Gmail 초보자 안내서

Shift 키를 누른 상태에서 이중 화살표 아이콘 위로 마우스를 가져가면 아이콘이 굵은 단일 화살표로 변경됩니다. 그것을 클릭하면 이메일 작성기가 별도의 창에 팝업됩니다.

이렇게 하면 웹 브라우저 창을 차단하지 않고도 화면의 다른 영역이나 완전히 다른 화면에 이메일을 훨씬 쉽게 작성할 수 있습니다. 이메일을 작성하면서 멀티태스킹을 할 수 있습니다.

이메일 텍스트 서식

이 창의 상단에는 표준 받는 사람, 참조, 숨은 참조 및 다른 웹 클라이언트를 사용한 적이 있는 경우 익숙할 제목 필드가 있습니다. 그러나 텍스트 서식 메뉴가 상단에 있는 대부분의 웹 클라이언트와 달리 Gmail에서는 창 하단에서 이 메뉴를 찾을 수 있습니다.

이 서식 표시줄을 사용하면 Microsoft Word와 같은 문서 편집기에서와 마찬가지로 전자 메일 텍스트의 서식을 지정할 수 있습니다. 글꼴 크기, 스타일 및 서식을 변경하고, 텍스트를 들여쓰고, 번호가 매겨진 목록이나 글머리 기호 목록을 만들거나, 블록 따옴표를 포함할 수도 있습니다.

이 아래의 다음 메뉴에는 다른 최상위 메뉴 항목이 포함됩니다. 기본적으로 서식 메뉴가 선택되어 있지만 왼쪽에서 오른쪽으로 다음을 수행할 수 있습니다.

• 첨부 파일 포함(종이 클립 아이콘)
• Google 드라이브에서 파일 삽입(Google 드라이브 아이콘)
• Google 지갑(달러 아이콘)으로 송금 또는 금액 요청
• 사진 삽입(카메라 아이콘)
• 하이퍼링크(체인 아이콘) 삽입
• 이모티콘(스마일 아이콘) 삽입

이모티콘에 대한 알림 메모. 수년 동안 Google은 사용 가능한 이모티콘 목록을 개선하는 데 능숙해졌습니다. 요즘에는 5개 카테고리에 걸쳐 스크롤 가능한 목록을 찾을 수 있습니다.

많은 사람들이 이모티콘을 매우 ​​전문적이라고 생각하지 않는다는 점을 기억하십시오. 따라서 이메일이 전문적인 청중을 대상으로 하지 않는 경우에만 사용하지 않도록 하십시오.

이메일을 작성할 때 명심해야 할 또 다른 영역은 오른쪽 하단에 있는 드롭다운 화살표입니다.

여기에서 전체 화면 편집 모드로 전환하고, 이 발신 이메일의 레이블을 즉시 선택하고, 일반 텍스트 모드(서식 없음)로 전환하고, 이메일을 인쇄하거나, 맞춤법을 검사할 수 있습니다. 하는 중).

테마 선택

구입한 새 컴퓨터를 사용자 지정하려는 것처럼 새 전자 메일 받은 편지함을 사용자 지정하는 데 관심이 있을 수 있습니다. Gmail은 매일 지루한 흰색 받은편지함을 마주할 필요가 없도록 다양한 테마 중에서 선택할 수 있는 기능을 제공합니다.

새 테마를 선택하려면 '설정 " 프로필 아이콘이 표시되는 바로 아래 화면의 오른쪽 상단에 있습니다. 테마를 선택합니다. 목록에서.

Google은 선택할 수 있는 인상적인 배경 모음을 제공합니다.

하나만 선택하고 선택을 클릭합니다. , 저장 . 전체 받은편지함의 배경이 선택한 이미지로 변경됩니다.

보낸 메일, 스팸, 휴지통 등

받은 편지함의 왼쪽에는 나머지 이메일 폴더가 있습니다. 잠시 후 새 라벨을 만들면 여기에도 표시됩니다.

처음 시작하면 받은 편지함 외에 4개의 추가 폴더만 여기에서 찾을 수 있습니다.

• 별표: 별표 표시한 모든 이메일(별표 아이콘 클릭)이 이 폴더에 표시됩니다.
• 중요: 중요하다고 표시한 모든 이메일이 여기에 표시됩니다.
• 보낸 메일: 누구에게나 이메일을 보낼 때마다 이 폴더에 사본이 저장됩니다
• 초안: 이메일 작성을 시작한 다음 작성기 창을 닫으면 해당 초안의 사본이 이 폴더에 있습니다.

별표 및 중요 폴더는 이메일을 정렬하고 구성하는 두 가지 좋은 방법이지만 다른 많은 방법도 있습니다. 이것이 우리가 다음에 자세히 다룰 주제입니다.

이메일 정리를 위한 팁

하루 중 많은 양의 이메일을 수신하는 경우 수신되는 모든 서신을 정렬, 구성 및 보관할 수 있는 방식으로 받은 편지함을 구성하는 것이 중요합니다. 고맙게도 Gmail은 이를 수행하는 최고의 도구 중 하나입니다. 모든 것을 정리하고 우선 순위를 지정할 수 있는 다양한 기능을 제공합니다.

연락처

Google 주소록은 다양한 앱과 기기에서 연락처를 동기화할 수 있는 놀랍도록 강력한 도구입니다. 연락처에 액세스하려면 창의 왼쪽 상단 모서리에 있는 Gmail이라는 단어 옆에 있는 화살표를 클릭하세요.

이러한 연락처는 귀하가 추가한 이메일 연락처와 Android 휴대전화 또는 연락처 통합을 통해 Google 계정으로 로그인하는 기타 서비스에서 추가한 전화 연락처 간에 병합됩니다.

친구, 가족, 직장 동료 등과 같은 레이블을 사용하여 연락처를 쉽게 구성할 수 있습니다.

연락처를 최신 상태로 유지하면 이메일을 작성하는 데 도움이 됩니다. 그 사람의 이름을 입력하기 시작하기만 하면 되며 연락처 이메일이 받는 사람 필드에 자동으로 채워지기 때문입니다.

별

수신 이메일을 처리하는 가장 빠르고 쉬운 방법 중 하나는 별표를 표시하는 것입니다. 받은편지함에서 이메일을 볼 때 이메일 왼쪽에 있는 별표 아이콘을 클릭하여 이메일에 "별표"를 표시합니다.

이에 대한 아이디어는 이메일을 빠르게 스캔하고 나중에 후속 조치가 필요한 항목에 대해 별표 아이콘을 탭하기만 하면 된다는 것입니다. 이렇게 하면 나중에 돌아올 때 별표 표시된 폴더를 방문하기만 하면 모든 항목을 한 곳에서 볼 수 있습니다.

별표 이메일이 이메일 정리에 어떻게 도움이 되는지 자세히 알아보세요.

라벨

Gmail에서 가장 강력한 도구 중 하나는 이메일에 라벨을 적용하는 기능일 것입니다. 이를 통해 수신 이메일을 세분화된 수준으로 정리할 수 있습니다.

새 레이블을 만들려면 상단 메뉴에서 레이블 아이콘을 클릭하고 새로 만들기를 선택하세요. 목록에서.

이메일이 열려 있을 때 동일한 아이콘을 클릭하고 이메일을 저장할 레이블 옆의 확인란을 클릭하여 해당 레이블 중 하나로 정렬할 수 있습니다. 이렇게 하면 왼쪽 탐색 모음의 해당 레이블 아래에 이메일이 정렬되며, 이 문서의 시작 부분에서 언급한 대로 레이블을 기본 Gmail 디스플레이의 개별 탭으로 추가할 수도 있습니다.

보시다시피 레이블을 사용하면 받은 편지함을 그 어느 때보다 체계적으로 관리할 수 있습니다. Gmail에서 라벨 지정을 사용하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

고급 Gmail 기능

지금쯤이면 Gmail이 매우 유용하고 다재다능한 웹 기반 이메일 클라이언트라고 생각할 수 있지만 여기서 그치지 않습니다. 수신 이메일을 처리하는 방법을 자동화하고 단일 Gmail 받은편지함에서 다른 이메일 계정을 모두 관리할 수 있도록 계정을 추가할 수 있는 다른 기능의 전체 라이브러리가 있습니다.

일반 설정

이러한 고급 설정으로 이동하려면 창의 오른쪽 상단에 있는 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 다음 설정을 클릭하세요. .

설정 메뉴의 일반 탭에서는 Gmail 계정으로 맞춤설정할 수 있는 모든 항목을 찾을 수 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 언어 및 국가: 계정에 대한 현지 언어 및 기본 전화 국가 코드 설정 지정
• 페이지 크기: 이렇게 하면 페이지당 나열되는 이메일 대화 및 연락처 수를 제한할 수 있습니다.
• 이미지: 인라인 이미지가 이메일에 표시되는지 여부를 차단할 수 있습니다.
• 보내기 취소: 지정된 시간 내에 취소하면 이메일 보내기를 취소할 수 있습니다.
• 기본 응답: 답장 버튼을 눌렀을 때 자동으로 전체 답장을 하시겠습니까, 보낸 사람에게만 답장을 하시겠습니까?
• 기본 텍스트 스타일: 새 이메일을 만들 때마다 기본 형식 설정
• 대화 보기: 대화 보기는 유사한 주제 스레드를 함께 그룹화합니다. 원하는 경우 이 기능을 끌 수 있습니다.
• 보내기 및 보관: "보내기 및 보관" 버튼을 표시하거나 숨깁니다.
• 미리보기 창: 이렇게 하면 지정된 기간을 초과하여 미리보기 창에 게시물이 있는 경우 게시물을 자동으로 읽은 것으로 표시할 수 있습니다.
• 별: 메시지에 별표를 표시할 때 별색과 아이콘이 여러 개 있을 수 있습니다. 이 설정은 별표 아이콘을 클릭한 횟수에 따라 표시할 색상이나 아이콘을 정의하는 곳입니다.
• 데스크톱 알림: 알림을 활성화 또는 비활성화하거나 중요한 메일에 대해서만 설정
• 키보드 단축키: 원하는 경우 바로 가기를 비활성화할 수 있습니다.
• 버튼 레이블: 버튼 레이블은 아이콘 또는 텍스트로 설정할 수 있습니다.
• 내 사진: 프로필 사진을 로드하여 모든 사람 또는 특정 사람에게만 표시되도록 설정
• 인물 위젯: 원하는 경우 대화 오른쪽에 사람에 대한 사용 가능한 정보를 표시할 수 있습니다.
• 자동 완성을 위한 연락처 만들기: 이렇게 하면 이메일에 답장할 때 연락처 목록에 사람들을 자동으로 추가할 수 있습니다.
• 광고의 중요성 신호: 이것은 귀하의 이메일을 기반으로 로드되는 광고 개인화이지만 광고주에게 귀하에 대해 알리고 싶은 내용을 기반으로 맞춤화할 수 있습니다.
• 서명: 이메일 바닥글에 대한 사용자 정의 서명을 생성하시겠습니까? 여기에서 생성합니다
• 개인 수준 지표: 이렇게 하면 메일링 리스트로 전송되지 않은 메시지 근처에 단일 화살표가 활성화되고 귀하에게 직접 전송된 메시지 옆에 이중 화살표가 활성화됩니다.
• 스니펫: 받은 편지함에 있는 이메일 콘텐츠의 일부를 표시합니다.
• 부재중 응답자: This lets you customize and send schedule vacation responses automatically whenever you aren't around to answer emails

As you can see the General tab lets you customize a whole lot about your entire inbox and your Gmail user experience.

Accounts and Import

The Accounts and Import menu is the place to update your password or Google settings (under Change account settings ), or control how emails and contact information is imported from any of your external accounts like Yahoo!, Hotmail, or any other POP3 email account you may have.

To have Gmail check external POP3 accounts, just click on the Add a mail account in the Check mail from other accounts: 섹션.

Gmail will attempt to import emails using Gmailify. If this isn't possible, you can click Next to import using POP3 settings. On the POP3 setting page, make sure to enter the appropriate POP3 server and port number provided by the email account service that you're importing from.

Don't forget to tell Gmail what to do with those incoming emails, like applying a specific label (which can help you with organizing those better, without cluttering your main inbox).

Don't forget to set up the send mail settings in the Send mail as: 부분. This is where you'll configure the SMTP server settings so that you can send email through your Gmail account, but make it appear as though you're sending it from the remote POP3 email account.

Every email account you set up here will show up in a dropdown box near the "From" field in your email composer window.

To add the SMTP settings for your external POP3 account, click on Add another email address .

This window is where you'll type in the SMTP server address, port number, and the appropriate ID and Password for the account, as well as selecting the correct security options.

Once you're done, you'll see all the accounts you've added in the dropdown list in the From field for any new email message you create.

This makes it as convenient as ever to manage all of your different email accounts around the web from a single point - your Gmail account.

These settings will also work when you connect to your Gmail account through your mobile (see below). All of these accounts will be accessible for sending and receiving emails from your mobile device as well.

Using Filters

Under the Filters and Blocked Addresses menu item, you'll find all of the existing filters that you've set up for incoming emails. Filters are one of the most powerful ways to not only sort incoming emails automatically, but also to respond, forward, or delete incoming emails without lifting a finger.

To do this, just click on the Create a new filter link.

The filter form is a very powerful method to automate the handling of incoming emails.

There are a lot of fields in this form, so here's a guide to what they all mean. We've also frequently covered effective ways to use email filters.

On this first form, you define which incoming emails you want the rule to apply to.

• From: Emails from specific email addresses (you can include multiples with commas).
• To: Emails sent to a specific address. This is useful especially if you have emails coming in for multiple email accounts.
• Subject: Emails that contain specific words in it. Use double quotes (") if you want to search for an exact phrase.
• Has the words: Searches for words in the body of the message.
• Doesn't have: Searches to ensure that certain words aren't in the body of the message.
• Has attachment: Checks whether or not the incoming message has an attachment.
• Don't include chats: This excludes any chat notification emails from the rule.
• Size greater (or less) than: Identify messages of a certain size limit.

As you can imagine, all of these criteria give you some pretty powerful search capabilities to properly filter and organize your incoming emails. The next step, once you've identified those incoming emails, is to handle them automatically. This part is handled on the next page of the filter form.

Here is what each of those filter actions will do if you select them.

• Skip the Inbox (Archive It): This will immediately archive the incoming message. This is useful for spam messages from businesses you might have signed up with, but don't actually want to read their advertising emails.
• Mark as read: This marks the message as "read" even though you didn't read it yet. This prevents the message from showing up as highlighted (unread) in your Inbox. This is useful for incoming emails that you know aren't very important.
• Star it: If you know certain emails from a particular person will be important, then automatically star it!
• Apply the label: This action will instantly label incoming emails that match your search. This is actually a great way to automatically sort emails coming from different accounts, by giving it a label for that account.
• Forward it to: This lets you auto-forward specific emails to another email address or addresses.
• Delete it: This will automatically delete any email that matches your filter, so use with care!
• Never send it to Spam: This is useful if you know Google usually forwards specific emails to the spam folder. You can set up this filter to never send emails from that address to the spam folder.
• Send canned response: This action allows you to automatically respond to specific emails. This is useful if you run a business and you want to immediately thank the sender for emailing you.
• Always mark it as important: Do you want to mark every email from your boss as important? This is the action to use.
• Never mark it as important: Use this one if you hate your boss.
• Categorize as : This lets you automatically move an email to a specific category in your Inbox. Again, this is another very useful way of automatically organizing your emails.

You can see all of the filters you've created (and you can delete them or edit them if you like), on the Filters and Blocked Addresses 탭.

Email Forwarding and POP/IMAP

The next tab in the Settings menu worth mention is the Forwarding and POP/IMAP 탭.

There are three sections in this area. The first is to automatically forward a copy of all incoming emails to a specific email address.

This is mostly for folks who use a different email client most of the day - such as their work email - and want to receive incoming Gmail emails at that address as well. This option lets you automatically delete the incoming emails, or keep a copy in your Gmail inbox.

The next section on this page is the POP Download . POP stands for Post Office Protocol. It's one protocol most email service providers use to transmit email. In this area, you can enable POP in your Gmail account. This lets you use any email client (even desktop ones) to import all of your Gmail emails, so long as the client is capable of connecting to a POP server.

This is where you configure Gmail to either keep a copy of the original email, mark it as read, delete it, or archive it. If you click on Configuration instructions , you can read specific server and port settings to use when setting up your email client to obtain your Gmail emails.

The IMAP section of this tab is similar to the POP section, with a few variations. IMAP stands for "Internet Message Access Protocol", and like POP it's simply another email transmission protocol.

To allow IMAP email clients to access your Gmail account, you'll need to Enable IMAP in here.

IMAP is a two-way exchange, so you can set up Gmail to copy the actions that you use in an IMAP client. So, when you delete it there, you can configure Gmail to delete it on your local Gmail account as well.

Again, click on Configuration instructions for the exact IMAP servers and ports to use when you're configuring your IMAP email client to connect to your Gmail account.

Offline Email

The Offline tab lets you enable access to your Gmail even when you are not online. So let’s say you are on a plane with no web access, you will have the ability to reply to and send emails without having to log into your online Gmail account.

If you enable Gmail offline, it will download a local Gmail client extension onto your browser, so that you can reply to and read your email, or catch up on adding contacts. Whenever your computer reconnects to the Internet, all of the offline changes will re-sync and update your online Gmail account. You can even add attachments that will be sent when you are back online.

To turn Offline on, click on the Install Gmail Offline  link, and Gmail will install the Chrome extension and create an icon on your desktop. It’s almost like having an email client application installed on your computer. The benefit of this extension is that even if your computer dies, you will still have all of your emails and contacts safely stored in the cloud in your Gmail account.

Labs

Even though the Gmail Labs area (accessible on the Labs tab) hasn't gained much in terms of interesting new features in many years, the available add-on features that do exist are pretty useful. Here is a short list of the best ones.

Canned Responses let you bring your email automation to a whole new level.

When you're composing a new email, just click the dropdown arrow to the lower right of the window, and then click on Canned responses .

You'll find a list of all of the canned responses you've created already, under Insert , Save , or Delete .

• Insert :Click on this to insert the selected canned response into your current email composer window.
• Save :Click on this to save the currently composed email as a new Canned Response template.
• Delete :Click this to delete the selected canned response from your list of templates.

This is especially useful if you're a manager and need to frequently send nearly identical emails to a large staff. Using a Canned Response template, you can write up your email as a template, insert it into every new email, and then just fill in the specific details that apply to that person.

Use canned responses creatively because they are real time savers.

The Preview Pane feature in Labs is very useful if you like to see the contents of an email in your Inbox without having to open it. To use this feature once it's enabled, just click the dropdown arrow to the left side of the settings button, and choose whether you want to see the preview pane split from your inbox view on a vertical split or a horizontal split.

Other useful Lab features:

• Google Calendar gadget :This will display a gadget with your Google Calendar and Events in the lower left corner of your Gmail inbox window.
• Right-side chat :This enables integration with Google Hangouts chat on the right side of your Gmail inbox window.
• Multiple Inboxes :This enables a Multiple inboxes tab in settings where you can create multiple inboxes based on specific search queries (similar to filters). Tabs must be disabled for this feature to work.

Other Lab features are reported to be a little flaky or not very useful. Don't let that stop you from experimenting with them and customizing your Gmail inbox in whatever format you prefer!

Cool Gmail Integrations

When you've become accustomed to using Gmail for all of your email needs, explore integrating Gmail with other cloud services you use. The following are some of the Gmail integrations we've covered here at MakeUseOf. Please feel free to explore them and install the ones you like.

• Use the SecureGmail extension to encrypt your Gmail messages.
• Automate your life using Gmail with Gmail IFTTT integrations.
• Integrate Gmail with popular cloud-based ToDo apps.
• Integrate your Gmail account with Dropbox.
• Use Mailstrom to keep your Gmail account clean.
• Customize Gmail with Chrome extensions to make Gmail more like Outlook.

The Mobile Gmail App

No email service is very good if you can't access it from multiple devices. You can download the Gmail app for Android from Google Play, or for iOS devices from iTunes.

The mobile app interface is very intuitive. You'll find all of the same email categories under the Primary inbox as you find on the web-based client.

While browsing messages you can quickly star them by tapping the star. You can also long-press them to label or mark them important.

Composing emails on your mobile device is fast and easy. It's also integrated with all of your Google Contacts.

The Gmail mobile app makes access to your Gmail account quick and convenient, no matter where you are.

The King of Cloud-Based Email

Email has been a critical part of nearly everyone's online experience since the first days of the Internet. The only thing that has really changed is where and when we're able to access our email.

Google stayed on top of internet trends all these years with an email platform that is flexible, intuitive, and compatible with many other services all across the web. Gmail is easy to streamline using any of the GTD techniques you might have learned about.

You already may have other email accounts. But, it's still worth signing up for Gmail to see if it helps you save time and energy. Even if it saves you only an hour a day, it'll be well worth it.

If you want to enhance Gmail even further, check out these great Gmail browser tools.

Image Credit: Google Gmail App via DepositPhotos

Originally written by Taty on Jul 9, 2010