Microsoft Office 제품군에 포함된 Outlook은 대표적인 이메일 클라이언트입니다. 여러 계정의 이메일을 하나의 프로그램에서 관리할 수 있도록 도와주는 도구이기 때문에 사용자들이 다양한 이메일 계정을 Outlook에 추가하는 것은 매우 흔한 일입니다. 하지만 일부 사용자들은 새로운 이메일 계정을 추가할 때마다 'Outlook 데이터 파일을 만들 수 없습니다(We couldn't create the outlook data file)' 오류 메시지가 나타나는 문제를 겪고 있습니다.
이 오류가 발생하면 해당 이메일 계정을 Outlook에 추가할 수 없으므로 당연히 Outlook을 통해서도 사용할 수 없게 됩니다. 흥미로운 점은 이 문제가 특정 PC에만 국한되지 않는다는 것입니다. 실제로 대부분의 사용자가 여러 대의 컴퓨터에서 동일한 증상을 경험했습니다. 또한 이 문제는 Gmail 계정을 추가할 때만 발생하며, Yahoo 등 다른 이메일 서비스 제공업체의 계정은 정상적으로 추가됩니다.
Outlook 데이터 파일 생성 오류의 원인
이 오류를 유발하는 주요 원인은 다음과 같습니다.
- Outlook 자체 버그: 가장 일반적인 원인은 Microsoft Outlook 내부에 존재하는 버그입니다. 이 버그는 [계정 추가] 기능을 통해 새 계정을 추가하는 것을 차단합니다. 특히 파일(File) 메뉴에서 계정 추가를 선택했을 때만 이 오류가 발생하므로, 다른 경로로 계정을 추가하면 간단히 우회할 수 있습니다.
- 간편 계정 만들기 마법사(Simplified Account Creation Wizard): Outlook 시작 시 나타나는 간편 계정 만들기 마법사를 사용하는 경우에도 이 문제가 발생할 수 있습니다. 이 마법사는 비교적 최근에 추가된 기능으로 버그가 포함되어 있으며, 이를 비활성화하면 문제가 해결됩니다.
시작하기 전 확인 사항
문제를 해결하기 전에 이메일 서비스 제공업체 측에서 Outlook 사용을 허용했는지 먼저 확인하세요. Outlook을 비롯한 대부분의 이메일 클라이언트는 계정을 연동하기 전에 별도의 권한 설정이 필요합니다. Gmail의 경우 설정 메뉴에서 [로그인 및 보안] 항목으로 이동한 뒤 [앱 비밀번호(App passwords)]를 선택하고, 기기 종류 등 적절한 옵션을 지정하세요. 그러면 16자리 코드가 생성되는데, 이 코드를 Outlook 계정 추가 시 비밀번호로 입력하면 됩니다.
방법 1: 프로필 관리(Manage Profiles) 활용하기
앞서 언급했듯이 이 문제는 대부분 Outlook의 버그로 인해 [계정 추가] 옵션을 통한 계정 추가가 차단되는 것에서 비롯됩니다. 따라서 대체 경로인 프로필 관리 창을 이용하면 새 이메일 계정을 성공적으로 추가할 수 있습니다. 아래 단계를 따라 진행해 보세요.
- Outlook을 실행합니다.
- 왼쪽 상단의 파일(File)을 클릭합니다.
- 계정 설정(Account Settings)을 클릭하면 드롭다운 메뉴가 나타납니다.
- 프로필 관리(Manage Profiles)를 선택하고, 추가 확인 창이 뜨면 승인합니다.
- Outlook이 변경 사항을 차단하지 않도록 Outlook을 완전히 종료합니다.
- 새 대화상자가 열리면 전자 메일 계정(Email Accounts)을 선택합니다.
- 새로 만들기(New)를 클릭합니다.
이후 화면 안내에 따라 적절한 옵션을 선택하고 이메일 계정 정보를 입력하면 됩니다. 모든 과정을 마치면 정상적으로 작동할 것입니다.
방법 2: 제어판의 메일(Mail) 옵션 활용하기
방법 1의 대안입니다. 어떤 이유로든 Outlook 프로그램을 직접 사용해 계정을 추가하고 싶지 않다면, 제어판에 있는 메일(Mail) 옵션을 이용할 수 있습니다. 이 방법은 방법 1의 5번 단계와 동일한 화면으로 이동하며, 이후 절차도 같습니다.
- Windows 키 + R을 눌러 실행 창을 엽니다.
- control panel을 입력하고 Enter 키를 누릅니다.
- 보기 기준(View by) 드롭다운 메뉴에서 작은 아이콘(Small icons)을 선택합니다.
- 메일(Mail)을 클릭합니다.
- 사용 중인 Outlook 프로필을 선택하고 확인(Ok)을 클릭합니다.
- 새 대화상자가 열리면 전자 메일 계정(Email Accounts)을 선택합니다.
- 새로 만들기(New)를 클릭합니다.
이후 화면 지침에 따라 옵션을 선택하고 이메일 계정을 추가하면 끝입니다.
방법 3: 간편 계정 만들기 비활성화하기
Outlook 2016에서 'Office 365에 Outlook 연결(Connect Outlook to Office 365)' 마법사를 통해 계정을 추가하려는 경우라면, 이 마법사 자체가 원인일 가능성이 높습니다. 이 마법사를 이용한 계정 생성 방식을 간편 계정 만들기(Simplified Account Creation)라고 부르며, 이를 비활성화하면 기존의 일반 계정 생성 마법사로 대체되어 문제가 해결될 수 있습니다. 아래 단계에 따라 레지스트리 편집기를 통해 손쉽게 비활성화할 수 있습니다.
- Windows 키 + R을 눌러 실행 창을 엽니다.
- regedit를 입력하고 Enter 키를 누릅니다.
- 왼쪽 탐색 창을 이용해 아래 경로로 이동합니다:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\setup
4. 왼쪽 창에서 setup 키를 찾아 클릭합니다.
5. 오른쪽 창의 빈 공간을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 새로 만들기(New) > DWORD(32비트) 값을 선택합니다.
- 새로 생성된 값의 이름을 DisableOffice365SimplifiedAccountCreation으로 입력하고 Enter 키를 누릅니다.
- 새로 만든 값을 더블클릭하여 값 데이터가 1로 설정되어 있는지 확인합니다.
- 확인(Ok)을 클릭합니다.
레지스트리 편집기를 닫은 뒤, 다시 계정 추가를 시도해 보세요. 정상적으로 Gmail 계정이 추가되는 것을 확인할 수 있을 것입니다.