프레젠테이션 완성도를 높여주는 파워포인트(PowerPoint) 꿀팁 15가지

파워포인트로 프레젠테이션을 만들 때 몇 가지 유용한 팁과 요령만 알고 있어도 작업 속도와 결과물의 질이 크게 달라집니다. 슬라이드 크기 변경, PDF 삽입, 배경 음악 추가, 청중의 시선을 사로잡는 연출 방법까지 알아두면 좋은 기능들이 많습니다.

파워포인트를 처음 접하는 초보자든, 오랜 경력을 쌓은 전문가든 새로운 디자인 아이디어를 더하면 누구나 한 단계 더 발전할 수 있습니다. 지금부터 프레젠테이션 실력을 끌어올려 줄 핵심 팁 15가지를 소개합니다.

1. 파워포인트에서 이미지 잠그기

프레젠테이션에 삽입된 이미지를 잠그면 이미지의 비율이나 종횡비가 일그러지거나 축소·확대되는 것을 방지할 수 있습니다.

파워포인트에서 이미지를 잠그는 방법은 다음과 같습니다.

1. 이미지를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 크기 및 위치(Size and Position)를 선택합니다.

2. 가로 세로 비율 잠금(Lock aspect ratio) 확인란에 체크합니다.

또한 이미지나 개체 자체를 잠가서 크기 조절이나 이동 자체가 불가능하도록 설정할 수도 있습니다. 다만 이 기능은 대부분의 파워포인트 데스크톱 버전에서 제공되지 않을 수 있습니다. 이미지, 도형 또는 개체를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭했을 때 잠금(Lock) 옵션이 보이면 바로 사용하면 됩니다.

해당 옵션이 보이지 않는다면 개체를 슬라이드 마스터(slide master)에 배치하는 우회 방법을 사용할 수 있습니다. 자세한 방법은 파워포인트 마스터 슬라이드 편집 방법을 참고하세요.

2. 슬라이드쇼 반복 재생 설정하기

전시장이나 행사장처럼 파워포인트 슬라이드쇼를 계속 반복해서 재생해야 하는 상황이라면, 매번 수동으로 다시 시작하지 않고 자동 반복되도록 설정할 수 있습니다.

1. 반복 재생하고 싶은 파워포인트 파일을 엽니다.
2. 슬라이드 쇼(Slide Show) 탭을 선택합니다.
3. 슬라이드 쇼 설정(Set Up Slide Show) 버튼을 클릭합니다.

4. 'Esc' 키를 누를 때까지 계속 반복(Loop continuously until 'Esc') 확인란에 체크합니다.

5. 확인(OK) 버튼을 눌러 설정을 저장합니다.

반복 재생 중인 프레젠테이션을 종료하려면 Esc 키를 누르면 됩니다. 마지막 슬라이드를 클릭하거나 키보드의 오른쪽 화살표 키를 누르면 슬라이드쇼가 처음부터 다시 시작됩니다.

3. 파워포인트 파일 용량 줄이기

고해상도 이미지나 미디어 파일을 삽입하면 파워포인트 파일 용량이 급격히 커질 수 있습니다. 파일 크기를 줄이는 데 도움이 되는 몇 가지 팁을 소개합니다.

• 프레젠테이션에 실제로 사용된 글꼴 문자만 포함하려면 메뉴에서 파일(File) > 옵션(Options) > 저장(Save)을 선택합니다.

• 글꼴을 파일에 포함하기로 선택했다면 프레젠테이션에 사용된 문자만 포함(Embed only the characters used in the presentation) 옵션을 선택합니다.

• 이미지 편집 데이터 삭제: 파워포인트에서 이미지를 편집하면 원본 이미지와 편집된 버전이 모두 저장됩니다. 이를 방지하려면:
  • 파일(File) > 옵션(Options) > 고급(Advanced)을 선택합니다.
  • 이미지 크기 및 품질(Image Size and Quality) 항목에서 편집 데이터 삭제(Discard editing data) 확인란에 체크합니다.
  • 용량을 더 줄이고 싶다면 파일에서 이미지 압축하지 않음(Do not compress images in file)의 체크를 해제하고, 이미지의 기본 해상도를 낮게 설정합니다.

• 이미지 추가 압축: 슬라이드쇼에서 이미지를 하나 선택합니다.
  • 그림 서식(Picture Format) 탭에서 그림 압축(Compress Pictures) 버튼을 클릭합니다. 압축 옵션을 모든 이미지에 적용할지, 선택한 이미지에만 적용할지 결정할 수 있습니다.
  • 잘라낸 그림 영역 삭제(Delete cropped areas of pictures) 확인란에 체크하고 기본 해상도 사용(Use default resolution)을 선택한 후 확인(OK)을 누릅니다.

파워포인트 파일 용량을 줄이면 저장 공간 관리와 이메일 전송이 훨씬 수월해집니다.

4. 발표자 노트 추가 및 인쇄하기

발표 중 무엇을 말해야 할지 잊지 않도록 발표자 노트를 활용해 보세요. 파워포인트 하단의 노트(Notes) 버튼을 클릭하면 노트 입력 창이 열립니다. 여기에 발표 대본 전체를 적어도 되고, 간단한 메모 몇 줄만 남겨도 됩니다.

노트가 포함된 상태로 프레젠테이션을 인쇄하려면 인쇄 대화상자의 설정(Settings) 섹션에서 노트 페이지(Notes Pages)를 선택하면 됩니다.

5. 파워포인트 배경 편집하기

파워포인트 데스크톱 앱에서 슬라이드의 배경 그래픽을 추가, 삭제 또는 편집하려면 보기(View) 메뉴에서 슬라이드 마스터(Slide Master)를 선택해야 합니다. 그런 다음 왼쪽 목록에서 슬라이드 마스터 또는 그 아래에 있는 레이아웃 중 하나를 선택하고, 마우스 오른쪽 버튼을 클릭해 배경 서식 지정(Format Background)을 고른 뒤 배경 그래픽 숨기기(Hide background graphics) 확인란에 체크하면 됩니다.

브라우저에서 파워포인트 웹 버전을 사용한다면 슬라이드 마스터 기능이 없다는 점을 알 수 있습니다. 대신 온라인 버전에서는 슬라이드에 나타나는 그래픽을 직접 추가, 삭제 또는 편집할 수 있습니다.

6. 같은 프레젠테이션 내 다른 슬라이드로 연결하기

발표 시간이 부족해 일부 내용을 건너뛰어야 하거나, 앞서 설명했던 슬라이드로 다시 돌아가야 할 때 같은 문서 내 다른 슬라이드로 연결하는 링크가 유용합니다. 하이퍼링크를 추가하는 것만큼 간단합니다.

1. 링크로 사용할 텍스트, 이미지 또는 도형을 선택합니다.
2. 삽입(Insert) > 링크(Link)를 선택하거나, 마우스 오른쪽 버튼을 클릭해 하이퍼링크(Hyperlink)를 선택합니다.
3. 하이퍼링크 삽입 대화상자의 연결 대상(Link to)에서 문서 내 위치(Place in This Document)를 선택합니다.

4. 연결할 슬라이드를 선택하고 확인(OK) 버튼을 누릅니다.

7. 서식 복사(Format Painter)로 디자인 일관성 유지하기

일관성은 잘 만들어진 파워포인트 프레젠테이션의 필수 요소입니다. 예를 들어 슬라이드 제목은 전체 문서에서 동일한 색상, 글꼴, 글자 크기를 유지해야 합니다. 서식 복사(Format Painter) 기능을 사용하면 프레젠테이션의 모든 제목과 요소 라벨을 빠르고 쉽게 통일할 수 있습니다.

1. 원하는 서식이 적용된 콘텐츠를 선택합니다.
2. 홈(Home) 탭에서 서식 복사(Format Painter)를 클릭합니다.
3. 그다음 다른 요소를 선택하면 첫 번째 요소의 서식이 자동으로 적용됩니다.

정말 간단하죠? 여러 요소에 서식을 적용하려면 서식 복사 버튼을 두 번 클릭한 뒤 위의 3번 과정을 원하는 모든 요소에 반복하면 됩니다. 작업이 끝나면 Esc 키를 눌러 서식 복사 모드를 종료하세요.

8. SmartArt로 세련된 슬라이드 만들기

파워포인트에 내장된 SmartArt 기능은 프레젠테이션의 완성도를 한 단계 끌어올려 줍니다. SmartArt를 사용하면 단조롭고 지루한 텍스트를 시각적으로 매력적인 그래픽으로 변환할 수 있습니다.

1. 그래픽으로 변환하고 싶은 텍스트를 선택합니다.
2. 홈(Home) 탭에서 SmartArt로 변환(Convert to SmartArt)을 선택합니다.

3. 마음에 드는 옵션을 선택합니다. 마우스를 각 옵션 위에 올리면 해당 SmartArt 스타일로 변환된 텍스트의 모습을 미리 볼 수 있습니다.
4. 그림을 함께 넣을 수 있는 SmartArt 옵션을 원한다면 더 많은 SmartArt 그래픽(More SmartArt Graphics)을 선택합니다.
5. 왼쪽 메뉴에서 그림(Picture)을 선택합니다.

6. 가장 마음에 드는 옵션을 고릅니다.
7. 확인(OK) 버튼을 클릭합니다.
8. 이미지를 추가하려면 SmartArt 요소 안의 이미지 아이콘을 선택한 후, 컴퓨터에 저장된 파일에서 가져올지 아니면 Bing 같은 온라인 소스에서 가져올지 결정합니다.

SmartArt 갤러리에는 수십 가지 옵션이 준비되어 있으니, 그중 하나는 분명 여러분의 슬라이드를 더욱 돋보이게 해줄 것입니다.

9. 개체 정렬로 깔끔한 레이아웃 만들기

서식 복사 기능으로 프레젠테이션 전체의 서식을 통일했다면, 이번에는 파워포인트의 정렬(Align) 도구를 사용해 모든 개체를 완벽하게 정렬해 보세요.

1. Shift 키를 누른 상태에서 정렬할 개체들을 차례로 선택합니다.
2. 서식(Format) 탭에서 정렬(Align)을 선택합니다.
3. 선택한 개체를 어떻게 정렬할지 방식을 고릅니다.

4. 세 개 이상의 개체를 균등하게 배치하려면 개체들을 선택한 후 정렬(Align)에서 가로 분배(Distribute Horizontally) 또는 세로 분배(Distribute Vertically)를 선택합니다.

슬라이드 위 개체들의 정렬에 신경 쓰는 것만으로도 전문가처럼 보이는 프레젠테이션을 만드는 데 큰 도움이 됩니다.

10. 그림 레이아웃(Picture Layout) 활용하기

이미지가 하나 이상 포함된 슬라이드를 작업할 때는 파워포인트에 내장된 그림 레이아웃(Picture Layout) 도구를 활용해 보세요. 이미지를 위한 SmartArt라고 생각하면 이해하기 쉽습니다.

1. 슬라이드의 모든 이미지를 선택합니다(Shift 키를 누른 상태로 여러 이미지를 선택할 수 있습니다).
2. 그림 도구(Picture Tools) 메뉴에서 서식(Format) > 그림 레이아웃(Picture Layout)을 선택합니다.

3. 마우스를 각 옵션 위에 올려 가장 마음에 드는 그림 레이아웃을 찾아 선택합니다.

그림 레이아웃을 사용하고 싶지 않게 되면 디자인(Design) > 변환(Convert) > 도형으로 변환(Convert to Shapes)을 선택해 이미지를 다시 도형 형태로 되돌릴 수 있습니다.

11. 슬라이드 전환 효과는 절제해서 사용하기

슬라이드 사이에 애니메이션 전환 효과를 넣을 수 있다는 사실을 알게 되면 모든 효과를 다 써보고 싶어질 수 있습니다. 하지만 파워포인트 프레젠테이션의 철칙을 기억하세요. 바로 '적을수록 좋다'입니다. 전환 효과를 꼭 사용해야 한다면 컷(Cut)이나 페이드(Fade) 같은 심플한 효과에 만족하는 것이 좋습니다.

1. 전환 효과를 적용할 슬라이드를 선택합니다.
2. 전환(Transitions) 탭에서 원하는 전환 효과를 선택합니다.

3. 사용 가능한 경우 효과 옵션(Effect Options)을 선택해 전환 효과의 세부 설정을 조정합니다.

4. 미리 보기(Preview)를 클릭해 전환 효과가 실제로 어떻게 보이는지 확인합니다.

12. 애니메이션은 현명하게 사용하기

슬라이드 전환 효과를 절제하는 것과 마찬가지로, 애니메이션 역시 신중하게 사용해야 합니다. 슬라이드의 텍스트나 개체에 애니메이션을 적용하면 발표의 흐름을 살리는 데 도움이 되지만, 너무 많으면 오히려 주의를 산만하게 만듭니다. 언제, 어디에 사용할지 신중하게 판단하세요.

애니메이션과 효과를 추가하는 방법:

1. 애니메이션을 적용할 텍스트 또는 개체를 선택합니다.
2. 애니메이션(Animations) 탭에서 원하는 애니메이션을 선택합니다.

3. 그다음 효과 옵션(Effect Options)을 선택해 효과를 지정합니다. 참고로 효과 옵션은 선택한 애니메이션에 따라 달라집니다.

애니메이션 시작 방식도 다양하게 선택할 수 있습니다. 애니메이션(Animations) 탭의 타이밍(Timing) 섹션에서 애니메이션 시작 시점을 지정하세요.

• 클릭 시(On click): 슬라이드를 클릭할 때 애니메이션이 시작됩니다.
• 이전 항목과 함께(With previous): 시퀀스에서 이전 애니메이션과 동시에 재생하고 싶을 때 선택합니다.
• 이전 항목 이후(After previous): 이전 애니메이션이 끝난 직후 자동으로 시작됩니다.
• 지속 시간(Duration): 효과가 지속되는 시간을 길게 또는 짧게 조절할 수 있습니다.
• 지연 시간(Delay): 효과가 시작되기 전 대기 시간을 추가합니다.

애니메이션 재생 순서를 변경하는 방법:

1. 슬라이드에서 애니메이션 마커를 선택하거나, 애니메이션(Animation) 탭의 고급 애니메이션(Advanced Animation) 섹션에서 애니메이션 창(Animation Pane)을 켠 후 목록에서 애니메이션을 선택합니다.

2. 애니메이션(Animation) 탭의 타이밍(Timing) 섹션에서 앞으로 이동(Move Earlier) 또는 나중으로 이동(Move Later)을 선택합니다.

개체 그룹에 애니메이션을 추가하는 방법:

1. Ctrl 키를 누른 상태에서 여러 개체를 선택합니다.
2. 서식(Format) > 그룹(Group) > 그룹(Group)을 선택해 그룹을 만듭니다.
3. 애니메이션(Animations) 탭에서 원하는 애니메이션을 선택합니다.

올바르게 활용하면 애니메이션은 프레젠테이션을 더 명확하게 만들고 청중이 내용을 이해하는 데 도움을 줍니다.

13. K.I.S.S. — 단순함이 최고의 전략

파워포인트 슬라이드는 단순할 때 가장 효과적입니다. 슬라이드에 핵심 정보만 담으면 청중이 메시지를 이해하고 기억하기 훨씬 쉬워집니다. 주제에 대해 더 말하고 싶은 내용은 얼마든지 구두로 덧붙일 수 있지만, 슬라이드에는 필요한 것 이상의 콘텐츠를 채우지 마세요. 결국 청중은 읽는 것보다 듣는 데 집중해야 하니까요.

14. 고품질 템플릿, 이미지, 그래픽 찾아서 활용하기

단순함을 추구한다는 것은 보기 좋은 이미지와 그래픽을 사용한다는 의미이기도 합니다. 저작권 걱정 없이 사용할 수 있는 스톡 사진 사이트와 멋진 파워포인트 템플릿을 제공하는 곳들을 미리 조사해 두면 디자인 작업이 한결 수월해집니다.

15. 프레젠테이션을 비디오로 내보내기

프레젠테이션을 완성했다면 비디오 파일로 내보낼 수 있습니다.

1. 파일(File) > 내보내기(Export)를 선택합니다.

2. 비디오 만들기(Create a video)를 선택합니다.

3. 비디오 화질을 선택하고, 녹화된 타이밍과 내레이션을 사용할지 여부를 결정합니다.

4. 각 슬라이드의 표시 시간을 설정합니다.
5. 비디오 만들기(Create Video) 버튼을 클릭합니다.
6. 비디오 파일을 저장할 폴더로 이동합니다.
7. 저장(Save) 버튼을 누릅니다.

이 팁과 요령들을 실천하면 여러분의 프레젠테이션은 확실히 한 단계 더 성장할 것입니다!

하지만 이렇게 많은 팁을 배웠는데도 불구하고 아예 이 소프트웨어를 쓰지 않기로 결심했다면 어떨까요? 수많은 파워포인트 발표가 청중을 잠재워 왔기에 '파워포인트로 인한 죽음(death by PowerPoint)'이라는 말까지 생겼습니다. 그렇다면 파워포인트에 작별을 고하고, 온라인에서 바로 사용할 수 있는 7가지 대안 도구를 살펴보는 것도 좋은 선택입니다.