프로모션, 뉴스레터, 알림 등 매일 쏟아지는 이메일 때문에 받은편지함이 수만 통으로 불어나는 건 순식간입니다. 2만~3만 통이 쌓여 있다면 중요한 메일이 어디에 묻혀 있는지 찾기조차 어렵죠. 이 글에서 소개하는 과정을 따라 하면 최소 30분, 길어도 1시간 안에 '받은편지함 제로(Inbox Zero)'를 달성할 수 있습니다. 지금 바로 불어난 받은편지함을 열고 따라 해 보세요.
불어난 지메일 받은편지함
어느 바쁜 사람의 받은편지함입니다.
맞습니다. 읽지 않은 이메일만 거의 2만 개입니다. 이 과정을 시작하기 전 전체 메일함 크기는 3만 5천 통에 육박했습니다. 먼저 가장 손쉬운 것부터 처리합시다.
휴지통과 스팸함부터 비우기
집에서 쓰레기를 자주 버리듯, 지메일 휴지통과 스팸함도 정기적으로 비워야 합니다.
왼쪽 탐색 메뉴에서 휴지통을 클릭하고, 메시지 목록 상단의 '전체 선택' 체크박스를 누른 뒤 첫 메일 앞에 있는 '전체 대화 선택' 링크를 클릭하세요.
그런 다음 완전 삭제를 누르세요.
이어 스팸함을 처리합니다. 탐색 필드에서 스팸을 클릭하고 '지금 모든 스팸 메시지 삭제'를 누르세요.
기분이 좋아지죠? 아직 받은편지함 자체는 줄지 않았지만, 청소를 시작하기 전 쓰레기부터 치운 셈이니 깔끔합니다.
소셜 및 프로모션 탭 정리
구글 기본 스타일의 지메일 받은편지함을 사용 중이라면 상단에 소셜과 프로모션 탭이 보일 겁니다.
각 탭을 클릭해 목록을 내리면서 대량으로 중복된 발신자를 찾으세요.
이들이 매일 받은편지함을 채우는 주범입니다.
발견하면 메일을 열고 상단이나 하단의 구독 취소 링크를 눌러 구독을 해지하세요.
소셜과 프로모션 탭의 처음 몇 페이지만 훑으며 대량 중복 그룹을 찾아 구독 취소하세요. 뉴스레터 정리만으로도 매일 들어오는 메일 양이 획기적으로 줄어듭니다.
여기에 너무 많은 시간을 쓰지 마세요. 더 큰 일이 남아 있습니다. 이 글을 다 읽고 나면 샌디의 '지메일 받은편지함 불안 정복하기' 글을 참고해 다시 이런 사태를 막는 시스템을 만드세요.
주요 구독 취소를 마쳤으면 다시 전체 선택 아이콘을 클릭하고 상단의 '전체 대화 선택' 링크를 누르세요.
휴지통 아이콘을 눌러 모두 삭제하세요. 프로모션 탭도 똑같이 반복합니다. 이 단계만으로도 수천 통은 가볍게 줄어듭니다.
이제 겨우 워밍업이 끝났습니다.
라벨 붙은 이메일 백업 후 삭제
몇 년 전 온라인 조사 팀에서 일할 때 수천 통의 메일이 쌓였고, 각각 들어오는 이메일 주소별로 특수 라벨이 붙어 있었습니다.
해당 주소는 2015년에 폐쇄됐지만, 그 메일들을 지우지 않고 방치했었죠.
여러분도 예전에 이런저런 라벨을 만들었을 겁니다. 필터로 자동 분류되게 해둔 경우도 있을 테고요. 그 메일들은 그냥 용량만 차지하고 있습니다.
라벨이 붙은 메일은 이유가 있어 분류해둔 것이니 무턱대고 지울 수 없습니다. 수년간의 연구 자료이거나, 다시 볼 일 없는 과거 업무 아카이브일 수도 있으니까요.
중요한 라벨 메일 백업하기
다행히 구글의 계정 내보내기 기능으로 이 메일들을 통째로 백업할 수 있습니다.
구글은 계정의 모든 서비스에 대해 '내 데이터 다운로드' 페이지를 제공합니다.
아카이브 관리 링크를 클릭한 뒤 새 아카이브 만들기를 누르세요.
계정 목록까지 내려가 모두 선택 해제를 눌러 전체를 해제하세요.
지메일 항목으로 내려가 토글을 켜서 지메일만 선택합니다.
드롭다운 화살표를 클릭하고 라벨 선택을 누르세요.
지메일에 만든 라벨 목록이 뜹니다. 백업하고 싶은 라벨을 모두 체크하세요.
목록 아래에서 압축 파일 포맷과 최대 아카이브 크기를 정할 수 있습니다.
마지막으로 아카이브 만들기 버튼을 누르세요.
구글이 아카이브 생성을 시작했다는 메일을 보냅니다. 몇 시간에서 하루 정도 걸릴 수 있으며, 완료되면 다운로드 링크가 담긴 메일이 옵니다.
다운로드한 아카이브를 안전한 곳에 저장했다면, 이제 라벨 메일들을 과감히 지울 차례입니다.
라벨 메일 및 라벨 삭제
지메일 받은편지함으로 돌아와 각 라벨을 클릭해 메일 목록을 띄우고, 선택 목록에서 전체를 선택하세요.
앞서 했듯 전체 대화 선택을 꼭 누르세요.
휴지통 아이콘을 눌러 모두 삭제합니다.
운이 좋으면 수천 통짜리 라벨 몇 개를 한 번에 정리할 수 있습니다. 백업했으니 안심하고 지우세요.
메일을 다 지웠으면 오래된 라벨 자체도 삭제하세요. 라벨 이름 오른쪽 드롭다운에서 라벨 삭제를 고르면 됩니다.
이 시점이면 받은편지함 크기가 상당히 줄어들어 있을 겁니다. 하지만 아직 남은 비법이 있습니다.
오래된 이메일 일괄 삭제
수만 통이 쌓였다면, 4~5년 전에는 중요했을 메일도 이제는 별 의미 없을 확률이 높습니다.
이제 본격적으로 묵은 때를 벗겨냅시다. 아주 오래된 메일부터 지웁니다.
지메일 검색창에 older_than:2y를 입력하세요. 숫자를 바꿔 원하는 연도만큼 이전 메일을 걸러낼 수 있습니다.
이 검색으로 '보관'할 메일은 결국 나중에 다시 골라내야 하니, 감당할 수 있는 만큼만 남기도록 기간을 짧게 잡는 게 좋습니다.
전체 메일을 선택하고 전체 대화 선택을 한 뒤 휴지통 아이콘을 누르세요.
이 단계를 거치면 수만 통이던 받은편지함이 수천 통 단위로 줄어듭니다.
이제 남은 메일을 좀 더 선별적으로 정리할 차례입니다.
세밀한 정리, 분류, 라벨링
몇 주 이상 안 읽은 메일은 앞으로도 읽을 일이 거의 없습니다.
is:unread older_than:10d로 검색해 10일 이상 된 안 읽은 메일을 한꺼번에 지우세요.
나머지 목록을 더 줄이려면 전형적인 스팸/프로모션 제목을 검색해 삭제하세요. 예: subject: deal, subject: giveaway, subject: last chance 등.
검색마다 100통 이상 나올 겁니다. 계속 지우세요.
받은편지함 마무리 정리
이제 수만 통이던 산더미가 관리 가능한 수준으로 줄었습니다. 남은 메일은 대부분 여러분에게 진짜 중요한 것들입니다.
남은 메일을 스크롤하며 중요한 건 해당 라벨로 끌어다 놓으세요(라벨이 없으면 새로 만드세요).
귀찮아 보이지만, 한 페이지당 건질 메일은 몇 통 안 됩니다. 그걸 라벨로 옮긴 뒤 페이지 전체를 선택해 삭제하면 50통씩 사라집니다.
같은 발신자가 반복해서 보이면 메일을 열고 답장 버튼 옆 화살표에서 '이와 유사한 메일 필터링'을 누르세요.
나타난 목록을 전체 선택해 삭제하면 됩니다.
라벨링, 필터링, 대량 삭제를 반복하면 1,000통이 조금 넘던 목록이 금세 '받은편지함 제로'가 됩니다.
수년 만에 '메일이 없습니다'라는 문구를 보는 건 엄청난 쾌감입니다!
다시 괴물이 자라지 않게 하기
겨우 정복한 거대한 받은편지함 괴물이 다시 커지지 않게 하려면, 지메일의 정리·자동화 기능을 제대로 익혀야 합니다.
우리 사이트의 '지메일 파워 유저 가이드'에서 그 기능들을 배워두면, 다시는 이 고생을 안 해도 됩니다.