Word 문서를 작성하다 보면 다른 사람이 문서를 함부로 열어보거나 수정하지 못하도록 보호하고 싶은 순간이 찾아옵니다. 다행히 Microsoft Word 2013에는 문서를 안전하게 지킬 수 있는 다양한 보안 기능이 내장되어 있습니다. 지금부터 그 활용 방법을 하나씩 살펴보겠습니다.
1. 문서를 읽기 전용으로 설정하기
Microsoft Word 2013에서는 문서를 '읽기 전용'으로 설정해 다른 사용자가 편집할 수 없도록 막을 수 있습니다. 이는 문서를 PDF 형식으로 변환해 편집 불가능한 최종본을 만드는 것과 비슷한 효과를 냅니다. 이 기능은 '최종으로 표시(Mark as Final)'라고 하며, 아래 단계를 따라 하면 손쉽게 적용할 수 있습니다.
1. 파일 → 정보 메뉴로 이동합니다.
2. "문서 보호" 드롭다운 버튼을 클릭합니다.
3. "최종으로 표시"를 선택합니다.
4. Word에서 문서가 최종으로 표시된 후 저장된다는 확인 메시지가 나타나면 확인 버튼을 누릅니다.
5. 이후 다음과 같은 정보 상자가 화면에 표시됩니다.
이 문서는 편집이 완료되었으며 최종 버전임을 나타내기 위해 최종으로 표시되었습니다. 문서가 최종으로 표시되면 상태 속성이 "최종"으로 설정되고, 입력·편집 명령 및 교정 표식이 모두 해제됩니다. 상태 표시줄에 '최종으로 표시' 아이콘이 나타나면 해당 문서가 최종 처리되었음을 알 수 있습니다.
만약 다시 편집이 필요하다면 화면 상단에 노란색 띠와 함께 표시되는 "그래도 편집" 버튼을 클릭하면 됩니다.
2. 문서에 암호 설정하기
암호 보호 기능은 Word 2007부터 제공되어 왔습니다. Word 2013에서도 아래 단계에 따라 문서에 암호를 걸어 두면 열람 자체를 차단할 수 있습니다.
1. 파일 → 정보 메뉴로 이동합니다.
2. "문서 보호" 드롭다운 버튼을 클릭합니다.
3. "암호로 암호화"를 선택합니다.
4. 새 대화 상자가 열리면 암호화에 사용할 암호를 입력하고 확인을 누릅니다.
5. 실수를 방지하기 위해 암호를 한 번 더 입력하고 확인을 누르면 설정이 완료됩니다.
이후 문서를 열 때마다 Word가 암호를 요구하므로, 권한이 없는 사람은 문서 내용을 전혀 볼 수 없습니다.
단, 주의할 점이 있습니다. 암호화 암호를 잊어버리면 Microsoft Word는 문서를 복구할 공식적인 방법을 제공하지 않습니다. 결국 비용이 비싸거나 항상 작동한다고 보장할 수 없는 타사 암호 복구 프로그램에 의존해야 할 수 있으므로, 암호는 반드시 안전한 곳에 기록해 두는 것이 좋습니다.
3. 편집 가능한 필드가 있는 양식 문서 만들기
설문지나 신청서처럼 특정 항목만 입력받고 싶은 문서를 만들어야 할 때가 있습니다. Word 2013에서는 편집 가능한 필드가 포함된 양식을 만들 수 있으며, 이를 위해서는 먼저 '개발 도구' 리본 탭을 활성화해야 합니다.
1. 파일 → 옵션 → 리본 사용자 지정으로 이동합니다.
2. 기본적으로 체크되어 있지 않은 "개발 도구" 확인란을 선택합니다. 그러면 Word 2013 리본 메뉴에 '개발 도구' 탭이 새로 나타납니다.
양식 작성을 마친 후에는 아래 단계에 따라 양식 필드만 편집 가능하도록 제한할 수 있습니다. 나머지 텍스트는 모두 잠기게 됩니다.
1. 양식 필드가 포함된 문서를 엽니다.
2. 파일 → 정보 메뉴로 이동합니다.
3. "문서 보호" 드롭다운 메뉴를 클릭하고 "편집 제한"을 선택합니다.
4. 화면 오른쪽에 옵션 사이드바가 열립니다. 편집 제한 항목에서 "양식 작성"을 선택하고, "문서에서 이 유형의 편집만 허용" 확인란에도 체크합니다.
5. "3. 보호 시작" 영역 아래의 "예, 보호 적용 시작" 버튼을 클릭합니다.
6. 암호 설정을 요구하는 창이 나타나면 암호를 두 번 입력해 보호를 확정합니다.
이렇게 완성된 양식 문서는 누구에게나 배포할 수 있으며, 받는 사람은 양식 필드에 내용을 입력하고 저장하는 것만 가능합니다. 다른 부분은 전혀 편집할 수 없습니다. 추후 다시 편집이 필요하다면 문서를 제한할 때 설정했던 암호를 입력해 보호를 해제하면 됩니다.
마무리
요즘은 다양한 오피스 스위트가 출시되고 있지만, Microsoft Word만큼 방대한 기능을 갖춘 제품은 드뭅니다. 위에서 소개한 세 가지 보안 기능만 잘 활용해도 별도의 프로그램 없이 문서를 안전하게 작성하고 보호할 수 있습니다. 여러분은 어떤 방법을 선호하시나요? 평소 가장 자주 사용하는 Word 보안 기능이 있다면 댓글로 공유해 주세요.