마이크로소프트 아웃룩(Microsoft Outlook) 메일함을 오래 사용할수록 메일함은 점점 커지게 됩니다. 생각해보면 책상 위에 서류가 계속 쌓이는 것과 비슷한 원리입니다. 그렇다면 쌓인 더미가 감당하기 어려울 정도가 되면 어떻게 해야 할까요? 실생활이라면 시간을 내서 서류를 하나씩 분류하고, 중요한 문서는 보관하고 덜 중요한 것은 버리는 방법을 택할 것입니다. 다행히 아웃룩에서도 동일한 과정을 그대로 재현할 수 있습니다.
예외 없이 모든 버전의 아웃룩은 보관(Archive) 기능을 지원합니다. 게다가 항목을 보관하는 방법도 여러 가지가 있습니다. 가장 편리한 방법은 자동 보관(AutoArchive) 기능을 활용해 오래된 메일, 일정, 작업을 자동으로 처리하는 것이고, 다른 방법으로는 수동 보관을 통해 메시지를 특정 폴더로 옮기는 것입니다. 그리고 가장 빠른 방법은 파일(File) 메뉴에 있는 보관(Archive) 버튼을 사용하는 것입니다.
참고로 아웃룩에는 기본적으로 보관용 폴더가 생성되어 있으며, 이 폴더는 삭제할 수 없습니다. 이메일을 보관하면 메일함을 깔끔하게 유지할 수 있어 받은 편집함이 어수선해지는 것을 막으면서도 오래된 메일을 손쉽게 검색할 수 있다는 장점이 있습니다.
아래에서는 아웃룩에서 항목을 보관할 수 있는 모든 방법을 단계별로 안내합니다. 그럼 시작해보겠습니다!
방법 1: 한 번의 클릭으로 메일 수동 보관하기
이 방법은 하나 또는 여러 개의 메시지를 보관 폴더로 가장 빠르게 이동시키는 방식입니다. 보관된 메일은 검색 상자를 통해서나 보관(Archive) 폴더로 직접 이동하여 언제든 다시 열어볼 수 있으며, 모바일 기기에서도 보관 폴더에 접속해 확인할 수 있습니다. Outlook 2016에서 메일을 수동으로 보관하는 방법은 다음과 같습니다:
- 아웃룩을 실행한 후 받은 편지함 또는 다른 폴더에서 보관할 메시지를 하나 이상 선택합니다.
- 삭제(Delete) 그룹 안에 있는 보관(Archive) 아이콘을 클릭합니다. 이 아이콘은 Outlook 2016의 리본 메뉴에서만 표시됩니다.
팁: Backspace 키를 눌러서도 동일한 결과를 얻을 수 있습니다. - 선택한 메시지가 보관(Archives) 폴더 안에서 확인됩니다.
참고: 보관 폴더는 한 번도 사용한 적이 없더라도 자동으로 생성됩니다. 만약 보관 폴더가 보이지 않는다면 파일 > Office 계정 > 업데이트 옵션으로 이동한 뒤 지금 업데이트를 클릭하세요.
방법 2: AutoArchive(자동 보관) 기능 활용하기
아웃룩에는 항목을 자동으로 보관해주는 AutoArchive(자동 보관)라는 기능이 내장되어 있습니다. 이 기능을 설정하면 일정한 주기마다 자동으로 항목을 보관할 수 있습니다. 모든 버전의 아웃룩이 보관 기능을 지원하지만, 차이점이 있다면 Outlook 2010 이후 버전에서는 AutoArchive가 기본적으로 꺼져 있다는 점입니다.
AutoArchive를 활성화하면 각 폴더별로 보관 속성을 따로 지정할 수 있습니다. 단, 이메일을 보관하면 별도의 PST 파일로 이동되므로 기본 PST 파일에서는 더 이상 해당 메일을 볼 수 없다는 점을 기억해두세요. AutoArchive를 설정하고 사용하는 방법은 다음과 같습니다.
AutoArchive 활성화 및 구성 방법
- AutoArchive를 켜려면 파일 > 옵션으로 이동합니다. 아웃룩 설정 화면에서 고급(Advanced) 탭을 연 뒤 자동 보관 설정(AutoArchive Settings)을 클릭합니다.
참고: Outlook 2007 및 이전 버전에서는 도구 > 옵션 > 기타 메뉴에서 AutoArchive 설정을 찾을 수 있습니다. - 모든 옵션이 회색으로 비활성화되어 있다면 AutoArchive 실행(Run AutoArchive) 체크박스에 체크하여 기능을 활성화해야 합니다.
- 이제 AutoArchive의 동작 방식을 구성할 차례입니다. 먼저 자동 보관이 실행되는 주기를 선택합니다. 기본값은 14일이지만, 메일함을 깔끔하게 유지하고 싶다면 2~6일 사이로 설정하는 것이 좋습니다.
- 자동 보관이 시작되기 전에 알림을 받고 싶다면 자동 보관 실행 전 확인(Prompt before AutoArchive runs) 옵션에 체크하세요. 자동 보관이 작업 도중에 방해가 될 수 있으므로 이 옵션을 켜두는 것이 좋습니다.
- 불필요한 메일로 보관함이 가득 차는 것을 방지하려면 만료된 전자 메일 삭제(Delete expired items) 옵션을 체크해두는 것이 좋습니다. 반대로 오래된 항목 보관 또는 삭제를 해제하면 만료된 메시지만 완전히 삭제됩니다.
- 보관 폴더를 아웃룩 내에서 바로 확인하고 싶다면 폴더 목록에 보관 폴더 표시(Show archive folder in folder list) 옵션을 활성화하세요.
- 그다음 보관에 사용할 기본 폴더 설정을 지정합니다.
- 오래된 항목 이동(Move old items to) 옵션을 활성화하고 찾아보기(Browse)를 클릭해 항목을 보관할 경로를 지정합니다. 마지막으로 확인(OK)을 눌러 설정을 저장합니다.
AutoArchive를 활성화하고 구성하고 나면, 설정된 주기에 따라 자동으로 보관 작업이 수행됩니다. 보관(Archives) 폴더에 메일이 쌓이는지 확인하면 정상적으로 작동하는지 알 수 있습니다.
개별 폴더별 AutoArchive 속성 구성하기
AutoArchive 기능 설정을 마친 후에는 폴더마다 개별 속성을 지정하여 한층 세밀하게 제어할 수 있습니다. 예를 들어 지운 편지함이나 정크 메일 같은 폴더는 기본 메일 폴더와 다른 AutoArchive 속성을 적용하는 것이 일반적입니다.
참고: 특정 폴더에 개별 AutoArchive 설정을 지정하지 않으면, 앞서 구성한 전역(global) AutoArchive 설정이 자동으로 적용됩니다.
특정 폴더에 개별 AutoArchive 속성을 설정하는 방법은 다음과 같습니다:
- 우선 처리하고 싶은 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 속성(Properties)을 선택합니다.
- 자동 보관(AutoArchive) 탭을 엽니다. 여기에는 해당 폴더에만 적용되는 다양한 설정이 있습니다.
- 해당 폴더에서 자동 보관을 아예 사용하지 않으려면 이 폴더의 항목은 보관하지 않음(Do not archive items in this folder)을 클릭합니다.
- 전역 AutoArchive 설정 대신 개별 설정을 적용하려면 이 폴더의 설정을 사용하여 항목 보관(Archive this folder using these settings)을 클릭한 후 아래에서 원하는 대로 수정합니다. 적용(Apply)을 눌러 설정을 확정하세요.
참고: 이 설정은 해당 폴더의 하위 폴더에는 적용되지 않습니다. 하위 폴더가 있다면 각각 따로 수정해야 합니다.
방법 3: 정리 도구(Cleanup Tools)로 메일 수동 대량 보관하기
자동화 기능이 마음에 들지 않는다면, 더 세밀한 제어와 함께 대량 보관까지 가능한 절충안이 있습니다. 이 방법을 사용하면 하위 폴더까지 포함해 폴더 전체를 한 번에 보관할 수 있습니다. AutoArchive가 실행되기를 기다리고 싶지 않다면 직접 보관을 진행하고 저장 위치도 스스로 선택할 수 있습니다. 순서는 다음과 같습니다:
- 파일(File) 탭을 클릭한 뒤 정보(Info)로 이동하고 정리 도구(Cleanup Tools)의 드롭다운 메뉴를 확장합니다. 드롭다운 목록에서 보관(Archive)을 선택합니다.
- 이 폴더와 모든 하위 폴더 보관(Archive this folder and all subfolders)을 선택한 후 보관하려는 폴더를 클릭합니다.
- 아웃룩 데이터 전체를 보관하고 싶다면 목록 상단에 있는 본인의 이메일 주소를 클릭하면 됩니다.
- 다음보다 오래된 항목 보관(Archive items older than) 옆의 드롭다운 메뉴를 사용해 보관 기준 날짜를 지정합니다. 이 날짜보다 오래된 모든 항목이 보관됩니다.
- 자동 보관에서 제외되었던 항목까지 포함하려면 자동 보관에서 제외된 항목 포함(Include items with "Do not AutoArchive" checked) 체크박스에 체크합니다.
- 찾아보기(Browse) 버튼을 눌러 PST 보관 파일을 저장할 경로를 지정한 뒤, 확인(OK)을 클릭하면 보관 프로세스가 시작됩니다.
잠시 후 일부 이메일이 기본 폴더에서 보관용 PST 파일로 이동된 것을 확인할 수 있습니다.
참고: 보관 파일은 아웃룩에서 하나의 폴더 형태로 나타나야 합니다. 만약 어떤 이유로든 보관 폴더가 보이지 않는다면 파일 메뉴로 이동한 후 열기 및 내보내기(Open & Export)를 클릭하세요. 이어서 Outlook 데이터 파일 열기(Open Outlook Data File)를 클릭하고 보관 파일 위치로 이동한 뒤 확인(OK)을 누르면 됩니다.