글을 검수할 때는 보통 다른 사람의 시선이 필요합니다. 하지만 교정자가 작성자의 동의 없이 문서를 직접 수정해 버리는 경우가 종종 있습니다. 몇 시간에 걸쳐 완성한 문서를 편집자나 교정자가 단 몇 분 만에 지워버린다면 기분이 상하는 것은 당연합니다.
다행히 Microsoft Word에는 '편집 제한(Editing Restrictions)'이라는 기능이 마련되어 있어, 교정자가 불필요하게 문서를 수정하거나 서식을 변경하는 것을 미리 차단할 수 있습니다.
Microsoft Word에서 편집 제한 설정하기
1. 검토 탭 열기
편집 제한을 설정하고 싶은 문서를 연 뒤, 리본 메뉴에서 '검토' 탭을 선택합니다.
2. 편집 제한 옵션 선택
이어서 '보호' 그룹에서 '편집 제한' 옵션을 클릭합니다. 그러면 화면 오른쪽에 편집 제한 영역이 나타나며, 여기서 세부 설정을 진행할 수 있습니다.
3. 허용할 편집 유형 지정
'편집 제한' 항목 바로 아래에 있는 "문서에서 이러한 종류의 편집만 허용" 체크박스에 표시합니다.
참고로 서식 제한도 함께 설정할 수 있지만, 이 부분은 크게 중요하지 않으므로 기본값 그대로 두어도 무방합니다.
4. 편집 방식 선택
설정이 끝났으면 드롭다운 화살표를 클릭해 목록에서 원하는 옵션을 고릅니다. 다른 사람이 문서를 전혀 변경하지 못하게 하려면 '변경 내용 없음'(읽기 전용 모드)을 선택하면 됩니다. 하지만 많은 사용자가 '설명'(주석) 옵션을 선호합니다. 이 옵션은 독자가 문서를 직접 수정하는 것은 막으면서도, 필요할 때 주석을 통해 수정 제안을 남길 수 있게 해주기 때문입니다.
5. 보호 적용 및 암호 설정
선택한 설정을 적용할 준비가 되었다면 '예, 보호 시작' 버튼을 클릭하고 잠시 기다립니다.
그러면 화면에 작은 '보호 시작' 창이 나타나며, 문서의 편집 제한에 암호를 설정할지 묻습니다. 암호를 지정해 두면 제3자가 임의로 보호를 해제하는 것까지 막을 수 있으니, 중요한 문서라면 설정해 두는 것이 좋습니다.
마무리
이렇게 설정을 마치면 교정자는 주석과 권고 사항을 자유롭게 남길 수 있지만, 문서에 직접 변경을 가하려는 시도는 모두 차단됩니다. 더 이상 정성 들여 완성한 글이 허락 없이 수정되는 일이 없을 것입니다.