생산성 관련 블로그라면 어디서나 공통적으로 말하는 것이 있습니다. 바로 "아침에 눈을 뜨자마자 이메일을 확인하는 것은 최악의 습관"이라는 것입니다. 마치 맥주 한 캔을 따서 게임기를 켜는 것과 다름없다고까지 말하죠. 이메일부터 확인하면 하루 종일 아무것도 제대로 못 한다고들 합니다.
물론 과장이 섞였지만, 실제로 대부분의 사람들이 그렇게 하고 있음에도 불구하고 아침 이메일 확인은 늘 비난받곤 합니다. 그렇다면 기상 직후 이메일 확인은 정말 나쁜 습관일까요?
듀크대학교 행동경제학 교수인 댄 아리엘리(Dan Ariely)에 따르면, 깨어난 후 처음 두 시간은 하루 중 가장 생산적인 시간일 가능성이 높다고 합니다.
시간 관리에서 가장 안타까운 실수 중 하나는, 하루 중 가장 생산적인 두 시간을 높은 인지 능력이 필요하지 않은 일에 소비하는 경향입니다.
연구에 따르면 완전히 깬 후 첫 두 시간이 가장 컨디션이 좋은 시간이며, 이메일 확인은 최상의 상태가 필요한 작업이 아닐 가능성이 큽니다. 그래서 받은 편지함 확인을 미루라고 조언하는 블로그 글들에는 나름의 논리가 있는 셈입니다.
하지만 그런 글 아래로 스크롤을 내려 댓글을 읽어보면 언제나 같은 반박을 만나게 됩니다. "저에게는 현실적이지 않아요." 고객 문의든, 경영진의 지시든, 그날 업무와 관련된 정보든, 많은 사람들에게 이메일은 아침 루틴에서 빼놓을 수 없는 필수 요소입니다.
그렇다면 첫 두 시간을 최대한 생산적으로 활용하면서도 중요한 내용을 놓치지 않는 방법은 없을까요? 있습니다. 다만 사전에 계획이 필요합니다.
탈출 전략이 필요합니다
기억해야 할 것은 기술이 당신을 통제할 필요는 없다는 점입니다. 물론 매일 아침 이메일 확인으로 두 시간을 통째로 날려버릴 수도 있지만, 꼭 그래야 하는 것은 아닙니다. 아침에 이메일을 무시하라고 조언하는 것은, 사실 우선순위 설정의 실패를 '통신 프로토콜' 탓으로 돌리는 것과 같습니다. 어떤 사람들은 이메일이 너무 강력하게 주의를 빼앗아 아예 미뤄야 할 수도 있지만, 그 방법이 모든 사람에게 효과가 있다는 뜻은 아닙니다.
어쩌면 당신에게 이메일은 하루를 계획하는 중요한 단계일 수 있습니다. 그건 전혀 문제되지 않습니다. 하지만 이메일이 아침을 지배한다고 느낀다면, 이메일 처리 과정 중 최대한 많은 부분을 나중으로 미루세요. 개인적으로 저는 이메일 처리가 세 단계로 이루어진다는 것을 발견했습니다.
- 절대 읽고 싶지 않은 메일 삭제하기 — 뉴스레터, PR 제안 등
- 나머지 모든 메일 읽기 — 답장이 필요 없는 메일은 보관(아카이브)
- 답장이 필요한 모든 메일에 답변하기
제 비결은 이 세 가지를 한 번에 하지 않는 것입니다. 제가 실천하는 방법을 소개하지만, 이메일을 정말 빠르게 처리하고 싶다면 사용하는 이메일 클라이언트의 키보드 단축키를 익혀두는 것이 좋습니다.
1단계: 쓰레기 메일부터 정리
아침에 이메일을 확인해야 한다면, 읽고 싶지 않은 쓰레기 메일부터 삭제하는 것으로 시작합니다.
이 작업은 보통 1분도 걸리지 않습니다. 아침 정리가 끝나면 이메일을 닫고 다른 일을 합니다. 설거지를 하거나 7분 홈트를 하는 식이죠. 다음 단계로 넘어가기 전에 머리를 잠시 맑게 정리하는 것이 목적입니다.
2단계: 전부 읽되, 답장은 보류하며 보관
이메일로 돌아갈 준비가 되면 받은 편지함의 모든 메일을 읽습니다. 단, 아무것도 답장하지 않습니다. 답장이 필요 없는 메일은 바로 보관합니다. 나중에 해야 할 작업을 알려주지만 답장이 필요 없는 메일이라면, 보관하기 전에 해당 작업을 메모해 둡니다. 답장이 필요한 메일이라면 그냥 다음 메일로 넘어갑니다.
이렇게 하면 몇 분 만에 모든 이메일을 훑어볼 수 있고, 남는 메일도 많지 않습니다. 평균 네다섯 통 정도입니다. 중요한 것은 아침의 나머지 시간을 생산적으로 활용할 수 있다는 점입니다. 답장은 기다릴 수 있으니까요.
당신의 이메일 계획은 무엇인가요?
이 계획이 모든 사람에게 맞는 것은 아니며, 그렇다고 말씀드리려는 것도 아닙니다. 제가 강조하고 싶은 것은, 어떤 형태든 이메일을 빠르게 처리할 자신만의 계획을 세우라는 것입니다. 아침에 가장 먼저 이메일을 확인해야 하는 상황이라면, 빠르게 들어갔다 나올 방법을 찾아 하루의 첫 두 시간을 더 가치 있는 일에 활용하세요.
궁금합니다. 여러분의 이메일 계획은 무엇인가요? 메일 과부하를 줄이기 위해 별도의 노력을 하고 계신가요? 아침에는 도착하자마자 바로 확인하시나요, 아니면 미루려고 노력하시나요? 여러분의 워크플로우를 들어보고 배울 수 있다면 좋겠습니다. 아래 댓글로 의견을 나눠주세요.