'인박스 제로(Inbox Zero)'는 생산성 커뮤니티에서 가장 많이 회자되는 키워드 중 하나입니다. 인기 아이폰 이메일 클라이언트인 Mailbox 같은 앱을 활용하면 받은 편지함의 모든 메일을 빠르게 처리할 수 있고, 정말 과부하가 심하다면 Mailstrom 같은 서비스로 대량 삭제까지 가능합니다. 심지어 일부에서는 이메일 파산(email bankruptcy), 즉 모든 메일을 삭제하고 처음부터 다시 시작하는 방법도 진지하게 고려되고 있습니다.
하지만 이런 '받은 편지함 비우기'에 대한 집착, 그리고 잡기 어려운 인박스 제로라는 목표는 이메일 과부하의 두 가지 근본적인 문제를 간과하고 있습니다. 이메일 문제를 진정으로 해결하려면 인박스 제로를 넘어 다음과 같은 본질적인 질문에 답해야 합니다.
- 애초에 왜 내 받은 편지함이 넘치게 되었는가?
- 나와 이메일의 관계는 어떤 상태인가?
이메일 과부하의 문제
이메일 과부하에 관한 논의 대부분은 '원하는 메일'과 '원하지 않는 메일'을 구분하지 못한다는 한계가 있습니다. 받은 편지함의 모든 메일을 단순히 '처리해야 할 대상'으로 취급하는 것은 현실을 무시한 접근입니다. 발표 자료에 대한 피드백을 담은 상사의 이메일과, 작년에 떠난 도시의 할인 정보를 알려주는 Groupon의 메일은 분명 다릅니다. 마찬가지로 오랜 친구에게서 온 메일은 반갑지만, 그 친구가 사진에 나를 태그했다고 알려주는 Facebook 알림은 그렇지 않을 것입니다.
받은 편지함에 100통의 메일이 쌓여 있는데 그 모두가 내가 받길 원했던 메일이라면, 그것은 어떤 이메일 앱으로도 해결할 수 없는 시간 관리 문제입니다. 반대로 원치 않는 메일이 10통 있다면 그것은 이메일 문제지만, 역시 앱이 대신 해결해 주지 않습니다.
이메일 과부하에 관한 논의 대부분은 원하는 메일과 원하지 않는 메일을 구분하지 못한다
대부분의 사람들에게 원치 않는 메일의 주된 원인은 소셜 미디어 알림, 뉴스레터, 그리고 불필요하게 반복되는 업무 메일입니다. 공인이라면 요청하지 않은 팬레터나 조언 요청 메일도 상당량 받게 됩니다.
다행히 스팸은 예전만큼 큰 문제가 아니 되었습니다. Gmail처럼 최신 이메일 서비스를 사용하고 있다면 받은 편지함에서 스팸을 볼 일은 거의 없습니다.
파블로프적 이메일 습관
인박스 제로라는 개념은 사람들이 이메일과 맺고 있는 관계 역시 해결해 주지 못합니다. 20분마다, 혹은 알림이 올 때마다 메일을 확인하고 즉시 답장해서 받은 편지함을 비워두는 것이 결코 좋은 습관은 아닙니다. 하루 종일 이메일 주고받기에 4시간을 쓴다면, 하루 끝에 인박스 제로를 달성했더라도 그것은 생산적인 하루가 아닙니다.
이반 파블로프는 고전적 조건형성 연구로 유명한 러시아의 노벨상 수상 과학자입니다. 개에게 먹이를 줄 때마다 종을 울렸더니, 먹이가 없어도 종소리만 듣고 침을 흘리도록 만들 수 있었습니다. 심리학을 전공한 저로서는 파블로프 이야기를 할 때마다 입이 마르는 기분입니다!
고전적 조건형성의 핵심은 자극과 반응이 함께 반복될수록 둘을 분리하기 어려워진다는 것입니다. 아침에 눈을 뜨자마자, 혹은 새 알림이 올 때마다 이메일을 확인하는 습관은 스스로를 그렇게 행동하도록 조건화하는 것과 같습니다.
진정으로 인박스 제로를 넘어서려면 이메일을 언제, 어떻게 확인하고 응답할지에 대한 통제권을 가져야 합니다. 즉, 파블로프적 순환을 끊어야 합니다. 빈 받은 편지함은 그 여정에서 거칠 수 있는 하나의 단계일 뿐입니다.
다섯 가지 원칙
다행히도 원치 않는 이메일 과부하와 파블로프적 습관은 생각보다 쉽게 해결할 수 있습니다. 몇 가지 간단한 원칙만 실천하면 받는 메일 대부분이 정말 필요한 메일이 되고, 언제 어디서 메일을 확인할지 스스로 통제할 수 있게 됩니다.
원칙 1: 겹치지 않는 영역 나누기
소셜 미디어 알림 문제를 해결하기 위해 저는 '겹치지 않는 영역(silos)' 개념을 사용합니다. 모든 Facebook 알림은 Facebook 안에만 머물러야 합니다. 내 이메일 받은 편지함이나 휴대폰 알림 센터 등 다른 곳에 나타나서는 안 됩니다. Facebook 알림이 편집자에게 받는 메일만큼 중요해지는 일은 없으므로, 동일하게 취급할 이유가 없습니다.
실천 방법
30분 정도 시간을 내어 모든 소셜 미디어 계정에 로그인한 뒤, 알림 이메일을 전부 구독 해지하세요. 체크 해제해야 할 항목이 생각보다 많다는 사실에 놀랄지도 모릅니다. NotifyMeNot을 활용하면 주요 소셜 네트워킹 사이트의 이메일 알림을 단계별로 손쉽게 해지할 수 있습니다.
원칙 2: 읽거나, 지우거나
뉴스레터 문제는 조금 더 까다롭습니다. 많은 경우 뉴스레터에는 내가 원하는 정보가 담겨 있어 스스로 구독했기 때문입니다. 디지털 저장벽(호더) 성향이 있다면 매일 오는 Groupon 할인 정보가 아직도 필요하다고 스스로를 설득하려 들지도 모릅니다. '읽거나 지우거나(Deal or Delete)' 원칙은 이러한 저장 본능을 극복하는 데 도움이 됩니다.
실천 방법
매일 15분씩 시간을 정해 받은 편지함의 뉴스레터를 모두 살펴보세요. 각 뉴스레터마다 처음부터 끝까지 읽거나, 구독을 해지해야 합니다. 따로 확보한 시간에도 읽지 않을 메일이라면 앞으로도 절대 읽지 않을 것입니다.
저는 2주간 이 방법을 실천해 구독 중이던 뉴스레터의 약 4분의 3을 해지했습니다. 이제 읽지 않은 뉴스레터가 받은 편지함에 다시 쌓이기 시작하면 '읽거나 지우거나' 원칙을 재가동합니다.
원칙 3: 이메일 시간 상한 정하기
많은 사람들에게, 부주의할 때의 저를 포함해서, 이메일 확인은 무의식적인 반사 행동입니다. 하는 일이 없거나 잠깐 주의가 산만해지면 습관적으로 받은 편지함을 열어 확인하게 됩니다. 별것 아닌 것처럼 보이지만 이는 집중의 흐름을 깨뜨리고, 실제로 이메일 확인에 얼마나 많은 시간을 쓰고 있는지 알면 놀라게 될 것입니다.
동료 필자 Akshata가 추천하듯, 정해진 시간에만 이메일을 확인하는 것이 훨씬 낫습니다. 저는 한 걸음 더 나아가 이메일 과부하와 파블로프적 습관을 동시에 해결하기 위해 이메일 시간 상한(max email time)을 설정할 것을 제안합니다.
시간이 다 되었는데 답장을 쓰던 중이라면 초안에 저장하고 다음 날 이어서 작성하세요.
실천 방법
하루에 이메일을 확인할 시간을 한두 번 정하고, 중요한 메일을 처리하는 데 걸리는 시간을 가늠해 보세요. 그것이 당신의 이메일 시간 상한입니다. 45분을 넘긴다면 아마 너무 긴 것입니다. 정해진 시간에만 이메일을 확인하고 상한 시간을 넘기지 마세요. 시간이 다 되었는데 답장을 쓰던 중이라면 초안에 저장하고 다음 날 이어서 작성하면 됩니다.
다소 극단적인 방법처럼 느껴질 수 있지만, 합리적인 상한 시간을 정하면 정말 중요한 메일은 모두 처리하면서 단지 '긴급해 보이는' 메일들은 무시할 수 있게 됩니다. 만약 메일 양 자체를 감당할 수 없다면, 이 글의 다른 원칙들을 활용해 받는 메일의 양부터 줄여야 합니다.
원칙 4: 스스로에게 "왜?"라고 물어보기
모든 사람이 정해진 시간에만 이메일을 확인할 여유를 가질 수 있는 것은 아닙니다. 그렇다 해도 끊임없는 이메일 확인 습관은 고칠 수 있습니다. 하루 중 반드시 메일을 확인해야 하는 순간이 있겠지만, 상사가 John이 보고서를 보냈는지 묻는 경우처럼 말입니다. 하지만 별다른 이유 없이 무작정 확인하는 순간들도 분명 존재합니다.
실천 방법
확인 시간을 정할 수 없는 상황이라면, 받은 편지함을 열 때마다 '왜 지금 확인하는가?'를 스스로에게 물어보고 그 답을 텍스트 파일이나 종이에 적어두세요. 하루가 끝날 때 좋은 이유 — "상사가 요청했다", "1시간 동안 자리를 비울 예정이다" — 와 나쁜 이유 — "미루는 중", "전화 통화하다 습관적으로 열었다", "알림에 반응했다" — 를 각각 집계합니다. 목표는 나쁜 이유의 횟수를 최소화하는 것입니다. 이메일을 확인하는 이유를 인식하게 되면, 명확한 이유가 있을 때만 확인하도록 자신을 다잡을 수 있습니다.
원칙 5: 유입량 줄이기
앞선 원칙들을 모두 실천했는데도 이메일에 파묻혀 있다면, 이제는 유입 자체를 줄여야 합니다. 남은 원치 않는 메일의 주된 원인은 성격 급한 동료들의 메일입니다. 이를 해결하는 데는 두 단계가 있습니다. 첫째는 내가 보내는 메일을 바꾸는 것, 둘째는 동료들과 직접 대화하는 것입니다.
실천 방법
내가 쓰는 모든 이메일을 돌아보세요. "완벽합니다"나 "감사합니다" 같은 한 단어짜리 메일이라면 보내지 마세요. 받은 메일의 정보를 바탕으로 행동하면 읽었다는 것이 자연스럽게 드러나므로 확인 회신은 불필요합니다. 모호함이 있다면 없애세요. "오후에 시간 괜찮으세요?"라고 묻기보다 "오후 3시에 시간 괜찮으세요?"처럼 구체적으로 물으세요.
주고받기가 반복될 가능성이 있다면 전화를 거세요. 이메일 다섯 통을 주고받으며 해결할 일도 전화 한 통이면 1분 안에 끝납니다.
내가 쓰는 모든 이메일을 돌아보세요.
메일 마지막에는 수신자에게 기대하는 바를 명확히 밝히세요. 답장을 확인하지 않을 것이며, 보낸 내용을 받는 즉시 진행할 것으로 간주한다고 알려두는 것입니다. 상대가 다시 문의할 일이 없도록 필요한 정보를 모두 담아 보내야 합니다.
이렇게 불필요한 회신을 줄이고 상대방의 회신 필요성을 최소화하도록 메일을 다듬었다면, 이제 동료들과 대화할 차례입니다. 가장 심한 사람부터 시작해, 중요하고 관련된 메일이 아니라면 참조(CC)에 넣지 말아 달라고 정중히 요청하세요. 마찬가지로 가능하면 전체 회신(Reply All) 대신 발신자에게만 답장해 달라고 부탁합니다.
팬레터에 관하여
유명인이거나 전문가로 인식되고 있다면, 조언을 구하는 낯선 사람들의 메일을 받게 됩니다. 이런 메일을 다루는 핵심은 그것이 원하는 메일인지 아닌지 판단하는 것입니다. 하루 한 시간씩 요청하지 않은 조언 요청에 답장하는 것이 부담일 수 있지만, 그들이 잠재적 또는 현재 고객이라면 그들의 메시지를 듣고 싶어할 것입니다.
반대로 답장함으로써 얻는 것이 아무것도 없다면, 애초에 그들이 어떻게 내 이메일 주소를 알게 되었는지 생각해 보세요. 웹사이트에 공개적으로 게시되어 있다면 삭제하세요. 삭제할 수 없고 메일 양이 감당하기 어렵다면, 중요하지 않은 메일 업무를 비서나 버추얼 어시스턴트에게 위임하는 방안도 고려할 수 있습니다.
저는 매일 제가 쓴 튜토리얼을 읽은 독자들에게 메일을 받습니다. "X 소프트웨어가 Y보다 낫다, Y에 대해 쓴 건 멍청한 짓"이라며 아침부터 장광설을 쏟아내는 메일은 유쾌하지 않지만, 전체적으로 보면 제 글을 읽은 독자들의 피드백은 환영입니다. 그들의 질문에서 후속 튜토리얼에 대한 훌륭한 아이디어를 얻곤 하니까요.
결론
인박스 제로는 원칙적으로 훌륭한 개념이지만, 이메일 문제의 핵심 — 받고 싶은 메일만 받고, 내 조건대로 처리한다 — 을 해결해 주지는 못합니다. 인박스 제로를 달성하기 위해 소셜 미디어 알림, 읽지 않은 뉴스레터, 불필요한 업무 메일을 삭제하는 데 시간을 쏟는 것은 무의미합니다. 며칠 동안 하루 몇 분씩만 투자해 이 글의 원칙들을 실천하고, 이메일과의 관계를 한 번에 그리고 확실히 정리하는 것이 훨씬 현명한 선택입니다.