바쁘게 프로젝트를 진행하다 보면 생산성을 조금이라도 끌어올려 주는 팁이나 도구 하나가 큰 차이를 만들어 냅니다. Outlook(핫메일과는 다른 서비스입니다)을 이메일 용도로만 쓰든, 간단한 프로젝트 관리용으로 쓰든, 혹은 두 가지 모두에 활용하든, 도움이 되는 도구로 그 활용도를 한 단계 끌어올려 보는 건 어떨까요?
소개할 Outlook 애드인들은 이메일, 작업, 업무 할당, 커뮤니케이션, 알림, 전반적인 프로젝트 관리까지 폭넓게 지원합니다. 무엇보다 모두 무료라는 점이 매력적입니다. 다음 프로젝트에서 직접 사용해 보고 어떤 도구가 효율을 높여 주는지 확인해 보세요.
1. Trello
Trello는 규모와 용도(업무용·개인용)에 상관없이 다양한 프로젝트에 활용할 수 있는 도구로, Outlook 애드인으로도 매우 편리합니다. Outlook을 벗어나지 않고도 이메일을 Trello 카드로 변환할 수 있습니다. 받은함 미리보기 창이나 메시지 창에서 이메일을 읽는 동안 홈 탭의 Trello 버튼을 클릭하기만 하면 됩니다.
오른쪽에 작은 창이 열리면 보드와 리스트를 선택하세요. 이메일 제목은 카드 이름으로, 본문은 설명으로 자동 입력되며, 두 필드 모두 수정할 수 있습니다. 마감 날짜와 시간도 지정할 수 있습니다. 완료한 후 추가를 클릭하면 팝업 창에서 Trello 카드를 바로 확인하거나 애드인을 닫으면 됩니다.
Outlook 이메일에서 Trello 보드로 카드를 추가하는 방법 중 이보다 좋은 방식은 없습니다. 단 1분이면 충분해 시간과 에너지를 크게 아낄 수 있습니다.
2. MeisterTask
MeisterTask를 주력 도구로 사용한다면 역시 Outlook 애드인이 준비되어 있습니다. Trello 애드인과 비슷하게, 받은함이나 메시지 창에서 빠르게 작업을 추가할 수 있습니다. 도구 모음의 버튼을 클릭한 뒤 사이드 창에서 프로젝트와 섹션을 선택하면 됩니다. 제목 줄은 작업 이름으로, 메시지 본문은 설명으로 입력되며 각각 편집 가능합니다.
완료 후 작업 만들기를 클릭하면 작업 생성 확인 메시지가 표시되고, 클릭하여 MeisterTask에서 해당 작업을 바로 열어볼 수 있습니다. 링크를 통해 MeisterTask를 열면 팝업 창이 아닌 기본 브라우저로 웹사이트가 열린다는 점도 참고하세요.
계정 연결을 해제하고 로그아웃해야 할 때는 작업 확인 화면에서 처리할 수 있습니다. 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 뒤 로그아웃 및 계정 연결 해제 버튼을 누르면 됩니다. 단, 다음에 애드인을 사용하려면 다시 로그인해야 한다는 점을 기억하세요.
3. Wrike
웹 기반 프로젝트 관리 도구 중 Outlook 애드인이 훌륭한 또 다른 선택지는 Wrike입니다. 이메일을 작업으로 변환하거나 댓글로 추가할 수 있어 매우 유용합니다. 작업으로 변환을 선택하면 앞서 소개한 애드인들처럼 제목 줄이 이름으로, 본문이 설명으로 입력됩니다. 여기에 더해 상태 표시, 팀원에게 할당, 일정 잡기, 첨부 파일 추가, 하위 작업 삽입 등 다양한 옵션도 제공됩니다.
이미 생성된 작업이 있고 관련 이메일을 받았다면 댓글로 추가 버튼을 누르세요. 작업을 검색하거나 최근 작업 목록에서 선택한 뒤, 작업 생성 시와 마찬가지로 세부 내용을 더 추가하며 조정할 수 있습니다.
Wrike 애드인에서 주의할 점은, 두 버튼 중 하나를 선택하는 순간 이메일이 작업이나 댓글로 즉시 자동 등록된다는 것입니다. 이후 상태나 마감일, 담당자를 지정하면 해당 항목이 업데이트됩니다. 원클릭으로 작업을 만들 수 있어 편리하지만, 민감한 정보가 포함된 이메일이라면 실수로 등록되지 않도록 유의해야 합니다.
4. Boomerang
받은함 생산성 분야에서는 Boomerang이 돋보입니다. 메시지 예약 발송 또는 스누즈 기능 외에도 회의 시간 확인, 읽음 확인 요청, 일정 공유까지 지원합니다. 이메일을 작성할 때 리본 메뉴 상단의 Boomerang 영역에서 이러한 옵션을 사용할 수 있습니다.
또 하나 훌륭한 기능은 유연한 알림 설정입니다. 지정한 날짜와 시간에 메시지를 받은함으로 되돌려 받거나, 무작위로, 또는 아무도 회신하지 않았을 때만 알림을 받도록 설정할 수 있습니다. 후속 조치를 놓치지 않는 데 딱 좋은 방법입니다. 받은함에서 해당 이메일을 선택한 상태로 도구 모음의 Boomerang 열기 버튼을 클릭하거나, 메시지 창에서 알림 설정을 누르면 됩니다.
받은함 일시정지(Inbox Pause) 기능도 실용적입니다. 쏟아져 들어오는 이메일에 정신이 팔려 하던 일을 잊은 적이 있나요? 아니면 새 메시지를 확인하느라 집중해야 할 일을 미룬 적이 있다면, 받은함 일시정지 기능을 활용해 보세요. 버튼 클릭 한 번으로 새 이메일 수신을 멈출 수 있습니다.
자동 응답 설정, 예외 발송 구성, 특정 요일·시간대 예약 등 다양한 옵션을 사용할 수 있으며, 일시정지 해제를 깜빡할까 걱정된다면 자동 해제 옵션도 활용하세요. 이 모든 옵션은 도구 모음에서 Inbox Pause를 클릭하면 표시됩니다.
프로젝트에 집중하고, 팀원 후속 조치 알림을 받고, 상태 회의 일정을 공유하는 데 Boomerang만 한 도구가 없습니다.
5. Evernote
Evernote 애드인을 사용하면 이메일을 노트로 변환해 프로젝트 노트북에 바로 저장할 수 있습니다. 단순한 도구처럼 보이지만, 프로젝트 자료를 Evernote로 관리한다면 그 가치가 상당합니다. 받은함이나 메시지 창에서 리본 메뉴의 Evernote에 저장을 클릭하세요.
노트 이름은 이메일 제목 줄로 자동 입력되며 필요하면 수정할 수 있습니다. 노트북을 선택하고 태그를 추가한 뒤, 원하면 코멘트도 남길 수 있습니다. 저장을 누르면 끝입니다.
오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭하면 이후 사용을 위해 노트북 선택과 태그 기본값을 미리 구성해 둘 수 있습니다.
6. Moxtra (현재 이용 불가)
원격 팀 커뮤니케이션에서 가장 중요한 요소는 무엇일까요? 바로 든든한 소통 도구입니다. 팀원들이 전 세계에 흩어져 있든 가까운 곳에 있든, Moxtra는 모두가 한 공간에 있는 듯한 협업 경험을 제공하는 애플리케이션이었습니다. Outlook 애드인을 사용하면 다른 도구를 열지 않고도 프로젝트 관련 논의를 진행할 수 있었습니다.
리본 메뉴의 버튼을 클릭해 새 채팅이나 Moxtra 회의를 시작할 수 있었습니다. 팝업 창에 이메일 연락처 정보와 함께 초대 버튼이 표시되며, 목록에서 바인더를 선택해 해당 프로젝트에 대한 대화를 나눌 수 있었습니다.
Moxtra는 대규모·소규모 비즈니스를 위한 통합 기능과 앱을 갖춘 무료 커뮤니케이션 도구였습니다. 무료 플랜에서는 사용자 3명, 회의당 참가자 5명과 추가 기능을 제공했으며, 더 큰 규모의 기업을 위한 프로 플랜도 있었습니다. 다만 현재는 서비스가 중단되어 이용할 수 없으니 참고하시기 바랍니다.
추가로 살펴볼 Outlook 프로젝트 관리 애드인
이미 특정 애플리케이션을 사용 중이거나, 프로젝트 관리에 도움이 되는 Outlook 애드인을 더 찾고 있다면 아래 도구들도 확인해 보세요.
- Jira – 이슈 생성 및 업데이트
- Dropbox for Outlook – 대용량 파일 공유
- Smartsheet for Outlook – 프로젝트 정리 및 구성
- DocSend – 문서 관리 및 통제
- Kofax View+ – 이미지 및 PDF 파일 병합
- Tasks in a Box for Outlook – 이메일을 작업으로 변환
이미 이런 편리한 도구 중 하나 이상을 사용 중이거나, 이제 하나를 사용해 볼 준비가 되었을 겁니다. 프로젝트 관리에 활용하는 다른 Outlook 애드인이 있다면 공유해 주세요.
맥 사용자라면 추가 선택지를 위해 맥용 프로젝트 관리 앱 목록도 함께 확인해 보시기 바랍니다.