이메일은 플랫폼에 구애받지 않고 어디서든 접근할 수 있는 가장 보편적인 커뮤니케이션 수단입니다. 하지만 여러 명이 함께 프로젝트를 진행하고, 파일을 공유하고, 토론을 나누고, 업무를 관리하는 상황에서는 오히려 번거로움의 원인이 되곤 합니다. Gmail의 폴더·라벨 시스템조차 이런 협업 환경에서는 충분한 해결책이 되기 어렵죠.
이메일의 대안으로 주목할 만한 서비스가 바로 Oogwave와 Twoodo입니다. 두 도구 모두 팀 협업과 프로젝트 관리를 위한 간단한 네트워크·토론 스레드 솔루션을 제공하며, 온라인 회의를 진행할 때에도 유용하게 활용할 수 있습니다.
Oogwave의 작동 방식
Oogwave는 세 가지 온라인 요금제를 제공합니다. 최대 20명까지 무료로 이용할 수 있는 기본(Basic) 플랜, 월 49달러의 비즈니스(Business) 플랜, 그리고 100명 이상 규모 조직을 위한 사용자당 3달러의 엔터프라이즈(Enterprise) 플랜입니다.
Oogwave 계정은 하나의 대시보드로 구성되며, 직원이나 그룹 멤버는 '내부 네트워크(Internal Network)' 작업공간을 통해 소통하고 협업할 수 있습니다. 외부 인력과 협업해야 한다면 '외부 네트워크(External Network)'를 별도로 설정할 수도 있습니다.
이러한 온라인 네트워크 작업공간은 사무실 안팎에서 일하는 팀이나 부서에 특히 유용합니다. 작업공간은 전체 직원에게 공개할 수도 있고, 특정 멤버만 접근하도록 제한할 수도 있습니다.
작업공간은 활동 내역, 업로드된 파일·문서, 토론 스레드, 업무 계획이라는 네 가지 영역으로 구성됩니다. 덕분에 장기 프로젝트나 긴 토론을 위해 이메일을 계속 주고받아야 하는 번거로움이 크게 줄어듭니다. 직원 공지, 파일 공유, 프로젝트 계획, 그룹 피드백·평가, 주제별 토론 등 용도에 맞게 개별 네트워크를 만들 수 있습니다.
작업공간의 소유자는 해당 공간의 용도를 팀 파일 공유, 토론, 업무 계획 등으로 한정할 수 있습니다. 직원들은 전체 직원 대상 메시지, 특정 동료와의 비공개 메시지, 선택한 그룹·작업공간 대상 메시지를 빠르게 작성해 공유할 수 있습니다.
Oogwave에는 전용 모바일 앱이 없지만, iOS·Android·BlackBerry 기기에서 웹 브라우저를 통해 서비스에 접속할 수 있습니다.
Oogwave가 이메일만큼 늘 접근 가능한 것은 아니지만, 이것이 오히려 장점이 될 수 있습니다. 복잡하게 쌓인 받은편지함 밖에서 중요한 정보를 확인하고, 관리하기 쉬운 작업공간으로 업무를 정리할 수 있기 때문입니다.
Twoodo, 해시태그로 정리하는 메시지 보드
Twoodo 베타 역시 Oogwave와 비슷한 방식으로 작동합니다. 사용자가 개인 네트워크를 만들고 다른 직원이나 협업자를 초대하는 구조입니다. 인터페이스는 Google+나 Facebook을 연상시키지만, 링크 게시물 같은 잡다한 콘텐츠로 인한 산만함은 없습니다.
Twoodo는 내부 이메일을 대체하는 간결한 메시지 보드에 가깝습니다. 아이폰 할 일 관리 앱 Wunderlist처럼 노트 공유, 할 일 목록, 공동 작업, 주제별 지속 대화에 유용합니다. 대부분의 작업은 '커맨드 박스(command box)'에서 이루어집니다. 트위터 스타일의 태그를 활용해 한 곳에서 작업, 메시지, 캘린더 일정, 노트를 생성하고 관리할 수 있죠. 한 문장으로 메시지를 보내고, 작업 목록을 업데이트하고, 중요도를 설정하고, 태그를 붙일 수 있습니다. 새 창을 열거나 양식을 작성할 필요가 크게 줄어드는 셈입니다.
기본적인 대화 외에도 파일을 첨부할 수 있고, 메시지를 '할 일', '질문', '투표 대상 주제'로 지정할 수 있습니다. 이렇게 실행 가능한(actionable) 메시지는 각 사용자의 받은편지함 아래에 필터링되어 그룹화됩니다.
Twoodo 네트워크는 팀 단위로도 구성할 수 있습니다. 팀 이름을 입력하고 초대할 멤버의 사용자 ID를 추가하면 됩니다(예: +websiteteam @bakari @tim). 물론 다른 사람에게 메시지를 보낼 수도 있지만, Twitter나 Facebook, Google+처럼 상대방도 Twoodo에 가입해 사용자 ID를 만들어야 합니다.
Twoodo는 태그 시스템으로 스레드 대화를 분류합니다. 태그를 클릭하면 같은 태그가 달린 모든 메시지가 마치 실제 폴더에 담긴 것처럼 한데 모아 표시됩니다.
게시된 메시지와 활동은 최근 업데이트 순, 우선순위, 생성 날짜 순으로 정렬할 수 있습니다. 무료 아이폰 앱[현재 제공 종료]을 통해서도 웹 버전과 동일한 기능을 모바일에서 사용할 수 있습니다.
해시태그 시스템을 적극적으로 활용하고 싶다면 Twoodo는 이메일의 매력적인 대안이 될 수 있습니다. 다만 Oogwave가 제공하는 수준의 프로젝트 관리와 팀 협업 기능이 필요하다면 Twoodo만으로는 부족할 수 있습니다.
이메일의 대안이 될 수 있을까?
여전히 많은 사람들이 프로젝트 협업과 소통을 위해 이메일을 사용합니다. 하지만 Twoodo나 Oogwave 같은 온라인 도구를 경험해 보면, 이메일이 너무 많은 시간을 소모하게 만드는 것이 아닌지, 정말로 가장 생산적인 방법인지 의문이 듭니다.
이 협업 도구들에 대한 여러분의 생각을 들려주세요. 추가되었으면 하는 기능이 있나요? 팀이 사용하기 어렵게 만드는 제약이 있나요? 추천하는 다른 서비스가 있다면 함께 공유해 주세요.