엑셀(Excel)은 예산 보고서, 사업 계획서, 재고 관리 내역, 재무 보고서, 프로젝트 진행 현황 보고서 등 다양한 문서를 작성할 때 파워포인트(PowerPoint)와 함께 가장 많이 활용되는 도구입니다. 마이크로소프트 엑셀은 회계 처리와 사업 기획을 위한 최고의 도구 중 하나로 꼽히며, 데이터 분석, 행사 계획, 감사 준비, 차트 제작, 예산 산출, 지출 계획 등 폭넓은 용도로 사용됩니다. 이렇게 엑셀에서 만든 분석 결과를 발표할 때는 주로 마이크로소프트 파워포인트를 사용해 전문적인 프레젠테이션을 구성하게 됩니다.
보통은 엑셀의 표나 차트를 복사해 파워포인트 슬라이드에 붙여넣는 방식으로 발표 자료를 만들지만, 엑셀 데이터는 수시로 새로운 값으로 업데이트되기 때문에 매번 슬라이드 속 표를 일일이 수정하는 것은 매우 번거로운 작업입니다. 이런 불편함은 엑셀 데이터를 파워포인트에 '연결'하면 손쉽게 해결할 수 있습니다.
엑셀 데이터를 파워포인트로 변환·연결하기
마이크로소프트는 OLE(Object Linking and Embedding, 개체 연결 및 포함) 기술을 통해 엑셀 스프레드시트의 데이터를 파워포인트 슬라이드에 연결하는 기능을 제공합니다. 이 방법을 사용하면 엑셀 워크시트가 변경될 때마다 파워포인트 프레젠테이션도 자동으로 갱신됩니다. 이때 엑셀 시트는 원본(source) 파일 역할을 하며, 원본에서 수정된 내용은 파워포인트에 연결된 개체에 그대로 반영됩니다. 아래에서는 엑셀 워크시트의 데이터를 파워포인트 프레젠테이션에 삽입하고 연결하는 다양한 방법을 단계별로 소개합니다.
1. 엑셀 데이터를 복사해 파워포인트에 붙여넣기
가장 간단한 방법은 엑셀의 데이터 표를 복사해 파워포인트에 붙여넣는 것입니다. 다만 이 방식은 나중에 스프레드시트 데이터가 변경되거나 업데이트되어도 파워포인트의 데이터가 자동으로 갱신되지 않는다는 점에 유의해야 합니다.
- 복사하려는 엑셀 파일을 열고, 드래그하여 복사할 데이터 영역 전체를 선택합니다.
- 홈 탭으로 이동한 뒤 복사를 클릭합니다.
- 마이크로소프트 파워포인트를 실행하고, 데이터를 붙여넣을 슬라이드 프레젠테이션을 엽니다.
- 슬라이드에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 뒤 드롭다운 메뉴에서 붙여넣기를 선택합니다.
- 붙여넣은 개체 옆의 클립보드 아이콘을 클릭하면 그림으로 붙여넣기, 서식 유지 등 붙여넣기 옵션을 변경할 수 있습니다.
- 모든 과정이 끝나면 저장을 클릭해 변경 사항을 적용합니다.
2. 엑셀 워크시트 전체를 파워포인트에 연결하기
엑셀 스프레드시트를 파워포인트에 연결하면 파일의 모든 내용이 하나의 개체(object) 형태로 프레젠테이션에 삽입됩니다.
- 마이크로소프트 파워포인트를 실행한 뒤 삽입 탭으로 이동합니다.
- 텍스트 그룹에서 개체(Object)를 클릭합니다.
- 개체 삽입(Insert Object) 대화상자가 나타나면 파일에서 만들기(Create from file) 옵션의 라디오 버튼을 선택합니다.
- 찾아보기(Browse) 버튼을 클릭해 파워포인트에 연결할 엑셀 스프레드시트 파일을 선택합니다.
- 연결(Link) 확인란을 체크한 뒤 확인을 클릭합니다.
- 슬라이드에 삽입된 스프레드시트 미리보기의 크기를 조절하고, 해당 개체를 두 번 클릭하면 마이크로소프트 엑셀에서 원본 파일이 열립니다.
3. 엑셀의 일부 데이터만 파워포인트에 연결하기
시트 전체가 아니라 특정 데이터 영역만 필요하다면 아래 방법으로 원하는 부분만 골라 연결할 수 있습니다.
- 마이크로소프트 엑셀을 실행하고 파워포인트에 연결할 스프레드시트를 엽니다.
- 삽입할 데이터 영역을 드래그하여 선택합니다.
- 홈 탭에서 복사를 클릭합니다.
- 파워포인트를 실행하고 데이터를 삽입할 슬라이드를 엽니다.
- 홈 탭에서 붙여넣기 옵션 옆의 화살표를 클릭합니다.
- 특수 붙여넣기(Paste Special)를 선택합니다.
- 특수 붙여넣기 대화상자에서 연결하여 붙여넣기(Paste Link) 라디오 버튼을 선택하고, 붙여넣을 개체(As) 목록에서 Microsoft Excel Worksheet Object를 선택한 뒤 확인을 클릭합니다.
참고로 위에서 설명한 OLE 연결 방식은 엑셀 원본 파일의 이름을 바꾸거나 파일을 원래 위치에서 이동하면 더 이상 작동하지 않습니다. 링크가 원본 파일을 찾지 못하기 때문입니다. 따라서 원본 파일의 이름과 저장 위치는 그대로 유지하는 것이 좋습니다.
이상으로 엑셀 데이터를 파워포인트 슬라이드로 변환하고 연결하는 방법을 알아보았습니다.