텍스트 기반 데이터 파일은 오늘날 가장 널리 사용되는 데이터 저장 방식 중 하나입니다. 텍스트 파일은 일반적으로 용량을 적게 차지하고 저장하기도 가장 간편하기 때문입니다. 다행히도 CSV(쉼표로 구분된 값) 또는 TSV(탭으로 구분된 값) 파일을 Microsoft Excel에 삽입하는 작업은 매우 간단합니다.
CSV나 TSV 파일을 엑셀 워크시트에 삽입하려면 파일 안의 데이터가 어떤 문자로 구분되어 있는지만 정확히 알면 됩니다. 값을 문자열, 숫자, 백분율 등으로 다시 서식 지정하고 싶은 경우가 아니라면 데이터의 세부 내용까지 알 필요는 없습니다.
이 글에서는 CSV 또는 TSV 파일을 엑셀 워크시트에 삽입하는 방법과, 가져오기 과정에서 데이터 서식을 함께 지정해 시간을 절약하는 방법까지 소개합니다.
엑셀 워크시트에 CSV 파일 삽입하기
CSV 파일을 엑셀 워크시트에 삽입하기 전에, 해당 데이터 파일이 실제로 쉼표로 구분되어 있는지(이른바 '쉼표 구분' 형식) 먼저 확인해야 합니다.
쉼표 구분 파일인지 확인하기
확인하려면 Windows 탐색기를 열고 파일이 저장된 폴더로 이동합니다. 보기 메뉴를 선택한 뒤 미리 보기 창이 켜져 있는지 확인합니다.
그다음 쉼표로 구분된 데이터가 들어 있다고 생각되는 파일을 선택합니다. 텍스트 파일에서 각 데이터 사이에 쉼표가 보이면 올바른 파일입니다.
아래 예시는 2010년 SAT College Board 학생 성적 결과가 담긴 정부 데이터세트에서 가져온 것입니다.
보시다시피 첫 번째 줄은 헤더 줄이며, 각 필드는 쉼표로 구분되어 있습니다. 그 아래의 모든 줄은 데이터 줄이고, 각 데이터 포인트 역시 쉼표로 구분됩니다.
이것이 쉼표로 구분된 값이 담긴 파일의 전형적인 모습입니다. 원본 데이터의 형식을 확인했으니 이제 엑셀 워크시트에 삽입할 준비가 되었습니다.
워크시트에 CSV 파일 삽입하기
원본 CSV 데이터 파일을 엑셀 워크시트로 가져오려면 먼저 빈 워크시트를 엽니다.
- 메뉴에서 데이터를 선택합니다
- 리본 메뉴의 데이터 가져오기 및 변환 그룹에서 데이터 가져오기를 선택합니다
- 파일에서를 선택합니다
- 텍스트/CSV에서를 선택합니다
참고: 리본 메뉴에서 바로 '텍스트/CSV에서'를 선택해도 같은 결과를 얻을 수 있습니다.
그러면 파일 브라우저가 열립니다. CSV 파일이 저장된 위치로 이동해 파일을 선택한 후 가져오기를 클릭합니다.
이어서 데이터 가져오기 마법사가 실행됩니다. Excel은 처음 200개 행을 기준으로 들어오는 데이터를 분석하고, 입력 파일의 형식에 맞게 각 드롭다운 상자를 자동으로 설정합니다.
다음 설정을 변경하면 분석 결과를 직접 조정할 수 있습니다:
- 파일 원본: 파일이 ASCII나 UNICODE 같은 다른 인코딩 형식이라면 여기서 변경할 수 있습니다.
- 구분 기호: 세미콜론이나 공백이 구분 기호로 사용된 경우 여기서 선택할 수 있습니다.
- 데이터 형식 검색: 처음 200개 행이 아닌 전체 데이터세트를 기준으로 분석하도록 지정할 수 있습니다.
데이터를 가져올 준비가 되면 창 하단의 로드를 선택합니다. 그러면 전체 데이터세트가 빈 엑셀 워크시트에 불러와집니다.
워크시트에 데이터가 들어오면 이후에는 데이터를 재구성하거나, 행과 열을 그룹화하거나, 다양한 엑셀 함수를 적용할 수 있습니다.
다른 엑셀 요소로 CSV 파일 가져오기
CSV 데이터는 워크시트에만 가져올 수 있는 것이 아닙니다. 마지막 창에서 '로드' 대신 로드 위치를 선택하면 추가 옵션 목록이 나타납니다.
이 창에서 선택할 수 있는 옵션은 다음과 같습니다:
- 테이블: 기본 설정으로, 데이터를 새 워크시트 또는 기존 워크시트로 가져옵니다
- 피벗테이블 보고서: 들어오는 데이터세트를 요약할 수 있는 피벗 테이블 보고서로 데이터를 가져옵니다
- 피벗차트: 막대 그래프나 원형 차트처럼 요약된 차트 형태로 데이터를 표시합니다
- 연결만 만들기: 외부 데이터 파일에 대한 연결만 생성하며, 나중에 여러 워크시트에서 테이블이나 보고서를 만들 때 활용할 수 있습니다
특히 피벗차트 옵션은 매우 강력합니다. 데이터를 표에 저장한 뒤 차트를 만들 필드를 고르는 번거로운 단계를 건너뛸 수 있기 때문입니다.
데이터 가져오기 과정에서 필드, 필터, 범례, 축 데이터를 곧바로 선택해 한 번에 그래픽을 완성할 수도 있습니다.
이처럼 CSV를 엑셀 워크시트에 삽입할 때 활용할 수 있는 옵션과 유연성이 상당히 다양합니다.
엑셀 워크시트에 TSV 파일 삽입하기
가져올 파일이 쉼표가 아닌 탭으로 구분되어 있다면 어떻게 해야 할까요?
절차는 앞서 설명한 방식과 거의 동일하지만, 구분 기호 드롭다운 상자에서 탭을 선택해야 한다는 점만 다릅니다.
또한 파일을 찾을 때 Excel은 기본적으로 *.csv 파일을 찾는다고 가정한다는 점에 유의하세요. 파일 브라우저 창에서 파일 형식을 모든 파일(*.*)로 변경해야 *.tsv 확장자의 파일을 볼 수 있습니다.
올바른 구분 기호만 지정하면, 엑셀 워크시트든 피벗차트든 피벗 보고서든 데이터를 가져오는 방식은 완전히 동일하게 작동합니다.
데이터 변환 기능의 작동 방식
데이터 가져오기 창에서 '로드' 대신 데이터 변환을 선택하면 Power Query 편집기 창이 열립니다.
이 창에서는 Excel이 가져오는 데이터를 자동으로 어떻게 변환하는지 확인할 수 있으며, 가져오기 과정에서 데이터가 변환되는 방식을 직접 조정할 수도 있습니다.
편집기에서 특정 열을 선택하면 리본 메뉴의 변환 섹션 아래에 Excel이 가정한 데이터 형식이 표시됩니다.
아래 예시에서는 Excel이 해당 열의 데이터를 정수(Whole Number) 형식으로 변환하려 한다고 판단한 것을 볼 수 있습니다.
데이터 형식 옆의 아래쪽 화살표를 클릭하고 원하는 형식을 선택하면 이를 손쉽게 변경할 수 있습니다.
또한 이 편집기에서 열을 선택한 뒤 원하는 위치로 끌어다 놓으면, 워크시트에 표시될 열의 순서를 자유롭게 바꿀 수 있습니다.
가져오는 데이터 파일에 헤더 행이 없다면 '첫 행을 헤더로 사용' 설정을 '헤더를 첫 행으로 사용'으로 변경하면 됩니다.
평소에는 Power Query 편집기를 사용할 일이 많지 않을 것입니다. Excel이 들어오는 데이터 파일을 분석하는 데 이미 상당히 뛰어나기 때문입니다.
하지만 데이터 파일의 형식이 일관되지 않거나, 워크시트에 데이터가 배치되는 방식을 재구성하고 싶다면 Power Query 편집기가 유용한 도구가 됩니다.
데이터가 MySQL 데이터베이스에 있다면 Excel을 MySQL에 연결해 데이터를 가져오는 방법을 활용해 보세요. 데이터가 이미 다른 Excel 파일에 있다면 여러 Excel 파일의 데이터를 하나의 파일로 병합하는 방법도 있습니다.