편지 병합(Mail Merge)은 Microsoft Word에서 제공하는 기능으로, 개인화된 편지, 레이블, 봉투, 이메일, 주소록 등을 대량으로 효율적으로 만들 수 있도록 도와줍니다. 다만 편지 병합은 Word에서 자주 사용되는 기능이 아니기 때문에, 이 기능을 활용해 편지나 레이블, 봉투를 만드는 방법을 모르는 사용자도 적지 않습니다.
매번 수작업으로 각 편지나 레이블에 내용을 일일이 맞추느라 시간을 낭비하고 있다면, 편지 병합이 큰 도움이 됩니다. 처음 시도하는 분들도 아래 단계만 차근차근 따라 하면 어렵지 않게 완성할 수 있습니다.
1. 편지 병합으로 편지 만들기
Microsoft Word에는 편지 병합 과정을 단계별로 안내해 주는 마법사가 내장되어 있습니다. 마법사를 진행하면서 사용할 편지와 수신자 목록을 지정하게 되므로, 미리 수신자 명단을 준비해 두는 것이 좋습니다. 준비된 목록이 없더라도 걱정하지 않아도 됩니다. 나중에 직접 입력해서 추가할 수 있습니다.
- Word 문서를 열고 편지 본문을 작성합니다. 이때 이름, 직함, 도시처럼 사람마다 달라지는 부분은 비워 두세요. 해당 위치에 공백만 남겨 두면 됩니다.
- 템플릿 작성이 끝났다면 상단 리본 메뉴에서 메일 > 편지 병합 시작 > 단계별 편지 병합 마법사를 선택합니다.
- Word 창 오른쪽에 새로운 창(마법사 패널)이 나타납니다. 첫 번째 단계에서는 문서 유형을 선택합니다. 편지(Letters)를 고른 뒤 다음: 시작 문서를 클릭하세요.
- 다음 화면에서는 편지 병합에 사용할 문서를 지정합니다.
이미 본문을 작성해 두었다면 현재 문서 사용을 선택하고,
기본 제공 템플릿을 활용하고 싶다면 템플릿에서 시작을 선택합니다. 시작 문서를 정했다면 수신자 선택을 클릭합니다.
- 다음은 수신자를 선택하는 단계입니다. Excel 시트에 수신자 데이터가 정리되어 있다면 기존 파일 사용 옵션을 선택한 후 찾아보기를 눌러 파일을 불러올 수 있습니다.
파일 탐색기에서 수신자 목록이 담긴 Excel 파일을 찾아 선택하고 열기를 클릭합니다.
시트를 선택하면 표 선택 창이 나타납니다. 해당하는 표를 고르고, 데이터의 첫 행이 열 머리글이라면 데이터의 첫 행에는 열 머리글이 포함됨 항목에 체크한 뒤 확인을 누릅니다.
이어서 편지 병합에 사용될 수신자 목록이 표시됩니다. 내용에 문제가 없다면 확인을 누르고, 다음: 편지 쓰기로 넘어갑니다.
- 이제 편지에 자리 표시자(병합 필드)를 삽입할 차례입니다. 커서를 원하는 위치에 놓고 마법사 패널에서 추가 항목을 선택합니다.
병합 필드 삽입 대화상자가 열리면 필요한 필드를 골라 삽입을 누르면 편지에 자동으로 추가됩니다.
- 모든 병합 필드를 삽입했다면 다음: 편지 미리 보기를 선택합니다.
편지 병합으로 생성된 편지들을 미리 확인할 수 있습니다. 마법사 패널의 화살표 버튼을 누르면 수신자별 편지를 하나씩 넘겨가며 검토할 수 있습니다.
- 다음: 병합 완료를 선택합니다. 마지막 단계에서는 모든 편지를 인쇄하려면 인쇄를, 편지를 하나의 문서로 합치려면 개별 편지 편집 > 모두를 선택하면 됩니다.
2. 편지 병합으로 레이블 만들기
우편물 목록을 Excel 시트에 깔끔하게 정리해 두면 주소가 필요할 때마다 헤매지 않아 좋습니다. 하지만 실제로 레이블을 인쇄하려면 Excel만으로는 부족합니다. 이때 MS Word의 편지 병합 레이블 기능을 활용해야 합니다.
- 주소 정보가 담긴 Excel 시트가 이미 있다면 다음 단계로 건너뛰어도 됩니다. 없다면 Excel에서 우편물 목록을 정리하세요. 이름, 성, 주소 등의 머리글을 추가하고 목록을 완성합니다.
- MS Word로 전환해 빈 문서를 연 뒤, 메일 > 편지 병합 시작 > 단계별 편지 병합 마법사를 실행합니다.
- 문서 유형에서 레이블(Labels)을 선택하고 다음: 시작 문서를 클릭합니다.
- 다음 화면에서 문서 레이아웃 변경을 선택한 후, 레이블 옵션을 눌러 제품 번호와 레이블 브랜드를 설정합니다.
확인을 누르면 문서 위에 레이블 테두리가 표시됩니다. 보이지 않는다면 테이블 디자인 > 테두리에서 눈금선 보기를 선택하세요.
- Word의 메일 탭으로 돌아가 수신자 선택 > 기존 목록 사용을 선택합니다.
메일 목록이 담긴 Excel 파일을 찾아 선택한 뒤 열기를 클릭합니다.
- 표 선택 창이 나타납니다. 통합 문서에 여러 시트가 있다면 항목이 여러 개 보일 텐데, 메일 목록이 있는 시트를 선택하세요. 데이터의 첫 행에는 열 머리글이 포함됨에 체크하고 확인을 누릅니다.
- Word가 메일 목록을 불러오면 주소 블록을 선택합니다. 오른쪽 미리 보기를 확인하세요.
원하는 형태가 아니라면 필드 일치를 선택합니다. 워크시트의 머리글과 세부 항목이 올바르게 대응되는지 확인한 뒤 확인을 누릅니다.
미리 보기를 다시 확인하고 문제가 없으면 확인을 클릭합니다.
- 레이블에 <<AddressBlock>>이 표시됩니다. 메일 > 레이블 업데이트를 선택하면 모든 레이블에 동일한 필드가 채워집니다.
- 이제 레이블을 병합할 준비가 되었습니다. 메일 > 마침 및 병합 > 개별 문서 편집을 선택합니다.
작은 창이 뜨면 모두를 선택하고 확인을 누릅니다.
- 모든 레이블이 하나의 문서로 병합된 것을 확인할 수 있습니다.
3. 편지 병합으로 봉투 만들기
편지 병합 봉투 만들기는 레이블과 절차가 거의 같지만, 몇 가지 설정이 조금 다릅니다.
마찬가지로 메일 > 편지 병합 시작 > 단계별 편지 병합 마법사를 실행하되, 이번에는 봉투(Envelopes)를 선택하고 하단의 다음: 시작 문서를 클릭합니다.
- 시작 문서를 선택하라는 안내가 나타납니다. 봉투 옵션을 눌러 봉투 크기와 배송지·발신인 주소의 위치를 설정한 후(다음 단계 참조), 다음: 수신자 선택으로 진행합니다.
- 봉투 옵션을 선택하면 작은 창이 열립니다. 원하는 봉투 크기를 고르고, 배송지 주소와 발신인 주소의 글꼴 및 배치 위치를 지정합니다.
- 마법사의 다음 단계는 수신자 선택입니다. Excel 시트에 수신자 데이터가 있다면 기존 목록 사용을 선택하고 찾아보기를 눌러 파일을 지정합니다. 해당 파일을 선택한 뒤 다음: 봉투 정렬을 클릭합니다.
- 다음 화면에서 주소 블록을 선택하고, 미리 보기가 의도한 대로 표시되는지 확인한 후 확인을 누릅니다.
봉투에 <<AddressBlock>> 필드가 나타난 것을 볼 수 있습니다.
- 다음: 봉투 미리 보기를 선택합니다. 앞서 본 것과 동일한 미리 보기가 문서 위에 표시됩니다. 마법사 패널의 화살표 버튼으로 봉투 사이를 이동하며 확인할 수 있습니다.
이제 봉투를 병합할 준비가 끝났습니다. 다음: 병합 완료를 선택하세요.
- 다음 화면에서 개별 봉투 편집 옵션이 나타납니다. 이를 선택하고 모두를 눌러 모든 레코드를 병합한 뒤 확인을 클릭합니다.
모든 봉투가 하나의 문서로 병합된 결과를 확인할 수 있습니다.
대량 인쇄와 이메일 발송도 손쉽게
편지 병합을 활용하면 편지, 레이블, 봉투를 일일이 수정하는 데 들이던 시간을 크게 절약할 수 있습니다. MS Word의 활용 범위는 여기서 끝나지 않습니다. 축하 카드, 소책자, 색인 카드 등도 만들 수 있습니다.
편지 병합은 오랫동안 사용되어 온 기능이지만, 업무 효율을 더욱 높이고 싶다면 Microsoft Office 2019에 새롭게 추가된 유용한 기능들도 살펴보는 것이 좋습니다.