현대 직장인에게 이메일 없는 하루를 상상하기란 어렵습니다. 연구에 따르면 기업 직장인들은 근무 시간의 약 3분의 1을 받은 편지함을 확인하는 데 소비하고 있습니다.
이메일을 우선순위로 두다 보면 어느새 생산성, 집중력, 창의성을 잃게 됩니다. 아래의 팁들을 활용하면 이메일 확인에 쓰이는 시간을 효과적으로 통제할 수 있습니다.
1. 이메일 확인 횟수 제한하기
받은 편지함을 무한정 확인하는 것은 아무런 도움이 되지 않습니다. 따라서 새 이메일을 확인하는 횟수를 스스로 정해두어야 합니다.
자신의 업무량과 필요에 맞게 한도를 설정하세요. 근무 시작 시와 마감 시에 이메일을 확인하는 정도면 충분하며, 필요하다면 점심 식사 후 한 번 더 확인할 수 있습니다.
오전처럼 집중력이 가장 높은 시간대나 가족과 보내는 시간에는 받은 편지함을 열지 않는 것이 좋습니다. 유연하게 조정하면서 자신에게 맞는 방식을 찾을 때까지 실험해 보세요. 예를 들어 다음과 같은 기준을 세울 수 있습니다.
- 오전 10시 전, 저녁 7시 이후, 주말에는 업무용 이메일을 확인하지 않는다.
- 하루에 이메일은 두세 번만 확인한다.
- 최근 메일이나 중요한 메일만 보여주는 체계적인 시스템을 활용한다.
2. 할 일은 할 일 관리 앱으로 바로 옮기기
업무 지시를 이메일로 받고 처리하는 스타일이라면 이제 변화가 필요할 때입니다. 받은 편지함을 계속 들여다보는 가장 큰 이유 중 하나는 다른 사람들이 이메일로 새 업무를 배정하거나 해야 할 일을 이메일 속에 남겨두기 때문입니다.
이메일 받은 편지함이 반드시 할 일 목록 역할을 할 필요는 없습니다. 이메일은 오직 커뮤니케이션 용도로만 사용하고, 단순 회신 이상의 조치가 필요한 내용은 할 일 관리 앱이나 투두 리스트 애플리케이션으로 옮기세요. 이런 앱들은 실시간 소통 기능도 갖추고 있어 프로젝트 관리를 한층 매끄럽게 만들어 줍니다.
3. 이메일은 즉시 처리하기
이메일을 열고 읽었다면 그냥 닫고 다른 메일로 넘어가지 마세요. 다시 받은 편지함으로 돌아와 답장하는 번거로움을 피하려면 해당 이메일을 즉시 처리해야 합니다.
답장이 필요하면 바로 보내고, 나중에 참고해야 하는 이메일이라면 다음과 같이 정리하세요.
- 보관한다.
- 업무상 중요한 메일이라면 별표(스타)를 표시한다.
- 더 이상 필요하지 않다면 삭제한다.
읽은 이메일마다 처리를 끝내는 것이 받은 편지함과 머릿속을 깔끔하게 유지하는 핵심입니다.
4. 이메일 클라이언트 닫아두기
네, 이메일 앱을 항상 켜두지 않고도 데스크톱에서 충분히 일할 수 있습니다. 이메일을 확인하고 답장까지 마쳤다면 앱을 종료하고 맡은 일에 집중하세요.
가족, 친구, 동료, 고객에게 급한 연락에는 이메일이 최선이 아니라는 점을 미리 알려두세요. 일단 인식되면 이메일 응답에 대한 기대치가 낮아집니다. 가족이나 동료와 소통할 때는 휴대폰이나 노트북의 다른 실시간 메신저 앱을 활용하면 됩니다.
5. 이메일 답장은 짧게 쓰기
긴 이메일을 쓰는 습관이 있다면 시간 낭비를 멈추고 짧은 메시지로 전환하세요. 혼동을 피하려면 이메일은 요점만 담고, 질문이나 핵심 내용은 첫 문장에 명확히 적는 것이 좋습니다. 대부분의 이메일은 몇 문장이면 충분하며, 간결함은 상대방의 시간과 자신의 시간을 모두 소중히 여긴다는 태도를 보여줍니다.
긴 답변이 꼭 필요한 이메일은 소수에 불과하므로 '나중에 답장' 카테고리로 분류해 두면 됩니다. 가능하다면 음성 메시지 형태로 답장을 보내는 방법도 있습니다.
6. 이메일 알림은 과감히 끄기
알림은 현대 직장인의 집중력을 무너뜨리는 주범입니다. 모든 알림이 소셜 미디어에서 온다고 생각하는 것은 착각입니다.
이메일 알림도 수시로 뜨면서 업무 흐름을 끊습니다. 이메일 알림이 켜져 있는 상태에서는 앱이나 탭을 닫는 것만으로는 소용이 없습니다.
새 이메일 알림이 뜰 때마다 집중이 흐트러지고 받은 편지함을 확인하러 간다면, 새 메일 알림을 비활성화하는 것이 좋습니다. 특히 완전한 몰입이 필요한 업무에 집중하는 데 큰 도움이 됩니다.
7. 주말 자동응답 설정 활용하기
프리랜서나 1인 사업자라면 이 방법은 필수입니다. 자동응답기를 활용하면 이메일을 잠시 무시하면서도 모두에게 소원해지는 일 없이 평온함을 지킬 수 있습니다.
주말이나 휴가 동안 받는 이메일을 대신 처리해 줄 수 있도록, 친절하고 유용한 정보를 담은 자동응답 메시지를 미리 작성해 두세요.
8. 스마트폰으로 이메일 확인 그만두기
놓칠까 봐 걱정되는 FOMO(도태 공포)가 느껴질 수 있는 조언입니다. 하지만 휴대폰에 이메일 클라이언트가 정말 필요한지 한 번쯤 생각해 볼 가치가 있습니다. 이메일 대신 Slack 같은 실시간 커뮤니케이션 앱을 휴대폰에 설치해 사용하세요. 이메일은 데스크톱에 맡겨두고, 짧은 휴식 시간을 아무 걱정 없이 즐기세요.
9. 받은 편지함 공간 소중히 관리하기
무료 이메일 서비스를 사용하더라도 불필요한 메일로 받은 편지함을 어지럽혀도 된다는 의미는 아닙니다. 하루 종일 판매 및 프로모션 정보를 쏟아내는 웹사이트를 구독하고 있다면 이제 조치를 취할 때입니다.
수많은 홍보 메일이 도착하는 이유는 결국 처음에 허용했기 때문입니다. 더 이상 관심 없는 사이트는 구독을 해지하세요.
또한 다음부터 뉴스레터에 가입하기 전에 신중하게 생각하세요. 그렇게 하면 중요한 메일을 찾거나 불필요한 메일을 삭제하는 데 시간을 쓸 필요가 없어집니다.
10. 개인용과 업무용 이메일 계정 분리하기
누구나 아는 상식처럼 들리지만, 여전히 업무 메일과 개인 메일을 같은 받은 편지함에서 확인하는 사람들이 있습니다. 당신이 그중 하나라면 개인용과 업무용 이메일을 분리할 때가 된 것입니다.
업무 시간에는 개인 이메일을 확인하지 않도록 노력하세요(중요한 메일을 기다리는 경우는 예외). 마찬가지로 근무 시간 외에는 업무용 이메일을 확인하지 않는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 건강한 일과 삶의 균형을 유지할 수 있고, 결국 생산성 향상으로 이어집니다.
받은 편지함에 발목 잡히지 않고 생산적으로 일하기
이메일은 우리의 소통 방식에 혁명적인 변화를 가져왔지만, 지나치게 신경 쓰면 집중력을 해치고 업무를 방해할 수 있습니다. 받은 편지함에 쏟는 관심을 줄이면 일상 업무에 계속해서 집중할 수 있습니다.