Microsoft Word는 문서를 만들고 편집할 수 있는 다양한 기능을 기본적으로 제공합니다. 그중 하나가 바로 편집 제한(Restrict Editing) 기능입니다. 이 기능을 활성화하면 다른 사람이 문서의 내용을 추가하거나 삭제할 수 없게 되어, 문서를 원래 상태 그대로 유지할 수 있습니다.
문서에 제한을 적용하는 방법은 여러 가지가 있으며, 상황에 맞는 방법을 선택하면 됩니다. 예를 들어, 문서 서식이 변경되지 않도록 하려면 서식 제한을 설정할 수 있습니다.
Word에서 편집 제한 설정하기
Word에서는 기존 문서든 새로 만든 문서든 모두 편집을 제한할 수 있습니다. Word로 문서를 열 수만 있다면 어떤 문서에도 제한을 적용할 수 있습니다.
- 문서를 더블클릭하면 Word 앱에서 열립니다.
- 상단의 검토(Review) 탭을 클릭합니다. 편집 제한 옵션은 이 탭에서 찾을 수 있습니다.
- 다음 화면에서 보호(Protect)를 클릭하고 편집 제한(Restrict Editing)을 선택하여 제한 옵션에 접근합니다.
- 화면 오른쪽에 새 창(작업창)이 나타납니다. 여기서 문서에 다양한 유형의 제한을 적용할 수 있습니다. 먼저 선택한 스타일로 서식 제한(Limit formatting to a selection of styles) 옵션을 체크하고 설정(Settings)을 클릭합니다.
- 설정 창이 열리면, 문서에서 허용할 서식 스타일을 지정하고 나머지는 제한할 수 있습니다. 유지하고 싶은 항목에 체크 표시를 하세요.
모두(All)를 클릭하면 모든 서식 옵션이 선택되고, 없음(None)을 클릭하면 아무것도 선택되지 않습니다. 마지막으로 확인(OK)을 눌러 변경 사항을 저장합니다.
- 적용할 수 있는 두 번째 제한 유형은 편집 제한입니다. 문서에서 허용되는 편집 유형(Allow only this type of editing in the document) 상자를 체크한 후, 드롭다운 메뉴에서 네 가지 옵션 중 하나를 선택하세요.
모든 변경을 차단하고 싶다면 메뉴에서 변경 내용 없음(읽기 전용)(No changes - Read only) 옵션을 선택하면 됩니다.
- Word에는 문서에 제한이 걸려 있더라도 특정 사용자에게는 편집을 허용하는 기능이 있습니다. 이를 사용하려면 선택한 사용자가 편집할 수 있도록 유지할 문서의 해당 부분을 먼저 드래그하여 선택합니다.
- 오른쪽 작업창의 예외(선택 사항)(Exceptions - optional) 아래에 있는 추가 사용자(More users)를 클릭하여 문서 편집을 허용할 사용자를 선택합니다.
- 편집을 허용할 사용자 이름을 입력하고 확인(OK)을 클릭합니다.
- 오른쪽 작업창에서 방금 추가한 사용자 이름에 체크 표시를 합니다.
- 예, 보호 시작(Yes, Start Enforcing Protection)을 클릭하여 문서에 제한 적용을 시작합니다.
- 보호를 위한 암호 입력을 요청하는 창이 나타납니다. 이 암호는 나중에 문서의 편집 제한을 해제할 때 사용됩니다. 강력한 암호를 입력하고 확인(OK)을 클릭하세요.
이후 누군가 문서를 변경하려고 시도하면 Word가 이를 차단하고, 화면 하단에 문서가 보호 중이라는 메시지가 표시됩니다.
보호된 문서에서 편집 가능한 부분 찾기
편집이 제한된 문서를 받았지만 그중 일부는 편집할 수 있어야 하는 경우가 있습니다. Word에서는 보호된 문서 내에서 편집 가능한 영역을 쉽게 찾을 수 있습니다.
몇 번의 클릭만으로 문서 내 모든 편집 가능 영역을 확인할 수 있습니다.
- Word 앱에서 문서를 엽니다.
- 상단의 검토(Review) 탭을 클릭합니다.
- 보호(Protect) 옵션을 선택하고 편집 제한(Restrict Editing)을 고릅니다.
- 화면에 세 가지 옵션이 표시되며, 각각의 기능은 다음과 같습니다.
편집 가능한 다음 영역 찾기(Find Next Region I Can Edit) – 문서에서 다음으로 편집 가능한 부분을 찾아줍니다.
편집 가능한 모든 영역 표시(Show All Regions I Can Edit) – 문서에서 편집 가능한 모든 부분을 표시합니다.
편집 가능한 영역 강조 표시(Highlight the regions I can edit) – 이 옵션에 체크하면 문서에서 편집 가능한 모든 부분이 강조 표시됩니다.
- 이제 편집 가능한 영역에서 자유롭게 수정 작업을 시작할 수 있습니다.
Word에서 편집 제한 해제하기
더 이상 Word에서 편집을 제한하고 싶지 않다면, 제한을 적용할 때 사용했던 것과 동일한 옵션을 통해 해제할 수 있습니다.
- Word 앱에서 제한된 문서를 엽니다.
- 상단의 검토(Review) 옵션을 클릭합니다.
- 다음 화면에서 보호(Protect)를 선택한 후 편집 제한(Restrict Editing)을 고릅니다.
- 오른쪽 작업창 맨 아래에서 보호 중지(Stop Protection) 옵션을 찾을 수 있습니다. 이를 클릭하면 문서의 제한이 해제됩니다.
- 암호 입력을 요청하는 창이 나타나면 암호를 입력하고 확인(OK)을 클릭합니다.
- 제한이 해제되면 이제 문서를 자유롭게 편집할 수 있습니다.
암호 및 읽기 전용 모드로 Word 편집 제한하기
앞서 소개한 기능은 문서 편집을 차단하는 훌륭한 방법이지만, 절차가 다소 복잡하고 열여몇 단계를 거쳐야 한다는 단점이 있습니다.
Word에서 편집을 제한하는 또 다른 방법은 문서에 암호를 설정하는 것입니다. 암호를 추가하면 문서를 열 때마다 암호를 묻는 창이 나타납니다. 여기에 읽기 전용 모드를 결합하면, 올바른 암호를 입력한 후에도 문서가 읽기 전용이라는 안내 메시지가 표시되도록 할 수 있습니다.
- Word 앱에서 문서를 엽니다.
- 상단의 파일(File) 메뉴를 클릭합니다.
- 왼쪽 사이드바에 여러 옵션이 나타납니다. 그중 정보(Info)를 클릭하여 정보 패널을 엽니다.
- 다음 화면에서 문서 보호(Protect Document) 아래의 작은 아래쪽 화살표 아이콘을 클릭합니다.
- 화면에 표시된 옵션 중 항상 읽기 전용으로 열기(Always Open Read-Only)를 선택합니다.
- 이제 Word는 이 문서를 항상 읽기 전용 모드로 엽니다. 화면에 관련 확인 메시지가 표시됩니다.
- 이제 문서를 암호로 잠글 차례입니다. 문서 보호(Protect Document) 옵션을 클릭하고 암호로 암호화(Encrypt with Password)를 선택합니다.
- 문서 보호에 사용할 암호를 입력하고 확인(OK)을 클릭합니다.
- 암호를 다시 한번 입력하라는 요청이 나타납니다. 동일한 암호를 입력하고 확인(OK)을 누르세요.
- 이제 문서가 암호로 보호되며, 올바른 암호를 입력해야만 열 수 있습니다.
- 보호를 해제해야 할 때는 동일한 정보(Info) 메뉴로 돌아가 문서 보호(Protect Document)를 클릭한 후 항상 읽기 전용으로 열기(Always Open Read-Only)를 선택합니다.
- 문서 보호(Protect Document)를 다시 클릭하고 암호로 암호화(Encrypt with Password)를 선택합니다.
- 암호(Password) 입력란의 내용을 모두 지우고 확인(OK)을 클릭합니다. 그러면 문서의 암호 보호가 해제됩니다.
최종 상태로 표시하여 편집 자제 유도하기
Word에는 문서를 '최종(final)' 상태로 표시하는 기능이 있습니다. 이렇게 하면 해당 문서가 최종 버전으로 간주되어 더 이상의 변경이 허용되지 않습니다.
사용자가 이 문서를 열면 문서가 최종 상태로 표시되었다는 경고 메시지를 보게 됩니다. 그럼에도 불구하고 편집을 진행하고 싶다면, 화면에 표시된 옵션을 클릭하여 편집을 계속할 수 있습니다.
이 옵션은 어디까지나 사용자에게 편집을 자제하도록 유도하는 것이며, 실제로 Word에서 편집을 강제로 차단하지는 않습니다.
- Word에서 문서가 열려 있는 상태에서 상단의 파일(File) 옵션을 클릭합니다.
- 왼쪽 사이드바의 옵션 목록에서 정보(Info)를 선택합니다.
- 오른쪽 메뉴에서 문서 보호(Protect Document)를 클릭하고 최종으로 표시(Mark as Final)를 선택합니다.
- 문서가 최종 상태로 표시된 후 저장된다는 안내 창이 나타납니다. 확인(OK)을 클릭하여 계속 진행합니다.
- '최종으로 표시'의 의미를 설명하는 또 다른 창이 화면에 나타납니다. 확인(OK)을 클릭하여 계속합니다.
- 다음에 문서를 열면 문서가 최종 상태라는 메시지가 표시됩니다. 편집이 필요하면 그래도 편집(Edit Anyway) 버튼을 클릭하세요.
- 문서에서 최종 표시를 제거하려면 동일한 정보(Info) 메뉴로 돌아가 문서 보호(Protect Document)를 클릭한 후 최종으로 표시(Mark as Final) 옵션을 다시 선택하면 됩니다.
Word 없이 문서 편집 비활성화하기
어떤 이유로든 Word를 사용하지 않고 제한을 설정하고 싶다면, Word 없이도 가능한 방법이 있습니다. 파일 탐색기(File Explorer)의 옵션 중 하나를 활용하여 문서 편집을 방지하는 방법입니다.
- 파일 탐색기(File Explorer)에서 Word 문서를 찾습니다. 단, 열지는 마세요.
- 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 속성(Properties)을 선택합니다.
- 해당 탭에 있지 않다면 상단의 일반(General) 탭을 클릭합니다.
- 읽기 전용(Read-only)이라는 레이블이 붙은 체크박스가 보입니다. 이 상자에 체크하고 적용(Apply), 그다음 확인(OK)을 클릭합니다.
이제 파일 탐색기를 통해 파일이 읽기 전용으로 설정되었습니다. 즉, 다른 사람들은 파일을 읽을 수 있지만 편집할 수는 없습니다.
여러분은 Word 문서에서 편집을 제한하고 계신가요? 그렇다면 어떤 방법을 사용하시는지 댓글로 알려주세요.