 쌓아두는 습관이 있습니다. 이번 주 프로젝트이자 이 글의 주제는 바로 Mailstrom이라는 이메일 관리 서비스를 활용해 제 받은 편지함 문제를 해결하는 것입니다.
과장이 아닙니다. 제 야후(Yahoo) 계정에는 13,000통이 넘는 이메일이 쌓여 있고, 지메일(Gmail)에는 10,000통이 넘습니다. 이 글에서 목표로 삼은 것은 10,000통이 넘는 지메일 계정에서 몇 천 통이라도 줄여보는 것이었습니다. 효과가 있다면 Mailstrom 유료 플랜도 구독할 생각이었습니다.
Mailstrom 무료 계정에 처음 가입해 보니, 무료 체험판으로 약 1,500통 정도의 이메일 삭제를 지원하는 것을 알게 되었습니다. MUO 동료들과 함께 테스트한 결과, 무료 삭제 한도는 받은 편지함의 전체 메일 수에 따라 달라진다는 사실을 확인했습니다. 서비스를 테스트하는 과정에서 무료 삭제 기능을 받은 편지함 전체의 3분의 1 조금 넘는 분량까지 연장할 수 있는 옵션이 제공되며, 그 이후에는 남은 메일을 정리하려면 유료 플랜에 가입해야 합니다. 하지만 이 정도 체험 기간이면 산더미처럼 복잡한 받은 편지함을 정리할 때 Mailstrom이 얼마나 효과적인지 충분히 확인하기에 부족함이 없습니다.
그동안 저희는 MailMate나 지메일 자체의 구독 취소 버튼 등 다양한 솔루션으로 지메일 계정 관리와 받은 편지함 정리 방법을 소개해 왔습니다. 모두 훌륭한 방법이지만, Mailstrom처럼 하나로 통합된 온라인 솔루션만큼 편리한 것은 없습니다.
받은 편지함 정리하기
많은 사람이 받은 편지함을 정리하지 못하는 이유는 시간이 없어서입니다. Mailstrom의 슬로건은 단순히 "지금 바로 받은 편지함을 정리하세요(Clean Up Your Inbox Now)"입니다. 그리고 이들은 문자 그대로 '지금'을 강조합니다.
바로 시작하려면 먼저 계정에 가입해야 합니다. Mailstrom은 특히 지메일과 Windows Live 계정에서 효과적이지만, 제가 야후 계정으로 시도했을 때는 작동하지 않았습니다. 시스템은 야후가 일시적으로 사용할 수 없다고 안내했습니다. 반면 지메일로 테스트했을 때는 즉시 연동되어 계정 분석이 바로 시작되었습니다.
받은 편지함 정리의 핵심은 시간입니다. 상황이 심각해진 후에는 10,000통의 개별 메일을 하나씩 스크롤하며 삭제할 대상을 찾는 일은 도저히 감당할 수 없습니다. 대신 Mailstrom은 발신인(Sender), 제목(Subject), 구독 취소 가능 여부(Unsubscribe), 쇼핑몰 발신 여부 등 다양한 카테고리로 이메일을 자동으로 분류하고 정렬해 줍니다.
이 기능의 핵심은 메일을 하나씩 처리하는 대신, 큰 덩어리로 묶어 한 번에 관리할 수 있게 해준다는 점입니다. 발신인 카테고리를 열어보자 제 최대 원인 중 하나가 바로 드러났습니다. 바로 주기적으로 정리되지 않은 채 받은 편지함에 쌓이기만 하는 구글 알럿(Google Alerts) 일일 구독 메일이었습니다.
Mailstrom을 사용하면 이런 기회들을 무수히 발견하게 됩니다. 수백에서 수천 통에 이르는 이메일을 몇 초 만에 식별하고 삭제하거나 더 체계적으로 정리할 수 있습니다.
이메일 처리 방법 결정하기
개별 이메일을 클릭하면 Mailstrom은 여러 가지 옵션을 제공합니다. 더 적합한 폴더로 이동(받은 편지함에서 제외), 삭제, 보관(Archive), 스팸 폴더로 이동, 그리고 "Chill" 기능까지 가능합니다.
"Chill"은 흥미로운 기능으로, 나중에 여유가 생겼을 때 메일이 다시 배달되도록 예약해 두는 기능입니다.
이메일 계정 용량 문제로 고민하고 있다면 "크기(Size)" 카테고리로 바로 이동해 "특대형(Extra Large)"과 "대형(Jumbo)" 범주에 속한 용량 잡아먹는 진범들을 즉시 찾아낼 수 있습니다.
중요한 메일을 잃어버릴 걱정은 하지 않아도 됩니다. Mailstrom을 사용하다 중요한 메일을 발견하면 "이동(Move)" 버튼을 클릭해 나중에 처리할 수 있는 "중요(Important)" 폴더로 정리하세요. 복잡한 받은 편지함 아래에 묻혀 버리는 것보다 훨씬 낫습니다.
Mailstrom 카테고리 활용하기
Mailstrom이 방대한 양의 이메일 정리에 효과적인 이유는 복잡하게 쌓인 메일들을 한 번에 정리하거나 삭제할 수 있는 덩어리로 묶어주기 때문입니다. 어떤 컬렉션이 유용한지는 평소 이메일 사용 방식에 따라 달라집니다.
예를 들어 쇼핑을 좋아해 수년간 각종 할인 정보 뉴스레터나 알림을 구독해 왔다면 "쇼핑(Shopping)" 카테고리가 큰 도움이 될 것입니다.
소셜 미디어를 많이 사용해 모든 SNS 계정에서 이메일 알림을 켜두었다면, "소셜(Social)" 카테고리가 얼마나 큰 힘이 될지 쉽게 짐작할 수 있을 겁니다.
이제 지쳐서 특정 날짜보다 오래된 메일은 전부 없애버리고 싶다면 "시간(Time)" 카테고리부터 살펴보세요. 최소한 어디에 메일이 가장 많이 쌓여 있는지 보여주므로, 이제는 필요 없을 오래된 메일부터 우선적으로 처리할 수 있습니다.
이메일 구독 취소하기
받은 편지함의 기존 혼잡함을 정리하는 동시에 구독 중인 메일까지 해지할 수 있는 가장 쉽고 빠른 방법 중 하나입니다. 해당 메일을 확인하려면 "구독 취소(Unsubscribe)" 카테고리를 클릭하세요.
Mailstrom은 구독한 메일을 자동으로 식별해 구독을 직접 취소해 주는 기능을 제공하거나, 최소한 구독 취소 페이지로 안내해 줍니다. 메일을 선택하고 "구독 취소(Unsubscribe)" 버튼을 클릭하기만 하면 됩니다.
구독만 취소할 수도 있고, 구독 취소와 동시에 해당 메일까지 삭제할 수도 있습니다.
정리 현황과 추가 기능
받은 편지함을 빠르게 정리하다 보면 왼쪽 탐색 메뉴 하단에 진행률 표시줄이 나타납니다. 이 영역에는 오늘 받은 편지함에서 정리한 메일 수, 새로 받은 메일 수, 그리고 완성도를 나타내는 백분율이 표시됩니다.
받은 편지함이 눈에 띄게 빠르게 줄어드는 모습을 보면 큰 동기를 얻게 되고, 깔끔하게 정리된 받은 편지함을 보면 뿌듯함을 느끼게 됩니다. 다행히 Mailstrom이 있다면 그렇게 어렵지 않습니다. 중요한 메일을 잃어버릴지 모른다는 근거 없는 두려움 대신, 받은 편지함이 다시는 복잡해지지 않으리라는 활력 넘치는 확신으로 마음이 바뀌게 됩니다.
Mailstrom 유료 기능
사실 Mailstrom은 무료로 받은 편지함에서 최대 4,000통까지 삭제할 수 있습니다. 정리할 메일이 많지 않다면 이 정도면 충분할 수 있습니다. 하지만 저처럼 산더미 같은 메일을 처리해야 하거나, Mailstrom 같은 시스템으로 받은 편지함의 청결을 지속적으로 유지하고 싶다면 연간 $49.95의 저렴한 정식 구독 플랜이 값어치를 할 수 있습니다. 정식 구독 시 관리 가능한 주소가 3개에서 10개로 늘어나고, 수신 메일 관리용 자동 규칙도 최대 200개까지 지원됩니다.
매일 엄청난 양의 메일을 받는다면, 받은 편지함을 깨끗하게 유지해 주는 자동 규칙은 편지함 관리와 정신 건강 모두에 큰 도움이 됩니다. 또한 이런 규칙은 Mailstrom에서 정의한 카테고리에 적용되므로, 지메일 자체의 필터링 기능을 넘어서는 기능성을 제공합니다.
보시다시피, 끝이 없어 보이는 받은 편지함 정리는 불가능한 임무가 아닙니다. 사실 고통스러운 작업조차 아닙니다. 이메일은 세계에서 가장 널리 쓰이는 생산성 도구 중 하나이므로, 받은 편지함을 매끄럽고 효율적으로 유지하는 것은 자신의 생산성을 극대화하는 가장 쉬운 방법 중 하나입니다.