엑셀 데이터로 워드 레이블 만들기: 단계별 완벽 가이드

주소록, 배송 라벨, 이름표 등 어떤 종류의 레이블이든 Microsoft Word와 Excel만 있으면 손쉽게 만들 수 있습니다. 레이블에 들어갈 데이터를 엑셀에 정리해 두고, 워드에서 그 데이터를 불러와 저장하거나 인쇄하면 됩니다.

이 가이드에서는 워드와 호환되는 레이블용 엑셀 스프레드시트를 만드는 방법부터, 레이블 서식 설정, 그리고 최종 저장 및 인쇄까지 전 과정을 단계별로 안내합니다.

1. 엑셀 스프레드시트에 레이블 데이터 입력하기

가장 먼저 할 일은 레이블 데이터를 담은 엑셀 스프레드시트를 만드는 것입니다. 각 데이터 필드마다 적절한 제목(헤더)을 지정해 두어야 나중에 워드에서 해당 항목들을 불러올 수 있습니다.

여기서는 다음과 같은 필드로 구성된 스프레드시트를 예로 들어 보겠습니다.

• 이름(First Name)
• 성(Last Name)
• 거리 주소(Street Address)
• 도시(City)
• 주(State)
• 우편번호(ZIP Code)

엑셀 스프레드시트를 만드는 방법은 다음과 같습니다.

1. Windows 또는 Mac 컴퓨터에서 Microsoft Excel을 실행하고 새 스프레드시트를 만듭니다.
2. 첫 번째 행의 첫 번째 셀을 선택하고 First Name(이름)을 입력합니다.

3. B열의 첫 번째 셀을 선택하고 Last Name(성)을 입력합니다. 같은 방식으로 C열에는 Street Address, D열에는 City, E열에는 State, F열에는 ZIP Code를 첫 행에 차례로 입력합니다.
4. 방금 만든 각 헤더 아래에 실제 데이터를 입력합니다. 완성된 스프레드시트는 대략 다음과 같은 형태가 됩니다.

5. 데이터 입력을 마쳤다면 상단의 파일(File) 메뉴를 클릭해 스프레드시트를 저장합니다.
6. 왼쪽 사이드바에서 저장(Save)을 선택합니다.
7. 오른쪽 창에서 찾아보기(Browse)를 클릭합니다.

8. 스프레드시트를 저장할 폴더를 선택하고, 파일 이름 입력란에 원하는 이름을 입력한 뒤 창 하단의 저장(Save) 버튼을 누릅니다.

9. Excel 창을 닫습니다.

이제 엑셀 스프레드시트 준비가 끝났습니다.

2. 워드에서 레이블 서식 구성하기

두 번째 단계는 워드에서 레이블의 크기와 배치를 설정하는 것입니다. 워드에는 미리 정의된 레이블 레이아웃이 여러 가지 제공되며, 원한다면 사용자 지정 크기로 직접 레이블을 만들 수도 있습니다.

1. Windows 또는 Mac 컴퓨터에서 Microsoft Word를 실행하고 새 빈 문서를 시작합니다.
2. 문서 편집 화면에서 상단 도구 모음의 메일(Mailings) 탭을 선택합니다.
3. 메일 탭에서 편지 병합 시작(Start Mail Merge)을 클릭한 후 메뉴에서 레이블(Labels)을 선택합니다.

4. 열리는 창에서 레이블 공급업체(Label vendors) 드롭다운 목록에서 제조사를 고르고, 제품 번호(Product number) 목록에서 사용할 레이블 유형을 선택한 뒤 확인(OK)을 누릅니다.

5. 사용자 지정 크기의 레이블을 만들고 싶다면 새 레이블(New Label) 버튼을 클릭하고, 이어지는 창에서 원하는 레이블 크기를 직접 지정합니다.

6. 이제 레이블 레이아웃 설정이 완료되었습니다. 이 문서를 워드에서 계속 열어 둡니다.

3. 엑셀 데이터를 워드 문서로 가져오기

레이블 서식이 준비되었으니, 앞서 엑셀에 저장해 둔 데이터를 워드 문서로 가져올 차례입니다. 이 과정에서 Excel 프로그램을 직접 열 필요는 없습니다.

시작하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 워드 문서가 열려 있는 상태에서 상단의 메일(Mailings) 탭을 선택합니다.
2. 메일 탭에서 받는 사람 선택(Select Recipients)을 클릭하고 기존 목록 사용(Use an Existing List)을 고릅니다. 이는 미리 만들어 둔 목록을 레이블에 사용하겠다는 의미입니다.

3. 열리는 파일 탐색기 창에서 앞서 만든 엑셀 스프레드시트가 있는 폴더로 이동한 뒤, 해당 파일을 더블클릭하여 워드 문서로 가져옵니다.

4. 워드에 표 선택(Select Table) 창이 열립니다. 여기서 레이블 데이터가 들어 있는 시트를 선택합니다.
5. 첫 번째 데이터 행에 열 제목 포함(First row of data contains column headers) 옵션에 체크한 후 확인(OK)을 누릅니다.

4. 엑셀 데이터를 레이블에 삽입하기

이제 레이블에 표시할 필드를 지정합니다.

방법은 다음과 같습니다.

1. 워드에서 레이블 문서가 열려 있는 상태를 유지합니다.
2. 상단의 메일(Mailings) 탭을 선택한 뒤, 필드 작성 및 삽입(Write & Insert Fields) 영역에서 주소 블록(Address Block) 옵션을 클릭합니다.

3. 열리는 주소 블록 삽입(Insert Address Block) 창에서 필드 일치(Match Fields) 버튼을 클릭합니다.

4. 워드에 필드 일치(Match Fields) 창이 열립니다. 여기서 주소 블록에 필요한 항목(Required for Address Block)의 각 필드가 스프레드시트의 올바른 열과 연결되어 있는지 확인합니다. 예를 들어 Address 1은 스프레드시트의 Street Address에 매핑되어야 하며, 나머지 항목도 같은 방식으로 맞춰 줍니다.

5. 확인(OK)을 눌러 창을 닫습니다.
6. 주소 블록 삽입 창으로 돌아오면 레이블 미리보기를 확인할 수 있습니다. 미리보기가 실제로 만들고자 하는 레이블과 일치하는지 살펴본 뒤, 창 하단의 확인(OK)을 클릭합니다.

7. 워드 문서에서 첫 번째 레이블 자리에 <<AddressBlock>>이라는 문구가 표시된 것을 볼 수 있습니다.
8. 상단의 메일(Mailings) 탭을 선택한 후 레이블 업데이트(Update Labels)를 클릭합니다.

9. 이제 문서의 모든 레이블에 <<AddressBlock>> 문구가 채워집니다.

5. 엑셀 데이터로 실제 레이블 생성하기

이제 워드가 레이블 생성에 필요한 모든 데이터를 갖추었습니다. 마지막 단계를 진행하면 각 레이블에 실제 데이터가 표시됩니다.

1. 워드의 메일(Mailings) 탭에서 마침 및 병합(Finish & Merge) 옵션을 클릭하고, 메뉴에서 개별 문서 편집(Edit Individual Documents)을 선택합니다.

2. 열리는 창에서 모두(All)를 선택한 뒤 확인(OK)을 누릅니다.

3. 이제 워드 문서에 개별 데이터가 적용된 모든 레이블이 표시됩니다.

완성된 레이블 문서를 그대로 저장할 수도 있고, PDF로 변환하거나 실제로 인쇄할 수도 있습니다.

6. 워드 레이블 문서를 PDF로 저장하기

별도의 서드파티 도구 없이도 워드의 레이블 문서를 PDF로 저장할 수 있습니다.

1. 워드 창 상단의 파일(File) 탭을 선택합니다.
2. 왼쪽 사이드바에서 다른 이름으로 저장(Save As)을 클릭합니다.
3. 오른쪽 창에서 찾아보기(Browse)를 선택합니다.

4. PDF를 저장할 폴더를 지정하고, 파일 이름 입력란에 이름을 입력한 뒤, 파일 형식(Save as type) 드롭다운 목록에서 PDF를 선택하고 저장(Save)을 누릅니다.

7. 엑셀 데이터로 만든 워드 레이블 인쇄하기

레이블은 워드에서 바로 인쇄할 수 있습니다. 인쇄 전에 프린터가 컴퓨터에 연결되어 있는지 확인하세요.

1. 워드 창 상단의 파일(File) 탭을 선택합니다.
2. 왼쪽 사이드바에서 인쇄(Print)를 클릭합니다.

3. 오른쪽 창의 프린터(Printer) 목록에서 사용할 프린터를 선택한 뒤, 상단의 인쇄(Print) 버튼을 누릅니다.

이것으로 모든 과정이 끝났습니다.

위에서 살펴본 것처럼 Word와 Excel을 활용하면 Windows와 Mac 환경에서 거의 모든 종류의 레이블을 만들 수 있습니다. 이 가이드가 원하는 형식의 레이블을 만드는 데 도움이 되었다면 아래 댓글로 알려주세요.