이 튜토리얼에서는 Microsoft Word의 '편집 제한(Restrict Editing)' 기능을 활용해 문서 전체 또는 일부분을 보호하는 방법을 소개합니다. 이 기능을 사용하면 문서를 '읽기 전용(Read Only)'으로 설정하면서도, 특정 선택 영역만큼은 수정이나 변경을 허용할 수 있습니다.
편집 제한 기능은 문서 내 중요하거나 민감한 특정 문장이나 단락을 잠가 누구도 수정할 수 없도록 만듭니다. 이것이 바로 MS Word 문서의 콘텐츠를 안전하게 지키는 핵심 방법입니다.
편집 제한 기능으로 Word 문서 보호하기
제한을 적용하지 않은 부분은 모든 사용자에게 열어두거나, 특정 사용자에게만 편집 권한을 부여할 수 있습니다. 또는 문서 전체를 읽기 전용으로 보호하는 것도 가능합니다. 그럼 구체적인 방법을 살펴보겠습니다.
먼저 MS Word 문서를 연 다음 상단 메뉴에서 '검토(Review)' 탭을 클릭합니다.
다음으로, 편집 제한 기능을 적용하지 않을 문장들을 미리 선택합니다. 이 예시에서는 1번과 2번 문장만 선택했습니다. 이후 검토 탭의 '보호(Protect)' 그룹에서 '편집 제한'을 클릭합니다.
그러면 화면 오른쪽에 편집 제한 창이 열리며, 다음과 같은 네 가지 옵션을 확인할 수 있습니다.
- 서식 제한(Formatting Restrictions)
- 편집 제한(Editing Restrictions)
- 예외(Exceptions)
- 보호 시작(Start Enforcement)
1] 서식 제한
이 설정은 문서에 허용되는 서식을 특정 스타일로 한정합니다. 문서에서 사용할 수 있는 스타일을 직접 선택할 수 있으며, 체크박스에 체크하면 해당 제한이 활성화됩니다. 실수로 서식이 어긋나는 것을 막고 싶다면 유용한 옵션입니다.
2] 편집 제한
편집 제한 항목에서 '문서에서 이러한 종류의 편집만 허용'이라는 체크박스를 선택합니다.
그다음 드롭다운 메뉴를 열고 '변경 없음(읽기 전용)' 옵션을 선택합니다. 이렇게 하면 미리 선택해 둔 부분을 제외한 나머지 문서 전체가 읽기 전용으로 전환됩니다. 필요에 따라 '수정 내용 추적', '메모', '양식 입력' 등 다른 옵션을 선택하여 허용 범위를 조절할 수도 있습니다.
예외(선택 사항)
이 섹션에서는 자유롭게 편집할 수 있는 사용자를 지정할 수 있습니다. 선택한 영역을 모든 사람이 편집할 수 있게 하려면 '모든 사용자(Everyone)' 체크박스를 선택하세요. 세미콜론(;)으로 구분하여 특정 사용자 이름을 개별적으로 입력하는 것도 가능합니다.
3] 보호 시작
지금까지 설정한 모든 옵션을 MS Word 문서에 실제로 적용하려면 '예, 보호 시작' 버튼을 클릭합니다.
그러면 '보호 시작' 대화상자가 열리며, 두 가지 보호 방식인 '암호(Password)'와 '사용자 인증(User Authentication)' 중에서 선택할 수 있습니다. '암호' 방식을 선택하고 지정한 암호를 두 번 입력한 뒤 확인을 누르면 됩니다.
문서를 암호화하여 인증된 소유자만 보호를 해제할 수 있도록 하려면 '사용자 인증'을 선택하세요.
활용 팁:
- 대문자, 소문자, 숫자, 특수문자를 조합한 강력한 암호를 사용하세요.
- 암호는 반드시 안전한 곳에 보관하세요. 암호를 잊어버리면 복구할 수 없습니다.
- 문서를 암호화하면 다른 사용자가 동시에 문서를 편집하는 것도 차단됩니다.
보호된 Word 문서 잠금 해제하는 방법
문서의 모든 보호를 해제하려면 '보호 해제(Stop Protection)' 버튼을 클릭합니다. 암호 입력을 요구받으면 설정했던 암호를 입력하면 됩니다.
참고: 문서의 보호를 완전히 해제하려면 해당 문서에 적용된 암호를 알고 있어야 하거나, 인증된 문서 소유자로 등록되어 있어야 합니다. 경로는 검토 탭 > 편집 제한 > 보호 해제 순입니다.
이처럼 검토 탭의 '편집 제한' 기능을 활용하면 MS Word 문서를 손쉽게 보호할 수 있습니다. 공유 문서의 무단 수정을 걱정하고 있다면 지금 바로 적용해 보시기 바랍니다.