마이크로소프트 아웃룩(Microsoft Outlook)은 마이크로소프트에서 제공하는 가장 인기 있는 이메일 및 일정 관리 앱 중 하나입니다. 기본적인 사용법은 간단하지만, 몇 가지 팁과 요령만 익혀도 업무 생산성과 효율을 크게 높일 수 있습니다. 이 글에서는 실무에 바로 적용할 수 있는 아웃룩 팁과 요령들을 소개합니다. 키보드 단축키부터 숨겨진 편리한 기능까지, 이 팁들을 활용하면 메일 관리가 한결 수월해지고 소중한 시간도 절약할 수 있습니다.
마이크로소프트 아웃룩 팁과 요령
1] 파일 첨부하기
아주 간단한 방법으로 이메일에 파일을 빠르게 첨부할 수 있습니다. 파일 종류와 상관없이, 새 이메일 작성 창에서 리본 메뉴의 파일 첨부 버튼을 클릭하면 PC에 저장된 파일 목록이 바로 표시됩니다. 목록에서 원하는 파일을 선택하기만 하면 됩니다.
참고: 마이크로소프트 아웃룩 사용자 지정 방법도 함께 살펴보세요.
2] Bcc(숨은참조) 추가하기
Bcc 기능을 활성화해 두면 수신자의 이메일 주소가 다른 사람에게 노출되지 않아 개인정보 보호에 매우 유용합니다. Bcc 필드를 열려면 새 메시지를 작성한 후 리본 메뉴에서 Bcc를 클릭하면 됩니다. 한 번 활성화하면 직접 끌 때까지 새 메시지를 작성할 때마다 Bcc 필드가 계속 표시됩니다.
팁: 아웃룩에서 이메일 메시지를 즉시 읽음 상태로 표시하는 방법도 확인해 보세요.
3] 이메일을 모임 일정으로 변환하기
아웃룩의 가장 유용하고 스마트한 기능 중 하나로, 받은 이메일을 그대로 모임 초대장으로 변환할 수 있습니다. 메일함에서 해당 이메일을 연 뒤 단축키 Ctrl+Alt+R을 누르면 이메일이 자동으로 모임 초대 형식으로 바뀌며, 해당 메일의 모든 수신자가 참석자로 추가됩니다. 이후에는 장소와 시작·종료 시간만 입력하고 보내기를 클릭하면 모임 일정이 완성됩니다.
4] 휴가용 자동 답변 설정하기
메일을 확인하거나 답장하기 어려운 상황이라면 자동 답변 설정이 최선의 선택입니다. 자동 회신 문구는 자유롭게 작성할 수 있으며, 일반적으로 “휴가 중입니다” 또는 “부재 중입니다” 같은 메시지를 많이 사용합니다. 설정 방법은 파일 메뉴를 클릭한 후 자동 회신을 선택하고, 원하는 메시지를 입력한 뒤 확인을 누르면 됩니다.
참고: 아웃룩 명령줄 스위치(Command-Line Switches) 정리도 함께 확인해 보세요.
5] 아웃룩 색상 테마 변경하기
누구나 자신만의 개성 있는 환경을 좋아하죠. 아웃룩에서도 색상 테마를 자유롭게 변경할 수 있습니다. 검정, 흰색, 진회색(Dark Gray), 컬러풀(Colorful) 등 다양한 테마 중에서 선택이 가능합니다. 파일 메뉴에서 옵션을 클릭한 후 Office 테마 항목에서 원하는 색상을 고르면 됩니다. 단, 테마를 변경하면 마이크로소프트 워드, 엑셀 등 다른 Office 프로그램에도 자동으로 동일하게 적용된다는 점을 참고하세요.
6] 아웃룩 필수 단축키
- Ctrl+1 : 메일 화면으로 이동
- Ctrl+2 : 일정(Calendar) 화면으로 이동
- Ctrl+3 : 연락처(People) 화면으로 이동
- Ctrl+4 : 작업(Tasks) 화면으로 이동
아웃룩 팁 & 트릭 전자책(eBook)
마이크로소프트는 위에서 소개한 아웃룩 팁과 요령을 모두 정리한 공식 전자책(eBook)을 배포하고 있습니다. 어려운 용어 없이 쉬운 언어로 설명되어 있고, 이해를 돕는 스크린샷도 함께 수록되어 있어 초보자도 부담 없이 따라 할 수 있습니다. 생산성 향상에 확실히 도움이 되는 다양한 팁이 담겨 있으니 여기서 내려받아 활용해 보세요. 분명 유용하게 쓸 수 있는 팁이 여럿 있을 것입니다.
아웃룩.com(Outlook.com) 팁과 요령도 함께 확인해 보세요.
