전 세계 대부분의 사용자가 선택하는 이메일 서비스는 단연 Gmail입니다. 구글은 훌륭한 서비스를 만들었지만, 그렇다고 더 이상 개선할 여지가 없다는 뜻은 아닙니다. 적절한 앱과 확장 프로그램을 활용하면 Gmail 받은함에서 훨씬 더 높은 생산성을 발휘할 수 있습니다.
받은함을 인스타그램 피드처럼 변신시켜 빠르게 훑어볼 수도 있고, '방해 금지' 설정으로 새 메일 알림이 집중력을 해치지 않도록 막을 수도 있습니다. 여기 소개하는 도구 중에는 누구에게나 맞는 것이 하나쯤 있을 것입니다.
다만 어떤 도구보다 먼저 Gmail 고급 사용자가 되기 위한 기본 팁과 요령을 익히는 것이 중요합니다. 그것부터 마스터한 다음에 이런 도구들을 활용해 보세요.
1. Drag(크롬): Gmail용 트렐로 스타일 보드
예전에 Sortd라는 앱이 화제가 된 적이 있습니다. Gmail을 트렐로(Trello) 같은 작업 보드로 바꿔주는 앱이었죠. 하지만 그 이후 Sortd는 수많은 기능이 추가되면서 무거운 확장 프로그램이 되어버렸습니다. 예전의 Sortd처럼 가볍고 심플한 도구를 원한다면 Drag를 사용해 보세요.
Drag 무료 버전에서는 세 개의 열(column)을 만들고 그 사이에서 메일을 자유롭게 옮길 수 있습니다. 트렐로처럼 Gmail을 시각적인 칸반(Kanban) 작업 보드로 바꿔 받은함과 할 일 목록을 함께 관리할 수 있는 셈입니다.
마감일 추가나 체크리스트 같은 고급 기능은 대부분 유료 프로 계정이 필요합니다. 일주일간 무료로 사용해 보고 필요한지 판단하면 됩니다.
그리고 일반 Gmail 화면으로 돌아가는 것도 받은함의 Drag 버튼을 클릭하는 것만큼 간단합니다.
2. MailTag(크롬, 파이어폭스): 무료 실시간 이메일 추적
중요한 이메일을 보낼 때 상대방이 메일을 받았는지, 실제로 읽었는지 알 수 있다면 좋겠죠? MailTag는 그 사실을 알려줄 뿐만 아니라 메일이 몇 번이나 읽혔는지까지 확인할 수 있게 해줍니다.
이 분야에서 가장 간단하면서도 무료인 확장 프로그램입니다. 크롬이나 파이어폭스에 설치하면 백그라운드에서 조용히 작동합니다. 이메일을 보낼 때 MailTag 추적을 추가하면, 수신자가 메일을 여는 순간 '읽음' 알림이 전송됩니다. 이후에도 계속 추적되므로 메일을 다시 읽었는지 여부도 파악할 수 있습니다.
오랫동안 사랑받아 온 추적 도구인 MailTrack과 마찬가지로 완전 무료입니다. 유일한 차별점은 알림 기능이지만, 어쩌면 그것이 바로 여러분이 원하던 기능일 수도 있습니다.
3. DND Email(웹, 모든 Gmail): 들어오는 방해 요소 차단
새 이메일 하나하나가 모두 방해 요소입니다. 알림이 울리면 당장 확인해야 할 것 같은 느낌이 들지만, 정작 내용은 대체로 중요하지 않고 아무 이유 없이 집중력만 깨뜨립니다. DND Email은 이메일이 받은함에 도착하는 시점을 직접 통제할 수 있게 해줍니다.
핵심 아이디어는 받은함에 '방해 금지(DND)' 시간대를 만드는 것입니다. 적용할 요일, 방해 금지 시작·종료 시간, Gmail이 새 메일을 가져올 시간을 설정하면 됩니다. 이렇게 하면 휴대폰이 하루 종일 알림으로 시끄러워지는 일이 없어집니다.
DND Email은 과거 파이어폭스용 Gmail 부가 기능 중 손꼽히던 도구로, 원하면 확장 프로그램 형태로도 사용할 수 있습니다. 하지만 웹사이트를 통해 설정하면 사용하는 모든 앱에 일괄 적용되는 Gmail 설정이 되기 때문에 더욱 간편합니다.
4. gfeed(안드로이드, iOS): 받은함 제로를 위한 인스타그램식 피드
가득 찬 받은함은 보기만 해도 부담스럽고, 처리하는 것은 말할 것도 없습니다. gfeed는 받은함을 인스타그램 같은 소셜 네트워크 피드로 바꿔줍니다. 접근하기 한결 쉬워 보일 뿐 아니라 몇 가지 똑똑한 기능도 숨겨두었습니다.
예를 들어 새 메시지를 넘겨보려고 스와이프하면, 지나간 메시지는 자동으로 보관 처리됩니다. 받은함 제로(Inbox Zero)를 달성하는 핵심이 바로 보관이라는 점을 기억하세요. 나중에 다시 참조하고 싶은 메일은 '별표'를 눌러 즐겨찾기에 추가하면 됩니다.
gfeed에서 수행한 모든 작업은 모든 앱과 플랫폼의 Gmail 받은함에 그대로 반영됩니다. 결국 이 앱을 사용하면 메시지를 더 빠른 속도로 훑어보면서 매번 올바른 조치를 취하기가 한층 수월해집니다.
5. Email Monster(웹, 크롬): 즉석에서 꺼내 쓰는 디자이너 템플릿
Gmail에는 여러 번 재사용할 수 있는 미리 정의된 답장(Canned Response)과 템플릿 기능이 있습니다. 하지만 더 좋은 이메일, 잘 디자인된 이메일을 직접 작성하는 것 자체가 어려운 일이죠. Email Monster는 그 무거운 작업을 대신해 주므로, 기존 템플릿을 골라 쓰기만 하면 됩니다.
비교적 새로운 사이트라서 템플릿 컬렉션이 아직 방대하지는 않습니다. 그래도 충분히 유용한 리소스임은 분명합니다. 공지사항과 뉴스레터, 포트폴리오 전송용 템플릿, 마케팅·영업 관련 템플릿 등을 폭넓게 제공합니다. 핵심은 디자인인데, 이것이야말로 대부분의 사람들이 가장 어려워하는 부분입니다. 전문적인 HTML로 제작한 듯한 이메일은 받는 사람에게 더 좋은 인상을 줄 수 있습니다.
크롬용 Email Monster 확장 프로그램을 설치하세요. 다음에 메일 작성 창을 열면 보내기 버튼 옆에 아이콘이 나타납니다. 클릭하고 템플릿을 선택한 뒤, 원하는 내용으로 수정해서 보내면 끝! 정말 간단합니다.
여러분의 레이더에 잡힌 새로운 Gmail 도구가 있나요?
얼마 전 저는 크롬용 최고의 Gmail 확장 프로그램을 총망라해 살펴본 적이 있습니다. 그런데 그새 위에서 소개한 것 같은 새로운 경쟁자들이 우후죽순 등장했습니다.
여러분이 발견한 새로운 Gmail 도구가 있나요? 필수 Gmail 부가 기능과 확장 프로그램은 무엇인가요?