대량의 주소나 연락처를 레이블 형태로 인쇄해야 할 때 가장 효율적인 조합은 바로 마이크로소프트 엑셀과 워드입니다. 엑셀에서 레이블에 넣을 데이터 목록을 먼저 작성한 뒤, 이 데이터를 워드의 메일 병합 기능으로 불러오면 손쉽게 레이블을 제작하고 인쇄할 수 있습니다. 이 글에서는 엑셀 데이터를 워드로 가져와 레이블을 인쇄하는 전 과정을 단계별로 자세히 안내해 드립니다.
워드에서 엑셀 데이터로 레이블 인쇄하기: 단계별 절차
엑셀 데이터를 워드 레이블로 인쇄하려면 크게 5가지 단계를 거칩니다. 먼저 엑셀에서 레이블용 데이터를 준비하고, 워드에서 레이블 형식을 선택한 다음, 엑셀 데이터를 불러오고, 병합 필드를 지정한 후 최종적으로 인쇄하면 됩니다.
1단계: 엑셀에서 데이터 세트 준비
레이블 인쇄에 앞서 엑셀에 데이터를 먼저 입력해야 합니다. 여기서는 이름, 주소, 연락처 정보를 예시로 사용합니다.
- 먼저 이름(Name), 주소(Address), 연락처(Contact) 열 제목을 만듭니다.
- 이름 열에는 대상자의 이름을 입력합니다.
- 주소 열에는 해당 사람들의 주소를 입력합니다.
- 연락처 열에는 휴대전화 번호를 입력합니다.
- 그다음 리본 메뉴에서 파일(File) 탭으로 이동합니다.
- 다른 이름으로 저장(Save As) 옵션을 선택합니다.
- 찾아보기(Browse)를 클릭합니다.
- 파일 이름란에 원하는 이름을 입력합니다. 여기서는 Contact Details로 설정했습니다.
- 마지막으로 저장(Save)을 클릭합니다.
2단계: 워드에서 레이블 형식 선택
두 번째 단계는 MS 워드를 열고 리본 메뉴의 메일링(Mailings) 탭을 사용해 레이블 형식을 지정하는 것입니다. 아래 순서를 따라 해 보세요.
- 먼저 새 MS 워드 문서를 엽니다.
- 리본 메뉴에서 메일링(Mailings) 탭을 선택합니다.
- 메일 병합 시작(Start Mail Merge) 그룹의 드롭다운 버튼을 클릭합니다.
- 드롭다운 메뉴에서 레이블(Labels)을 선택합니다.
- 레이블 옵션(Label Options) 대화상자가 나타납니다.
- 레이블 공급업체(Label vendors) 목록에서 Avery US Letter를 선택합니다.
- 제품 번호(Product number) 목록에서 5160 Address Labels를 선택합니다.
- 마지막으로 확인(OK)을 클릭합니다.
함께 읽어보기: 워드 없이 엑셀만으로 레이블 인쇄하는 방법 (쉬운 단계)
3단계: 엑셀 데이터를 워드로 가져오기
이번 단계에서는 앞서 만든 엑셀 파일을 워드로 불러옵니다. 리본 메뉴의 메일링 탭에 있는 받는 사람 선택(Select Recipients) 옵션을 사용합니다.
- 먼저 리본 메뉴에서 메일링 탭으로 이동합니다.
- 메일 병합 시작 그룹에서 받는 사람 선택 드롭다운을 클릭합니다.
- 기존 목록 사용(Use an Existing List) 옵션을 선택합니다.
- 데이터 원본 선택(Select Data Source) 대화상자가 열리면 앞서 저장한 Contact Details 엑셀 파일을 선택합니다.
- 열기를 클릭해 불러옵니다.
- 표 선택(Select Table) 대화상자가 나타나면 첫 데이터 행에 열 제목 있음(First row of data contains column headers)에 체크합니다.
- 확인(OK)을 클릭합니다.
완료하면 아래와 같은 화면이 나타나며, 이제 각 레이블 칸에 원하는 데이터 항목을 배치할 수 있습니다.
4단계: 병합 필드 삽입
이 단계에서는 레이블에 이름, 주소, 연락처 항목을 차례로 배치합니다. 병합 필드 삽입(Insert Merge Field) 옵션을 사용합니다.
- 먼저 메일링 탭으로 이동합니다.
- 필드 작성 및 삽입(Write & Insert Fields) 그룹에서 병합 필드 삽입 드롭다운을 클릭합니다.
- 드롭다운 메뉴에서 Name(이름)을 선택합니다.
- 아래 스크린샷처럼 Name 필드가 삽입됩니다. 필요하다면 이름 부분을 굵게 표시할 수도 있습니다.
- Enter 키를 눌러 새 줄로 이동한 뒤, 같은 방법으로 Address(주소) 필드를 삽입합니다.
- 아래처럼 이름 바로 아래에 주소가 배치됩니다.
- 다시 Enter를 누르고 Contact(연락처) 필드를 삽입하면 주소 아래에 연락처가 배치됩니다.
- 첫 번째 레이블 서식이 완성되면 메일링 탭의 레이블 업데이트(Update Labels) 버튼을 클릭해 같은 서식을 나머지 레이블 칸에 한 번에 적용합니다.
- 아래와 같이 주소 레이블 서식이 완성됩니다.
- 서식이 준비되었다면 실제 데이터가 적용된 모습을 미리 확인해 보세요. 메일링 탭의 결과 미리 보기(Preview Results)를 클릭합니다.
- 아래처럼 데이터가 적용된 미리 보기를 확인할 수 있습니다.
5단계: 워드에서 레이블 인쇄
레이블 작성을 마쳤다면 병합을 완료한 뒤 인쇄만 하면 됩니다.
- 메일링 탭의 마침(Finish) 그룹에서 마침 및 병합(Finish & Merge) 드롭다운을 클릭합니다.
- 개별 문서 편집(Edit Individual Documents)을 선택합니다.
- 새 문서에 병합(Merge to New Document) 대화상자의 병합 레코드(Merge records) 섹션에서 모두(All)를 선택합니다.
- 확인(OK)을 클릭합니다.
- 그러면 아래와 같이 모든 레이블이 완성된 새 문서가 생성됩니다.
- 마지막으로 파일 탭에서 인쇄(Print)를 선택합니다.
- 원하는 프린터를 지정한 뒤 인쇄 버튼을 클릭하면 완료됩니다.
함께 읽어보기: 엑셀에서 Avery 레이블 인쇄하는 방법 (2가지 쉬운 방법)
알아두면 좋은 팁
- 워드에서 레이블을 인쇄하려면 반드시 엑셀에 데이터를 먼저 준비해 두어야 합니다.
- 레이블 공급업체는 Avery US Letter 외에도 사용 중인 용지 제조사와 제품 번호에 맞춰 자유롭게 변경할 수 있습니다.
마무리
지금까지 엑셀 데이터를 워드로 불러와 레이블을 인쇄하는 과정을 단계별로 살펴보았습니다. 엑셀에서 데이터를 준비하고, 워드의 메일 병합 기능으로 레이블 서식을 만든 뒤, 데이터를 삽입해 인쇄하는 흐름입니다. 생각보다 어렵지 않으므로 초대장, 배송 라벨, 회원 명부 등 일상적인 업무에 충분히 활용해 보시기 바랍니다. 궁금한 점이 있다면 언제든 댓글로 남겨주세요.
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