Microsoft Outlook 편지함을 더 많이 사용할수록 편지함이 더 커집니다. 생각해보면 책상 위에 종이가 쌓이는 것과 비슷하다. 그러나 더미가 너무 커서 처리해야 할 때 무엇을 할 수 있습니까? 글쎄, 실생활에서 시간을 할애하여 각 문서를 분류하고 덜 중요한 문서는 버리고 중요한 문서를 저장할 수 있습니다. 다행히 Outlook에서 동일한 프로세스를 다시 만들 수 있습니다.
예외 없이 Outlook의 모든 버전은 보관을 지원합니다. 더욱이 Outlook에서 항목을 보관할 때 여러 가지 선택이 가능합니다. 가장 편리한 방법은 자동 보관을 사용하여 오래된 메시지, 약속 및 작업을 처리하는 것입니다. 이를 수행하는 또 다른 방법은 수동 보관을 사용하여 메시지를 특정 폴더로 이동하는 것입니다. 하지만 가장 빠른 방법은 아카이브를 사용하는 것입니다. 파일에 있는 버튼 메뉴.
Outlook은 삭제할 수 없는 보관 목적으로 기본 폴더를 유지합니다. 이메일을 보관처리하면 받은편지함을 깔끔하게 유지하면서 오래된 이메일을 더 쉽게 검색할 수 있어 깔끔한 매장을 유지하는 데 도움이 됩니다.
아래에는 가능한 모든 방법으로 Outlook에서 항목을 보관하는 과정을 안내하는 일련의 가이드가 있습니다. 시작하겠습니다!
방법 1:한 번의 작업으로 수동으로 메시지 보관
이 방법은 하나 이상의 메시지를 보관 폴더로 이동하는 가장 빠른 방법입니다. 이러한 보관 파일은 검색창을 통해 또는 수동으로 보관으로 이동하여 계속 액세스할 수 있습니다. 폴더. 보관된 항목은 보관을 방문하여 휴대기기에서도 볼 수 있습니다. 폴더. 다음은 Outlook 2016에서 항목을 수동으로 보관하는 방법에 대한 빠른 가이드입니다.
- Outlook을 열고 받은 편지함에서 하나 이상의 메시지를 선택합니다. 또는 다른 폴더.
- 아카이브를 클릭합니다. 삭제 안의 아이콘 그룹. 보관 아이콘은 Outlook 2016의 리본 내부에만 표시됩니다.
참고: 백스페이스 키를 누를 수도 있습니다. 동일한 결과를 얻을 수 있습니다. - 자료실 내에서 메시지를 찾을 수 있어야 합니다. 폴더.
참고: 아카이브 폴더는 이전에 사용한 적이 없더라도 자동으로 생성됩니다. 보관 폴더가 보이지 않으면 파일> Office 계정> 업데이트 옵션으로 이동하세요. 지금 업데이트를 클릭합니다. .
방법 2:자동 보관 기능 사용
Outlook에는 자동 보관이라는 항목을 보관할 수 있는 자동 기능이 있습니다. 이 기능은 정기적으로 항목을 보관하도록 프로그래밍할 수 있습니다. 모든 버전의 Outlook은 보관을 지원합니다. 차이점은 Outlook 2010 이상에서는 자동 보관이 기본적으로 꺼져 있다는 것입니다.
자동 보관 후 사용 설정되면 사용자는 보관하려는 각 폴더의 속성을 설정할 수 있습니다. 이메일을 보관하면 다른 PST 파일로 이동되어 기본 PST 파일에서 더 이상 사용할 수 없습니다. 다음은 자동 보관 활성화 및 사용에 대한 빠른 가이드입니다.
자동 보관을 활성화하고 구성하는 방법
- 자동 보관을 설정하려면 켜기, 파일> 옵션으로 이동 . Outlook 설정에 들어가면 , 고급 탭하여 앞으로 가져온 다음 자동 보관 설정을 클릭합니다. .
참고: Outlook 2007 및 이전 버전에서는 자동 보관을 찾을 수 있습니다. 도구> 옵션> 기타의 설정 . - 모든 항목이 회색으로 표시되면 자동 보관 실행 옆의 확인란을 선택해야 합니다. 자동 보관
을 활성화하려면
- 이제 AutoArchive가 작동하는 방식을 구성할 차례입니다. 자동 보관을 실행할 빈도를 선택하여 시작하십시오. 기본값은 14일이지만 깨끗하게 유지하려면 2~6일 사이로 설정하세요.
- 자동 보관이 시작되기 전에 알림을 받으려면 자동 보관을 실행하기 전에 확인 옆의 확인란을 선택합니다. . 자동 보관이 작업을 방해할 수 있으므로 이 옵션을 활성화하는 것이 좋습니다.
- 보관 파일이 불필요한 이메일로 채워지지 않도록 하려면 만료된 이메일 삭제를 체크한 상태로 두는 것이 좋습니다. . 이전 항목 보관 또는 삭제를 비활성화하면 만료된 메시지만 완전히 삭제됩니다.
- 보관 폴더를 Outlook 내에서 표시하려면 폴더 목록에 보관 폴더 표시
를 활성화해야 합니다.
- 이제 보관을 위한 기본 폴더 설정을 지정합니다.
- 다음으로 이전 항목을 다음으로 이동 옆에 있는 토글을 활성화합니다. 찾아보기를 클릭합니다. 항목을 보관할 경로를 설정합니다. 확인 누르기 설정을 확인합니다.
자동 보관을 활성화하고 구성한 후에는 자동으로 제 시간에 작업을 수행합니다. Archives 폴더가 채워지고 있습니다.
개별 폴더에 대한 자동 보관 속성 구성
자동 보관 기능 구성을 마친 후 각 폴더에 대한 특정 속성을 설정하여 제어 계층을 추가할 수 있습니다. 삭제된 항목과 같은 폴더에 대한 일반적인 관행입니다. 또는 스팸 기본 이메일 폴더와 다른 자동 보관 속성을 사용합니다.
참고: 폴더에 대한 개별 자동 보관 설정을 지정하지 않으면 위에 구성된 전체 자동 보관 설정이 자동으로 사용됩니다.
다음은 개별 자동 보관 속성을 폴더로 설정하는 방법에 대한 빠른 가이드입니다.
- 우선적으로 처리할 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 속성
을 클릭합니다.
- 자동 보관 탭하여 앞으로 가져옵니다. 여기에는 이 폴더에만 적용되는 설정이 있습니다.
- 이 폴더의 항목을 보관하지 않음을 클릭하여 이 폴더에 대한 자동 보관을 해제할 수 있습니다. .
- 전체 자동 보관 설정을 무시하려면 이 설정을 사용하여 이 폴더 보관을 클릭합니다. 아래에서 수정하십시오. 적용을 클릭합니다. 설정을 확인합니다.
참고: 이러한 설정은 이 특정 폴더의 하위 폴더에 적용되지 않습니다. 각각을 수정해야 합니다.
방법 3:정리 도구를 사용하여 수동으로 이메일 보관
자동화의 열렬한 팬이 아닌 경우 훨씬 더 많은 제어 기능을 사용하여 대량으로 보관할 수 있는 중간 솔루션이 있습니다. 이 방법을 사용하면 하위 폴더와 함께 전체 폴더를 보관할 수 있습니다. 자동 보관이 시작될 때까지 기다리지 않으려면 직접 수행하고 저장할 위치를 선택할 수 있습니다. 수행해야 할 작업은 다음과 같습니다.
- 파일을 클릭합니다. 탭을 클릭한 다음 정보로 이동합니다. 정리 도구에서 드롭다운 메뉴를 확장합니다. 보관 선택 드롭다운 메뉴에서.
- 이 폴더 및 모든 하위 폴더 보관 선택 보관할 폴더를 클릭합니다.
- 전체 Outlook 데이터를 보관하려면 목록 상단의 이메일 주소를 클릭하십시오.
- 다음보다 오래된 항목 보관 옆에 있는 드롭다운 메뉴 사용 보관할 항목의 최신 날짜를 선택합니다. 이 메뉴에서 설정한 날짜보다 오래된 모든 항목은 보관됩니다.
- 자동 보관에 항목 포함 옆의 확인란을 선택하여 이전에 자동 보관에서 제외되었던 항목을 보관할 수 있습니다. .
- 찾아보기 사용 버튼을 눌러 PST 아카이브를 저장할 경로를 설정합니다. 확인을 클릭합니다. 프로세스를 시작합니다.
일부 이메일이 기본 폴더에서 보관된 pst 파일로 이동된다는 것을 곧 알게 될 것입니다.
참고: 보관된 파일은 Outlook에서 폴더로 액세스할 수 있어야 합니다. 어떤 이유로 파일로 이동하지 않는 경우 열기 및 내보내기를 클릭합니다. . 그런 다음 Outlook 데이터 파일 열기를 클릭합니다. , 아카이브 위치로 이동한 다음 확인을 누릅니다. .
