마이크로소프트는 한때 가장 인기 있는 할 일 관리 앱 중 하나였던 Wunderlist(원더리스트)를 인수했습니다. 이후 마이크로소프트는 구글 플레이와 애플 앱 스토어에서 Wunderlist 서비스를 종료하겠다고 발표했고, Wunderlist의 창업자인 크리스티안 레버(Christian Reber)는 이를 다시 사겠다는 제안을 하기도 했습니다. 결국 예상대로 마이크로소프트는 Wunderlist를 Microsoft To-Do로 리브랜딩했으며, 현재는 수많은 사용자에게 사랑받는 할 일 관리 앱으로 자리 잡았습니다.
아이폰에서 활용하는 Microsoft To-Do 팁과 요령
iOS의 Microsoft To-Do에서 생산성을 극대화할 수 있는 9가지 핵심 팁을 소개합니다.
- 나만의 하루 계획, 'My Day' 활용하기
- 이메일을 할 일로 변환하기
- 자동 제안 기능으로 시간 절약하기
- 할 일 우선순위 정렬하기
- 하위 작업 만들기
- Siri 단축어로 빠르게 추가하기
- 좌우 스와이프 제스처 활용하기
- 목록 공유로 함께 협업하기
- 테마로 목록 꾸미기
저는 지난해부터 아이폰에서 Microsoft To-Do를 사용해 왔습니다. 그 전에도 여러 할 일 관리 앱을 사용해 보았지만, 삶을 체계적으로 정리하고 우선순위를 세우는 데는 Microsoft To-Do가 가장 효율적이었습니다. 특히 사용자 인터페이스가 Wunderlist와 비슷해 기존 Wunderlist 사용자도 어려움 없이 적응할 수 있습니다. 이 글에서 생산성 향상에 도움이 되는 Microsoft To-Do의 핵심 기능들을 하나씩 살펴보겠습니다.
1. 나만의 하루, 'My Day'로 시작하세요
하루를 미리 계획하면 업무 스트레스가 크게 줄어듭니다. 일반적으로 전날 밤에 다음 날 일정을 짜두는 것이 효과적입니다. 그러면 당일 할 일의 우선순위를 고민하며 시간을 낭비하지 않아도 되기 때문입니다.
'My Day'는 그날의 모든 할 일을 한눈에 보여주는 대시보드입니다. 자정이 지나면 목록이 초기화되며, 필요한 작업을 'My Day'로 지정해 대시보드에 표시할 수도 있습니다. 매일 목록을 검토하고 완료하지 못한 작업을 다음 날로 넘기면서, 하루를 마무리할 때 진행 상황을 점검해 보세요.
2. 이메일을 할 일로 변환하기
매일 받는 이메일 중에는 특정 작업과 관련된 내용이 담긴 메일이 많습니다. Microsoft To-Do의 가장 큰 장점 중 하나는 이메일에 플래그를 지정해 바로 할 일로 변환할 수 있다는 점입니다. 단, Outlook 이메일을 사용해야 한다는 점에 유의하세요. 예를 들어 신용카드 명세서 메일에 플래그를 지정하면 알림과 함께 할 일 목록에 자동으로 나타납니다.
3. 자동 제안 기능으로 시간 절약
iOS용 Microsoft To-Do에는 제안(Suggestions) 기능이 탑재되어 있습니다. 다른 앱들과 달리 이 기능은 실질적인 도움이 됩니다. 더 간편하게 알림을 설정하는 방법을 제안할 뿐만 아니라, 입력한 문구 속 정보를 인식해 알림을 자동으로 생성해 주기도 합니다. 예를 들어 '9월 22일에 Hulu 구독 취소'라고 입력하면 해당 날짜에 맞춰 알림이 자동으로 설정됩니다.
4. 할 일 우선순위 정렬하기
완료하지 못한 작업이 긴 목록 속에 묻혀버리는 경우는 흔합니다. 이 문제를 해결하는 가장 좋은 방법은 할 일을 체계적으로 정리하는 것입니다. Microsoft To-Do는 목록 옵션 메뉴를 통해 가나다순, 마감일, 생성일, 완료일, 'My Day'에 추가된 순서 등 다양한 기준으로 작업을 정렬할 수 있습니다. 화면 오른쪽 위를 탭해 정렬 기준을 선택하고, 작업을 길게 눌러 드래그하면 직접 순서를 조정할 수도 있습니다.
5. 하위 작업(Sub Task) 만들기
작업이 복잡하다면 어떻게 해야 할까요? 이럴 때는 작업을 여러 세부 단계로 나누는 것이 좋습니다. 모든 하위 작업을 완료해도 전체 작업이 자동으로 완료 처리되지 않으므로, 최종 확인 후 직접 체크할 수 있습니다. 해당 작업을 열고 '단계 추가(Add Step)'를 눌러 하위 작업을 입력하세요. 중요도가 높은 순서대로 하위 작업을 직접 정렬해 두는 것을 추천합니다.
6. Siri 단축어로 더욱 빠르게
iOS에 Siri 단축어가 도입된 이후 아이폰에서 워크플로우를 자동화하기가 한결 쉬워졌습니다. 다행히 Microsoft To-Do 역시 Siri 단축어 연동을 지원합니다. 앱 설정 > Siri 단축어로 이동해 미리 준비된 단축어 중 원하는 것을 선택하세요. 설정이 끝나면 "헤이 시리, 새 할 일 추가해 줘"라고 말하기만 하면 시리가 To-Do 앱의 새 작업 화면을 열어 줍니다. 간단하고 효과적인 방법입니다.
7. 좌우 스와이프로 빠르게 관리
손쉽게 할 일을 관리할 수 있다는 점이 이 앱의 큰 매력입니다. 작업을 왼쪽으로 스와이프하면 'My Day'에 추가되고, 오른쪽으로 스와이프하면 삭제됩니다. 이 제스처 덕분에 순식간에 할 일을 정리할 수 있습니다.
8. 목록 공유로 함께 협업하기
많은 목록이 혼자만의 것이 아닙니다. 예를 들어 집 꾸미기 관련 목록에는 가족을 초대하거나, 프로젝트 진행 상황을 공유하기 위해 팀원을 추가할 수 있습니다.
목록을 연 뒤 오른쪽 위의 추가 버튼을 탭하세요. 문자, WhatsApp 등 다양한 방법으로 초대장을 보낼 수 있으며, 초대받는 사람은 Microsoft 계정을 가지고 있어야 한다는 점만 유의하면 됩니다.
9. 테마로 목록 개성 있게 꾸미기
단조로운 배경에 지치셨나요? Microsoft To-Do에서는 목록별로 테마와 색 구성표를 자유롭게 변경할 수 있습니다.
또한 앱은 iOS 다크 모드도 지원합니다. 오른쪽 위의 점 세 개 아이콘을 탭해 테마 옵션을 확인하고, 마음에 드는 색상을 골라 화면을 새롭게 꾸며보세요. 아쉬운 점은 갤러리의 이미지를 배경으로 사용할 수 없다는 것이며, 마이크로소프트가 이 부분도 개선해 주기를 바랍니다!
이 글이 여러분의 생산성 향상에 도움이 되기를 바랍니다.