마이크로소프트 오피스(Microsoft Office)는 업데이트를 거듭할수록 더욱 강력한 기능을 갖춰가고 있습니다. 요즘은 전용 프로그램 없이도 순서도(플로우차트)를 만들 수 있을 정도입니다. 파워포인트는 물론, 워드(Word)와 엑셀(Excel)에서도 순서도 제작이 가능합니다.
이 글에서는 워드와 엑셀에서 순서도를 만드는 방법을 단계별로 자세히 소개합니다. 설명에는 마이크로소프트 오피스 2019 버전을 사용했지만, 오피스 2010이나 오피스 365에서도 동일한 방법으로 따라 할 수 있습니다. 사용 중인 오피스 버전이 2007년 이후라면 누구나 아래 방법을 그대로 활용할 수 있습니다.
워드에서 도형(Shapes) 도구로 순서도 만들기
마이크로소프트 워드는 전 세계 어디서나 호환되는 대표적인 문서 작성 프로그램입니다. 시간이 지나면서 워드는 단순한 문서 편집기를 넘어 모든 플랫폼에서 꾸준히 인기를 얻고 있으며, 이제는 그리기 도구와 디자인 도구까지 갖춰 순서도 제작은 물론 바코드 생성, 축하 카드 만들기까지 가능합니다.
그중 하나가 바로 도형(Shapes) 도구입니다. 도형 도구를 활용하면 간단한 순서도를 가장 빠르고 쉽게 만들 수 있습니다. 지금부터 도형을 이용한 기본 순서도 만드는 방법을 알아보겠습니다.
1. 빈 문서로 시작하기
마이크로소프트 워드를 실행하면 기본적으로 빈 문서를 열 수 있는 옵션이 나타납니다. 빈 문서(Blank document)를 클릭하기만 하면 준비 완료입니다.
2. 눈금선(Gridlines) 켜기
이 단계는 선택 사항이지만, 작업 효율을 높여주므로 활성화하는 것을 추천합니다. 눈금선을 사용하면 도형의 크기를 적절하게 조절하고 각 요소를 정확한 위치에 배치할 수 있습니다. 이 기능 없이 작업하면 크기가 들쭉날쭉한 도형이나 정렬되지 않은 도형이 생겨 순서도가 어설퍼 보일 수 있습니다.
눈금선을 켜려면 보기(View) 탭으로 이동한 후 눈금선(Gridlines) 확인란에 체크하세요.
설정 후 문서 화면은 아래 이미지처럼 표시됩니다.
3. 도형 삽입하기
삽입(Insert) 탭으로 이동해 도형(Shapes) 버튼을 클릭하면 워드가 제공하는 다양한 도형 목록이 나타납니다.
도형은 여러 카테고리로 분류되어 있습니다.
순서도를 만들 때 필요한 것은 선(Lines)과 순서도(Flowchart) 카테고리의 도형입니다. 각 도형마다 용도가 다르며, 엄격한 규칙은 아니지만 워드의 권장 사항을 따르는 것이 좋습니다. 예를 들어 프로세스(처리 과정) 단계에는 사각형을, 판단 지점에는 다이아몬드(마름모) 형태를 사용합니다. 마우스 포인터를 각 도형 위에 올려두면 해당 도형의 용도를 확인할 수 있습니다.
이제 첫 번째 도형을 추가해 보겠습니다. 타원형부터 시작해 보죠. 도형 메뉴를 열고 타원을 선택한 뒤, 마우스를 클릭한 상태로 드래그하여 그립니다.
첫 번째 도형을 그리면 문서 상단에 새로운 탭이 나타나는 것을 볼 수 있습니다. 서식(Format) 탭이 활성화되어 도형 수정, 색상 변경 등 다양한 작업을 할 수 있게 됩니다.
도형 안에 텍스트를 입력하려면 도형을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 메뉴에서 텍스트 추가(Add Text)를 선택하세요.
이제 다른 도형을 추가하고, 선을 연결선(커넥터)으로 사용해 두 도형을 연결해 보겠습니다.
앞서 설명한 방법대로 사각형 도형을 삽입합니다.
다음으로 도형 목록에서 순서도 카테고리 대신 선(Lines) 카테고리에서 화살표 선을 선택합니다.
첫 번째 도형을 클릭하면 도형 양쪽에 조절점이 표시됩니다. 이 상태에서 화살표를 선택하고, 아래쪽 조절 핸들을 클릭한 뒤 두 번째 도형의 중앙 핸들까지 화살표를 드래그하세요.
이 과정을 반복하며 원하는 도형과 선을 자유롭게 조합하면 나만의 순서도를 완성할 수 있습니다.
워드에서 SmartArt로 순서도 만들기
SmartArt는 순서도, 조직도, 벤 다이어그램 등을 위한 미리 만들어진 레이아웃을 제공하는 기능입니다. 도형 도구만으로도 아이디어를 표현할 수 있지만, SmartArt를 활용하면 한층 더 전문적인 결과물을 얻을 수 있고 시간도 절약됩니다.
워드에서 SmartArt 그래픽 만들기
새 빈 문서를 만들고 앞서 설명한 방법대로 눈금선을 활성화합니다.
삽입(Insert) 탭으로 이동하면 도형 버튼 근처에서 SmartArt를 찾을 수 있습니다.
SmartArt를 클릭하면 템플릿 창이 열립니다. 워드는 다양한 종류의 SmartArt 그래픽을 제공하지만, 여기서는 프로세스(Process) 섹션을 살펴보겠습니다.
프로세스 카테고리에서 사진 강조 프로세스(Picture Accent Process)를 선택하고 확인(OK) 버튼을 클릭하세요. 이 템플릿은 업무 흐름이나 단계별 프로세스를 시각적으로 보여줄 때 유용합니다.
이 옵션을 선택하면 이미지와 텍스트를 담을 수 있는 도형들이 논리적인 순서로 화살표와 함께 연결된 형태로 생성됩니다.
순서도 옆에는 편집 옵션 창도 함께 표시됩니다. 텍스트 창을 클릭해 내용을 입력하고, 해당 이미지 도형을 클릭해 새 그래픽을 삽입할 수 있습니다.
SmartArt 생성 후에도 디자인을 자유롭게 수정할 수 있습니다. 좌측 상단의 도형 추가(Add Shape) 버튼으로 새 도형을 삽입하거나, 위 이미지처럼 레이아웃을 변경하고 새로운 색상을 적용하는 등 다양한 편집이 가능합니다.
SmartArt 템플릿을 활용하면 도형을 일일이 삽입하는 방식보다 훨씬 빠르게 작업할 수 있고 결과물도 더 세련되게 완성됩니다. 다만 처음부터 도형으로 직접 만드는 것이 디자인과 커스터마이징 면에서 완전한 자유도를 원한다면 더 나은 선택일 수 있습니다.
엑셀에서 도형 도구로 순서도 만들기
마이크로소프트 엑셀은 스프레드시트 작성과 계산만을 위한 프로그램이 아닙니다. 차트, 히스토그램, 그래프 등 다양한 그래픽 생성 도구를 지원합니다.
엑셀을 워드보다 자주 사용한다면 순서도 제작 역시 엑셀에서 하는 것이 편리할 수 있습니다. 작업 과정은 워드와 거의 동일합니다. 도형 도구를 이용해 처음부터 순서도를 만드는 방법을 살펴보겠습니다.
1. 격자(Grid) 설정하기
엑셀에서든 워드에서든 순서도를 만들 때는 반드시 먼저 순서도용 격자를 설정하세요. 도형을 정확한 위치에 배치하는 데 큰 도움이 됩니다.
엑셀에서 격자를 설정하려면 먼저 열 너비를 조정합니다. 엑셀 워크시트는 원래 격자 구조이므로 약간만 손보면 됩니다. 열 너비를 행 높이와 같게 맞추면 됩니다.
먼저 워크시트 좌측 상단의 전체 선택 버튼을 클릭해 모든 셀을 선택합니다.
다음으로 홈(Home) 탭의 셀 영역에서 서식(Format) 버튼을 클릭하고 메뉴에서 열 너비(Column Width)를 선택합니다.
행 높이의 기본값은 15포인트(20픽셀)입니다. 너비도 20픽셀로 맞추려면 열 너비를 2.14로 설정하고 확인(OK)을 클릭하세요.
이제 격자가 완성되었지만, 워드의 눈금선과는 작동 방식이 다릅니다. 도형이 가장 가까운 격자선에 자동으로 맞춰지도록 모눈선에 맞춤(Snap to Grid) 기능을 활성화해야 합니다.
페이지 레이아웃(Page Layout) 탭으로 이동해 정렬(Align)을 선택한 후, 새 메뉴에서 모눈선에 맞춤(Snap to Grid)을 클릭하세요.
2. 도형 삽입하기
엑셀에서 도형을 추가하는 방법은 워드와 완전히 동일합니다.
삽입(Insert) 탭으로 이동해 도형(Shapes) 버튼을 클릭하고 첫 번째 순서도 도형을 선택합니다.
마우스 포인터를 드래그하여 도형을 그립니다.
화면 상단에 도형 서식(Shape Format) 탭이 나타나는데, 위 이미지에서 볼 수 있듯이 마이크로소프트 워드의 것과 완전히 동일합니다. 모든 컨트롤, 옵션, 버튼이 똑같이 작동합니다.
좌측 상단의 도형 삽입(Insert Shapes) 영역에서 다른 도형을 선택해 첫 번째 도형 아래에 추가할 수 있습니다. 그런 다음 화살표로 도형들을 연결하고 색상을 변경하며, 더 많은 도형을 추가해 순서도를 완성하세요.
엑셀에서 SmartArt로 순서도 만들기
엑셀에서 순서도를 가장 빠르게 만드는 방법은 SmartArt 그래픽을 활용하는 것입니다. 이 기능은 워드와 똑같이 작동하며, SmartArt 순서도를 만드는 절차도 거의 동일합니다.
엑셀에서 SmartArt 그래픽 만들기
엑셀의 SmartArt는 워드의 것과 같습니다. 삽입(Insert) 탭으로 이동해 SmartArt 버튼을 클릭하세요.
SmartArt 순서도 템플릿이 담긴 창이 열리며, 워드의 창과 완전히 똑같습니다. 두 프로그램 간에 차이가 없으므로 도움이 필요하면 앞서 소개한 '워드에서 SmartArt로 순서도 만들기' 섹션을 참고하세요. 순서도 서식 및 편집 옵션도 모두 동일합니다.
가장 좋아하는 순서도 제작 도구는 무엇인가요?
마이크로소프트 워드와 엑셀은 순서도 제작에 있어 어느 쪽도 손색이 없으며, 두 프로그램 모두 SmartArt 그래픽을 지원합니다. 여러분은 어떤 프로그램으로 순서도를 만드시나요? 가장 선호하는 순서도 제작 도구와 그 이유를 댓글로 알려주세요.