휴가에서 돌아왔을 때 쏟아져 들어온 수백 통의 이메일에 압도당했던 기억이 나시나요? 아마 문을 나서기 전에 Microsoft Outlook에서 부재 중 메시지를 설정하는 것을 잊으셨을 가능성이 큽니다.
물론 부재 중 메시지가 넘쳐나는 받은편지함 자체를 해결해 주지는 않습니다. 하지만 연락처에 내가 자리를 비웠다는 사실과 제때 답변할 수 없는 이유를 미리 알려줄 수 있습니다. 그러면 상대방은 받은편지함을 불필요하게 채우지 않고도 업무를 진행하거나 나중에 다시 연락할 수 있습니다.
미리 작성해 둔 응답 템플릿이나 전문적인 이메일 서명과 마찬가지로, 부재 중 메시지도 지금 바로 설정해 두면 나중에 큰 시간을 절약할 수 있습니다. Outlook에서는 단 몇 분이면 충분합니다.
Outlook에서 자동 회신 설정하기
Office 365, Outlook.com(구 Hotmail), 또는 Exchange 계정을 사용 중이라면 자동 회신 설정은 매우 간단합니다.
- 파일 > 자동 회신을 선택합니다.
- 자동 회신 창에서 자동 회신 보내기를 선택합니다.
- 자동 회신의 시간 범위를 설정합니다. 시작 및 종료 시간을 지정하면 이메일에서 자리를 비우는 기간 동안 메시지가 자동으로 발송되며, 복귀 후 끄는 것을 잊을 걱정도 없습니다.
- 내 조직 내부 탭에서는 팀원이나 회사 동료에게 보낼 메시지를 작성합니다.
- 내 조직 외부 탭에서는 회사 외부 발신자나 팀 연락처 목록에 없는 사람에게 보낼 메시지를 작성합니다.
- 부재 중 메시지를 작성하고 원하는 대로 서식을 지정합니다.
- 확인을 클릭하여 설정을 저장합니다.
자동 회신이 활성화되면 Outlook 리본 메뉴 아래에 이를 알려주는 안내 메시지가 표시됩니다. 해당 계정의 부재 중 자동 회신을 비활성화하려면 여기서 끄기를 선택하면 됩니다.
휴식에서 돌아온 후에는 같은 대화 상자로 다시 들어가 자동 회신을 꺼주면 됩니다.
Gmail, Yahoo 등 외부 메일 서비스를 사용하는 경우
Gmail이나 Yahoo처럼 POP 또는 IMAP 방식의 서드파티 이메일 서비스를 Outlook과 함께 사용한다면 과정이 다소 복잡해집니다. 이 경우에는 Outlook 규칙을 생성하고 템플릿 파일을 연결해 자동으로 메시지를 발송하도록 설정해야 합니다. 이 방법은 별도의 튜토리얼에서 자세히 다루겠습니다.