Inbox Zero는 생산성 커뮤니티에서 가장 인기 있는 유행어 중 하나입니다. 인기 있는 iPhone 이메일 클라이언트인 Mailbox와 같은 앱을 사용하면 받은 편지함에 있는 모든 이메일을 쉽고 빠르게 처리할 수 있습니다. 정말 과부하가 걸리면 Mailstrom과 같은 서비스를 사용하여 이메일을 대량 삭제할 수도 있습니다. 이메일 파산 선언 아이디어 — 단순히 모든 것을 삭제하고 다시 시작 — 일부 서클에서 진지하게 고려되고 있습니다.
받은 편지함을 지우는 데 집중하고, 달성하기 어려운 Inbox Zero는 이메일 과부하와 관련된 두 가지 근본적인 문제를 놓치고 있습니다. 이메일 문제를 진정으로 해결하려면 Inbox Zero를 넘어 근본적인 문제를 해결해야 합니다.
- 받은편지함이 넘쳐나는 이유.
- 이메일과의 관계는 어떻습니까?
이메일 과부하 문제
이메일 과부하에 관한 대부분의 대화는 원하는 이메일과 원치 않는 이메일을 구분하지 못합니다. 받은 편지함의 모든 항목을 삭제 대상으로 취급하는 것은 상황의 현실을 무시합니다. 프레젠테이션에 대한 피드백을 제공하는 상사의 이메일은 분명히 작년에 당신이 떠난 도시에서 거래를 제안하는 Groupon의 이메일과 다릅니다. 마찬가지로 오랜 친구가 보낸 이메일은 환영받을 수 있지만 Facebook에서 보낸 이메일은 같은 친구가 사진에서 당신을 태그했다고 알려주는 이메일은 아닐 것입니다.
받은 편지함에 100개의 이메일이 있는데 모두 받고 싶었지만 아직 처리하지 못했다면 어떤 이메일 앱으로도 해결할 수 없는 시간 관리 문제가 있는 것입니다. 그 대신 원치 않는 이메일이 10개 있다면 이메일 문제가 있는 것입니다. 하지만 다시 말하지만 어떤 이메일 앱도 문제를 해결할 수 없습니다.
<블록 인용>이메일 과부하에 관한 대부분의 대화는 원하는 이메일과 원치 않는 이메일을 구분하지 못합니다.
대부분의 사람들에게 원치 않는 이메일의 가장 흔한 두 가지 원인은 소셜 미디어 알림, 이메일 뉴스레터 및 중복 업무 이메일입니다. 공인인 경우 원치 않는 팬 메일이나 조언 요청을 많이 받을 수도 있습니다.
스팸은 더 이상 예전의 문제가 아닙니다. Gmail과 같은 최신 이메일 서비스를 사용하는 경우 받은편지함에 스팸이 거의 표시되지 않습니다.
파블로프 이메일
Inbox Zero는 개념으로서 대부분의 사람들과 이메일 관계를 다루지 못합니다. . 받은 편지함을 20분마다 확인하거나 알림을 받을 때마다 확인하고 모든 것에 즉시 응답하기 때문에 받은 편지함이 비어 있는 것은 좋지 않습니다. 마찬가지로 하루에 4시간을 이메일을 주고받으며 보낸다면 하루가 끝날 때 받은편지함이 0에 도달하더라도 생산성이 없는 것입니다.
Ivan Pavlov는 고전적 조건화에 대한 연구로 유명한 러시아 노벨상 수상자입니다. 개에게 먹이를 줄 때마다 종을 울려 먹이가 없어도 개가 침을 흘리게 할 수 있었습니다. 심리학을 전공한 저는 이제 Pavlov에 대해 이야기할 때마다 침이 고이게 됩니다!
고전적 조건화의 핵심은 자극 다음에 반응이 더 많이 나올수록 그것들을 분리하기가 더 어렵다는 것입니다. 아침에 가장 먼저 이메일을 확인할 때마다 또는 새로운 알림이 올 때마다 같은 일을 계속 하도록 자신을 조절하고 있는 것입니다.
받은편지함 0을 넘어서려면 이메일 수신 및 응답 방식을 제어해야 합니다. 파블로프 주기를 깨야 합니다. 빈 받은편지함은 이를 달성하기 위한 한 단계일 뿐입니다.
5가지 원칙
다행히 원치 않는 이메일 과부하와 파블로프 관계를 쉽게 해결할 수 있습니다. 실천하면 거의 모든 이메일을 수신하고 확인하는 시기와 장소를 제어할 수 있는 몇 가지 간단한 원칙이 있습니다.
원칙 1:비중첩 사일로
소셜 미디어 알림 문제를 해결하기 위해 겹치지 않는 사일로라는 아이디어를 사용합니다. 모든 Facebook 알림은 Facebook에 유지되어야 합니다. 내 이메일 받은 편지함, 내 휴대전화의 알림 메뉴 또는 Facebook 이외의 다른 위치에 표시되어서는 안 됩니다. 내 편집자가 보낸 이메일만큼 중요한 Facebook 알림은 없을 것이므로 동일한 대우를 받아서는 안 됩니다.
실행 단계
30분 동안 모든 소셜 미디어 계정에 로그인하고 모든 알림 이메일을 구독 취소하십시오. 체크를 해제해야 하는 체크박스의 수에 놀랄 수 있습니다. 동료 MakeUseOf 작가 Justin은 NotifyMeNot으로 성가신 소셜 미디어 이메일을 중지하는 방법에 대한 훌륭한 기사를 작성했습니다. NotifyMeNot은 모든 주요 소셜 네트워킹 사이트의 이메일 알림을 수신 거부하는 단계를 안내합니다.
원칙 2:거래 또는 삭제
뉴스레터 문제는 다루기가 조금 더 어렵습니다. 문제는 많은 경우 뉴스레터에 원하는 정보가 포함되어 있기 때문에 적극적으로 뉴스레터에 가입했다는 것입니다. 저와 같은 디지털 수집가라면 여전히 매일 Groupon 거래를 받고 싶다는 확신을 가질 수 있습니다. 거래 또는 삭제의 원칙은 이러한 저장 본능을 극복하는 데 도움이 됩니다.
실행 단계
받은 편지함에 있는 모든 이메일 뉴스레터를 살펴보기 위해 매일 15분을 할당하십시오. 모든 사람에 대해 전체를 읽거나 구독을 취소해야 합니다. 그렇게 하기 위해 따로 정한 시간 동안 읽지 않는다면 절대 읽지 않을 것입니다.
2주 동안 구독했던 뉴스레터의 거의 4분의 3을 구독 취소했습니다. 이제 읽지 않은 뉴스레터가 받은편지함으로 들어오기 시작할 때마다 거래를 복원하거나 삭제합니다.
원칙 3:최대 이메일 시간
조심하지 않을 때 나를 포함하여 많은 사람들에게 이메일 확인은 반사적인 행동입니다. 활동적으로 아무것도 하지 않거나 잠시 산만하다면 받은 편지함을 열고 이메일을 확인합니다. 별 것 아닌 것 같아도 흐름이 깨지고 실제로 이메일을 확인하는 데 얼마나 많은 시간을 소비하는지 충격을 받을 수 있습니다.
동료 작가 Akshata가 권장하는 것처럼 훨씬 더 나은 방법은 정해진 시간을 할당하고 그때만 이메일을 확인하는 것입니다. 더 나아가 이메일 과부하와 파블로프 관계를 모두 해결하기 위해 -- 최대 이메일 시간을 설정할 것을 제안합니다. .
<블록 인용>시간이 다 됐을 때 이메일에 답장하는 중이라면 임시 보관함에 저장하고 다음날 받아보세요.
실행 단계
하루에 한두 번 이메일을 확인하고 중요한 이메일을 처리하는 데 걸리는 시간을 계산하십시오. 이것은 최대 이메일 시간입니다. 45분이 넘는 것은 아마도 너무 길 것입니다. 그 시간에만 이메일을 확인하고 최대 이메일 시간을 초과하지 마십시오. 시간이 다 됐을 때 이메일에 답장하는 중이라면 임시 보관함에 저장하고 다음날 받아보세요.
이것은 극단적인 솔루션이지만 합리적인 최대 이메일 시간을 설정하면 긴급한 이메일은 무시하고 진정으로 중요한 모든 이메일을 처리할 수 있습니다. 이메일의 양을 감당할 수 없다면 이 기사의 몇 가지 원칙을 사용하여 받는 양을 줄여야 합니다.
원칙 4:"왜?"라고 자문해 보십시오.
어떤 사람들은 특정 시간에만 이메일을 확인한다고 선언하는 사치를 누리지 못할 것입니다. 당신이 그들 중 하나라면 계속해서 이메일을 확인하는 문제를 해결할 수 있습니다. 하루 종일 이메일을 확인해야 하는 시간이 있습니다. 아마도 상사가 John이 보고서를 보냈는지 물었을 것입니다. 하지만 별 이유 없이 그냥 확인하는 경우도 있습니다.
실행 단계
이메일 확인 시간을 정할 수 없다면 받은 편지함을 볼 때마다 왜 하고 있는지 자문하고 답을 텍스트 파일이나 종이에 적어 두십시오. 모든 좋은 이유("상사가 나에게 부탁함", "한 시간 동안 자리를 비움")와 모든 나쁜 이유("미루고 있음","전화로 검색하고 검색함", "알림에 응답하기")를 집계합니다. 하루의 끝에서. 목표는 나쁜 이유의 수를 최소화하는 것입니다. 이유를 알게 되면 이메일을 확인하는 경우 명확한 이유가 있을 때만 확인하면 됩니다.
원칙 5:입력 최소화
이전의 모든 원칙을 실행했지만 여전히 이메일에 눈이 멀다면 입력 사항을 해결해야 합니다. 원치 않는 이메일의 나머지 주요 소스는 방아쇠를 당기는 동료로부터 온 것입니다. 이 문제를 해결하는 데는 두 가지 단계가 있습니다. - 첫 번째는 보내는 이메일을 변경하는 것입니다. , 두 번째는 동료와 대화하는 것입니다. .
실행 단계
작성하는 모든 이메일을 고려하십시오. "완벽"이나 "고마워요"와 같은 한 단어의 이메일이라면 보내지 마세요. 수신한 이메일의 정보에 따라 조치를 취하면 해당 내용을 읽은 것이 분명하므로 확인이 필요하지 않습니다. 모호한 부분이 있으면 제거합니다. 오후에 시간이 있는지 묻기보다 정해진 시간에 시간이 있는지 물어보세요.
왔다 갔다 할 가능성이 있는 경우 전화를 들고 대신 전화를 겁니다. 이메일 5개를 확인하는 데 걸리는 시간은 전화로 1분도 채 걸리지 않습니다.
<블록 인용>작성하는 모든 이메일을 고려하십시오.
수신자에게 기대하는 바를 말하여 이메일을 종료합니다. 당신이 답장을 확인하지 않을 것이지만 당신이 보낸 것에 대해 그들이 작업을 시작할 것이라고 가정할 것이라고 그들에게 알리십시오. 그들이 당신에게 다시 돌아올 필요가 없도록 그들에게 필요한 모든 것을 제공해야 합니다.
불필요하게 응답하지 않고 다른 사람이 응답할 필요성을 최소화하도록 이메일을 구성했으면 이제 동료와 이야기할 때입니다. 최악의 위반자부터 시작하여 중요하고 관련성이 있는 경우가 아니면 이메일에 참조되지 않도록 정중하게 요청하십시오. 마찬가지로, 가능하면 전체 답장을 누르지 말고 발신자에게만 답장을 보내도록 요청하세요.
팬메일 참고사항
당신이 잘 알려져 있거나 전문가로 인식된다면, 당신은 조언을 요청하는 낯선 사람들로부터 이메일을 받을 것입니다. 이러한 종류의 이메일을 처리하는 핵심은 원하는 이메일인지 원하지 않는지 고려하는 것입니다. 요청하지 않은 조언 요청에 하루에 한 시간을 보내는 것은 부담이 될 수 있지만, 이러한 사람들이 잠재적인 고객이거나 현재 고객이라면 이들의 의견을 듣고 싶을 것입니다.
반면에 응답을 통해 얻을 수 있는 것이 아무것도 없다면 처음에 그들이 어떻게 귀하의 이메일에 액세스할 수 있는지 고려해야 합니다. 웹사이트에 공개적으로 게시된 경우 제거하십시오. 그렇게 할 수 없고 이메일의 양을 관리할 수 없는 경우 중요하지 않은 모든 이메일 작업을 가상 또는 기타 비서에게 위임하는 것을 고려할 수 있습니다.
대부분의 날 나는 내가 작성한 튜토리얼을 읽은 사람들로부터 이메일을 받습니다. 소프트웨어 X가 소프트웨어 Y보다 나은 이유와 내가 Y에 대해 글을 쓰는 게 멍청하다고 설명하는 떠들썩한 이야기를 들으며 잠에서 깨어나면서, 어쨌든 나는 내 작업을 읽은 사람들로부터 피드백을 받는 것을 좋아합니다. 나는 그들의 질문에서 튜토리얼을 따라가기 위한 훌륭한 아이디어를 얻었습니다.
결론
Inbox Zero는 원칙적으로 훌륭한 아이디어이지만 이메일 문제의 핵심을 해결하지 못합니다. 받고 싶은 이메일만 받고 자신의 조건에 따라 처리해야 합니다. Inbox Zero에 도달하기 위해 소셜 미디어 알림, 읽지 않은 이메일 뉴스레터 및 불필요한 업무 이메일을 삭제하는 데 시간을 보내는 것은 무의미합니다. 하루에 몇 분씩 짧은 시간을 갖고 이 튜토리얼의 몇 가지 원칙을 적용하고 이메일과의 관계를 완전히 해결하는 것이 훨씬 좋습니다.