전문가에게는 이메일이 없는 날을 생각할 수 없습니다. 연구에 따르면 기업 전문가들은 업무 시간의 약 3분의 1을 받은편지함을 확인하는 데 보냅니다.
이메일의 우선 순위를 정하면 생산성, 집중력 및 창의성이 희생됩니다. 다음 팁은 받은편지함 확인 시간을 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다.
1. 이메일 확인 제한
받은 편지함을 무한히 확인하면 아무데도 갈 수 없습니다. 따라서 받은 편지함에서 새 이메일을 확인하려는 횟수를 제한하십시오.
요구 사항 및 작업 부하에 따라 제한을 만듭니다. 업무 시간의 시작과 끝에서 이메일을 확인하는 것은 괜찮습니다. 필요한 경우 점심 식사 후 한 번 확인할 수도 있습니다.
아침과 저녁과 같이 하루 중 가장 생산적인 시간이나 가족과 시간을 보낼 때 받은 편지함을 확인하지 마십시오. 융통성이 있고 적합한 것을 찾을 때까지 계속 실험할 수 있습니다. 예를 들어 다음과 같이 제한을 설정할 수 있습니다.
- 오전 10시 이전과 오후 7시 이후에는 업무 이메일을 확인하지 마십시오. 또는 주말 동안.
- 받은 편지함을 하루에 두세 번만 확인하십시오.
- 최근 또는 중요한 이메일만 표시하는 구조화된 시스템을 사용하십시오.
2. 작업 관리 앱으로 직접 작업 가져오기
당신은 작업 할당을 위해 이메일에 의존하는 그들 중 하나입니까? 그렇다면 변경할 때입니다. 받은편지함을 지속적으로 확인하는 가장 큰 이유 중 하나는 다른 사람들이 이메일을 통해 새 작업을 할당하거나 작업을 보관하기 때문입니다.
이메일 받은 편지함이 할 일 목록으로 작동할 필요는 없습니다. 이메일 사용을 커뮤니케이션 목적으로만 제한하고, 작업 관리 앱이나 할 일 목록 애플리케이션에 대한 응답 외에 조치가 필요한 모든 것을 이동합니다. 이러한 응용 프로그램은 프로젝트 관리를 원활하게 만드는 즉각적인 커뮤니케이션 기능도 제공합니다.
3. 이메일에 대한 즉각적인 조치
이메일을 열어 읽어본다면 읽고 나서 그냥 닫고 다른 이메일로 바쁘게 지내지 마세요. 받은편지함으로 다시 돌아가 응답하지 않도록 해당 이메일에 즉시 조치를 취하십시오.
이메일에 답장이 필요한 경우 그렇게 하십시오. 나중에 참조할 수 있도록 이메일이 필요한 경우:
- 보관하세요.
- 이메일이 업무상 중요한 경우 별표 표시하십시오.
- 더 이상 필요하지 않다면 삭제하세요.
이메일을 읽을 때마다 완료하는 것이 받은 편지함과 머릿속이 복잡해지지 않도록 하는 열쇠입니다.
4. 이메일 클라이언트 닫기
예, 이메일 앱을 계속 실행하지 않고도 데스크탑에서 계속 작업할 수 있습니다. 이메일을 확인하고 답장한 후 앱을 닫고 작업 완료에 집중하세요.
가족, 친구, 동료 및 고객에게 이메일이 즉각적인 응답을 위한 최선의 방법이 아님을 알리십시오.
일단 그들이 그것을 알게 되면 이메일 응답과 관련하여 귀하의 기대가 제한될 것입니다. 휴대폰이나 노트북에서 다른 다양한 인스턴트 메시징 응용 프로그램을 사용하여 가족 및 동료와 계속 연락할 수 있습니다.
5. 이메일 답장을 짧게 유지
긴 이메일을 쓰는 습관이 있다면 시간 낭비를 멈추고 짧은 이메일 메시지를 작성하는 것으로 전환하십시오. 이메일이 요점인지 확인하고 혼란을 피하기 위해 첫 번째 줄에 쿼리가 명시되어 있는지 확인하십시오. 대부분의 이메일은 몇 문장으로 끝낼 수 있으며 간결함을 통해 자신을 포함한 모든 사람의 시간을 소중하게 생각한다는 것을 알 수 있습니다.
몇 개의 이메일만 더 긴 응답이 필요하며 "나중에 응답" 범주에 쉽게 보관할 수 있습니다. 가능하면 음성 메시지의 형태로 이러한 응답을 보낼 수 있습니다.
6. 이메일 알림 수신 거부
알림은 현대의 전문가에게 주의를 산만하게 하는 주요 원인입니다. 모든 알림이 소셜 미디어에서 온다고 가정하는 것은 잘못된 것입니다.
이메일 알림도 가끔 표시되어 일반 워크플로가 중단됩니다. 이메일 알림이 활성화된 상태에서 앱이나 탭을 닫아도 아무 소용이 없습니다.
매번 새로운 이메일 알림으로 인해 주의가 산만해지고 이메일 받은 편지함을 확인하느라 바쁘다면 새 이메일 알림을 비활성화하는 것이 좋습니다. 당면한 작업, 특히 완전한 주의가 필요한 작업에 집중하는 데 도움이 됩니다.
7. 주말 자동응답 활성화 시도
이 방법은 프리랜서나 자영업자에게 필수적입니다. 자동 응답은 마음의 평화를 위해 이메일을 무시하면서 모든 사람으로부터 소외되는 것을 방지합니다.
주말이나 휴가 중에 받는 모든 이메일을 처리할 수 있는 사려 깊고 유익한 자동 응답기를 만드십시오.
8. 스마트폰에서 이메일 확인 중지
이 점은 FOMO로 당신을 놀라게 할 수 있습니다. 그러나 휴대전화에 이메일 클라이언트를 설치해야 하는지 여부는 다시 한 번 생각해 보십시오. 이메일을 받는 대신 휴대전화에서 Slack과 같은 더 많은 인스턴트 커뮤니케이션 앱을 사용할 수 있습니다. 이메일은 바탕 화면에 남겨두고 걱정 없이 짧은 휴식을 즐기세요.
9. 받은 편지함 공간의 가치
무료 이메일 클라이언트를 사용 중일 수 있지만 받은 편지함이 원치 않는 이메일로 가득 차게 되는 것은 아닙니다. 하루 종일 판매 및 판촉 거래가 쏟아지는 웹사이트를 구독했다면 이제 조치를 취해야 할 때입니다.
많은 홍보 이메일은 처음에 권한을 부여했기 때문에 이메일에 도착합니다. 따라서 더 이상 관심이 없는 웹사이트의 구독을 취소하세요.
또한 다음 번에 뉴스레터를 구독하기 전에 다시 한 번 생각하십시오. 이렇게 하면 중요한 이메일을 찾거나 불필요한 이메일을 삭제하는 데 시간을 할애할 필요가 없습니다.
10. 개인 및 비즈니스 이메일 계정 분리
우리 모두가 알고 있는 것처럼 보일 수 있지만 항상 같은 받은 편지함에서 업무용 이메일과 개인 이메일을 모두 받는 사람들이 있습니다. 귀하가 그들 중 하나라면 개인 및 업무 목적으로 다른 이메일을 생성할 때입니다.
업무 시간 중에는 개인 이메일을 확인하지 마십시오(중요한 이메일이 도착할 것으로 예상하지 않는 한). 마찬가지로 업무 시간 외에 공식 이메일을 확인하지 마십시오. 따라서 궁극적으로 생산성에 기여할 건강한 일과 삶의 균형을 유지할 수 있습니다.
받은 편지함을 방해하지 않고 생산적으로 작업
이메일이 의사소통 방식에 혁명적인 변화를 가져왔지만 이메일에 너무 많은 관심을 기울이면 주의가 산만해지고 파괴적일 수 있습니다. 받은편지함에 주의를 집중하면 일상적인 작업에 계속 집중할 수 있습니다.